Bau Software: Ratgeber
Was ist Bausoftware?
Definition
Bausoftware umfasst alle IT-Tools, die von Fachleuten im Hoch- und Tiefbau eingesetzt werden, wie z.B. kaufmännische Verwaltungssoftware, Tools für das Angebots- und Rechnungswesen, Bauleitungs- und Überwachungssoftware und ERP-Systeme für Baubetriebe.
Diese modularen Softwarepakete sind an die spezifischen Bedürfnisse jedes Handwerkers angepasst, so dass er die verschiedenen Aspekte seiner Tätigkeit verwalten kann: Angebote, Rechnungen, Buchhaltung, Personalwesen, etc. Dies sind alles Managementlösungen, die die Überwachung der Bauprojekte sowie die Verwaltung der verschiedenen Vorschriften und finanziellen Aspekte ermöglichen.
Wie funktioniert das?
Im SaaS-Modus verbindet sich der Handwerker mit seinem Benutzerportal über einen Webbrowser oder eine mobile Anwendung und greift auf die verschiedenen Module zu, die mit seiner Tätigkeit zusammenhängen:
- Rechnungsprogramme zur Bearbeitung von Angeboten, deren Versand an Kunden und deren Umwandlung in Rechnungen.
- Virtueller Baumanager, der die Protokollierung von Standortbesichtigungen, die Durchführung von Interventionsberichten, die Verwaltung von Zeitplänen usw. übernimmt.
- Kaufmännische Managementsoftware oder eine CRM-Software, um die Historie der Aktivitäten mit einem Kunden zu visualisieren, ihn zu kontaktieren usw.
- Modul für die Bestandsführung, die Lohnbearbeitung und die Verwaltung von Lieferantenrechnungen.
- Buchhaltungssoftware zur Erfassung der Buchungen Ihres Unternehmens oder zur Berechnung des Einstandspreises einer Baustelle.
- Gehaltsabrechnungssoftware
Es ist auch möglich, verschiedene Benutzerprofile zu definieren (Standortleiter, Betriebsleiter, Arbeiter, Manager, etc.) und eine personalisierte Arbeitsumgebung für jeden Einzelnen zu erstellen. Zum Beispiel Mitarbeiter, die ihre täglichen Aktivitäten in einer mobilen Anwendung erfassen.
Was sind die Hauptmerkmale von Bausoftware?
Angebots- und Rechnungsverwaltung
Angebotssoftware funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie eine Tabellenkalkulation. Der Benutzer hat auszufüllende Felder, die es ihm ermöglichen, ein Angebot zu erstellen und die er mit seinen Daten füllen kann: Text, Menge, Preis. Es kann leicht Kategorien von Bauvorhaben erstellen. Er kann einfache Schätzungen oder gemessene Schätzungen mit oder ohne Mehrwertsteuer vornehmen. Es kann zudem auch eine Vorlage oder Musterangebote erstellen.
Die Softwarelösung übernimmt die Erfassung und Verwaltung von Anzahlungen, Gutschriften, Vorschüssen und Rücklagen, Mehrwertsteuersätzen und Rechnungsdigitalisierung. Das bearbeitete Angebot wird per E-Mail an den Kunden gesendet. Nach der Validierung wird es von der Abrechnungssoftware automatisch in eine Rechnung umgewandelt.
Baupreisbibliothek
Bausoftware beinhaltet in der Regel eine Preisbibliothek: eine Datenbank, die alle angebotenen Bauprojekte, Produkte und Dienstleistungen enthält. Jedes Element wird durch ein Etikett, einen Einkaufspreis, einen Arbeitskosten, einen Margensatz identifiziert.
Die Datenbank wird automatisch aktualisiert, wenn ein nicht vorhandener Artikel in einem Angebot angelegt wird. Es ist auch möglich, den Produktkatalog seiner Lieferanten zu implementieren (Synchronisation des vom Lieferanten gesendeten Katalogs).
Baustellenmanagement im Projektmodus
Projektorientierte Baumanagement-Tools zentralisieren alle Informationen pro Baustelle:
- Bauplan und Projektplan
- Aufgabenplanung als Gantt-Diagramm oder PERT
- Zuweisung von Aufgaben durch den Beteiligten
- Arbeits- und Materialbewertung
- Tägliche Berichterstattung (wöchentlich, anderweitig) über die Vorgänge: Fortschritt, Kommentare, Anlagen usw.
- Digitalisierte Rechnungen
Ein Dashboard ermöglicht es Bauunternehmen, jede Baustelle und jedes Bauprojekt zu überwachen. So ist es möglich, die Arbeit zu kontrollieren, aber auch eventuelle Abweichungen in der Rentabilität zwischen geschätzten und tatsächlichen Werten zu messen. Die gesamte Ausgabenhistorie kann zwischen Material und Arbeit kategorisiert werden.
Nach Abschluss eines Projekts archiviert die Anwendung das Projekt und generiert bei Bedarf einen PDF-Export.
Andere Dashboards kombinieren die individuelle Leistung jedes einzelnen Bauprojektes, um die Gesamtleistung des Unternehmens abzuleiten:
- Umsatz: nach Produkt, Kunde, etc.
- Reingewinn (-verlust)
- Entwicklung der Margen.
- Etc.
Bauwesen-ERP
Die konfigurierbare modulare Struktur der Bausoftware zentralisiert alle Bedürfnisse von Bauunternehmen:
- Ein CRM zur Verwaltung der Kundendatei und Sicherstellung der kaufmännischen Nachverfolgung: Verfolgung aktueller Rechnungen, Durchführung von Kundenmahnungen (SMS oder E-Mail).
- Personalmanagementsoftware zur Entwicklung des Zeitplans für jeden Mitarbeiter, Verwaltung von bezahltem Urlaub, Verwaltung mobiler Teams, Berechnung von Gehältern.
- Ein Buchhaltungsmodul zur Erstellung von Jahresabschlüssen
- Ein Flottenmanagementmodul zur Verwaltung der Verfügbarkeit von Werkzeugmaschinen.
Der modulare Aufbau und die gewöhnlich sehr gute Integration dieser Unternehmensmanagementsoftware ermöglicht die Interoperabilität mit anderen internen oder externen Tools (beispielsweise in Bezug auf Lieferanten oder Kunden).
Wer verwendet Bausoftware?
Die Werkzeuge für das Rechnungsmanagement im Bauwesen sind hauptsächlich für Selbstständige und Kleinstunternehmen im Hoch- und Tiefbau bestimmt.
Die Baustellenmanagement- und ERP-Software hingegen ist interessanter für KMUs sowie große Konzerne im Bausektor, die jede Baustelle im Projektmodus bearbeiten und die vorgeschriebenen strengen gesetzlichen Bestimmungen einhalten müssen.
Intern werden sie von allen Akteuren im Baugewerbe eingesetzt: Bauleiter, Bau- und Maschinenführer, Allzweckarbeiter, Personalverantwortliche, Verwaltungsleiter, Manager, etc.
Warum Bausoftware verwenden?
Bausoftware hilft sehr zuverlässig, die tägliche Aktivität im Baugewerbe effizient zu steuern. Dennoch hat es einige Nachteile.
Vorteile
- Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Baustellen
- Einfache und schnelle Erstellung von Angeboten und Rechnungen
- Überwachung des Fortschritts Ihrer Projekte in Echtzeit;
- Eindeutige Eingabe von Informationen zu jedem Bauprojekt
- Tools, die alle Bedürfnisse des Bauhandwerks zentralisieren
- Interoperabilität mit Tools, die von Kunden und Lieferanten verwendet werden
Nachteile
- Ein Großunternehmen kann ein stärker individuell angepasstes Instrument erfordern
- Die Einrichtung eines Task-Managers kann von Mitarbeitern, die keine digitalen Anwendungen kennen, missverstanden werden
Wie wählt man eine Bausoftware aus?
Es gibt spezielle Softwareprogramme für Maurer, Zimmerleute, Fliesenleger, Verputzer, Zinkdecker, etc. Gleichermaßen gibt es Tools für Selbstständige, Kleinstbetriebe, KMUs und Großkonzerne.
Die Anforderungen an eine Bausoftware variieren je nach Geschäftsbereichen und Strukturen. Um eine Lösung für den Hoch- und Tiefbau zu wählen, muss man daher eingangs seine Bedürfnisse definieren:
- Welche Funktionen werden von dem Tool erwartet?
- Muss die Anwendung mehrbenutzerfähig sein?
- Ist es notwendig, eine mobile Version zu haben?
Die Wahl einer Cloud-Lösung bedeutet auch, sich von der Wartung und Auslagerung der IT-Lösung des Softwareherstellers zu befreien.
