Schulverwaltung: Software

Schulverwaltung Software: Ratgeber

Was ist eine Schulsoftware?

Definition

Die Schulverwaltungssoftware ist eine Cloud-Lösung, die es einfacher macht, Bildungseinrichtungen zu verwalten: Schulen, Gymnasien, Universitäten, Business Schools, Prep Schools, etc.
In Form von ERP decken diese Management-Tools alle Aspekte ab, die mit dem Management einer solchen Institution zusammenhängen: Studentenmanagement (Noten, Berichte, Abwesenheiten, etc.), Programme, Räume, Personal, eLearning-Arbeitsplätze, Buchhaltung, usw.

Wie funktioniert eine Schulsoftware?

Diese als SaaS angebotenen Tools verfügen über eine flexible modulare Struktur, die so konfiguriert werden kann, dass sie den spezifischen Anforderungen jeder Einrichtung gerecht wird. Jeder abonniert die verschiedenen Module, die er für die Verwaltung seiner Schule benötigt:

• Personalmanagement-Informationssystem (HRIS);
• Buchhaltungssoftware;
• Verwaltung von Schulverträgen;
• Studentenverwaltung;
• Planung und Verwaltung von Zeitplänen: Mitarbeiter, Lehrer, Schüler und Räume;
• usw.

Diese Art von Software ist online zugänglich und integriert alle Bedürfnisse im Zusammenhang mit der Verwaltung eines Schuljahres: Ausgabe von Lehrbüchern, Terminplanung, Abwesenheitskontrolle, Strafen, Prüfungen, Selbst- und Essensmanagement usw.

Jedes Benutzerprofil greift über seinen Webbrowser oder sein mobiles Gerät auf die Online-Plattform zu und verbindet sich mit seinen Zugangsdaten, um auf die vielen Funktionen des Tools zuzugreifen.

Die Daten werden in der Regel vom Herausgeber der Lösung gehostet.

Was sind die Hauptfunktionen einer Schulsoftware?

Bei Software für die Verwaltung von Schulen und anderen Bildungseinrichtungen wird zwischen zwei Arten von Funktionalitäten unterschieden: zum einen die Lösungen, die traditionellen Managementsoftwarepaketen gemeinsam sind, und andererseits solche, die für Schulen spezifisch sind.

Management-ERP für Schulen

Die Struktur und Funktionsweise einer Schule ist ähnlich wie bei einem Unternehmen. Sie müssen eine Aktivität, Mitarbeiter usw. verwalten und Umsatz generieren.

Eine erste Gruppe von Funktionen ähnelt dem Umfang, der bei Lösungen für kommerzielle Geschäfte zu finden ist:

• Personalmanagement (oder HRIS): Verwaltung von Verträgen, Profilen, Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung, Personalplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, etc.
• CRM für das Studentenmanagement. Jeder Schüler wird durch ein eindeutiges Formular identifiziert, das seine Identität, persönliche Daten, Immatrikulationsnummer, Ausbildung, Abwesenheiten usw. enthält.
• Kaufmännische Verwaltung: Kundenverwaltung und Nachverfolgung von Dateien, Angeboten, Rechnungen, Lieferantenzahlungen, etc.
• Buchhaltung: Erfassung der doppelten Buchführung, Überwachung von Ausgaben und Ressourcen, Umsatzentwicklung, etc.
• Etc.

Statistiken und Dashboards mit Schlüsselindikatoren dienen der Analyse der Aktivitäten der Institution.

Besonderheiten eines Schuljahres

Für die Verwaltung von Schulverträgen (Professionalisierung, Lehre, Praktikumsverträge usw.) wählt der Nutzer der Anwendung eine Vertragsart, füllt die ihm vorgelagerten Felder aus und druckt sie aus. Auf die gleiche Weise können Sie Schulzeugnisse erstellen.

Die Erstellung der Stundenpläne von Lehrkräften, Studierenden und Raumplanung ist ebenfalls eine komplexe Aufgabe. Diese Werkzeuge ermöglichen es, sie unter Berücksichtigung struktureller Einschränkungen (Ferien und Feiertage) automatisch durchzuführen:

• Planung für Jahrgänge, Studiengänge, Kurse, Klassen
• Raumbelegungsplanung
• Prüfungsplan und Raumzuordnung

Die verschiedenen Stundenpläne werden automatisch auf den interaktiven Flächen für Schüler, Lehrer, Angestellte und Verwaltungspersonal online gestellt.

In diesen Bereichen können die Schüler auch ihre Notizen, Schulzeugnisse usw. einsehen.

Um die Prüfungsergebnisse und Leistungsnachweise zu verwalten, ermöglichen diese Werkzeuge dem Anwendungsadministrator, die Materialien und ihre Koeffizienten für jedes Fach zu erfassen. Die Lehrer zeichnen dann die Noten ihrer Schüler auf. Die Anwendung berechnet automatisch den Durchschnitt und erstellt den zugehörigen Bericht.

Schließlich bieten die Anbieter von Schulsoftware weitere ergänzende Module an, die den Bedürfnissen der Schulen entsprechen. Unter anderem:

• Abwesenheitsmanagement.
• Das Online-Klassenbuch, in dem jeder Lehrer seinen Schülern Hausaufgaben und Kurszusammenfassungen mitteilen kann.
• Schulverpflegung: Verwaltung von Kantinenanmeldungen, Bestellung von Mahlzeiten, Rechnungsstellung, Stempelkarten, etc.
• Schulbusmanagement: Verwaltung von Haltestellen, Preisen, Rabatten, Sitzplatzreservierungen, etc.
• Verwaltung und Nachverfolgung von Einschreibungen;
• Verwaltung der Ausschreibung für Bewerbungskampagnen;
• Etc.

Wer nutzt Schulsoftware?

Von kleinen Schulen bis hin zu Mittelschulen, Gymnasien, Universitäten, Business Schools usw. haben alle Bildungseinrichtungen ein Interesse daran, eine solche Managementlösung einzusetzen. Die Bedürfnisse und die Komplexität der Werkzeuge sind proportional zur Anzahl der zu verwaltenden Studenten und Kursen. Zu den wichtigsten Benutzerprofilen gehören:

• Direktoren und andere Mitarbeiter der Verwaltung managen z.B. Anmeldungen, Kommunikation, Personal oder die Buchhaltung der Einrichtung.
• Lehrkräfte verwenden sie, um auf ihre Stundenpläne zuzugreifen, die Noten ihrer Schüler zu erfassen, Beurteilungen und Aufgaben zu erstellen.
• Beauftrage nutzen sie, um Abwesenheiten zu erfassen oder gelegentlich SMS-Nachrichten zu versenden.
• Studierende bzw. Schüler haben Zugang zu ihrem digitalen Arbeitsplatz, um die Agenda, das Klassenbuch oder eine Dokumenten-Datenbank einzusehen.
• Eltern haben manchmal Zugang zu diesen Werkzeugen, um die Hausaufgaben, Notizen oder Vermerke und  ihrer Kinder einzusehen.

Warum eine Schulsoftware nutzen?

Die Leitung einer Bildungseinrichtung ähnelt der Leitung eines kleinen oder mittleren Unternehmens. Diese Verwaltung erfordert mindestens eine Personalverwaltungs- und Buchhaltungsanwendung wie sie in Schulsoftware zu finden ist. Dennoch haben diese IT-Tools auch einige Nachteile.

Vorteile

• Diese intuitiven ERP-Systeme sind speziell für Schulen entwickelt worden. Sie erfüllen alle ihre spezifischen Bedürfnisse.
• Der modulare Aufbau des Tools ermöglicht es, es an die Einrichtung anzupassen und nur die notwendigen Funktionalitäten zu nutzen.
• Die Kooperationsbereiche dieser Webanwendungen erleichtern die Interaktion zwischen Schülern und Lehrern.
• Die Interoperabilität der verschiedenen Module spart Ihren Mitarbeitern Zeit und Produktivität.
• Diese skalierbaren Lösungen werden von den Verlagen ständig aktualisiert.

Nachteile

• Der Zugang der Eltern zu den Unterlagen ihrer Kinder kann die Freiheit der Schüler beeinträchtigen und den akademischen Erfolg unter Druck setzen.
• Es ist selten, ein Werkzeug zu finden, das alle Bedürfnisse einer Schule zentralisiert.