KFZ-Werkstatt: Software

KFZ-Werkstatt Software: Ratgeber

Was ist eine Werkstatt-Software?

Definition

Die Einführung eines computergestützten Steuerungstools ist eine der Lösungen, die es einem Kfz-Meister ermöglicht, seinen Service zu verbessern. Bei der Vielzahl an administrativen Aufgaben in einem Kfz-Betrieb wie der Bearbeitung von Angeboten und Rechnungen, der Bestands- und Flottenverwaltung sowie der technischen Überwachung ist es unerlässlich, einen spezifischen Prozess zur kontrollierten Produktivität einzurichten. Softwareentwickler bieten daher Programme an, die speziell an diese Aktivitäten angepasst sind. 

Wie funktioniert das?

Es beginnt alles mit einem Dashboard, das es Ihnen ermöglicht, mit wenigen Klicks den Arbeitsplan für den Tag zu sehen. Dieses Dashboard ist vielseitig personalisierbar. So können verschiedene Indikatoren wie Umsatz, die neuesten Prognosen, Atfträge usw. angezeigt werden. Die Angebots- und Rechnungsfunktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Verkaufsunterlagen schnell zu erstellen, indem Sie die verschiedenen beteiligten Parteien verwalten: Kunden, Versicherer, Experten. Das Tool für das Kundenbeziehungsmanagement wird für die Einrichtung von Kundenbindungsprogrammen verwendet.

Was sind die Hauptmerkmale einer Werkstatt-Software?

Implementierung des Informationssystems

Im Allgemeinen ist es notwendig, zunächst Daten für alle Aktivitäten aufzubauen. Dazu integriert die Software die wesentlichen Elemente, um Dateien mit Kontakten, Artikeln und Fahrzeugen vorzubereiten. Sie werden als Grundlage für den Start verwendet. Es geht also nur darum, sie auszufüllen und situationsgerecht zu aktualisieren.   

Programmierung der Kostenvoranschläge für jede Leistung 

Dank eines Verschlüsselungsalgorithmus sind diese Tools in der Lage, ein Angebot auf Basis der bereitgestellten Dienste zu erstellen. Im Allgemeinen berücksichtigt dieses System den Umfang der Arbeit und die Arbeitskosten. Es ist nicht mehr notwendig, einen langen Eintrag zu machen, bevor Sie ein zuverlässiges Angebot erstellen, das Tool berechnet automatisch die Kosten für Reparaturen.

Automatisierung des Rechnungsversands

Es ist möglich, die Software so zu programmieren, dass sie Rechnungen an Kunden oder an Versicherungsgesellschaften übermittelt. Dazu stellen Sie einfach das Versanddatum ein und die Werkstatt-Software übernimmt den Versand.

Komplette Werkstattverwaltung

Um einen reibungslosen Betrieb der Werkstatt zu gewährleisten, bietet das Tool dem Manager die Möglichkeit, die Planung der Mitarbeiter zu organisieren. Über die Schnittstelle ist es möglich, die freien und geleisteten Arbeitsstunden jedes Mechanikers entsprechend der ihm zugewiesenen Arbeitsbelastung zu steuern. 

Wer nutzt Werkstatt-Software?

Diese Art von Programm ist für alle gedacht, die Kfz-Werkstätten und -Betriebe verwalten. Unabhängig von deren Größe ist es möglich, auf dem Markt Werkzeuge zu finden, die an jedes Unternehmen angepasst sind. Das Tool ist auch eine große Hilfe für ein spezialisiertes Kfz-Reparaturunternehmen. Ein Team von Karosseriebauern, Mechanikern oder Mechatronikern kann diese Software nutzen, um ihre Leistung zu verbessern und einen konkreteren Einblick in die wirtschaftliche Tätigkeit ihrer Niederlassung zu erhalten. 

Warum Werkstatt-Software in einem Unternehmen einsetzen? 

Vorteile

• Zeitersparnis bei der Bearbeitung verschiedener Dokumente (Kundenakte, Angebot, Rechnung, Autoteilekartei, etc.)
• Echtzeit-Überwachung des Reparaturfortschritts und der Planung aller Teammitglieder
• Kontrolle von Bestellungen, Beständen und Geräten über ein synchronisiertes Dashboard
• Rechnungsstellung nach gesetzlichen Vorgaben zur Reduzierung von Betrug

Nachteile

• Die in der kostenlosen Version angebotene Software ist hinsichtlich der Funktionalität konkret begrenzt. Sie sind nicht für große Betriebe geeignet.

Wie wählt man eine Werkstatt-Software aus? 

• Arbeitsüberwachung: Einige Programme ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt der Reparaturen in Echtzeit zu verfolgen: bearbeitete Aufträge, bestellte Teile, Fahrzeuge in Reparatur... Dies ist ein wichtiges Kriterium für eine bessere Steuerung der Mechanikerplanung, vor allem aber für die Organisation von Terminen.  
• Tägliches Management: Ermöglicht Ihnen die Software, den Zeitplan für die nächsten Tage oder Wochen einzuhalten? Ist es möglich, die Dauer der einzelnen Arbeiten zu planen? Manche Softwarelösungen bieten auch statistische Analysetools.
• Rechnungsverwaltung: Es ist nicht ungewöhnlich, dass mehrere Akteure an der Bezahlung von Reparaturen beteiligt sind, wie z.B. Kunden oder Versicherer. Die Software muss verschiedene Informationen wie den Namen der Versicherungsgesellschaft und der Kontaktperson, die Höhe des Selbstbehalts, den Namen des Beratungsunternehmens, falls vorhanden, verwalten können.
• Preis: Es gibt kostenlose Softwareprogramme, die sich ideal für eine Werkstatt in der Entwicklungsphase eignen. Für große Betriebe sind jedoch kostenpflichtige Versionen zu verwenden. Da die Kosten nicht festgelegt sind, ist es notwendig, den Bedarf zu erläutern, um eine angemessene Schätzung zu erhalten.