Controlling Software: Ratgeber
Was ist Controlling?
Controlling ist der strategische Prozess, durch den Management-Controller, Manager und Führungskräfte sicherstellen, dass die Ressourcen in einem Unternehmen optimal genutzt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen. Aus traditioneller Sicht ermöglicht das Controlling es Unternehmen, die Führung des Unternehmens zu kontrollieren und die Ergebnisse in Bezug auf die Buchhaltung zu überprüfen. In dieser Rolle übersetzt der Control Manager die Vorschläge der Geschäftsleitung in Ziele und Budgets.
Im englischsprachigen Raum bezieht sich der Begriff des Controlling auch das Management der Unternehmensleistung. Über die Finanzplanung, Leistungsbeurteilung, Finanzberichterstattung, Datenerhebung usw. hinaus hat der Controlling Manager eine interne Beratungsrolle, die das Management bei der zu entwickelnden Unternehmensstrategie berät und beeinflusst:
- Sicherstellung der Konsistenz der verwendeten Methoden (z.B. Kostenkalkulation)
- Überwachung des Budgets und Bewertung der Konsistenz der erstellten Zahlen.
- Einrichten von Management-Tools
Was ist eine Controlling-Software?
Definition
Controlling-Software bezieht sich auf alle IT-Lösungen, die die Arbeit von Personen erleichtern, die für die Managementkontrolle in einem Unternehmen verantwortlich sind. Sie ermöglichen es, bestimmte Routineaufgaben zu eliminieren, aber auch eine vertiefte Analyse der Unternehmensleistung zu entwickeln.
Zunächst erleichtert Enterprise Resource Planning (ERP) die Erstellung von Budgets, die Leistungsüberwachung, die Harmonisierung und Übertragung von Informationen innerhalb eines Unternehmens.
Anschließend helfen spezifischere Instrumente dem Manager bei bestimmten Aspekten seiner Arbeit. Unter ihnen finden sich beispielsweise:
- Kostenmanagement-Software
- Software zur Kontrolle von Gehaltsabrechnungen
- Planungswerkzeuge
- Finanzmanagement-Kontrollsoftware, die die Szenariomodellierung ermöglicht.
- Compliance-Tools: Steuerbestimmungen, Sicherheitsregeln, etc.
Wie funktioniert das?
Controlling-Software ermöglicht es Unternehmen, das Potenzial aller Finanzdaten des Unternehmens auszuschöpfen. Im Zusammenspiel mit den Tools für Buchhaltung, Gehaltsabrechnung usw. aggregiert die Software die Daten in Dashboards mit kundenspezifischen Leistungsindikatoren.
Hinsichtlich der Budgetierung gibt der Benutzer wichtige Informationen in die Software ein: Prognosen über Käufe, Verkäufe, Gehälter, sonstige Ausgaben usw. Die Software erstellt automatisch die verschiedenen Budgets (Lieferungen, Verkäufe, Investitionen, etc.). Der Benutzer muss nur Szenarien entwickeln, analysieren und das für ihn relevanteste auswählen. Prädiktive Analyseinstrumente für das Finanzmanagement sind darüber hinaus hilfreich, um die Glaubwürdigkeit jedes Szenarios zu messen. Die Berichte können dann in einem vom Benutzer gewählten Format (Word, Excel, PDF) erstellt und exportiert werden.
In Bezug auf das Spesenmanagement geben Benutzer (Firmenmitarbeiter) in der Software die angefallenen Kosten an. Der zuständige Controlling Manager erstellt keine manuellen Spesenabrechnungen mehr, das Tool kümmert sich automatisch um sie.
Schließlich integrieren diese Softwarepakete verschiedene Controlling- und Überwachungsmodule, die den spezifischen Anforderungen von Unternehmen entsprechen.
Was sind die wichtigsten Funktionalitäten einer Management Control Software?
Aus finanzieller Sicht ermöglichen diese Instrumente:
- Die Realisierung von Budgets: Verkaufsbudget, Einkauf, Außerbudgetierung, etc.
- Kostenkalkulation: ABC-Methode, Lebenszykluskalkulation, Zielkalkulation, etc.
- Die Erstellung von Leistungsindikatoren
Von der Datenerfassung bis zum Reporting ermöglichen diese Tools den Controlling Managern die Automatisierung bestimmter Routineaufgaben (Rechnungsstellung, etc.). Der Mitarbeiter kann sich dann auf die verschiedenen Produkt-Dashboards konzentrieren und seine Rolle als interner Berater vollständig übernehmen.
Schließlich ermöglichen diese Werkzeuge den Anwendern, eine transversale Sicht auf die Prozesse des Unternehmens zu erhalten. Letztere werden nicht mehr durch eine traditionelle Vision des Unternehmens (voneinander unabhängige Funktionen) aufgeteilt.
Wer verwendet Management Controlling Software?
Controlling Manager sind natürlich vorwiegend die Anwender einer Controlling-Software. Mit diesen Werkzeugen entwickelt sich ihre Rolle weiter. Ihr Anteil an der Informationsproduktion beschränkt sich tendenziell auf die Analyse von automatisch generierten Informationen.
Diese Tools sind darüber hinaus aber auch für Manager und Führungskräfte nützlich, die damit das Funktionieren von Geschäftsprozessen optimieren und bestimmte Aufgaben mit geringer Wertschöpfung automatisieren. Auf der anderen Seite sind sie auch für Personen nützlich, die bestimmte Managementkontrollaufgaben in Unternehmen wahrnehmen, die keinen eigenen Controlling Manager haben.
Warum Enterprise Controlling Software einsetzen?
Management Control Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Produktivität zu steigern. Sie haben aber auch einige Nachteile.
Vorteile
- Automatisierung von Routineaufgaben
- Zugänglichkeit von Informationen und Verbreitung
- Erhalten komplexerer Key Performance Indicators
- Integration von Informationsflüssen zwischen den an Managementprozessen beteiligten Einheiten
- Beseitigung von Berechnungsfehlern
- Rationalisierung von Variablen (Arbeitseinheiten, Verteilungsschlüssel, feste und variable Gebühren, etc.)
Nachteile
- Zusätzliche Mission des Management-Controllers: Kontrolle der Konsistenz und Integrität von Informationen
- Unternehmen zögern, Excel für ihre Managementkontrollpraktiken aufzugeben.
Wie wählt man eine Controlling-Software aus?
Die Kategorie der Controlling-Software ist sehr breit und diversifiziert. Der Schlüssel zur Auswahl der Management Control Software liegt darin, die Bedürfnisse der Controlling Manager oder anderer Anwender zu identifizieren, um aktuelle Probleme zu lösen oder bestimmte Ziele zu erreichen.
