Fakturierung Software: Ratgeber
Was ist eine Fakturierungssoftware?
Definition
Eine Fakturierungssoftware ist ein digitales Werkzeug, welches die Verwaltung von Rechnungen, Lieferscheine, Kostenvoranschlägen und das Überwachen von Zahlungen automatisiert. Einige Softwaretools erlauben einen Überblick über den Finanzstatus in Echtzeit. Die Softwarelösungen in diesem Bereich sind oft eine große Hilfe für kleine und mittlere Unternehmen und einige Fakturierungssoftwares sind auch an Selbstständige, Handwerker und Freiberufler angepasst.
Wie funktioniert ein Rechnungsprogramm?
Eine Rechnung ist ein Dokument, welches die erwartete Summe für eine Leistung darstellt. Als Unternehmen sind Sie in diesem Fall der Gläubiger und Ihre Kunden sind Schuldner.
Software für die Rechnungsstellung unterstützen Sie beim Erstellen Ihrer Dokumente, beim Vertriebsmanagement und bei administrativen Aufgaben. Sie erlauben es, Kundenkontakte, Vorlagen für Rechnungen und Kostenvoranschläge, sowie Lieferscheine schnell und einfach per einfachem Klick zu schreiben. Die Softwarelösungen für den Bereich Kostenvoranschläge und Angebote, ermöglichen die Erstellung von Angebots- und Produktlisten und Dienstleistungen, die leicht zum Auftrag hinzugefügt werden können.
Letztlich erlauben Fakturierungssoftwares eine automatische Erstellung von Dokumenten, auf der Basis von vorgefertigten Modellen. Sie fügen dabei alle Informationen, wie die Firmenbezeichnung von Käufer und Verkäufer, Adressen, Datum der Abwicklung, Mengenpreise, Fälligkeitsdatum, Mahnungsgebühren und Strafen bei Nichtzahlung automatisch hinzu. Mit diesen Onlinetools steuern Sie auf einfachem Weg Ihre Rechnungstellung, Zahlungen und Guthaben!
Wenn Sie noch weiter gehen wollen, dann bietet Ihnen eine Software für den Bereich Geschäftsmanagement eine noch umfassendere Steuerung: Management von Waren, Lieferantenmanagement und Lagerverwaltung. Es sind viele verschiedene Typen von kommerziellen Softwares zu finden.
Was sind die Hauptfunktionen einer Fakturierungssoftware?
Eine Software zur Rechnungsstellung begleitet Sie, im Gegensatz zu einer Buchhaltungssoftware, im täglichen Umgang mit Ihren Dokumenten und Rechnungen. Entdecken Sie verschiedene Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen:
- Erstellen Sie Rechnungen und Offerten. Wenn Sie im Vorfeld alle wichtigen Kundeninformationen eingeben, können Sie später auf einfache Weise ein individuelles Angebot machen, ohne zusätzliche Informationen für jeden einzelnen Fall einzuholen.
- Rechnungsvorlagen sind immer griffbereit.
- Managen Sie alle Kundenkarteien: Wenn Sie Änderungen vornehmen, können die Daten immer aktuell gehalten werden. So können Sie einfach Ihre Rechnungen erstellen und die Daten unkompliziert aus Ihrer Datenbank entnehmen.
- Versehen Sie alle Rechnungen mit den erforderlichen rechtlichen Hinweisen, um die Gültigkeit des Dokuments zu gewähren. Sie können die Rechnung auch direkt im PDF-Format exportieren.
- Erinnern Sie Ihre Kunden automatisch an Zahlungsrückstände und stellen Sie eventuelle Mahnungsgebühren in Rechnung.
- Erstellen Sie Rechnungen mit Preisnachlässen und verbessern Sie so Ihre Kundenbindung.
- Bestell- und Lieferscheine.
- Erstellung von Buchungsposten.
- Zugang zu Verbuchungen und buchhalterischen Dokumenten für Ihren Buchhalter.
Warum sollte man ein Rechnungsprogramm verwenden?
Vorteile
Eine Faktura Software mit all ihren Informationen ist oft notwendig im Alltag:
- Von Hand geschriebene Rechnungen mit Excel können schnell Fehler enthalten oder unvollständig sein.
- Sie automatisiert das Kundenmanagement, die Erstellung von Dokumenten für Kunden und Ihre Buchhaltung.
- Sie vereinfacht die Autragsbearbeitung sowie das Mahnwesen.
- Sie ermöglicht ein passendes Layout.
- Sie meistert große und häufige Rechnungsstellungen, sowie häufige Änderungen.
- Sie vereinfacht Verwaltungsprozesse, sowie die Deklaration der Mehrwertssteuer.
- Fakturierungssoftware sind mit MacOS, Windows und Linux kompatibel.
Nachteile
- Einige ausländische Rechnungssoftware sind nicht mit den geltenden und gesetzlichen Standards (MwSt) kompatibel.
Welche Arten von Rechnungen können Sie mit einer Fakturierungssoftware erstellen?
Es gibt verschiedene Typen von Rechnungen, die Sie mithilfe Ihrer Software erstellen können.
- Teilabrechnungen und Provisionsabrechnungen. Das heißt eine Abschlagszahlung, die mehrmals im Jahr durchgeführt wird, um eine wichtige Zahlung zu verteilen oder den Verbrauch eines Gutes abzurechnen;
- Jahresausgleichsrechnung, die aufgrund ihres bestimmten Konsums oder Verbrauchs erstellt wird;
- Schlussrechnung, die einen bestimmten Konsum beendet hat und damit ebenfalls den Vertrag;
- Proforma-Rechnung: Sie werden auf Anfrage des Kunden direkt nach einem Kauf erstellt;
- Endabrechnung: Sie ist das Dokument, eine Leistung oder die Lieferung eines Gutes darstellt.
Worauf sollten Sie bei der Wahl der Fakturierungssoftware achten?
Starten Sie nicht mit dem Kauf eines zu schwierigen und umfangreichen Faktura-Programm. Bei zu vielen Funktion können Sie sich leicht verlieren. Bevorzugen Sie deshalb eine simple Software zur Rechnungsstellung und achten Sie auf folgendes:
- Die Bedienbarkeit der Software, damit die Funktionen schnell zugänglich sind.
- Die Personalisierung der Dokumente. Die Rechnung muss Ihr Logo und die Farben Ihres Unternehmens enthalten können, um so ein einheitliches Erscheinungsbild zu erhalten.
- Die Software sollte einen Kundenservice besitzen.
- Die Sicherheit der Rechnungsdaten bei der elektronischen Rechnungsstellung.
- Der Preis: Die Anbieter bieten verschiedene Abonnement an, die oft von der Anzahl der Mitarbeiter abhängen.
- Das Kontaktmanagement muss es ermöglichen, alle erforderlichen Kundendaten ausfindig zu machen.
- Der Funktionsumfang: Je nach Anbieter sowie Schwerpunkt des Produkts variiert die Anzahl der integrierten Funktionen.
- Allgemeine Software für Kostenvoranschläge (für alle Unternehmen), oder spezialisiert (für das Bauwesen).
- Online Software, oder klassische stationäre Software?
Stationäre Offline-Software: Beispiele
Die klassische Einstationen-Software gewährleistet die größte Sicherheit, da Sie nur an einem Standort installiert und gespeichert ist. Sie ermöglicht, eine einfache Einschätzung der Investitionskosten. Sie kaufen ein Programm, dass auf Ihrem IT-System oder auf einzelnen Rechnern installiert wird. Die Aktualisierung und Updates müssen regelmäßig ausgeführt werden und man muss außerdem beachten, dass Sie auf alle Daten nur von Ihrem Endgerät zugriff haben. Wenn Sie also Mahnungen, Gebühren oder die Finanzen einsehen wollen, müssen Sie dies von Ihrem Schreibtisch aus erledigen.
Zum Beispiel:
Online Fakturierungssoftware: Beispiele
Online Rechnungssoftware kommen auch oft in Frage, weil sie bei jedem Updaten oder Veränderung des Anbieters automatisch die neuste Version in der Cloud nutzen. Sie haben einen im SaaS-Modus einen Zugang zur Cloud von allen Endgeräten, die internetfähig sind. Der Preis hängt oft von der Anzahl der Mitarbeiter ab, die Zugang zum System haben und die Software nutzen können. Das heißt, dass der Preis für Selbstständige, Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen, oder große Unternehmen jedesmal verschieden ist.
Zum Beispiel:
Manche Fakturierungssoftware sind außerdem kostenlos in Testversion erhältlich. Achten sind jedoch, dass solche Versionen auf Dauer befristet sind.
