Buchhalter und Wirtschaftsprüfer Software: Ratgeber
Was ist Software für Buchhalter und Wirtschaftsprüfer?
Definition
Die Kategorie Software für Buchhalter und Wirtschaftsprüfer umfasst alle Werkzeuge, die diese Fachleute bei ihrer täglichen Arbeit verwenden.
Erstens erfasst die Buchhaltungssoftware die Buchungen, die zur Erstellung der Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen ihrer Kunden erforderlich sind.
Darüber hinaus umfasst diese Softwarekategorie die Management-Tools der Buchhalter- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften:
- Kundenbeziehungsmanagement
- Personalmanagement
- Rechnungsverwaltung
- Etc.
Wie funktioniert Software für Buchhalter und Wirtschaftsprüfer?
Tools für das Management von Buchhaltungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sind online weit verbreitet. Mit seinen Identifikatoren verbindet sich der Nutzer mit der Website des Herstellers der Softwarelösung und greift auf die verschiedenen Module zu, die das Unternehmen abonniert hat. Jedes Modul ermöglicht die Durchführung spezifischer Aktionen:
- Das CRM verwaltet die Kundendatei.
- Das Modul Personalmanagement verwaltet die Anwesenheitszeiten und Gehaltsabrechnungen der Berater.
- Das Finanzmodul ermöglicht es Ihnen, die Buchhaltungsunterlagen der Firma zu erfassen.
- Das Rechnungsmodul erleichtert das Schreiben und Versenden von Rechnungen an Kunden.
- Etc.
Mit den Buchhaltungstools können Sie Kundenkonten über eine Online-Schnittstelle erfassen.
Was sind die Hauptfunktionen von Software für Buchhalter und Wirtschaftsprüfer?
Finanz- und Betriebsbuchhaltung
Buchhaltungstools ermöglichen es Buchhaltern und Wirtschaftsprüfern, das Buchungsjournal des Kunden aus den an sie gesendeten Rechnungen zu erstellen. Von der Schnittstelle des Tools aus erfasst der Buchhalter die Buchungen basierend auf den Merkmalsinformationen der Transaktion: Datum, Wortlaut, beteiligte Konten (aus dem SKR), Betrag.
Die Software führt die doppelte Buchführung durch und ändert den Buchhaltungssaldo in Echtzeit.
Nach Buchungsabschluss erstellt es automatisch die Rechnungsbücher, Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang) sowie alle von den Steuerbehörden angeforderten Dokumente (Steuererklärung, Arbeitgeberleistungen, etc.).
Synchronisiert mit dem Bankkonto des Kunden ruft die Software automatisch Kontoauszüge ab, um den Kontoabgleich zu erleichtern.
Zusammenarbeit mit Kunden
Einige Buchhaltungswerkzeuge verfügen über eine mobile Anwendung. Dies ermöglicht es den Kunden der Firma, Fotos von ihren Rechnungen zu machen und diese automatisch an die Firma weiterzuleiten, damit der Buchhalter die Transaktion im Journal erfassen kann.
Einige Anwendungen sind mit der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ausgestattet, um die Erstellung von Buchungen zu automatisieren. Der Buchhalter muss nur die Aufzeichnung überprüfen und validieren.
Um das Finanzmanagement seines Unternehmens zu erleichtern, hat der Kunde der Buchhaltungs- oder Wirschaftsprüfungskanzlei in der Regel Zugang zu einem Dashboard, um die Entwicklung der finanziellen Situation seiner Organisation in Echtzeit zu überwachen:
- Umsatz, Cash Flow
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Etc.
Er kann zudem mit seinem Buchhalter kommunizieren, um die Strategie und die Prognosebudgets des Unternehmens anzupassen.
Strategieberatung
Die Werkzeuge ermöglichen es dem Buchhalter, sich von zeitaufwändigen manuellen Buchungen zu befreien, die mithilfe der Software schnell und teilweise automatisch erfasst werden. Die Finanzexperten können sich somit auf qualitativ hochwertigere Aufgaben konzentrieren:
- Finanzanalyse und -diagnose
- Auditierung
- Suche nach Finanzierungswegen, Entwicklung von Businessplänen, etc.
Einige Tools integrieren die Rolle des Beraters eines Wirtschaftsprüfers. So rationalisieren beispielsweise Finanzmanagement-Tools für Kundenprojekte die Suche nach Geldgebern. Der Berater gibt die projektbezogenen Informationen (Kosten, gewünschte Finanzierungsart, Fördermittel usw.) auf der Plattform ein, die dann die potenziellen Geldgeber findet und das Finanzpaket erstellt.
Weitere Instrumente sind z.B. die rechtliche Begleitung von Unternehmen.
Kanzleimanagement
Praxismanagement-Tools zentralisieren in der Regel in Form von Modulen alle Funktionen, die zur Verwaltung einer Buchhaltungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei erforderlich sind.
Ein CRM ermöglicht den Zugriff auf Kundeninformationen. Jeder Kunde hat seine eigene Datei, in der alle seine Informationen (Name, Firma, Kontakt, Vertrag, Termin, etc.) und Interaktionen mit der Firma festgehalten werden.
Ein Zeitmanagementmodul ist in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unerlässlich:
- Es ermöglicht die Verwaltung des Terminkalenders der Berater in Echtzeit.
- Es ermöglicht die Zentralisierung und Formalisierung der Aufgabenverteilung.
- Es ermöglicht es Beratern, die für jeden Auftrag aufgewendete Zeit zu erfassen.
Synchronisiert mit dem Kanzlei-Dashboard:
- ermöglicht es die Überwachung der Rentabilität von Aufträgen und damit der Rentabilität des Unternehmens;
- ermöglicht es die Verwaltung der Kosten für jeden Auftrag und vereinfacht die Rechnungsstellung an die Kunden.
Ein Spesenmanager ist besonders nützlich für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, wenn ihre Mitarbeiter häufig unterwegs sind. Es ermöglicht es Mitarbeitern unterwegs, Spesenabrechnungen in Echtzeit anhand eines einfachen Fotos zu erfassen. Eine einfache Validierung genügt und die Anfrage wird an die Kanzlei weitergeleitet.
Wer nutzt Software für Buchhalter und Wirtschaftsprüfer?
Wie der Name schon sagt nutzen Buchhalter, Buchhaltungsassistenten, Wirtschaftsprüfer und Rechnungsprüfer Buchhaltungssoftware und andere Instrumente zur strategischen Beratung, um ihre Kunden bei den folgenden Aktivitäten zu unterstützen:
- Kundenbuchhaltung erfassen
- Finanzmanagement von Kundenprojekten
- Durchführung der Finanzanalyse und Finanzdiagnose von Kunden
Kostenrechnungsfunktionen sind für externe Verwaltungsprüfer nützlich, um die Kosten eines Produkts zu berechnen und die verschiedenen Kundenbudgets zu entwickeln.
Schließlich sind die Managementinstrumente von Buchhaltungskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Wirtschaftsprüfern bereichsübergreifend und werden von Betroffenen aller Positionen genutzt:
- von Beratern für die Verwaltung der Geschäftsbeziehung, die Erfassung von Anwesenheitszeiten, die Verwaltung von Zeitplänen,
- von Partnern für die Verwaltung von Aufträgen, die Zuweisung von Aufgaben,
- von Managern und anderen Verwaltungsleitern zur Führung des Unternehmens.
Warum eine Software für Buchhalter und Wirtschaftsprüfer wählen?
Die Auswahl eines Tools für eine Wirtschaftsprüfungs- oder Buchhaltungsgesellschaft trägt zur Steigerung der Produktivität bei. Die Softwarelösungen haben aber auch einige Nachteile.
Vorteile
- Weniger Zeitaufwand beim Führen von Buchungsjournals und dadurch verbesserte Finanzanalyse und strategisches Denken
- "All-in-One" Kanzleimanagement-Tool
- Echtzeit-Übersicht der Kundenfinanzen
- Zusammenarbeit zwischen der Kanzlei und ihren Mandanten
- Neue Tools, die Beratungsbedürfnisse integrieren
Nachteile
- Internetzugang bei Verwendung eines Online-Tools benötigt
- Mangelnde Flexibilität einiger Instrumente, um den spezifischen Bedürfnissen einiger Unternehmen gerecht zu werden.
