Gastronomie: Software

Gastronomie Software: Ratgeber

Was ist Gastronomiesoftware?

Definition

Software für den gastronomischen Bereich ist ein echter Verbündeter für die effiziente Verwaltung Ihrer Einrichtung. 

Die Restaurantsoftware arbeitet als ERP-System und ermöglicht es Ihnen, Ihren Betrieb mit einer Softwarelösung zu verwalten, die Sie in Ihrem gesamten Unternehmen einsetzen. 

Jeder Stakeholder hat Zugriff auf die für seine tägliche Arbeit notwendigen Module. Beispielsweise:

• Verwalten Servicekräfte die Aufträge und die Kasse;
• Aktualisieren Köche die Bestände;
• Leiten der Direktor oder das Verwaltungspersonal die Buchhaltung und analysieren die Leistung des Betriebs.

Wie funktioniert Gastronomiesoftware?

Die Einführung von Gastronomiesoftware erfordert in der Regel einen Schulungstag, der üblicherweise vom Herausgeber der Managementsoftware angeboten wird. 

Sobald Sie das Tool beherrschen, können Sie es so einstellen, dass es sich an Ihr Restaurant anpasst: 

• Definieren Sie den Sitzplan;
• Geben Sie die von Ihnen vorgeschlagenen Menüs ein;
• Wählen Sie den Detaillierungsgrad, den Sie auf Ihre Rechnungen anwenden möchten;
• Die mögliche Schaffung eines Treueprogramms.

Die Software begleitet Sie dann in Ihrem täglichen Betrieb:

• Zur Vorbereitung des Dienstes: Verwaltung von Reservierungen und Beständen;
• Kundenverwaltung während des Service: Platzieren, Bestellen und Kassieren;
• Nach dem Service: Aufzeichnen der Buchhaltung und Analysieren der Leistung einer Dienstleistung oder des Restaurants.

Die als SaaS angebotene Restaurantsoftware ist über eine einfache Internetverbindung auf PC, Smartphone, Tablett oder Kasse zugänglich. 

Ihre Daten werden in einer vom Softwarehersteller bereitgestellten Cloud gehostet.

Was sind die Hauptfunktionen einer Gastronomiesoftware?

Wenn Sie sich für die Verwendung von Software zur Wiederherstellung entscheiden, haben Sie Zugriff auf viele Funktionen zur Verwaltung Ihrer Dienste. 

Servicevorbereitung

Vor jedem Service können Sie mithilfe der Gastronomiesoftware online oder per Telefon eingehende Reservierungen verwalten, Ihren Sitzplan vorbereiten und Reservierungen automatisch neu laden, wenn Sie per E-Mail oder SMS bestätigt werden. Sie nutzen auch die Gelegenheit, Ihre Kunden per SMS oder E-Mail zu kontaktieren, um Ihr Produkt des Tages zu bewerben. 

Im Backoffice bereiten Ihre Köche den Service vor. Sie erfassen Einkäufe (Preis, Menge) und führen eine Inventur der Warenbestände durch.

Servicemenagement

Auf einem Computer, einem Terminal oder einem Smartphone (mobile Anwendung) ist die Software für Ihre Servicekräfte immer griffbereit. Sie begrüßen Ihre Kunden, platzieren sie nach dem von Ihnen definierten Sitzplan, erfassen Bestellungen und fügen eventuell personalisierte oder vorab aufgezeichnete Kommentare hinzu (Vorspeise + Hauptgang, Garstufen, etc.).

Jeder Auftrag löst einen Workflow aus:

• Die Küche erhält die Bestellung mit den Menüs;
• Die Bar erhält eine Benachrichtigung für Getränke;
• Die für die Zubereitung der Speisen notwendigen Waren werden aus dem Lager entnommen.

Nach den Mahlzeiten kassieren Sie Ihre Kunden auf Ihrem Touchscreen und machen personalisierte Notizen nach Ihren Bedürfnissen: Bezahlung eines Teils in Essensgutscheinen, Aufteilung der Rechnung, etc.

Für Ihre treuesten Kunden können Sie den Bestellungsverlauf und die durchschnittliche Rechnungssumme einsehen.

Unternehmensleistung

Jeder Service endet mit einem Kassenabschluss, der die automatische Buchung der Serviceposten auslöst.

Die Daten im Dashboard der Restaurantsoftware werden in Echtzeit aktualisiert. Sie visualisieren insbesondere: 

• Leistungsindikatoren: Stoßzeiten, Anteil der Reservationen, Gesamtumsatz und Umsatz pro Gericht oder pro Servicekraft, durchschnittliche Mahlzeitengröße;
• Favorisierte Menüs;
• Selbstkostenpreis pro Gericht;
• Waren, die nachbestellt werden müssen.

Wer benutzt Gastronomiesoftware?

Die Konfigurierbarkeit der Gastronomiesoftware macht sie für alle Akteure der Branche zugänglich: Restaurants, Bars, Brasserien, Gaststätten. Pizzerien, Imbisse, Food-Trucks, Bäckereien, Hotel-Restaurants, Caterer, etc.

Intern werden diese IT-Tools von allen Gewerken genutzt: 

• Servicekräfte, die Bestellungen entgegennehmen und Kunden kassieren;
• Köche und Barkeeper, die Bestellungen erhalten;
• Verwaltungspersonal, das die Leistung des Betriebs misst.

Warum Gastronomiesoftware verwenden?

Gastronomiesoftware verbessert das Kundenerlebnis durch die Vereinfachung interner Prozesse. Sie hat jedoch auch einige Nachteile.

Vorteile

• Erhöhte Produktivität und Geschwindigkeit Ihrer Teams, insbesondere in Zeiten hoher Serviceintensität.
• Ihre Dienstleistungen sind dank der Transparenz der Follow-ups der einzelnen Kunden besser organisiert. So können Sie Wartezeiten verkürzen und das Fehlerrisiko reduzieren.
• Sie können Ihre Registrierkasse so effizient wie möglich online verwalten. Die Abrechnung ist klar und schnell. 
• Ihr Kunde wird willkommen geheißen und zum Beispiel mit Rabatten für seine Treue belohnt.
• Sie haben einen Überblick über Ihren Buchungsplan und den durchschnittlichen Umsatz pro Tag, Woche oder Monat.
• Möchten Sie mit Ihren Kunden kommunizieren? Verwenden Sie Direktmarketing-Tools, um per E-Mail oder SMS ein Sonderangebot oder eine Werbeaktion anzubieten.
• Eine konkrete Frage zu einem Wein? Ihre Servicekräfte werden nicht mehr +berrascht, sie sehen sich Beschreibungen und Kommentare aus der Anwendung an.
• Die Software benachrichtigt Servicekräfte automatisch über nicht vorrätige Artikel, die besser kontrollierbar sind.

Nachteile

• Nur wenige Softwareprogramme beziehen das Personalwesen in ihre Funktionalitäten ein und konzentrieren sich vor allemauf die Betriebswirtschaft und das Rechnungswesen.
• Einige Parameter können schwer zu verwalten sein, wenn sie sich regelmäßig ändern. Der Sitzplan ist ein gutes Beispiel dafür.

Software as a Service oder Lizenz?

Ihre Gastronomiesoftware ist in zwei Versionen erhältlich: SaaS (Software as a Service) oder als interne Lösung mit traditioneller Lizenz (Einzelplatz, Multiuser oder Netzwerk).

Die Vorteile von SaaS-Software: 

• Einfach zu erlernen und Möglichkeit einer Schulung durch den Kundendienst des Softwareherstellers.
• Regelmäßige und transparente Aktualisierungen: Kein Risiko, dass Ihre Kasse aufgrund eines Updates blockiert und nicht zugänglich ist.
• Cloud-Service, der Ihre Daten speichert und die Wiederherstellung gelöschter Daten ermöglicht.
• Möglichkeit, über die mobile Anwendung Ihres Smartphones Verkäufe zu verwalten und die Einnahmen anzuzeigen.
• Kosten werden durch Abonnements zum gestaffelten Tarif kurzfristig reduziert.

Die Vorteile der internen Lizenzsoftware:

• Sicherheit Ihrer Daten, die nicht auf einem Internetserver, sondern direkt auf Ihrem eigenen Server gespeichert sind.
• Keine Fehlfunktion bei einem Internetausfall oder wenn Ihr IT-Anbieter Probleme hat.