Apotheke: Software

Apotheke Software: Ratgeber

Was ist eine Apothekensoftware?

Definition

Verwaltung des Arzneimittelbestands, Einkauf, Buchhaltung - das alles kann nun dank der Apothekenverwaltungssoftware erledigt werden. Diese Komplettlösungen wurden für Apotheker und Apothekenteams entwickelt und vereinen Funktionen, die bisher von Warenwirtschaftssoftware, Buchhaltungssoftware, Kassensoftware oder betriebswirtschaftlicher Software übernommen wurden.

Wie funktioniert Apotheken-Software?

Als echtes Management-Softwarepaket (ERP) ermöglicht Ihnen die Apothekensoftware die Verwaltung Ihrer Apotheke über eine einheitliche Weboberfläche:

• Einkaufsmanagement;
• Produktmanagement (Pharmazie und Parapharmazie): Etikettierung, Verfallsdaten, Echtzeit-Bestandsaktualisierungen, etc;
• Patientenaktenmanagement;
• Automatische Rechnungsstellung unter Berücksichtigung von Sozialversicherungs- und Krankenkassenerstattungen (Drittzahler);
• Verwaltung der Kasse;
• Buchhaltung;
• Apotheken-EDV, usw.

Im Backoffice gibt es Dashboards, die die Daten aus Ihrem Informationssystem zusammenfassen, Sie messen die Leistung Ihres Unternehmens und definieren eine Geschäftsstrategie, um Ihren Umsatz zu steigern und Ihre Rentabilität zu verbessern.

Software für Apotheker ist anpassbar und konfigurierbar. Sie verwenden nur die Module, die Sie für die Verwaltung der Tätigkeit Ihrer Apotheke benötigen.

Das Hosting Ihrer Daten in Rechenzentren ist in der Regel im Angebot des Softwareherstellers enthalten.

Was sind die Hauptfunktionen einer Apothekensoftware?

Wählen Sie Ihre Apothekenverwaltungssoftware sorgfältig aus, indem Sie überprüfen, ob sie bestimmte Pflichtfunktionen aufweist:

• Zugriff auf die pharmazeutische Akte, um Wechselwirkungen mit anderen Arzneimitteln zu vermeiden;
• Die Arzneimitteldatenbank, die alle Informationen rund um das Thema Arzneimittel enthält.

Andere Funktionen werden dringend empfohlen:

• Computergestütztes Bestandsmanagement (WMS), um einen sofortigen Überblick über möglicherweise nicht vorrätige Arzneimittel oder zu große Bestände in der Apotheke zu haben. Sie werden automatisch benachrichtigt, wenn ein Produkt die Wiederbeschaffungsgrenze erreicht.
• Erkennung von Barcodes und Datamatrix (PZN-Code des Medikaments, Chargennummer und Verfallsdatum);
• Ein elektronischer Safe (oder DMS-Dokumentenmanager) zur Verwaltung von Patientenakten (ähnlich CRM), zur Rückverfolgbarkeit der Verarbeitung und zur Archivierung elektronischer Dokumente, die sich auf Ärzte oder Mitarbeiter beziehen;
• Buchhaltungssoftware-Module zur Erstellung der Konten Ihrer Apotheke direkt aus der Apothekensoftware;
• Einkaufs- und Auftragsmanagement: Angebotsanfragen, Rechnungen, Bestellungen, etc.
• Die Möglichkeit des Gruppenkaufs durch Bestellung zusammen mit anderen Apotheken direkt aus dem Katalog des Lieferanten. So können Sie dank grüßerer Gruppenbestellungen mit der Pharmaindustrie über Preise verhandeln;
• Fernzugriff auf Ihre Apothekensoftware, um eine Vorbestellung oder Abrechnung durchzuführen, ohne in der Apotheke anwesend zu sein. 
• Automatischer Versand von SMS-Nachrichten an den Kunden, wenn das von Ihnen bestellte Produkt angekommen ist;
• Die Verwaltung der Mietausrüstung (Ein- und Rückgabe von medizinischen Betten, Krücken, Infusionsständern....);
• Die Planung der Zeitpläne des Apothekerteams;
• Die Realisierung der täglichen Buchhaltung und des Kassenmanagements (automatische Öffnung der Kassenlade, etc.);
• Automatisches Backup auf einem Remote-Server, um den Verlust aller Informationen in Ihren Managementlösungen zu vermeiden;
• Ein Preisvergleich-Tool, um den besten Preis für Ihre Produkte zu erhalten;
• Beratungsblätter für Kunden, um den Einsatz eines Medikaments oder Parapharmazieprodukts zu optimieren;
• Eine Fernbedienung oder ein Telefonassistent (technischer Support), wenn Sie ein Problem mit Ihrer Apothekensoftware haben. 

Wer nutzt Apothekensoftware?

Diese Softwarelösungen sind speziell für Apotheken und Drogerien entwickelt. Sie werden daher vor allem von Apothekern und Apothekenhelfern eingesetzt.

Diese Managementanwendungen können jedoch die verschiedenen Interessengruppen der Wertschöpfungskette im Pharmaziebereich einbeziehen: Pharmalieferanten, Analyselabors, Gesundheitsunternehmen, Buchhalter und Wirtschaftsprüfer.

Warum Apotheken-Programm benutzen?

Der Einsatz von Apothekenverwaltungssoftware ist ein Werkzeug, das die tägliche Arbeit des Apothekers erleichtert. Es hat jedoch einige Nachteile.

Vorteile

• Zeitersparnis durch automatische Lagerverwaltung sowie Benachrichtigungen zum Nchbestellen fehlender Produkte oder bestimmter Medikamente;
• Reduzierung von Fehlern im Zusammenhang mit menschlichem Versagen. Durch die halbautomatische Bestandsverwaltung bei der Ankunft und bei jedem Kauf sorgen Sie für weniger Fehler in Ihrem Bestand;
• Attraktivere Preise durch den Gruppenbestellungen mit anderen Apotheken und eine Reduzierung Ihrer Kosten;
• Vereinfachte Buchhaltung und Überprüfung durch Bankabstimmung; 
• Vom Herausgeber ständig aktualisierte Software, um sich an neue Vorschriften anzupassen und Steuerhinterziehung zu vermeiden.

Nachteile

• Die Ergonomie der Software ist im Allgemeinen rustikal und nicht sehr intuitiv.
• Nur wenige Softwarepakete beinhalten die Personalverwaltung (Gehaltsabrechnung, Vollzeit, Teilzeit, etc.) in ihrem Angebot.
• Diese Management-Anwendungen sind nicht gut an die Zukunft der Pharmazie angepasst. Nur wenige Softwareprogramme bieten Website-Erstellung oder Marketing-Dienstleistungen an.

Welche Apothekensoftware wählen?

Sie kännen kostenlose Software für Apotheken wählen, aber stellen Sie sicher, dass sie die für Sie notwendigen Funktionen beinhaltet. 

Die Menge an IT-Lösungen für Apotheken in kostenpflichtiger Version nehmen zu. Schätzen Sie Ihren Bedarf, um nicht in zu komplexe Software zu investieren. 

Wenn Sie bereits mehrere Computerprogramme verwenden, überprüfen Sie die Interoperabilität der Software mit Ihren IT-Lösungen.

Vergleichen und testen Sie die verschiedenen Apotheken-Softwarelösungen, um Ihre Apotheke einfacher zu verwalten und nicht unnötig viele Softwareoptionen zu horten.