Archivierung Software: Ratgeber
Was ist eine Archivierungssoftware?
Definition: Was versteht man unter Archivierung?
Digitale Archivierungssoftware ist eine Softwarelösung, die darauf abzielt, Dateien zu digitalisieren, um Ihre Informationen zu dematerialisieren und auf intelligente Weise zu speichern. Neben der elektronischen Safe-Funktion, die Ihre Daten sichert, ist das DMS-System auch ein leistungsfähiges Suchwerkzeug, das die Sicherheit von Dokumenten garantiert.
Solche Management-Tools sparen Ihnen viel Zeit und helfen Ihnen bei der Archivierung aller Dokumente und vertraulichen Daten:
- Die Verwaltung der Dokumente erfolgt nach den von Ihnen festgelegten Zugangsbestimmungen. Daher kann das Dokument nur von bestimmten Personen gelesen werden, denen Sie mit einem Passwort Zugang geben;
- Das Risiko, dass Ihre Archive bei Hochwasser oder Wasserschäden zurückbleiben, gibt es nicht mehr. Jedes Dokument ist digitalisiert und kann auf ein anderes Medium (DVD, CD, USB-Sticks...) kopiert werden.
Wie funktioniert eine digitale Archivierung-Software?
Archivierungssoftware übernimmt Dokumentenmanagement und die Digitalisierung Ihrer Verwaltungsdokumente. Sie ermöglicht die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente. Damit erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Datenhaltung.
Die Anwendung hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Daten:
- Einfacher Zugang: Multikriteriensuche und -abfrage nach Stichworten, Erstellung von Zahlungen, Vereinfachung von Eliminierungen.....
- Kostenlose Beratung: Auswahl der Kommunikationsart (physisch, oder einfach per Fax oder elektronisch) und fristgerecht.....
- GoBD-konforme Schnittstelle: Zugriff über https, Benutzerverwaltung, Rückverfolgbarkeit der Kommunikation, Reintegration von Archiven mit Wiederherstellung ihrer ursprünglichen Inhalte.
Sie erhalten außerdem einen elektronischen Safe für Ihr Unternehmen, der den gesetzlichen Archivierungsstandards entspricht.
Was sind die Hauptfunktionen einer Datenmanagement- und Archivierungssoftware?
Suchen Sie eine passende Archivierungssoftware, die allen Ihren Anforderungen entspricht und vergewissern Sie sich, dass bestimmte Funktionen von Dokumentenmanagement-Software auch unterstützt werden:
- Verwaltung aller Dateien: Belege, (elektronische) Rechnungen, Verträge, Notizen, Kontakte, Kundenstamm, Buchhaltung, Bestände, Audiospuren, Videos, Fotos, E-Mails, etc......;
- Beachtung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
- Import und Export von Archiven in verschiedenen Formaten (PDF, Excel, etc.);
- Datensicherheit und hierarchischer Zugriff (Authentifizierungs-Workflow) mit Rechte- und Passwortvergabe;
- Dokumentenaustausch mit einer Gruppe von Dritten: Kunden, Lieferanten, Partner
- Die Suche erfolgt präzise nach bestimmten Merkmalen oder Gemeinsamkeiten von Daten;
- Outsourcing von archivierten elektronischen Dokumenten nach den ADELE-Standards;
- Elektronische Archivierung von Dokumenten mit Metadaten;
- Übertragung bestimmter Dokumente über eine Plattform und eine Autorisierungsanfrage, die Sie genehmigen oder ablehnen können;
- Eine Prozessverarbeitung, die auf Ihre Branche zugeschnitten ist;
- Die Definition des Lebenszyklus und der Aufbewahrungsfrist von Dokumenten, die nach den gängigen Normen konfiguriert werden können;
- Die Verwaltung von ungültigen Dokumenten;
- Gleichzeitiges Abfragen mehrerer archivierter Dokumente;
- Möglichkeit, Archivierungen zu kommentieren und für die gemeinsame Arbeit zu nutzen;
- Mögliche Wiederherstellung von versehentlich gelöschten Dokumenten;
- Zeitstempelung der Dokumente, um die Konsultationen und ergriffenen Maßnahmen zu verfolgen;
- Möglichkeit, die Häufigkeit von Abfragen und Zugriffe auf das Archiv zu analysieren;
- Integration mit E-Mail-Konten (Gmail, Outlook, etc.) zur E-Mail-Archivierung.
Wer benutzt eine Archivierungssoftware?
Es gibt viele Softwarelösungen für die rechtskonforme Archivierung und das Dokumentenmanagement. Einige Anwendungen sind für bestimmte Bereiche wie Gesundheit, Industrie, Versicherungen und Banken angepasst.
Der Trend zur Digitalisierung macht den Einsatz dieser Werkzeuge für alle Unternehmen nahezu unerlässlich, egal ob öffentlich oder privat.
Warum sollte man eine Archivierungssoftware für Daten im Unternehmen verwenden?
Ungenaue Archivierungstechniken veranlassen Mitarbeiter nicht, Dokumente wiederzuverwenden, so dass einige für Ihr Unternehmen relevante Dokumente in Vergessenheit geraten können. Die digitale Archivierung ist ein guter Weg, um Verwaltungsdokumente zu digitalisieren. Es gibt jedoch einige Nachteile.
Vorteile
Eine Software zur Archivverwaltung muss genau sein und es Ihnen ermöglichen, Lieferantenrechnungen, wichtige Briefe oder Angebote schnell zu finden. Eine digitale Archivierungssoftware sorgt für ein papierloses Büro und garantiert außerdem:
- Eine deutliche Zeitersparnis: Statt Papierakten und Ordner durchzugehen, starten Sie Ihre Suche in einer effizienten Suchmaschine. Keine aufwändige Recherche mehr! In wenigen Sekunden haben Sie Zugriff auf elektronischen Akten.
- Einfacher Transfer und Export von Dokumenten: Senden Sie Ihre Dokumente schnell und sicher in einem schreibgeschützen Format.
- Authentizitätsgarantie: Rückverfolgbarkeit der Digitalisierung Ihrer Dokumente und aller vorgenommenen Änderungen.
- Verschlüsselung von Informationen: Bestimmte Informationen müssen geheim gehalten werden? Kein Problem, die Archivierungssoftware erfüllt Ihre Bedürfnisse nach geschützten Dateien.
- Weniger Speicherplatz: Die Platzersparnis im Vergleich zu Papierdokumenten ist enorm. Informationen werden auf einem Server oder einer Plattform gespeichert.
- Einhaltung des Lebenszyklus und eine Standardisierung von Dokumenten gemäß den gesetzlichen Fristen für die Archivierung.
- Schutz vor Risiken, die bei einer physischen Archivierung auftreten können.
Nachteile
- Bei Ausfall des der Archivsoftware muss eine Backup-Lösung bereitgestellt werden.
- Wenn keine Internetverbindung vorhanden ist, können Sie nicht auf Ihre Dateien zugreifen.
- Eine kostenlose Archivierungssoftware verwaltet nur die Dateikompression.
On-premise oder SaaS-Lösung bei Archivierungssoftware?
Es liegt an Ihnen, das richtige Format Ihrer Dokumentenarchivierungssoftware zu wählen! Im SaaS (Software as a Service) oder im internen Modus hat jede digitale Archivierungslösung Vor- und Nachteile.
SaaS ist eine praktische Lösung, wenn Sie kollaborativ und an verschiedenen Orten arbeiten müssen. Darüber hinaus wird die Software automatisch und ohne dass Sie sich darum kümmern müssen, aktualisiert. Sie profitieren auch von den neuesten Versionen, die regelmäßig angeboten werden. Um SaaS-Software zu verwenden, müssen Sie meisten ein Abonnement bei einem Softwarehersteller abschließen. Beispiele für SaaS-Anwendungen sind:
Auf der anderen Seite bietet die hauseigene Software mehr Sicherheit für Ihre Informationen, da sie nicht online, sondern direkt auf Ihrem Server gespeichert wird.
Um die beste Softwarelösung zu wählen, testen Sie die verschiedenen Angebote des digitalen Dokumentenmanagements, bevor Sie beginnen! Einige Anbieter bieten eine Probezeit oder gratis Demos an. Vergleichen Sie Archivierungslösungen und wählen Sie eine Anwendung, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt!
Sortierung, Digitalisierung von Dokumenten, Life-Cycle-Management der einzelnen Archive, finden Sie alle unsere Ratschläge in unseren Guides zur Datenarchivierung.
