Aufgabenmanagement Software: Ratgeber
Was ist ein Aufgabenmanagement Tool?
Definition
Ein Aufgabenmanagement Tool hilft Mitarbeitern und ihren Teams bei der Verwaltung von Einzel- und Gruppenaufgaben, indem sie den täglichen Arbeitsablauf organisiert. Solche Lösungen adressieren Produktivitäts- und Kollaborationsprobleme, indem sie gemeinsame Aufgabenlisten (To-Do-Listen) erstellen, die Start- und Enddaten angeben, wichtige zu erledigende Elemente für jede Aufgabe beschreiben, komplexere Aufgaben in Unteraufgaben aufteilen, einzelne Aufgaben nach Farbe und Kategorie klassifizieren und gruppieren, usw.
Wie funktioniert es?
Diese Lösung unterstützt den Benutzer mit einer kollaborativen Plattform, um jedes Projekt zu verwalten. Als SaaS-Lösung wird das Tool auf einem externen Server gehostet und benötigt keine technische Wartung. Alle Dokumente werden in der Cloud gespeichert, der Projektleiter kann sie bei Bedarf einsehen und klassifizieren. Mitarbeiterkonten gewährleisten eine Echtzeitüberwachung. Die Aktionen des gesamten Teams sind synchronisiert
Um die Vorteile dieser Lösungen zu nutzen, legen Sie einfach ein Firmenkonto an und wählen das für das Projekt passende Abonnement. Dann meldet sich jeder Mitarbeiter zur Arbeit an.
Was sind die Hauptmerkmale einer Aufgabenmanagement Software?
Erstellung von Mitarbeiterkonten
Die Verwaltung eines Teams erfordert die Erstellung einer Datenbank nach Profilen. Diese Software sind in der Lage, die Informationen zu jedem Agenten zu zentralisieren, um eine bessere Nachverfolgung zu gewährleisten. Es führt auch zu einer besseren Verwaltung der Arbeitszeit sowie zu einer guten Verteilung der Aufgaben.
Einsatzmanagement
Sobald die Profile zu einer synchronisierten Datenbank hinzugefügt wurden, ist es wichtig, die Aufgaben richtig zu verwalten. Die meisten dieser Programme enthalten Module, die es Ihnen ermöglichen, einen Mitarbeiter einem Projekt zuzuweisen, die Behandlungsstunden festzulegen und den Fortschritt in Bezug auf all diese Kriterien zu sehen. Die Verwaltung des Einsatzes ist nahezu automatisiert, da die Statistiken über das Dashboard sichtbar sind. Mögliche Verzögerungen oder Fortschritte bei der Planung lassen sich leicht vorhersehen.
Die klassischen Funktionalitäten:
- Erstellen und Zuweisen von Aufgaben an Mitarbeiter
- Aufgaben in kleinere Teilaufgaben aufteilen
- Eine Frist setzen
- Anzeige von Aufgaben in Ihrer Agenda dank Fälligkeitsdatum
- Einzelpersonen die Möglichkeit geben, ihre persönlichen Aufgaben zu verwalten
- Ändern des Status einer Aufgabe (zu erledigen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
- Arbeit auf eine bestimmte Mission und nicht auf ein Projekt konzentrieren
Merkmale der besten Aufgabenplaner:
- Private Nachrichten und Mehrparteien-Chat
- Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten
- Kanban Board
- Task-Zusammenführung
- Mobile Anwendung
- Management von mehreren Teams
Dateien importieren oder exportieren
Die meisten Tools zur Aufgabenverwaltung ermöglichen den Import oder Export von Dokumenten. Das Programm speichert diese in der Cloud, um die Daten zu zentralisieren.
Wer nutzt Aufgabenmanagement-Software?
Einzelpersonen verwenden Aufgabenmanagement-Software in der Regel, um den Fortschritt ihrer Arbeit operativ zu verfolgen, im Gegensatz zu den größeren Zielen des Projektteams. Diese Werkzeuge können in praktisch jeder Branche eingesetzt werden, und zwar, wenn Einzelpersonen ihre Organisation zentralisieren und übersichtlicher gestalten und ihre tägliche Arbeit effizient erledigen müssen.
Warum Listen erstellen und Aufgaben planen?
Vorteile
Ein Task Management Tool unterstützt die Projektmitglieder bei der Aufteilung von Aufgaben, die innerhalb eines kurzen Zeitrahmens erledigt werden können. Die Aufteilung erlaubt es auch, Aufgaben zu priorisieren, um sie in einer logischen Reihenfolge gemäß ihrer Wichtigkeit auszuführen. Benutzer haben generell die Möglichkeit, Aufgaben im laufenden Betrieb zu erstellen, zu aktualisieren und zu bearbeiten und sie mit ihren Mitarbeitern zu teilen oder nicht. In diesem Fall bleiben die privaten Aufgaben persönlich, während die gemeinsamen Aufgaben öffentlich sind.
Aus rein persönlicher Sicht ermöglicht der Task-Manager:
- weniger zu prokrastinieren (Dinge, die heute zu erledigen sind, aufzuschieben)
- Ihre persönliche Arbeit zu priorisieren
- im Berufsleben effizienter sein
- den Umfang eines Projekts zu klären
- weniger Stress zu haben (Produktivität)
Nachteile
Es gibt nur wenige Nachteile für Aufgabenplaner, da sie in fast allen Bereichen und sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben unverzichtbar sind.
Es gibt jedoch ein paar Punkte, die enttäuschend sein können:
- Aufgabenmanagement Software verwalten keine Workflows oder Arbeitsabläufe: das ist der große Unterschied zu einer Projektmanagement-Software;
- Gantt-Diagramm Ansichten sind fast nie vorhanden und dennoch nützlich in einer “Projektvision”;
- das Löschen von Aufgaben ist manchmal zu einfach: eine falsche Manipulation kann zu einer Löschung führen, ohne es zu merken;
- Nachrichten sind manchmal zu aufdringlich.
Finden Sie alle unsere Leitfäden zur Aufgabenverwaltung.
Von der kollaborativen Aufgabenmanagement-Software zur To-Do-Liste
Aufgabenmanager sind umfangreicher als To-Do-Listen. ToDo-Listen sind einfache Listen von zu erledigenden Sachen, die z. B. nach Wichtigkeit sortiert werden können. Sie ermöglichen oft das Hinzufügen von Notizen im Rich-Text-Format (Fettdruck, Farben, Bilder). To-do-Listen sind relevant, wenn eine Idee einem einfällt: Sie müssen also leicht zugänglich sein.
To-Dos reichen jedoch nicht aus, um sich zu organisieren und in eine Produktivitätsdynamik zu kommen. Mit weniger mehr erreichen zu können, das ist genau die Herausforderung von Aufgabenmanagement-Tools.
Unterschied zwischen Aufgabenmanager und Projektmanagement
Projektmanagement-Tools ermöglichen es Managern, ein Team von Mitarbeitern zu verwalten (Planung und Zuweisung von Aufgaben), Projekte abzugleichen und die Gesamtproduktivität des Teams zu analysieren. Aufgabenplaner beschreiben einfach die einzelnen Aufwände, schlüsselt die Komponenten in einem Projekt auf, legt Fälligkeitstermine fest und ermöglicht die Selbstverwaltung.
Aufgabenverwaltung-Software sind jedoch eng mit der Kategorie der Projektmanagement-Software verbunden, unterscheiden sich aber im Funktionsumfang. Um es einfach auszudrücken, sagen wir, dass es bei Aufgabenmanagern um die Verbesserung der Zusammenarbeit und Produktivität geht, während es bei Projektmanagement-Software um Planung und Messung geht.
Eine Projektmanagement-Software ist tatsächlich viel weniger universell einsetzbar: Sie richtet sich z. B. an Dienstleistungsunternehmen, die die Lieferung eines Projekts kontrollieren müssen, um terminliche und finanzielle Probleme zu vermeiden. Sie richten sich auch an Unternehmen, die interne Projekte verwalten (z.B. Softwareentwicklung) müssen.
