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Dokumentenmanagement: Software

Von der Erstellung, bis zum Löschen von Dokumenten: Behalten Sie mit den Softwares im Bereich Kollaboration immer den Überblick über alle Dokumente.Das digitale Dokumentenmanagement (DMS) kann Ihnen im Unternehmen behilflich sein:

Dokumentenmanagement : Verwandte Kategorien

Unsere Auswahl von 100 dokumentenmanagement-Software

DocuWare

Software für die elektronische Dokumentenverwaltung

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4.5
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Effizientes Dokumentenmanagement - einfache Verwaltung und schneller Zugriff auf Daten.

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Mit diesem Dokumentenmanagement-System können Sie Dokumente digitalisieren, archivieren und verwalten. Es erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht schnellen Zugriff auf Daten von überall aus.

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M-Files

Innovatives Dokumentenmanagement auf Basis von Metadaten

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4.4
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Optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement und erhöhen Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe mit einer leistungsstarken Software.

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Die Software ermöglicht eine einfache und schnelle Suche von Dokumenten, automatische Klassifizierung und Versionierung, sowie eine nahtlose Integration in bestehende Systeme. Mit M-Files sparen Sie Zeit und steigern Ihre Produktivität.

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Vorteile von M-Files

check Fortschrittliches Dokumentenmanagement mit Hilfe von Metadaten

check Automatisierung von Geschäftsprozessen, um die Info zu erleichtern

check Sichere Cloud-Lösung, die auch als On-Premises-Lösung verfügbar ist

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Clustdoc

Optimieren Sie Ihr Antragsmanagement effizient

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4.5
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Kostenpflichtige Version ab 100,00 € pro Monat

Eine Portal-Software, die Ihnen eine zentrale Plattform bietet, um auf alle Ihre Anwendungen und Tools zuzugreifen.

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Clust ermöglicht Ihnen die nahtlose Integration von Drittanbieter-Tools, die Personalisierung der Benutzeroberfläche und die einfache Verwaltung von Benutzerzugriffen. Mit Clust können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz verbessern.

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Welyb

Effiziente Buchhaltungssoftware für Unternehmen

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Verwalten Sie Ihre Dokumente einfach und effizient mit unserer Software. Automatisierte Workflows und ein benutzerfreundliches Interface erleichtern den Alltag.

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Unser Document Management System bietet zahlreiche Features wie z.B. Versionierung, automatische Benachrichtigungen und Zugriffsrechteverwaltung. Durch die Integration von Cloud-Speichern können Sie Ihre Dokumente auch mobil abrufen und bearbeiten.

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Dokmee

Electronic Content Management

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5.0
Erstellt auf Basis von 1 Bewertungen
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Dokmee organisiert und speichert Dokumente digital. Damit können Sie auf alle Dateien von überall zugreifen und Zeit sparen.

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Dokmee bietet viele Funktionen, um Dokumente effizient zu verwalten. Sie können Dokumente indizieren, OCR-Texterkennung durchführen, Aufgaben zuweisen und vieles mehr. Dokmee ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Ihr Unternehmen.

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Logiciel Open Bee™

Effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen

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Verwalten Sie Dokumente einfach und effizient mit unserem DMS-Software. Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und verbessern Sie die Zusammenarbeit.

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Mit unserer Software können Sie Dokumente sicher speichern, schnell suchen und einfach teilen. Verwalten Sie Genehmigungs-Workflows und behalten Sie den Überblick über alle Änderungen.

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Zeendoc

Akten- und Dokumentenmanagement für KMUs & Gemeinden

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4.1
Erstellt auf Basis von 36 Bewertungen
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Effizientes Dokumentenmanagement für jedes Unternehmen. Schneller Zugriff auf alle Dokumente, einfache Suche und Bearbeitung.

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Mit der Software können Unternehmen ihre Dokumentenflut einfach und effizient organisieren. Der schnelle Zugriff auf alle Dokumente ermöglicht eine schnelle Bearbeitung und dank der einfachen Suche können benötigte Dokumente schnell gefunden werden.

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Youdoc

Effiziente Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen

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5.0
Erstellt auf Basis von 2 Bewertungen
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Optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung mit unserer SaaS-Software. Sichern Sie Ihre Daten, teilen Sie sie mit Kollegen und verwalten Sie sie effizient.

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Mit unserer Software können Sie Dokumente problemlos hochladen, organisieren und bearbeiten. Sie können die Zugriffsrechte für jedes Dokument individuell vergeben und die Dateien mit einem Klick freigeben. Die Software bietet außerdem eine automatische Backup-Funktion, um Ihre Daten sicher zu halten.

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Mycellia

Effizientes Projektmanagement für agile Teams

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Kostenpflichtige Version ab 10,00 € pro Monat

Diese Software bietet eine einfache Dokumentenverwaltung, effiziente Zusammenarbeit, leistungsstarke Suchfunktionen und anpassbare Benutzeroberflächen für maximale Produktivität.

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Mycellia ist eine umfassende Dokumentenmanagementlösung, die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz vereint. Mit Funktionen wie der einfachen Verwaltung von Dokumenten, nahtloser Zusammenarbeit im Team, fortschrittlichen Suchalgorithmen zur schnellen Auffindung benötigter Dateien und anpassbaren Benutzeroberflächen ermöglicht sie Unternehmen, ihren Workflow erheblich zu optimieren. Die Integration von Sicherheitsrichtlinien sorgt dafür, dass sensible Informationen geschützt bleiben.

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ftopia

Effizientes Dokumentenmanagement für Teams

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4.6
Erstellt auf Basis von 64 Bewertungen
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Kostenpflichtige Version ab 2,50 € pro Monat

Verwalten Sie Ihre Dokumente effizienter mit einer leistungsstarken Software. Speichern, teilen und organisieren Sie Ihre Dateien mühelos.

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Ftopia ist eine webbasierte Dokumentenverwaltungssoftware, die Ihnen eine sichere und benutzerfreundliche Plattform bietet, um Ihre Dateien zu speichern, zu teilen und zu organisieren. Mit Ftopia können Sie Ihre Dokumente von überall aus zugreifen und sie mit anderen teilen, ohne sich Gedanken über Sicherheitsbedenken machen zu müssen.

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Kimios DMS

Effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen

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Eine umfassende Lösung für das Dokumentenmanagement, die Funktionen wie Dokumentenablage, Versionskontrolle und sichere Zugriffskontrolle bietet.

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Kimios DMS ist eine umfassende Lösung für das Dokumentenmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu organisieren und zu verwalten. Wichtige Funktionen sind unter anderem die intuitive Dokumentenablage, die präzise Versionskontrolle sowie die effektive Zugriffskontrolle, die Sicherheit und Datenschutz gewährleisten. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen erleichtert es die Zusammenarbeit zwischen Teams und steigert die Produktivität, indem es den Zugang zu wichtigen Informationen vereinfacht.

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GlobalSearch

Effiziente Dokumentensuche für Unternehmen

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Verwalten Sie Ihre Dokumente effizient mit einer benutzerfreundlichen Software, die Ihnen hilft, Informationen schnell zu finden und zu teilen.

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GlobalSearch ist eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Software, die Ihnen erlaubt, Dokumente zu organisieren, zu durchsuchen und freizugeben. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und seiner Fähigkeit, Dokumente automatisch zu klassifizieren, sparen Sie Zeit und steigern Ihre Produktivität.

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iChannel

Effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen

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Ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das die Speicherung, Verwaltung und den Austausch von Dokumenten effizient und sicher gestaltet.

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iChannel ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem, das Benutzern eine strukturierte Speicherung, einfache Verwaltung und sicheren Austausch von Dokumenten ermöglicht. Mit Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und einer benutzerfreundlichen Schnittstelle optimiert es die Zusammenarbeit im Team. Darüber hinaus gewährleistet die Software eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten und steigert somit die Effizienz im Arbeitsalltag.

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iDocuments

Effiziente Dokumentenverwaltung und Automatisierung

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5.0
Erstellt auf Basis von 2 Bewertungen
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Effiziente Verwaltung von Dokumenten mit sicheren Speicherlösungen, Benutzerzugriffssteuerung und nahtloser Integration in bestehende Systeme.

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iDocuments bietet umfassende Funktionen zur effizienten Verwaltung von Dokumenten. Dazu gehören sichere Speicherung und Wiederherstellung von Daten, eine flexible Benutzerzugriffssteuerung, die sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensiblen Inhalt haben, sowie nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Softwarelösungen. Diese Merkmale machen die Plattform ideal für Unternehmen, die nach einer zuverlässigen und skalierbaren Lösung suchen.

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Jogobu Document Management

Effiziente Dokumentenverwaltung für Unternehmen

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4.5
Erstellt auf Basis von 15 Bewertungen
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Effiziente Verwaltung von Dokumenten, sichere Speicherung, leistungsstarke Suchfunktionen und einfache Zusammenarbeit im Team sind die Hauptmerkmale dieser Software.

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Jogobu Document Management bietet eine umfassende Lösung für die effiziente Verwaltung von Dokumenten. Die Software sorgt für eine sichere Speicherung sensibler Daten und ermöglicht leistungsstarke Suchfunktionen, um Informationen schnell zu finden. Darüber hinaus erleichtert sie die Zusammenarbeit im Team durch Funktionen wie gemeinsame Ablage und Bearbeitung von Dokumenten. Mit intuitiven Benutzeroberflächen und benutzerfreundlichen Funktionen vereinfacht sie den gesamten Dokumentenverwaltungsprozess.

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LogicalDOC

Effiziente Dokumentenverwaltungslösung für Unternehmen

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4.5
Erstellt auf Basis von +200 Bewertungen
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Verwalten Sie Ihre Dokumente einfach und effizient. Automatisieren Sie Workflows und steigern Sie Ihre Produktivität mit diesem DMS-Software.

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Diese Software bietet Ihnen eine zentrale Ablage und schnelle Suche nach relevanten Dokumenten. Sie können Nutzerrechte verwalten und Versionen verfolgen. Mit der Integration in andere Systeme wird Ihr Arbeitsalltag noch einfacher.

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Xambox

Effiziente Dokumentenverwaltung für Unternehmen

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Kostenpflichtige Version ab 4,90 € pro Monat

Umfassendes Dokumentenmanagement mit Funktionen wie elektronischer Signatur, Versionskontrolle und intuitiver Suche zur effizienten Verwaltung von Dateien.

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Xambox bietet ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System, das Nutzern ermöglicht, ihre Dateien effizient zu verwalten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die elektronische Signatur für rechtssichere Dokumente, umfangreiche Versionskontrolle zur Nachverfolgung von Änderungen sowie eine intuitive Suchfunktion für schnellen Zugriff auf benötigte Inhalte. Dies verbessert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern optimiert auch die gesamte Arbeitsabläufe erheblich.

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OpenKM

Effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen

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4.8
Erstellt auf Basis von 53 Bewertungen
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Verwalten Sie Ihre Dokumente effizienter mit einer Software, die Ihnen dabei hilft, Dokumente sicher zu speichern, zu organisieren und zu teilen.

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Die Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, Dokumente zentral zu speichern und zu organisieren, um den Zugriff zu erleichtern. Mit der Möglichkeit, die Zugriffsrechte zu steuern, können Sie sicher sein, dass Ihre Daten geschützt sind. Außerdem können Sie Dokumente einfach teilen, um die Zusammenarbeit mit Ihrem Team zu verbessern.

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Capture ontheGo

Effizientes Dokumentenmanagement für unterwegs

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Eine benutzerfreundliche Lösung zur Verwaltung von Dokumenten, die Funktionen wie Scannen, Speichern und Teilen in der Cloud bietet.

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Capture ontheGo ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Software, die es Nutzern ermöglicht, Dokumente einfach zu scannen, zu speichern und in der Cloud zu teilen. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche sorgt sie für einen effizienten Arbeitsablauf und ermöglicht den Zugriff auf Dateien von überall. Die Software unterstützt verschiedene Dateiformate und bietet Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Informationen. Ideal für Unternehmen, die ihre Dokumentationsprozesse optimieren möchten.

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PrintEco

Effiziente Druckmanagement-Software für Unternehmen

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Eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung mit Funktionen wie Druckoptimierung, Benutzerverwaltung und Kostenkontrolle für effizientes Arbeiten.

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PrintEco bietet eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung, die Druckoptimierung, Benutzerverwaltung und Kostenkontrolle umfasst. Die Software hilft Unternehmen, Druckkosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Mit benutzerfreundlichen Dashboards und Analysen können Nutzer den Druckverbrauch überwachen und Strategien zur Reduzierung des Ressourcenverbrauchs entwickeln. Ideal für Organisationen, die Wert auf Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz legen.

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Dokumentenmanagement Software: Ratgeber

Was ist eine Dokumentenmanagement-Software?

Definition

Das digitale Management von Dokumenten (DMS oder EDM für electronics document management system) ist eine Webanwendung, die Ihnen das Speichern, Zugreifen und Verändern von Dateien aus Ihrem Unternehmen (Rechnungen, Lohnzettel, Bestellscheine, technische Dokumente, Mails, Videos, etc.) in einer Cloud ermöglicht.

Wie funktioniert das?

Dokumenten Management Systeme zentralisieren und organisieren Ihre digitalen Dateien. Mithilfe einer cloudbasierten Anwendung könne sich Ihre Kollegen einfach mit einem Browser  (PC, Smartphone, oder Tablet) verbinden:

  • Um Dokumente einzusehen, oder Zugriffsrechte anzufragen
  • Um Dokumente zu bearbeiten
  • Um Dokumente zu teilen
  • Um Datenbanken anzulegen oder zu pflegen
  • Um Elemente zu löschen 

Der Administrator kann die Zugangsrechte der Kollegen zum DMS verwalten: Nur Ansichtsmodus, Bearbeitung, Teilen, keinen Zugriff.

Ein Angebot eines Softwareherstellers beinhaltet normalerweise einen Cloud-Speicherplatz. Trotzdem kann die Software aber auch mit Ihrem Server zusammenarbeiten.

Was sind die Hauptfunktionen eines Dokumentenmanagement-Systems?

Die Digitalisierung von Dokumenten

Zuerst importieren Sie die Dateien Ihres Unternehmens:

  • Uploaden Sie Ihre Daten durch einfaches Drag and Drop Verfahren in einen Ordner
  • Sie können die OCR-Technologie benutzen und Fotos von Dokumenten mit Ihrem Smartphone schießen.
  • Verbinden Sie die Software mit Ihrem E-Mail Programm  

Um die Archivierung zu vereinfachen, können Sie die Software mit dem Scanner oder Kopierer verbinden.

Ihr System kann folgendes bearbeiten:

  • Alle Dateien: Verwaltungsdaten, Verträge, Lohnabrechnungen, Bestellscheine, Rechnungen von Zulieferern und Kunden, etc.
  • Alle Formate: PDF, Word, Excel, Powerpoint, image, Videos, Google Doc, sharepoint, usw.

Um alle Dokumente korrekt zu archivieren, strukturieren Sie Ihr Ordner-Verzeichnis und verwenden Sie Schlagworte und sortieren Sie nach Kategorien (nach Person, Projekt, Team, Posten, etc.) und speichern Sie Ihre Dateien in den verschiedenen Ordnern und Unterordnern.

Die Software erkennt außerdem Dokumente mit denselben Formaten und ordnet diese automatisch. Zum Beipiel, wenn Ihre Rechnungen im Ordner "Rechnungen" gespeichert sind.

Das Management von Dokumenten im System

DIe folgenden Funktionen sind das Herzstück eines DMS:

  • Aufrufen von Dokumenten
  • Bearbeiten von Dokumenten durch mehrer Personen gleichzeitig
  • Teilen von einzelnen Dokumenten oder mehreren
  • Speicherung und Sicherung der Daten mit Versionsverlauf
  • Löschen und Wiederherstellung von Dokumenten
  • Hinzufügen von Kommentaren und Tags

Einige Dokumente erfordern einen Workflow, um Anfragen und Rechte zu verwalten. Zum Beispiel:

  • Eine Anfrage zur Einsicht, oder zum Download eines sensiblen Dokuments
  • Eine Anfrage zum Teilen einer Datei mit einer internen oder externen Person (Kunde, Partner)
  • Eine Veränderung, die eine vorherige Zustimmung erfordert: Umbennenung, Löschen, Archivieren, etc.
  • Usw.

Der Administrator des Dokuments oder der Anwednung wird automatisch über die Anfrage benachrichtigt und kann diese akzeptieren oder ablehnen.

Die Person, mit der ein Dokument geteilt wird, wird automatisch per E-Mail benachrichtigt. Eine zu große Datei kann per Mail in Form eines Links zum Download versendet werden.

Umgebung für die Zusammenarbeit

Einige DMS beinhalten einen Ort für die Teamarbeit, damit sich Teams bei Projekten austauschen können.

  • Dokumente teilen (intranet oder internet)
  • In einem Chat diskutieren, oder nachfragen
  • Einen Aufgabenplaner verwenden
  • Benachrichtigungen erhalten
  • Den Terminkalender eines Teammitglieds oder einer Abteilung ansehen

Mit der Synchronisationsfunktion der Software verfügen Sie auf Ihrem Schreibtisch einen vollständigen Zugang zu Ihrem gesamten Speicher. Wenn sie die Berechtigung dafür haben, können Sie Dokumente bearbeiten oder erstellen. 

Die an einem Gerät bearbeiteten Dokumente werden automatisch hochgeladen und als neue Version in Ihrem System und dadurch gleichzeitig auf den Geräten aller Kollegen gespeichert.

Im Offline Modus werden Dokumente automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung wieder hergestellt ist.

Eine Sicherheitsanwendung

Die Hersteller von Dokumentenmanagement Software bieten verschiedene Sicherheitsstufen an, um den Schutz Ihrer Daten zu garantieren:

  • Ende-zu-ende Verschlüsselung Ihrer Daten (SSL)
  • Gesicherte Cloud in sicheren Daten und Server-Centern
  • Authentifizierung durch mehrere Faktoren und durch verschiedene Merkmale (NFC, IP, Zeitschaltung, biometrisch, QR Code, usw.)

 Wer benutzt Dokumentenmanagement Systeme?

Die Digitalisierung von Dokumenten ist heutzutage notwendig geworden und macht Dokumente leichter zugänglich und teilbar, Eine kleines oder mittleres Unternehmen kann von der einfachen Einrichtung , einer guten Bürosoftware und eine sicheren externen Speicherung profitieren. Ein Steuerberater, lokale Vereine, Großunternehmen, usw. nutzen zum größten Teil ein DMS, um ihre Datenbanken zu verwalten.

Die Software wird normalerweise durch die IT-Abteilung eingerichtet und kann dann durch die verschiedenen Abteilungen verwenden werden, um Kontakte zu verwalten, die Kundenbeziehungen zu verbessern, etc.

Warum sollte man ein Dokumentenmanagement System im Unternehmen verwenden?

Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht es, die Lebenszyklen aller Dokumente zu verwalten, indem man die mühsame Archivierung von Papieren, Karteien und Ordnern vermeidet. Trotzdem gibt es auch Nachteile.

Vorteile

  • Kein Papierkram mehr, Dokumente werden online gespeichert und sind leicht zugänglich
  • Erleichtert das Projektmanagement zwischen den einzelnen Mitarbeitern eines Teams
  • Spart Zeit und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter
  • Schutz gegen Datenverlust
  • Cloud-Lösung: Keine Angst vor Datenverlust, falls Material/Hardware aus der Firma gestohlen wird
  • Kompatibel mit allen ERP-Systemen (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, usw.) und allen Informationssystemen (CRM, CMS, Social Networks, etc.)

Nachteile

  • Falls ein Werkzeug ausfällt, riskieren Sie alles zu verlieren, sofern Sie keine externe Sicherung durchgeführt haben
  • Falls der Software-Anbieter seinen Dienst einstellt, kann das Probleme mit Ihrer Cloud mit sich bringen
  • Bevor sie sich für ein DMS anmelden, sollten sie sich versichern, dass es eine Umkehrbarkeits-Klausel für Ihre Daten gibt, falls es zu einem Vertragsbruch kommen sollte.
  • Möglicherweise Probleme bei der Synchronisierung, falls zwei Mitarbeiter gleichzeitig offline an demselben Dokument arbeiten.

Dokumentenmanagement Software: FAQ

Wie funktioniert eine Dokumenten-Management-System-Software?

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Eine Dokumenten-Management-System-Software ermöglicht es Unternehmen, elektronische Dokumente zu erstellen, zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Sie kann auch dabei helfen, den Zugriff auf Dokumente zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Informationen zugreifen können.

Welche Funktionen sollte ich bei der Suche nach einer Dokumenten-Management-System-Software beachten?

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Beim Suchen einer Dokumenten-Management-System-Software sollte man auf Funktionen wie automatische Dokumentenklassifizierung, Volltextsuche, Versionierung, Integration mit anderen Anwendungen, Benutzerberechtigungen und -zugriff sowie Sicherheit achten.

Was sind die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems für mein Unternehmen?

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Ein Dokumenten-Management-System kann die Effizienz und Produktivität im Unternehmen steigern, indem es den Zugriff auf Dokumente erleichtert, die Zusammenarbeit fördert, die Dokumentensicherheit verbessert und die Kosten für die Verwaltung von Papierdokumenten reduziert.

Was sind die besten Dokumenten-Management-System-Software-Optionen?

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Es gibt viele Dokumenten-Management-System-Software-Optionen auf dem Markt, darunter bekannte Namen wie Microsoft SharePoint, DocuWare und Laserfiche. Die beste Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab.

Welche kostenlosen Dokumenten-Management-System-Software-Alternativen kann ich ausprobieren?

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Es gibt einige kostenlose Dokumenten-Management-System-Software-Alternativen wie LogicalDOC Community Edition, OpenKM, Alfresco Community Edition und Nuxeo Community Edition. Diese bieten jedoch möglicherweise nicht alle Funktionen, die in kostenpflichtigen Versionen verfügbar sind.