search Das Medium für diejenigen, die das Unternehmen neu erfinden

Dokumentenmanagement: Software

Von der Erstellung, bis zum Löschen von Dokumenten: Behalten Sie mit den Softwares im Bereich Kollaboration immer den Überblick über alle Dokumente.Das digitale Dokumentenmanagement (DMS) kann Ihnen im Unternehmen behilflich sein:

Dokumentenmanagement : Verwandte Kategorien

Unsere Auswahl von 100 dokumentenmanagement-Software

Gargantua

Effiziente Projektverwaltung mit Software-Lösung

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
check-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Effizientes Dokumentenmanagement mit sicheren Cloud-Speicher, leistungsstarken Suchfunktionen und flexibler Zugriffssteuerung zur Optimierung der Zusammenarbeit.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Gargantua bietet eine umfassende Lösung für das Dokumentenmanagement. Die sichere Cloud-Speicherung gewährleistet den Schutz sensibler Daten, während leistungsstarke Suchfunktionen eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten ermöglichen. Darüber hinaus bietet die flexible Zugriffssteuerung maßgeschneiderte Berechtigungen für Benutzer, was die Zusammenarbeit im Team erheblich verbessert. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Einstieg, sodass die Software optimal zur Steigerung der Produktivität beiträgt.

Unsere Analyse über Gargantua lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Gargantua

Sqalia Global XP

Optimierte Unternehmensprozesse mit ERP-Lösung

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
check-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Effiziente Dokumentenverwaltung mit leistungsstarken Suchfunktionen, benutzerfreundlicher Oberfläche und sicheren Cloud-Speicherlösungen.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Sqalia Global XP bietet eine umfassende Plattform zur Dokumentenverwaltung, die leistungsstarke Suchfunktionen, eine intuitive Benutzeroberfläche und sichere Cloud-Speicherlösungen vereint. Nutzer profitieren von flexiblen Zugriffsrechten, schnellen Upload-Möglichkeiten und einer effektiven Organisation von Dokumenten, wodurch die Produktivität gesteigert wird. Die Software unterstützt zudem kollaboratives Arbeiten, indem sie einfache Freigabe- und Workflow-Optionen bereitstellt.

Unsere Analyse über Sqalia Global XP lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Sqalia Global XP

E-admin

Effiziente Verwaltungssoftware für Unternehmen

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
check-circle Kostenlose Testversion
check-circle Kostenlose Demoversion

Kostenpflichtige Version ab 190,00 € pro Monat

Eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung mit Funktionen wie Cloud-Speicher, Benutzerverwaltung und nahtloser Zusammenarbeit.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

E-admin ist eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Lösung, die Cloud-Speicher für den sicheren Zugriff auf Dateien bietet. Mit einer skalierbaren Benutzerverwaltung ermöglicht die Software, verschiedene Benutzerrollen zu definieren und Zugriffsrechte zu steuern. Die nahtlose Zusammenarbeit innerhalb der Plattform fördert den Austausch von Informationen und die effiziente Teamarbeit. Darüber hinaus enthalten die Funktionen Versionierung und Suchmöglichkeiten, um eine einfache Dokumentenverwaltung zu gewährleisten.

Unsere Analyse über E-admin lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von E-admin

DocStar

Effiziente Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen

star star star star star-half-outlined
4.5
Erstellt auf Basis von 2 Bewertungen
info-circle-outline
Um Ihnen die Software-Suche zu erleichtern, berechnet Appvizer diese Gesamtnote anhand von verifizierten Benutzerbewertungen, die auf verlässlichen Websites hinterlassen wurden.
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Effiziente Dokumentenverwaltung mit Workflow-Automatisierung, sicherer Speicher und benutzerfreundlicher Oberfläche. Ideal für Unternehmen jeder Größe.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

DocStar bietet eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung, die effektive Workflow-Automatisierung, sicheren Cloud-Speicher und eine intuitive Benutzeroberfläche kombiniert. Unternehmen jeder Größe profitieren von der verbesserten Effizienz und Organisation ihrer Dokumente. Die Software ermöglicht einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und fördert die Zusammenarbeit im Team durch einfaches Teilen und Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit.

Unsere Analyse über DocStar lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von DocStar

Assai

Effizientes Dokumentenmanagementsystem für Ingenieure

star star star star star-half-outlined
4.5
Erstellt auf Basis von 49 Bewertungen
info-circle-outline
Um Ihnen die Software-Suche zu erleichtern, berechnet Appvizer diese Gesamtnote anhand von verifizierten Benutzerbewertungen, die auf verlässlichen Websites hinterlassen wurden.
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Verwalten Sie all Ihre Dokumente an einem Ort. Speichern, teilen und bearbeiten Sie Dokumente einfach und sicher.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Mit dem Document Management System können Sie Dokumente automatisch kategorisieren, Versionen verwalten und Freigabeprozesse automatisieren. So behalten Sie immer den Überblick und sparen Zeit.

Unsere Analyse über Assai lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Assai

Bechtle

Effiziente IT-Verwaltungslösung für Unternehmen

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Bietet effiziente Dokumentenverwaltung, einfache Zusammenarbeit und sichere Speicherung. Ideal für Unternehmen zur Optimierung von Arbeitsabläufen.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Bechtle unterstützt Unternehmen durch eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung. Es bietet Funktionen wie effiziente Zusammenarbeit, einfache Suchfunktionen und sichere Speicherung von Daten. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche können Teams schnell und effektiv arbeiten, während gleichzeitig die Sicherheit und Compliance gewährleistet werden. Diese Software ist besonders geeignet, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Unsere Analyse über Bechtle lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Bechtle

Affinda Platform

Effiziente Dokumentenverarbeitungslösung

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Eine intuitive Dokumentenmanagementlösung mit Funktionen wie automatisierter Texterkennung, Dateikategorisierung und robustem Workflow-Management.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Die Plattform bietet eine umfassende Lösung für das Dokumentenmanagement. Zu den Hauptfunktionen gehören automatisierte Texterkennung (OCR), die eine schnelle und präzise Umwandlung von Dokumenten in bearbeitbare Formate ermöglicht, sowie intelligente Dateikategorisierung, die das Auffinden von Informationen erleichtert. Darüber hinaus unterstützt ein robustes Workflow-Management die Automatisierung von Prozessen, wodurch Nutzer effizienter arbeiten können.

Unsere Analyse über Affinda Platform lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Affinda Platform

MBOX Exporter Converter Tool

Effizientes E-Mail-Konvertierungstool für MBOX-Dateien

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
check-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Kostenpflichtige Version ab 29,00 $ pro Jahr

Ein leistungsstarkes Tool zur effizienten Konvertierung von MBOX-Dateien in verschiedene Formate, unterstützt Batch-Verarbeitung und sichert Datenintegrität.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Der MBOX Exporter Converter Tool bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für die unkomplizierte Konvertierung von MBOX-Dateien in Formate wie PST, EML und MSG. Mit der Fähigkeit zur Batch-Verarbeitung können mehrere Dateien gleichzeitig konvertiert werden, was Zeit und Aufwand spart. Darüber hinaus gewährleistet es die vollständige Datenintegrität während des gesamten Prozesses, sodass Nutzer sicher sein können, dass ihre wichtigen Informationen unverändert bleiben.

Unsere Analyse über MBOX Exporter Converter Tool lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von MBOX Exporter Converter Tool

Elise

Effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
check-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Lösung mit Funktionen zur Organisation, Speicherung und Zusammenarbeit an Dokumenten in einer benutzerfreundlichen Oberfläche.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Elise ist eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Lösung, die eine effiziente Organisation und Speicherung von Dokumenten bietet. Nutzer können problemlos an Dokumenten zusammenarbeiten, während sie eine benutzerfreundliche Oberfläche genießen. Zu den Hauptfunktionen gehören Versionierung, Berechtigungsmanagement und einfaches Suchen, die alle darauf abzielen, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und die Produktivität zu steigern. Diese Software eignet sich ideal für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse optimieren möchten.

Unsere Analyse über Elise lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Elise

Astoria

Effiziente Projektverwaltung für Teams jeder Größe

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Eine umfassende Dokumentenmanagement-Lösung mit intuitiver Benutzeroberfläche, automatisierten Workflows und sicherer Cloud-Speicherung.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Astoria bietet eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Lösung, die sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche auszeichnet. Mit automatisierten Workflows optimiert die Software den Dokumentenprozess und verbessert die Effizienz. Die sichere Cloud-Speicherung gewährleistet den Zugriff auf Dokumente von überall und schützt sensible Daten. Teamkollaboration wird durch Freigabefunktionen und Versionskontrolle gefördert, was die Kommunikation innerhalb der Organisation verbessert.

Unsere Analyse über Astoria lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Astoria

Visiativ Document

Effiziente Dokumentenverwaltung für Unternehmen

star star star star star
5.0
Erstellt auf Basis von 1 Bewertungen
info-circle-outline
Um Ihnen die Software-Suche zu erleichtern, berechnet Appvizer diese Gesamtnote anhand von verifizierten Benutzerbewertungen, die auf verlässlichen Websites hinterlassen wurden.
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
check-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung mit Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und automatisierten Workflows.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Visiativ Document bietet eine leistungsstarke Dokumentenverwaltungslösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Inhalte effizient zu organisieren. Mit Funktionen wie Versionierung behalten Anwender stets den Überblick über Änderungen. Zugriffskontrollen gewährleisten, dass nur befugte Nutzer auf sensible Informationen zugreifen können. Zusätzlich ermöglichen automatisierte Workflows eine optimierte Bearbeitung von Dokumenten, wodurch die Effizienz gesteigert und Zeit gespart wird.

Unsere Analyse über Visiativ Document lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Visiativ Document

iGuana iDM

Effizientes Dokumentenmanagement für moderne Unternehmen

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Effiziente Dokumentenverwaltung mit Workflow-Automatisierung, sicheren Berechtigungen und umfangreicher Suchfunktion für schnelle Informationsbeschaffung.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

iGuana iDM bietet eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung, die es ermöglicht, Dokumente effizient zu organisieren und wiederzufinden. Die Software unterstützt die Automatisierung von Workflows, was den Dokumentenaustausch beschleunigt und die Zusammenarbeit verbessert. Zudem sorgt ein detailliertes Berechtigungssystem für Sicherheit und Kontrolle über sensible Informationen. Mit einer robusten Suchfunktion können Anwender schnell auf benötigte Daten zugreifen, was den gesamten Arbeitsprozess optimiert.

Unsere Analyse über iGuana iDM lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von iGuana iDM

Nuxeo

Innovative Content-Management für moderne Unternehmen

star star star star star-half-outlined
4.3
Erstellt auf Basis von +200 Bewertungen
info-circle-outline
Um Ihnen die Software-Suche zu erleichtern, berechnet Appvizer diese Gesamtnote anhand von verifizierten Benutzerbewertungen, die auf verlässlichen Websites hinterlassen wurden.
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Verwalten Sie Ihre Dokumente effizienter und sicherer mit diesem Software-Tool für Unternehmen.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine zentrale Datenbank für alle Dokumente, Zugriffskontrolle und eine umfassende Suche. So sparen Sie Zeit und verbessern die Sicherheit Ihrer Dokumente.

Unsere Analyse über Nuxeo lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Nuxeo

Daryus

Effiziente Projektorganisation für Unternehmen

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Umfassende Dokumentenverwaltung, cloudbasierte Speicherung, schnelle Suche und benutzerfreundliche Schnittstelle zur Verbesserung der Teamproduktivität.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Daryus bietet eine umfassende Dokumentenverwaltungslösung, die eine cloudbasierte Speicherung ermöglicht und so den Zugriff auf wichtige Dateien von überall aus erleichtert. Mit einer schnellen Suchfunktion können Benutzer Dokumente mühelos finden und abrufen. Die benutzerfreundliche Schnittstelle fördert die Zusammenarbeit im Team und steigert die Produktivität erheblich. Ideal für Unternehmen jeder Größe, die eine effiziente Dokumentenorganisation suchen.

Unsere Analyse über Daryus lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Daryus

ELO ECM Suite

Effiziente Dokumentenverwaltung und Archivierung

star star star star star
5.0
Erstellt auf Basis von 9 Bewertungen
info-circle-outline
Um Ihnen die Software-Suche zu erleichtern, berechnet Appvizer diese Gesamtnote anhand von verifizierten Benutzerbewertungen, die auf verlässlichen Websites hinterlassen wurden.
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Eine leistungsstarke Dokumentenmanagementlösung, die effiziente Ablage, Suche und Zusammenarbeit ermöglicht und gleichzeitig Datenschutzbestimmungen einhält.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Die Software bietet umfassende Funktionen für das Dokumentenmanagement, einschließlich der automatisierten Erfassung, Ablage und Wiederherstellung von Dokumenten. Sie unterstützt die effiziente Suche nach Informationen und fördert die Zusammenarbeit innerhalb von Teams. Zudem gewährleistet sie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, was besonders für Unternehmen in regulierten Branchen von Bedeutung ist. Die ELO ECM Suite ist ideal für Organisationen, die einen strukturierten Ansatz zur Verwaltung ihrer digitalen Inhalte suchen.

Unsere Analyse über ELO ECM Suite lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von ELO ECM Suite

Doxtreem by Numen

Effiziente Dokumentenverwaltungslösung

Keine Benutzerbewertungen
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Effiziente Dokumentenverwaltung mit Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und automatisierter Workflows zur Steigerung der Produktivität.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Doxtreem by Numen bietet eine umfassende Lösung für die Dokumentenverwaltung. Mit Funktionen wie Versionierung, die sicherstellt, dass stets die aktuellsten Dokumente verwendet werden, und Zugriffskontrolle, die sensible Daten schützt, ermöglicht die Software eine nahtlose Zusammenarbeit. Automatisierte Workflows helfen dabei, Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Ideal für Unternehmen jeder Größe, die ihre Dokumentenmanagementprozesse effizient gestalten möchten.

Unsere Analyse über Doxtreem by Numen lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Doxtreem by Numen

Google Drive

Effiziente Dateiverwaltung und -freigabe für Teams

star star star star star-half-outlined
4.8
Erstellt auf Basis von +200 Bewertungen
info-circle-outline
Um Ihnen die Software-Suche zu erleichtern, berechnet Appvizer diese Gesamtnote anhand von verifizierten Benutzerbewertungen, die auf verlässlichen Websites hinterlassen wurden.
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Kostenpflichtige Version ab 1,99 $ pro Monat

Organisieren und teilen Sie Dokumente mühelos mit einer cloudbasierten Lösung für die Verwaltung von Dateien und Ordnern.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Speichern Sie Dateien sicher in der Cloud, greifen Sie von überall darauf zu und kollaborieren Sie in Echtzeit mit Kollegen - alles in einem einfachen und benutzerfreundlichen Interface.

Unsere Analyse über Google Drive lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von Google Drive

ShareGate

Optimieren Sie Ihre Cloud-Migration einfach

star star star star star-half-outlined
4.6
Erstellt auf Basis von 114 Bewertungen
info-circle-outline
Um Ihnen die Software-Suche zu erleichtern, berechnet Appvizer diese Gesamtnote anhand von verifizierten Benutzerbewertungen, die auf verlässlichen Websites hinterlassen wurden.
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Bietet leistungsstarke Funktionen zur Verwaltung, Migration und Sicherung von Dokumenten in SharePoint und Microsoft 365.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Die Software ermöglicht eine effektive Dokumentenverwaltung durch nahtlose Migration und sichere Speicherung. Funktionen wie die Überwachung von Berechtigungen, automatisierte Berichterstattung und unterstützende Tools für die Zusammenarbeit sichern die Effizienz und den Compliance-Bedarf in SharePoint und Microsoft 365. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche wird die Verwaltung von Inhalten erleichtert, was Zeit spart und die Produktivität erhöht.

Unsere Analyse über ShareGate lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von ShareGate

ECIT Digital

Effiziente Lösung für digitale Buchhaltungssoftware

star star star star star-half-outlined
4.6
Erstellt auf Basis von 11 Bewertungen
info-circle-outline
Um Ihnen die Software-Suche zu erleichtern, berechnet Appvizer diese Gesamtnote anhand von verifizierten Benutzerbewertungen, die auf verlässlichen Websites hinterlassen wurden.
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Ein effizientes Dokumentenmanagement-System, das sich durch einfache Ablage, schnelle Suche und sichere Zugriffssteuerung auszeichnet.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

Dieses Dokumentenmanagement-System, ECIT Digital, bietet eine benutzerfreundliche Plattform zur schnellen Ablage und Suche von Dokumenten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die intuitive Benutzeroberfläche, die schnelle Indexierung von Dateien sowie umfassende Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung der Datenintegrität und des Datenschutzes. Die flexible Zugriffssteuerung ermöglicht es Unternehmen, die Berechtigungen nach Bedarf zu verwalten und so den Workflow zu optimieren.

Unsere Analyse über ECIT Digital lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von ECIT Digital

DocuGenerate

Effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen

star star star star star-half-outlined
4.8
Erstellt auf Basis von 117 Bewertungen
info-circle-outline
Um Ihnen die Software-Suche zu erleichtern, berechnet Appvizer diese Gesamtnote anhand von verifizierten Benutzerbewertungen, die auf verlässlichen Websites hinterlassen wurden.
close-circle Kostenlose Version
close-circle Kostenlose Testversion
close-circle Kostenlose Demoversion

Preis auf Anfrage

Eine umfassende Dokumentenmanagement-Lösung, die sichere Speicherung, Versionierung und einfache Zusammenarbeit ermöglicht. Ideal für Unternehmen jeder Größe.

chevron-right Mehr Details anzeigen Weniger Details anzeigen

DocuGenerate ist eine vielseitige Dokumentenmanagement-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente sicher zu speichern und zu verwalten. Mit Funktionen wie der Versionierung von Dateien und der nahtlosen Zusammenarbeit können Teams effizienter arbeiten. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Zugriff auf benötigte Informationen, während integrierte Sicherheitsprotokolle den Schutz sensibler Daten gewährleisten. Optimal geeignet für Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen.

Unsere Analyse über DocuGenerate lesen
Mehr erfahren

Zur Produktseite von DocuGenerate

Dokumentenmanagement Software: Ratgeber

Was ist eine Dokumentenmanagement-Software?

Definition

Das digitale Management von Dokumenten (DMS oder EDM für electronics document management system) ist eine Webanwendung, die Ihnen das Speichern, Zugreifen und Verändern von Dateien aus Ihrem Unternehmen (Rechnungen, Lohnzettel, Bestellscheine, technische Dokumente, Mails, Videos, etc.) in einer Cloud ermöglicht.

Wie funktioniert das?

Dokumenten Management Systeme zentralisieren und organisieren Ihre digitalen Dateien. Mithilfe einer cloudbasierten Anwendung könne sich Ihre Kollegen einfach mit einem Browser  (PC, Smartphone, oder Tablet) verbinden:

  • Um Dokumente einzusehen, oder Zugriffsrechte anzufragen
  • Um Dokumente zu bearbeiten
  • Um Dokumente zu teilen
  • Um Datenbanken anzulegen oder zu pflegen
  • Um Elemente zu löschen 

Der Administrator kann die Zugangsrechte der Kollegen zum DMS verwalten: Nur Ansichtsmodus, Bearbeitung, Teilen, keinen Zugriff.

Ein Angebot eines Softwareherstellers beinhaltet normalerweise einen Cloud-Speicherplatz. Trotzdem kann die Software aber auch mit Ihrem Server zusammenarbeiten.

Was sind die Hauptfunktionen eines Dokumentenmanagement-Systems?

Die Digitalisierung von Dokumenten

Zuerst importieren Sie die Dateien Ihres Unternehmens:

  • Uploaden Sie Ihre Daten durch einfaches Drag and Drop Verfahren in einen Ordner
  • Sie können die OCR-Technologie benutzen und Fotos von Dokumenten mit Ihrem Smartphone schießen.
  • Verbinden Sie die Software mit Ihrem E-Mail Programm  

Um die Archivierung zu vereinfachen, können Sie die Software mit dem Scanner oder Kopierer verbinden.

Ihr System kann folgendes bearbeiten:

  • Alle Dateien: Verwaltungsdaten, Verträge, Lohnabrechnungen, Bestellscheine, Rechnungen von Zulieferern und Kunden, etc.
  • Alle Formate: PDF, Word, Excel, Powerpoint, image, Videos, Google Doc, sharepoint, usw.

Um alle Dokumente korrekt zu archivieren, strukturieren Sie Ihr Ordner-Verzeichnis und verwenden Sie Schlagworte und sortieren Sie nach Kategorien (nach Person, Projekt, Team, Posten, etc.) und speichern Sie Ihre Dateien in den verschiedenen Ordnern und Unterordnern.

Die Software erkennt außerdem Dokumente mit denselben Formaten und ordnet diese automatisch. Zum Beipiel, wenn Ihre Rechnungen im Ordner "Rechnungen" gespeichert sind.

Das Management von Dokumenten im System

DIe folgenden Funktionen sind das Herzstück eines DMS:

  • Aufrufen von Dokumenten
  • Bearbeiten von Dokumenten durch mehrer Personen gleichzeitig
  • Teilen von einzelnen Dokumenten oder mehreren
  • Speicherung und Sicherung der Daten mit Versionsverlauf
  • Löschen und Wiederherstellung von Dokumenten
  • Hinzufügen von Kommentaren und Tags

Einige Dokumente erfordern einen Workflow, um Anfragen und Rechte zu verwalten. Zum Beispiel:

  • Eine Anfrage zur Einsicht, oder zum Download eines sensiblen Dokuments
  • Eine Anfrage zum Teilen einer Datei mit einer internen oder externen Person (Kunde, Partner)
  • Eine Veränderung, die eine vorherige Zustimmung erfordert: Umbennenung, Löschen, Archivieren, etc.
  • Usw.

Der Administrator des Dokuments oder der Anwednung wird automatisch über die Anfrage benachrichtigt und kann diese akzeptieren oder ablehnen.

Die Person, mit der ein Dokument geteilt wird, wird automatisch per E-Mail benachrichtigt. Eine zu große Datei kann per Mail in Form eines Links zum Download versendet werden.

Umgebung für die Zusammenarbeit

Einige DMS beinhalten einen Ort für die Teamarbeit, damit sich Teams bei Projekten austauschen können.

  • Dokumente teilen (intranet oder internet)
  • In einem Chat diskutieren, oder nachfragen
  • Einen Aufgabenplaner verwenden
  • Benachrichtigungen erhalten
  • Den Terminkalender eines Teammitglieds oder einer Abteilung ansehen

Mit der Synchronisationsfunktion der Software verfügen Sie auf Ihrem Schreibtisch einen vollständigen Zugang zu Ihrem gesamten Speicher. Wenn sie die Berechtigung dafür haben, können Sie Dokumente bearbeiten oder erstellen. 

Die an einem Gerät bearbeiteten Dokumente werden automatisch hochgeladen und als neue Version in Ihrem System und dadurch gleichzeitig auf den Geräten aller Kollegen gespeichert.

Im Offline Modus werden Dokumente automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung wieder hergestellt ist.

Eine Sicherheitsanwendung

Die Hersteller von Dokumentenmanagement Software bieten verschiedene Sicherheitsstufen an, um den Schutz Ihrer Daten zu garantieren:

  • Ende-zu-ende Verschlüsselung Ihrer Daten (SSL)
  • Gesicherte Cloud in sicheren Daten und Server-Centern
  • Authentifizierung durch mehrere Faktoren und durch verschiedene Merkmale (NFC, IP, Zeitschaltung, biometrisch, QR Code, usw.)

 Wer benutzt Dokumentenmanagement Systeme?

Die Digitalisierung von Dokumenten ist heutzutage notwendig geworden und macht Dokumente leichter zugänglich und teilbar, Eine kleines oder mittleres Unternehmen kann von der einfachen Einrichtung , einer guten Bürosoftware und eine sicheren externen Speicherung profitieren. Ein Steuerberater, lokale Vereine, Großunternehmen, usw. nutzen zum größten Teil ein DMS, um ihre Datenbanken zu verwalten.

Die Software wird normalerweise durch die IT-Abteilung eingerichtet und kann dann durch die verschiedenen Abteilungen verwenden werden, um Kontakte zu verwalten, die Kundenbeziehungen zu verbessern, etc.

Warum sollte man ein Dokumentenmanagement System im Unternehmen verwenden?

Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht es, die Lebenszyklen aller Dokumente zu verwalten, indem man die mühsame Archivierung von Papieren, Karteien und Ordnern vermeidet. Trotzdem gibt es auch Nachteile.

Vorteile

  • Kein Papierkram mehr, Dokumente werden online gespeichert und sind leicht zugänglich
  • Erleichtert das Projektmanagement zwischen den einzelnen Mitarbeitern eines Teams
  • Spart Zeit und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter
  • Schutz gegen Datenverlust
  • Cloud-Lösung: Keine Angst vor Datenverlust, falls Material/Hardware aus der Firma gestohlen wird
  • Kompatibel mit allen ERP-Systemen (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, usw.) und allen Informationssystemen (CRM, CMS, Social Networks, etc.)

Nachteile

  • Falls ein Werkzeug ausfällt, riskieren Sie alles zu verlieren, sofern Sie keine externe Sicherung durchgeführt haben
  • Falls der Software-Anbieter seinen Dienst einstellt, kann das Probleme mit Ihrer Cloud mit sich bringen
  • Bevor sie sich für ein DMS anmelden, sollten sie sich versichern, dass es eine Umkehrbarkeits-Klausel für Ihre Daten gibt, falls es zu einem Vertragsbruch kommen sollte.
  • Möglicherweise Probleme bei der Synchronisierung, falls zwei Mitarbeiter gleichzeitig offline an demselben Dokument arbeiten.

Dokumentenmanagement Software: FAQ

Wie funktioniert eine Dokumenten-Management-System-Software?

chevron-right

Eine Dokumenten-Management-System-Software ermöglicht es Unternehmen, elektronische Dokumente zu erstellen, zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Sie kann auch dabei helfen, den Zugriff auf Dokumente zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Informationen zugreifen können.

Welche Funktionen sollte ich bei der Suche nach einer Dokumenten-Management-System-Software beachten?

chevron-right

Beim Suchen einer Dokumenten-Management-System-Software sollte man auf Funktionen wie automatische Dokumentenklassifizierung, Volltextsuche, Versionierung, Integration mit anderen Anwendungen, Benutzerberechtigungen und -zugriff sowie Sicherheit achten.

Was sind die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems für mein Unternehmen?

chevron-right

Ein Dokumenten-Management-System kann die Effizienz und Produktivität im Unternehmen steigern, indem es den Zugriff auf Dokumente erleichtert, die Zusammenarbeit fördert, die Dokumentensicherheit verbessert und die Kosten für die Verwaltung von Papierdokumenten reduziert.

Was sind die besten Dokumenten-Management-System-Software-Optionen?

chevron-right

Es gibt viele Dokumenten-Management-System-Software-Optionen auf dem Markt, darunter bekannte Namen wie Microsoft SharePoint, DocuWare und Laserfiche. Die beste Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab.

Welche kostenlosen Dokumenten-Management-System-Software-Alternativen kann ich ausprobieren?

chevron-right

Es gibt einige kostenlose Dokumenten-Management-System-Software-Alternativen wie LogicalDOC Community Edition, OpenKM, Alfresco Community Edition und Nuxeo Community Edition. Diese bieten jedoch möglicherweise nicht alle Funktionen, die in kostenpflichtigen Versionen verfügbar sind.