Dokumentenmanagement Software: Ratgeber
Was ist eine Dokumentenmanagement-Software?
Definition
Das digitale Management von Dokumenten (DMS oder EDM für electronics document management system) ist eine Webanwendung, die Ihnen das Speichern, Zugreifen und Verändern von Dateien aus Ihrem Unternehmen (Rechnungen, Lohnzettel, Bestellscheine, technische Dokumente, Mails, Videos, etc.) in einer Cloud ermöglicht.
Wie funktioniert das?
Dokumenten Management Systeme zentralisieren und organisieren Ihre digitalen Dateien. Mithilfe einer cloudbasierten Anwendung könne sich Ihre Kollegen einfach mit einem Browser (PC, Smartphone, oder Tablet) verbinden:
- Um Dokumente einzusehen, oder Zugriffsrechte anzufragen
- Um Dokumente zu bearbeiten
- Um Dokumente zu teilen
- Um Datenbanken anzulegen oder zu pflegen
- Um Elemente zu löschen
Der Administrator kann die Zugangsrechte der Kollegen zum DMS verwalten: Nur Ansichtsmodus, Bearbeitung, Teilen, keinen Zugriff.
Ein Angebot eines Softwareherstellers beinhaltet normalerweise einen Cloud-Speicherplatz. Trotzdem kann die Software aber auch mit Ihrem Server zusammenarbeiten.
Was sind die Hauptfunktionen eines Dokumentenmanagement-Systems?
Die Digitalisierung von Dokumenten
Zuerst importieren Sie die Dateien Ihres Unternehmens:
- Uploaden Sie Ihre Daten durch einfaches Drag and Drop Verfahren in einen Ordner
- Sie können die OCR-Technologie benutzen und Fotos von Dokumenten mit Ihrem Smartphone schießen.
- Verbinden Sie die Software mit Ihrem E-Mail Programm
Um die Archivierung zu vereinfachen, können Sie die Software mit dem Scanner oder Kopierer verbinden.
Ihr System kann folgendes bearbeiten:
- Alle Dateien: Verwaltungsdaten, Verträge, Lohnabrechnungen, Bestellscheine, Rechnungen von Zulieferern und Kunden, etc.
- Alle Formate: PDF, Word, Excel, Powerpoint, image, Videos, Google Doc, sharepoint, usw.
Um alle Dokumente korrekt zu archivieren, strukturieren Sie Ihr Ordner-Verzeichnis und verwenden Sie Schlagworte und sortieren Sie nach Kategorien (nach Person, Projekt, Team, Posten, etc.) und speichern Sie Ihre Dateien in den verschiedenen Ordnern und Unterordnern.
Die Software erkennt außerdem Dokumente mit denselben Formaten und ordnet diese automatisch. Zum Beipiel, wenn Ihre Rechnungen im Ordner "Rechnungen" gespeichert sind.
Das Management von Dokumenten im System
DIe folgenden Funktionen sind das Herzstück eines DMS:
- Aufrufen von Dokumenten
- Bearbeiten von Dokumenten durch mehrer Personen gleichzeitig
- Teilen von einzelnen Dokumenten oder mehreren
- Speicherung und Sicherung der Daten mit Versionsverlauf
- Löschen und Wiederherstellung von Dokumenten
- Hinzufügen von Kommentaren und Tags
Einige Dokumente erfordern einen Workflow, um Anfragen und Rechte zu verwalten. Zum Beispiel:
- Eine Anfrage zur Einsicht, oder zum Download eines sensiblen Dokuments
- Eine Anfrage zum Teilen einer Datei mit einer internen oder externen Person (Kunde, Partner)
- Eine Veränderung, die eine vorherige Zustimmung erfordert: Umbennenung, Löschen, Archivieren, etc.
- Usw.
Der Administrator des Dokuments oder der Anwednung wird automatisch über die Anfrage benachrichtigt und kann diese akzeptieren oder ablehnen.
Die Person, mit der ein Dokument geteilt wird, wird automatisch per E-Mail benachrichtigt. Eine zu große Datei kann per Mail in Form eines Links zum Download versendet werden.
Umgebung für die Zusammenarbeit
Einige DMS beinhalten einen Ort für die Teamarbeit, damit sich Teams bei Projekten austauschen können.
- Dokumente teilen (intranet oder internet)
- In einem Chat diskutieren, oder nachfragen
- Einen Aufgabenplaner verwenden
- Benachrichtigungen erhalten
- Den Terminkalender eines Teammitglieds oder einer Abteilung ansehen
Mit der Synchronisationsfunktion der Software verfügen Sie auf Ihrem Schreibtisch einen vollständigen Zugang zu Ihrem gesamten Speicher. Wenn sie die Berechtigung dafür haben, können Sie Dokumente bearbeiten oder erstellen.
Die an einem Gerät bearbeiteten Dokumente werden automatisch hochgeladen und als neue Version in Ihrem System und dadurch gleichzeitig auf den Geräten aller Kollegen gespeichert.
Im Offline Modus werden Dokumente automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung wieder hergestellt ist.
Eine Sicherheitsanwendung
Die Hersteller von Dokumentenmanagement Software bieten verschiedene Sicherheitsstufen an, um den Schutz Ihrer Daten zu garantieren:
- Ende-zu-ende Verschlüsselung Ihrer Daten (SSL)
- Gesicherte Cloud in sicheren Daten und Server-Centern
- Authentifizierung durch mehrere Faktoren und durch verschiedene Merkmale (NFC, IP, Zeitschaltung, biometrisch, QR Code, usw.)
Wer benutzt Dokumentenmanagement Systeme?
Die Digitalisierung von Dokumenten ist heutzutage notwendig geworden und macht Dokumente leichter zugänglich und teilbar, Eine kleines oder mittleres Unternehmen kann von der einfachen Einrichtung , einer guten Bürosoftware und eine sicheren externen Speicherung profitieren. Ein Steuerberater, lokale Vereine, Großunternehmen, usw. nutzen zum größten Teil ein DMS, um ihre Datenbanken zu verwalten.
Die Software wird normalerweise durch die IT-Abteilung eingerichtet und kann dann durch die verschiedenen Abteilungen verwenden werden, um Kontakte zu verwalten, die Kundenbeziehungen zu verbessern, etc.
Warum sollte man ein Dokumentenmanagement System im Unternehmen verwenden?
Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht es, die Lebenszyklen aller Dokumente zu verwalten, indem man die mühsame Archivierung von Papieren, Karteien und Ordnern vermeidet. Trotzdem gibt es auch Nachteile.
Vorteile
- Kein Papierkram mehr, Dokumente werden online gespeichert und sind leicht zugänglich
- Erleichtert das Projektmanagement zwischen den einzelnen Mitarbeitern eines Teams
- Spart Zeit und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter
- Schutz gegen Datenverlust
- Cloud-Lösung: Keine Angst vor Datenverlust, falls Material/Hardware aus der Firma gestohlen wird
- Kompatibel mit allen ERP-Systemen (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, usw.) und allen Informationssystemen (CRM, CMS, Social Networks, etc.)
Nachteile
- Falls ein Werkzeug ausfällt, riskieren Sie alles zu verlieren, sofern Sie keine externe Sicherung durchgeführt haben
- Falls der Software-Anbieter seinen Dienst einstellt, kann das Probleme mit Ihrer Cloud mit sich bringen
- Bevor sie sich für ein DMS anmelden, sollten sie sich versichern, dass es eine Umkehrbarkeits-Klausel für Ihre Daten gibt, falls es zu einem Vertragsbruch kommen sollte.
- Möglicherweise Probleme bei der Synchronisierung, falls zwei Mitarbeiter gleichzeitig offline an demselben Dokument arbeiten.
