Tipp
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30. November 2020
M-Files: Im Überblick
M-Files ist ein webbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das für Unternehmen aus allen Branchen und mit mindestens 50 Mitarbeitern entwickelt wurde. Die Plattform eignet sich besonders für Unternehmen mit fortgeschrittenen Anforderungen an das Dokumentenmanagement und automatisierten Geschäftsprozessen. M-Files bietet eine innovative Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement, die einen Vorsprung verschafft, indem sie Prozesse automatisiert, Kontrolle über Informationen sicherstellt und überlegene Kundenerfahrungen garantiert.
Unternehmen im Gesundheitswesen, im Finanzwesen, in der Immobilienbranche und im Bereich der professionellen Dienstleistungen, die besondere Anforderungen an das Dokumentenmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften haben, werden von M-Files begeistert sein. Die Plattform bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie die Verwaltung von Zugriffsberechtigungen und die Speicherung verschlüsselter Daten, die den regulatorischen Anforderungen dieser Branchen gerecht werden.
M-Files verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, denn es sorgt dafür, dass Informationen schnell, mühelos und sicher zu den richtigen Empfängern fließen!
Vorteile
Nachteile
Die Meinung von Appvizer
Wir hatten kürzlich die Gelegenheit, M-Files für die Verwaltung der Dokumente und Geschäftsprozesse unseres Unternehmens zu nutzen, und waren von dieser DMS-Lösung, die auch als Offline-Lösung verfügbar ist, sehr beeindruckt.
Zunächst einmal fiel uns auf, wie einfach die Plattform zu bedienen ist. M-Files verfügt über eine intuitive und leicht zu navigierende Benutzeroberfläche, mit der wir die benötigten Informationen schnell finden können. Die Plattform bietet außerdem erweiterte Suchfunktionen, die es ermöglichen, Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Daten und anderen Suchkriterien zu finden, was ziemlich praktisch ist, um Zeit zu sparen.
Eine weitere Stärke von M-Files ist, wie einfach die Plattform an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden kann. Wir konnten unseren Dokumenten benutzerdefinierte Metadaten hinzufügen, um die Suche und Klassifizierung zu erleichtern. Anzumerken ist, dass die meisten DMS auf einer Struktur mit Ordnern basieren, was bei M-Files nicht der Fall ist, da es auf der Grundlage von Metadaten funktioniert. Wir konnten auch benutzerdefinierte Arbeitsabläufe erstellen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen den Teams zu erleichtern, was von allen Mitarbeitern geschätzt wurde.
Das Sicherheitskonzept von M-Files ist sehr ausgereift. Die Plattform bietet fortschrittliche Funktionen wie die Verwaltung von Zugriffsberechtigungen, die Verschlüsselung von Daten und die Überwachung von Aktivitäten, die dazu beigetragen haben, die Vertraulichkeit und Sicherheit unserer sensiblen Dokumente zu gewährleisten.
Was die Preisgestaltung angeht, bietet M-Files flexible Optionen, die an die Bedürfnisse und das Budget unseres Unternehmens angepasst werden können. Durch die Wahl des Plans, der am besten zu unseren Bedürfnissen passt, konnten die Kosten gesenkt und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erzielt werden.
Der einzige Nachteil, auf den wir bei M-Files gestoßen sind, ist die anfängliche Lernkurve. Obwohl die Plattform intuitiv und einfach zu bedienen ist, dauert es eine Weile, bis man sich mit allen verfügbaren Funktionen und Anpassungsoptionen vertraut gemacht hat.
Insgesamt empfehlen wir M-Files jedem Unternehmen, das seine betriebliche Effizienz steigern und seine Dokumente und Geschäftsprozesse effektiver verwalten möchte. Die Plattform ist einfach zu bedienen, in hohem Maße anpassbar und bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen, die dazu beitragen können, die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
M-Files: Preise
M-Files bietet auf Anfrage Preise mit:
- M-Files Base mit den grundlegenden Funktionen,
- M-Files Team, das alles außer dem erweiterten Dokumentenvergleich, Unterstützung für selbstgehostete Bereitstellungen, KI-Funktionen für Daten mit persönlich identifizierbaren Informationen (PII) und automatische Metadatenvorschläge umfasst,
- M-Files Business, mit alles inbegriffen.
Die Software bietet außerdem 2 Add-on-Lösungen:
- M-Files Ment für eine No-Code-Dokumentenautomatisierung,
- M-Files Hubshare zur Verbesserung der digitalen Kundenerfahrung durch die Erstellung von benutzerdefinierten Hubs.
Eine kostenlose Demo ist verfügbar.
standard Tarif auf Anfrage |
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Kundenalternativen zu M-Files
M-Files: Der komplette Test
Wir haben M-Files getestet und drei Hauptkriterien zusammengefasst, die dieses Tool zu einem der besten in seiner Kategorie machen.
Automatisierung von Aufgaben
Einer der größten Vorteile von M-Files ist sein auf Automatisierung ausgerichteter Ansatz. Mit M-Files können benutzerdefinierte Workflows einfach erstellt werden, um wiederkehrende Aufgaben wie die Genehmigung von Dokumenten, die Erstellung neuer Dokumentversionen, den Versand von E-Mails usw. zu automatisieren. Wir können die Workflows mithilfe einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche konfigurieren, ohne dass fortgeschrittene technische Kenntnisse erforderlich sind.
Die Funktion zur Automatisierung von Aufgaben hilft uns, Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und Ressourcen für andere wichtige Aufgaben freizusetzen.
M-Files bietet mehrere Funktionen für eine effektive Metadaten-basierte Dokumentenverwaltung wie intuitive Metadaten-Tags, Zugriffskontrollen, künstliche Intelligenz, optische Zeichenerkennung (OCR) und elektronische Signaturen.
Darüber hinaus durchsucht die KI-gestützte Suchmaschine, die auf automatisierten Regeln basiert, automatisch große Datenmengen - sowohl neue als auch bestehende - entweder in M-Files oder in externen Repositories, um Inhalte (einschließlich „Dark Data” und kritischer Datensätze) zu identifizieren!
Datensicherheit
Datensicherheit ist ein wichtiges Anliegen für viele Unternehmen, insbesondere für solche, die sensible Informationen wie Finanzdaten, medizinische Daten oder geistiges Eigentum verwalten. M-Files bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit von Daten zu gewährleisten. Die Plattform bietet granulare Zugriffskontrollfunktionen, Datenverschlüsselungsoptionen, Überwachungstools und Protokollierungsfunktionen, um alle Aktivitäten der Plattform zu verfolgen.
Die Software verwendet zunächst eine AES-256-Bit-Verschlüsselungstechnologie, die als eine der sichersten auf dem Markt gilt, um Daten zu schützen, die in der Cloud gespeichert sind. Darüber hinaus werden alle Kommunikationen zwischen Kunden und dem M-Files-Server über SSL/TLS verschlüsselt, ein Standard-Sicherheitsprotokoll im Internet, das die Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen Daten gewährleistet.
M-Files berücksichtigt auch die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Software verfügt über Funktionen, mit denen die Anforderungen der DSGVO wie das Recht auf Vergessenwerden, das Recht auf Zugang und das Recht auf Berichtigung erfüllt werden können. Datenbewahrungs- und Löschrichtlinien können automatisch auf allen Backup-Plattformen, Benutzern und Teams angewendet werden.
Die M-Files-Software bietet auch eine fortschrittliche Zugriffs- und Berechtigungsverwaltung, mit der gesteuert wird, wer zu welchen Daten und wann Zugang hat. Administratoren können leicht Zugriffsrechte basierend auf der Rolle jedes Mitarbeiters verwalten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu Informationen haben. Darüber hinaus aktualisiert die Software alle Dokumente in Echtzeit und wir können bei Bedarf frühere Versionen einsehen.
Kollaborativer Arbeitsbereich
M-Files stellt einen sicheren kollaborativen Arbeitsbereich zur Verfügung, der das Teilen von Dokumenten mit externen Parteien fördert. Dieser Bereich ist von jedem Gerät (Smartphone, Tablet oder Computer) aus zugänglich und bietet einen Chat zum direkten Austausch. Die gemeinsam genutzten Daten werden kontinuierlich aktualisiert, um eine schnelle und effektive Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Als Bonus berechnet M-Files keine zusätzlichen Gebühren, basierend auf der Anzahl externer Benutzer! Der Arbeitsbereich kann auch an die Bedürfnisse jedes Kunden angepasst werden (die visuellen Codes einer Marke können auf die Plattform importiert werden).
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