Enterprise Social Networks: Software

Enterprise Social Networks Software: Ratgeber

Was ist ein Enterprise Social Network?

Definiton

ESN (Enterprise Social Network) bezieht sich auf eine digitale kollaborative Plattform, die es Mitarbeitern und Partnern eines Unternehmens ermöglicht, Communities zu bilden, um effektiv und effizient zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Das Enterprise Social Network (ESN) eröffnet Kanäle für den Zugang zu Einzelpersonen und Informationen, die an neue Nutzungen angepasst sind. Der ESN ist mehr als ein Arbeitswerkzeug, er ist ein Drehpunkt der digitalen Transformation.

Das ESN wird oft als ein soziales Intranet wahrgenommen, das das Intranet und Extranet 1.0 des Unternehmens (wie Sharepoint oder Drupal) ersetzt. Es sollte jedoch nicht mit einem "professionellen Netzwerk" wie Linkedin verwechselt werden, das  eine Networking-Plattform ist (ESN ist vor allem ein Instrument der Unternehmenskommunikation).

Wie funktioniert Enterprise Social Networking?

Ein Enterprise Social Network ist ein Computerprogramm, das in einer öffentlichen Cloud (Rechenzentrum) oder einer privaten Cloud (interne verwaltete Server) gehostet und über einen Webbrowser zugänglich ist. Das ESN besteht aus einem Anwendungsökosystem, das die Funktionen der internen Kommunikation von sozialen Netzwerken wie Linkedin, Facebook und Twitter (Teilen von Inhalten, Likes, Kommentare, Benutzerprofile, Instant Messaging) mit kollaborativen Tools (Dokumentenfreigabe, Kompetenzensuche, Aufgabenmanagement, Projektmanagement, Wissensmanagement) umfasst.

Der Einsatz eines ESN in einem Unternehmen ist ein kultureller Umbruch, da dieses Instrument die Interaktion zwischen Mitarbeitern verändert. Aus diesem Grund nutzen Unternehmen oft externe Berater, um die Einführung der kollaborativen Plattform zu erleichtern. Die Einführung eines ESN beinhaltet auch eine Anpassungsphase an das Informationssystem und die Geschäftsprozesse (z.B. Validierungsverfahren) wie bei jedem anderen Webprojekt dieser Art.

Was sind die Funktionen eines Enterprise Social Networks?

Die Funktionalitäten von ESNs zielen darauf ab, kollaboratives Arbeiten und digitale Kommunikation in einer einheitlichen Weise zu entwickeln:

Communication and Collaboration Tool

• Dokumentenmanagement (DMS): Dokumentenhierarchie, Archivierung, Dokumentenaustausch und Teilen von Ordnern;
• Ideenmanagement: Förderung der Entstehung von Kooperationsprojekten;
• Aufgaben- und Projektmanagement;
• Wissensmanagement;
• Kollaboratives Monitoring: Erweiterung des Wissens einer Arbeitsgruppe;
• CMS (Content Management System): Blogging für Unternehmensreputation und E-Marketing;
• Kundenbeziehungen: Social CRM, CRM, Lead Management, Customer Experience, Kundenzufriedenheit.

Tools für die Kommunikation

• Inhalte, Vorlieben, Kommentare teilen;
• Instant Messaging für den Chat mit Kollegen;
• Gesprächsführung im digitalen Marketing mit Kunden.

Organisatorische Tools

• Vereinfachung der Führungsorganisation (mehr Multifunktionalität);
• Partizipative Unternehmensführung (Entscheidungsfindung zwischen Management und operativen Teams).

Welche Unternehmen nutzen Enterprise Social Networks?

Unternehmen, die das Social Web nutzen, können im Allgemeinen in zwei Arten eingeteilt werden: Unternehmen, die bereits in Agilität arbeiten (mit der Agile-Methodik) und Unternehmen die ihre Organisation neu erfinden möchten, um sie zu dynamisieren und an eine neue organisatorische Herausforderung anzupassen:

• Fast alle Business Schools sind Anwender dieser Lösungen.
• Startups: Dies sind oft bereits digitalisierte Unternehmen, die sich der Vorteile dieser kollaborativen Tools bewusst sind.
• Große Unternehmen und Konzerne, die nach gesteigerter Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit streben.

An einem ESN-Projekt sind im Allgemeinen 3 Personengruppen beteiligt:

• Führung: CIO, Personalmanger, Betriebsrat, Kommunikationsleiter, Entscheidungsträger;
• Der Botschafter: Projektleiter, Early Adopter;
• Der Benutzer: der Mitarbeiter, der das neue Werkzeug verwendet.

Warum ein ESN benutzen?

Die Etablierung eines ESNs ist oft Teil einer Personal-Strategie, auch HR-Marketing genannt, die darauf abzielt, soziale Interaktionen im Unternehmen zu stimulieren, um das Humankapital zu fördern:

Vorteile

• Stärkung des Zugehörigkeitsgefühls und Zusammenbringen der Mitarbeiter rund um die Unternehmenskultur;
• Förderung der Telearbeit durch den mobilen Arbeitsplatz (immer zugänglich über eine Internetverbindung);
• Schnellere Innovation dank der Kreativität der Mitarbeiter;
• Verbesserung der Arbeitgebermarke (E-Reputation);
• Stärkung der Mitarbeiterbindung;
• Bewertung von Wissen und kollektiver Intelligenz;
• Verbesserte Produktivität und Reaktionsfähigkeit Ihres Teams;
• Einklang mit den neuen digitalen Praktiken der Generation Y;
• Unterstützung bei der Entwicklung neuer Technologien in Unternehmen. Das ESN ist ein Beschleuniger der digitalen Transformation;
• Abbau von Barrieren zwischen den Abteilungen. Förderung der Kommunikation zwischen Teams aus verschiedenen Bereichen;
• Erleichterung der Teamarbeit;
• Erleichtert das Vorsprechen im Unternehmen;
• Schaffung von Transparenz für die Mitarbeiter.

Nachteile

• Eine die Einführung des Tools begleitende Übergang- und Schulungsphase durch ein externes Beratungsunternehmen ist fast unerlässlich, um Best Practices zu verbreiten und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, das Tool schnell und effektiv zu nutzen;
• Die Kosten für einen Integrator (Dienstleister) zur eventuellen Personalisierung der Softwarelösung;
• Auswirkungen auf die Rolle des Personalwesens (bilaterale Beziehung zu Mitarbeitern statt des klassischen Top-to-Bottom-Ansatzes);
• Viele Unternehmen haben Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit von Daten;
• Die tatsächliche Partizipation jedes Mitarbeiters ist nur schwer zu erreichen;
• Erfordert ein transversales Umdenken der Arbeitsorganisation;
• Nichteinhaltung bestimmter Verwendungen des Arbeitsgesetzbuches (Arbeitszeit, Nutzung zu Hause);
• Entstehung von Ablenkungen.

Wie wähle ich das passende ESN?

Um einen erfolgreichen digitalen Übergang mit einem kollaborativen ESN-Intranet zu gewährleisten, ist es notwendig, die Kriterien entsprechend der eigenen digitalen Strategie zu bewerten:

Kriterien

• Wählen Sie zwischen proprietärer oder Open-Source-Lösung;
• Wählen Sie zwischen SaaS (Cloud Computing) oder On Premise (Datenverwaltung auf Ihre Kosten) Modus;
• Cybersicherheit: Entscheiden Sie sich für eine sehr sichere Lösung (AES-256, Blockchain, doppelte Authentifizierung, etc.);
• Grad der Innovation eines Produktes im Verhältnis zu anderen (Nutzen von Big Data, Mooc, künstlicher Intelligenz, etc.);
• Ergonomie: Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz des Systems;
• Soziale Verantwortung;
• Integrationen: Google Apps, IBM-Anbindung, Docker, etc.;
• Mobilität: mobile Anwendung, reaktionsschnelles Design, Desktop-Version.

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Beliebte ESNs und die besten Lösungen für interne Zusammenarbeit

Eine kollaborative und soziale Softwarelösung wie Jamespot Intranet Social, Microsoft Teams, talkSpirit, eXo Platform, Jamespot Associations Yammer (kombiniert mit Skype), Workplace by Facebook (Facebook for Businesses) ermöglicht es Mitarbeitern von Unternehmen, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen, oft in einem öffentlichen Forum. In der Software für soziale Netzwerke werden die Benutzer durch ein Profil repräsentiert und sie verbinden sich mit Benutzern mit ähnlichen Interessen oder Hintergründen oder solchen, die sie im wirklichen Leben kennen.

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