Kommunikation Software: Ratgeber
Was ist Kommunikation im Unternehmen?
Digitale Kommunikationslösungen vervielfältigen sich, um Sie bei Ihrem Kommunikationsplan zu begleiten. Mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Kommunikationsmitteln können Sie Ihre Kommunikationsstrategie erfolgreich umsetzen. Das Ziel ist es, eine effektive Kommunikation für das Intranet und Extranet Ihres Unternehmens zu gewährleisten.
Was ist Unternehmenskommunikation?
Externe Kommunikation: Dies ist die Botschaft, die Sie über verschiedene Kommunikationskanäle an Ihre Kunden, Interessenten und Mitbewerber senden werden. Sie ist anpassbar und daher ist es wichtig, eine einheitliche Kommunikationspolitik zu entwickeln. So können Sie Ihre Kundenbeziehungen verbessern und ein Image vermitteln, das dem Spirit Ihres Unternehmens entspricht.
Interne Kommunikation: Dies ist die Kommunikation, die im Herzen Ihres Unternehmens angesiedelt ist. Die Wahl des richtigen Kommunikationsmittels spart Zeit und vereinfacht die einheitliche Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern.
Welche digitalen Kommunikationsmittel stehen Ihnen zur Verfügung?
Um einen soliden Kommunikationsplan zu erstellen, nutzen Sie die Funktionen der besten verfügbaren Kommunikationssoftware. Wenn Sie auf die Software zugreifen können (sobald die Software ausgewählt ist), sind alle diese Funktionen vorhanden:
- Inbox und Instant Messaging, beides anpassbar: Senden Sie E-Mails für die asynchrone Kommunikation oder chatten Sie mit Ihren Mitarbeitern oder Interessenten über Instant Messaging für die synchrone Mailing-Kommunikation.
- Online-Videokonferenzen: Stellen Sie sich Ihre Besprechungen anders vor, indem Sie Video nutzen, um sich mit Ihren Kunden oder Kollegen zu unterhalten, die weit entfernt sind oder nicht reisen können. Verschwenden Sie keine Zeit mehr auf der Straße und schaffen Sie eine stärkere Verbindung mit regelmäßigen Videokonferenzen.
- Verwenden Sie eine Software zur Verwaltung sozialer Netzwerke: Kontrollieren Sie Ihre Beiträge und erstellen Sie Statistiken, um die Wirkung Ihrer Marketingstrategie abzuschätzen.
- Dematerialisierung Ihrer Dokumente: Übertragen Sie Dateien mit einem Klick an Ihre Mitarbeiter und führen Sie eine schnelle Suche durch, um eine von einer anderen Person abgelegte Datei einzusehen.
- Desktop-Publishing: Drucken Sie Ihre Flyer, Plakate, Broschüren oder Geschäftsdokumente dank des Drucks Ihrer gescannten Dateien automatisiert und in großen Mengen.
- Mail-Erstellung und -Versand: Automatisieren Sie bestimmte wiederkehrende Aufgaben wie z. B. Erinnerungen mit einer Verwaltungslösung, die Sie mit einem Druck- und Verteilungszentrum verbindet.
- SEO-Software: Sie hilft Ihnen, die Konsultation Ihrer Veröffentlichungen auf Ihrer Website durch die Auswahl von Schlüsselwörtern und natürlichen Referenzierungstechniken zu optimieren. So erscheint Ihre Website durch die Verbesserung der redaktionellen Qualität Ihrer Inhalte schnell in den Suchmaschinen.
- VoIP (Voice over IP): Kommunizieren Sie über das Internet-Netzwerk Ihres Unternehmens und nutzen Sie eine entmaterialisierte Telefonzentrale!
- Die Erstellung eines Blogs führt zur Promotion des jeweiligen Unternehmens. Der Zweck der Seite ist es, mehr Informationen über die verkauften Produkte oder Dienstleistungen zu geben.
- Mit dem Newsletter können Sie Kunden an sich binden und ihnen durch die Vorstellung neuer Produkte oder Dienstleistungen auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Inhalte bieten.
Einige Mittel zur Offline-Kommunikation:
- Das Image des Unternehmens kann durch die Realisierung von Pressemitteilungen oder Pressekonferenzen verstärkt werden.
- Veranstaltungen und Messen erhöhen die Sichtbarkeit.
- Visitenkarten ermöglichen es Unternehmen, neue Kunden zu gewinnen, indem sie ihren Namen und ihre Kontaktinformationen aufschreiben, um leicht kontaktiert werden zu können.
Und warum sind Kommunikationssoftware vorteilhaft für Ihr Unternehmen?
Unternehmenskommunikation ist ein echter Einsatz für die Entwicklung Ihres Unternehmens und ist Teil Ihrer Marketingstrategie.
Die Vorteile einer Kommunikationssoftware sind:
- Ein schneller Zugriff auf alle Ihre E-Mails online oder offline;
- Einfacher Austausch von Informationen mit allen Ihren Mitarbeitern;
- Optimierung der Kommunikationsziele;
- Die Möglichkeit, eine Mailbox oder eine Datei freizugeben, an der Sie gemeinsam arbeiten;
- Effizientes Dokumentenmanagement;
- Leichter verfügbare Kommunikationsmedien;
- Ein gutes Management der Informationsflüsse innerhalb Ihres Unternehmens;
- Sich dem Wettbewerb stellen, indem man wettbewerbsfähig und reaktiv ist;
- Eine Harmonisierung Ihrer internen und externen Kommunikation;
- Ein Gewinn von Marktanteilen und eine positive Entwicklung des Images Ihres Unternehmens.
Wie wählt man eine Kommunikationssoftware aus?
Kriterien
Hier sind einige wichtige Funktionen, die Sie bei der Auswahl der richtigen Kommunikationssoftware berücksichtigen sollten:
- gute Schnittstellenergonomie
- die Software muss den Anforderungen des Unternehmens entsprechen - die Größe des Unternehmens spielt eine wichtige Rolle bei der Auswahl der Software
- Kompatibilität mit bereits im Einsatz befindlichen Tools
- das Budget
Kostenlose oder kostenpflichtige Tools?
Sie können mit kostenloser, lizenzierter oder SaaS-Business-Software arbeiten. Zögern Sie nicht, die Angebote zu vergleichen und zu testen, da sie oft mit einer kostenlosen Testversion verbunden sind.
Sparen Sie jedoch nicht an der Investition in ein solides, leistungsstarkes Kommunikationsmanagement-Tool, nur um Geld zu sparen. Die Kommunikationspolitik Ihres Unternehmens ist ein starker Hebel der Entwicklung und beeinflusst die Evolution Ihres Unternehmens. Wichtig ist auch, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, unter guten Bedingungen zu arbeiten, Informationen schnell zu finden und über Audio- und Videoanrufe ungehindert Rücksprache halten oder Dateien austauschen zu können.
Bekannte Kommunikationssoftware:
