VoIP Software: Ratgeber
Was ist VoIP-Software?
Definition
VoIP (Voice over IP) Software ist ein Internet-Telefoniesystem. IP Voice ist die Sprachkommunikation über das Internet. Mit anderen Worten: um Ihre Kunden anzurufen oder mit anderen Unternehmen zu kommunizieren, müssen Sie nicht mehr an eine physische Installation wie PABX oder IPBX (Nebenstellenanlage) angeschlossen sein.
Das traditionelle Telefonnetz wird durch eine Telefonanlage mit Unified Communications über einen SIP-Server ersetzt.
Einige VoIP-Anwendungen kommen mit gängigen Webbrowsern einher. Andere sind eigenständige Produkte. Unternehmensspezifische VoIP ist eine kommerzielle Version von VoIP-Diensten für Einzelpersonen, die kleinen und mittleren Unternehmen fortschrittliche Funktionen wie private Verbindungszentralem, Telefonkonferenzen, Desktop-zu-Desktop-Gespräche, Warteschleifenmusik und automatische Anrufbeantwortung bieten. Die meisten VoIP-Software unterstützt zudem gleichzeitige Anrufe.
Wie funktioniert VoIP-Software?
Die VoIP-Software wurde entwickelt, um leistungsstarke Telefonie-Dienste in Ihrem Unternehmen problemlos bereitzustellen. Das Call Center wird über das Centrex- und IP-Netzwerk installiert und benötigt keine zusätzliche Verkabelung. Die VoIP-Lösung überträgt und empfängt Anrufe über Ihr Internet-Netzwerk. Bei einem Stromausfall oder einer Fehlfunktion Ihres Internet-Netzwerks überträgt die VoIP-Software Ihr Telefonnetz auf eine zuvor gewählte Mobilfunknummer.
Mit dem IP-Telefon können Sie überall auf der Welt telefonieren. Die einzige Bedingung für Ihr Funktionieren ist eine Internetverbindung, sodass Sie überall Zugang zur Firmentelefonie haben und auch die entfertensten Ihrer Kunden erreichen können. Darüber hinaus stellt die VoIP-Software sicher, dass Ihre Bandbreite nicht überlastet wird, um ein reibungsloses Computernetzwerk und die hohe Qualität Ihrer IP-Telefonie zu gewährleisten.
Was sind die Hauptfunktionen einer VoIP-Software?
VoIP-Anbieter haben Softwarelösungen mit fortschrittlichen Funktionen entwickelt, die sehr praktisch sind. Dadurch wird Ihre Telefonanlage nicht nur schneller installiert, sondern auch sicherer:
- Anrufum- oder Weiterleitung, wenn Sie beschäftigt sind;
- Die Konfiguration eines interaktiven Sprachservers;
- Wartemusik, damit Ihr Gesprächspartner sich geduldet;
- Kurzwahl;
- Automatischer Rückruf, bis Ihr Anrufer während des Gesprächs wieder erreichbar ist;
- Auzeichnung von Gesprächen, um bei Bedarf einem Austausch wieder zuhören zu können;
- Abfangen eines Anrufs an einen Ihrer Mitarbeiter, der im Moment nicht verfügbar ist;
- Click-to-Call, um kommerzielle Telemarketingverfahren zu erleichtern;
- Sprach- und Instant Messaging;
- Die Möglichkeit, ein Gespräch mit mehreren Teilnehmern zu führen oder eine Videokonferenz zu starten;
- Versenden von SMS oder Faxen;
- Ein Anklopfsignal, um Sie über neue eingehende Anrufe zu informieren;
- Eine schwarze Liste, um unerwünschte Personen zu blockieren;
- Eine grafische Benutzeroberfläche, Statistiken und Aktivitätsindikatoren zur Visualisierung der Produktivität Ihrer Teams;
- Verschlüsselung Ihrer Kommunikation für mehr Diskretion und Sicherheit Ihrer Daten.
Mit dieser Kommunikationssoftware können Sie Ihr eigenes System ohne technische Vorkenntnisse verwalten.
Wer nutzt eine VoIP-Software?
VoIP-Telefonie ist von besonderem Interesse für Unternehmen, die rund um die Uhr technischen oder Kundensupport per Telefon, Videokonferenz oder Telefonkonferenz anbieten müssen.
Das VoIP-Gateway ist auch für internationale Telefonate oder Telefonkonferenzen relevant.
Wie Sie sehen, sind diese Softwareprogramme hauptsächlich für mittelständische Call Center und große Gruppen gedacht.
Warum eine VoIP-Software im Unternehmen nutzen?
Internet-Telefonie und VoIP-Software sind ein echter Durchbruch in der Innterkonnektivität und in Bezug auf Unified Communications. Es gibt jedoch auch einige Nachteile der VoIP-Lösung.
Vorteile
- Eine Senkung der Kommunikationskosten durch unbegrenzte Anrufe (unter bestimmten Bedingungen) oder sehr günstige Abonnements;
- Sie müssen nicht in eine physische Telefonanlage investieren;
- Die Möglichkeit, eine Telefonschaltstelle zu erstellen, ohne zusätzliche Ausrüstung zu kaufen;
- Eine größere Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens auf Kundenwünsche;
- Ein sehr professionelles und innovatives Image;
- Zugang zu hochwertigen Videokonferenzen;
- Integration mit CRM zur Verbesserung der Kundenbeziehungen und zur Entwicklung Ihrer Teams;
- Vereinfachte Verwaltung Ihrer VoIP-Telefonie;
- Keine zusätzlichen Kosten über das hinaus, was der Nutzer bereits für den Internetzugang bezahlt, ähnlich wie beim Versand von E-Mails.
Nachteile
- Ihre Internetverbindung muss zuverlässig und mit einer hohen Geschwindigkeit ausgestattet sein, um Latenzzeiten zu vermeiden;
- Sie sind dem Risiko von Hacking oder anderen Sicherheitsproblemen ausgesetzt.
Interne Lösung oder SaaS?
Sie haben die Möglichkeit, zwischen einer Software als SaaS (Software as a Service) oder einer internen Implementierung der Software zu wählen. Es liegt an Ihnen, die Lösung zu bewerten, die am besten zu den Erwartungen Ihres Unternehmens passt.
SaaS-Modus:
- Erfordert keine spezielle Installation und wird regelmäßig von Ihrem VoIP-Anbieter aktualisiert;
- Ist in Form von Abonnements mit verschiedenen Preisvorschlägen erhältlich.
Aktualisierungen werden durchgeführt, wenn von Ihrer IT-Abteilung oder von Ihnen selbst gewünscht.
VoIP-Software ist ein komfortables Kommunikationsmittel, das kostengünstiger und flexibler ist als herkömmliche Telefonnetze. Dieses Kommunikationssystem bietet auch viele Funktionalitäten, die den Anforderungen an eine leistungsfähige Unternehmenstelefonzentrale entsprechen.
Die besten Lösungen?
Hierfolgend eine Auswahl der besten Software-Anbieter für VoIP:
