Eine Excel-Dashboard erstellen: Anleitung und Einschränkungen
Die Ziele von Dashboards sind weitgehend unbekannt, obwohl sie auf viele Ihrer Sorgen eingehen: Sie stehen unter Wasser, sind mit dem Projektmanagement und der Kundenbetreuung überfordert, mit der Verwaltung im Rückstand ... Sie haben keine Minute mehr für sich und müssen sich um alles kümmern. Wenn dieser Ansturm nur vorübergehend wäre ... Doch seit Monaten ist das Management durch Dringlichkeit zu Ihrer Arbeitsweise geworden. Das Geschäft läuft auf Hochtouren, ja. Aber sind Sie sich wirklich sicher, dass Sie profitabel sind? Sind Sie auf dem richtigen Weg, um Ihre Ziele zu erreichen? Um dies zu messen, gibt es nur ein Mittel: die Erstellung eines Dashboards.
INHALT
Wie erstellt man eine Excel-Dashboard zur Entscheidungsfindung?
Die Excel-Tabelle
Als Projektleiter an der Spitze einer kleinen Struktur oder beim Start eines unternehmerischen Projekts beginnt man oft mit Excel. Es ist ein klassisches Werkzeug, mit dem Sie Ihre Ideen strukturieren und gleichzeitig von Funktionen profitieren können, die sowohl detailliert als auch leistungsstark genug für den Anfang sind.
Die Rolle einer Excel-Dashboard
Sie haben Ihr Geschäftsmodell definiert. Sie haben einige Zahlen für die Prognose im Kopf. Jetzt ist es an der Zeit, ein Management-Dashboard zu erstellen. Es wird Ihnen dazu dienen, Ihre Fortschritte im Laufe der Zeit zu berechnen, damit Sie bei Bedarf nachjustieren können.
Bestimmen Sie Ihre Leistungsindikatoren.
Um Ihre Leistung im Hinblick auf Ihre Ziele zu optimieren, muss das Excel-Dashboard bestimmte Metriken enthalten, und zwar sowohl :
- Quantitativ, um z. B. bis zum Horizont von drei Monaten die Schwelle von vierzig Kunden zu erreichen,
- qualitativ, um z. B. innerhalb von drei Monaten eine Kundenzufriedenheit von 70 % zu erreichen.
Als Erstes müssen Sie die für Ihr Geschäft relevanten KPIs (Key Performance Indicators) ermitteln. Sie leiten sich direkt aus Ihrem Geschäftsplan ab, indem sie die allgemeineren Ziele, die Sie dort festgeschrieben haben, kurz-, mittel- und langfristig umsetzen.
Organisieren Sie die Daten, indem Sie sie abgleichen
Wenn Sie diese Identifikationsarbeit geleistet haben, müssen Sie die gefundenen Indikatoren in Tabellen aufteilen, um sie besser auswerten zu können: z. B. in eine Handels-, Finanz- oder Personalübersicht. Verschiedene Segmente werden sich von selbst ergeben: angefangen mit dem Umsatz im Zeitverlauf, der Anzahl der Kunden, dem Volumen der Kosten im Verhältnis zum Ergebnis, der Liquidität usw. Sie erarbeiten Ihre entsprechenden Raster und Grafiken: in der Spalte oder auf der Ordinate eine Angabe, in der Zeile oder auf der Abszisse eine Angabe.
Die Hervorhebung von visuellen Schwellenwerten.
Sobald Sie diese Raster erstellt haben, müssen Sie Ihren Zahlen eine visuelle Bedeutung verleihen. Sie können z. B. in Excel mithilfe der Formel =IF (SI) eine Regel erstellen, die besagt, dass bei Unterschreiten eines bestimmten kritischen Schwellenwerts das Kästchen rot wird. Auf diese Weise erhalten Sie auf einen Blick eine Hervorhebung der kritischen Punkte, die es zu beachten gilt.
Die Grenzen von Excel als Entscheidungshilfe
Eine mühsame Arbeit
Excel bietet zwar eine breite Palette an Funktionen, aber seine Verwendung für die Entscheidungsfindung ist begrenzt. Da Excel ein generalistisches Werkzeug ist, eignet es sich nicht für die Steuerung an sich. Sie müssen also eine Menge Arbeit investieren, um die gewünschten Einstellungen vorzunehmen und eine Zusammenfassung zu erhalten.
Begrenzte Kapazität
Selbst wenn Sie alles selbst machen, wird es einen Punkt geben, an dem Sie vom Tool blockiert werden. Sobald die Datenmenge zu groß wird, belasten die Berechnungen die Datei und erhöhen das Risiko, dass das Programm "abstürzt".
Ein Mangel an Querschnittsfunktionalität.
Ein und dieselbe Angabe muss mit verschiedenen Variablen in Verbindung gebracht werden: der erzielte Umsatz pro Monat, pro Kunde, pro Produkt, der BFR (Bedarf an Umlaufvermögen) je nach Umsatz... Sie bauen Brücken, um die Daten untereinander zu verweisen, damit Sie sie nicht jedes Mal neu ausfüllen müssen. Diese Querverweise von einer Registerkarte zur anderen durchsuchen die Datei und machen sie weniger handhabbar. Um das Layout einer verweisenden Registerkarte zu ändern, müssen Sie alle zugehörigen Formeln manuell aktualisieren. Das wird sehr schnell komplex und Sie verlieren an Effizienz.
Entscheiden Sie sich für ein geeignetes Steuerungsinstrument.
Eine globale Sicht
Eine Excel-Tabelle zu erstellen und sie als Steuerungsinstrument zu verwenden, ist ein möglicher Ansatz, der jedoch nur eine gewisse Zeit lang Bestand haben kann. Das Werkzeug ist von Natur aus statisch, führt schnell zu mühsamen Manipulationen und schränkt die Möglichkeiten der Datenansicht und -analyse ein. Die Steuerung eines KMU ist jedoch per definitionem global. Sie erfordert eine transversale Vision, um das Ganze zu beherrschen und darüber zu kommunizieren.
Eine dynamische Analyse
Damit Ihre Excel-Dashboards eine Entscheidungshilfe darstellen, müssen sie echte Pivot-Tabellen sein. Sie sind mit dem Bankkonto Ihres Unternehmens, Ihrer Rechnungs- und Buchhaltungssoftware und allen sie betreffenden Verwaltungstools synchronisiert und liefern Ihnen Informationen in Echtzeit, die für eine optimale Reaktionsfähigkeit von unschätzbarem Wert sind.
Nicht bei Null anfangen
Auch wenn Ihr Unternehmen seine Besonderheiten hat, sind bestimmte Tabellen unverzichtbar. Es gibt Raster, die als Referenz dienen. Warum sollten Sie versuchen, das Pulver neu zu erfinden? Ihr Mehrwert liegt woanders, nämlich in Ihrem Kerngeschäft. Und die Steuerung ist zwar strategisch, bleibt aber eine unterstützende Aufgabe der Unternehmensführung, die Sie nicht unnötig Energie kosten sollte.
Eine nachhaltige Kalkulation
Weil Ihr Geschäft eines Tages wachsen wird, weil Ihre Daten bald sehr umfangreich sein werden und weil Sie an diesem Tag auf ein Steuerungsinstrument umsteigen müssen, das diesen Namen verdient, können Sie sich auch gleich für eines entscheiden. Das spart Zeit und gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie Ihre Entscheidungen von Anfang an auf eine aussagekräftige Analyse stützen können.
Software für jede Zielgruppe
Verschiedene BI-Anbieter (Business Intelligence) eignen sich für Unternehmer und kleine Unternehmen. Myreport zum Beispiel ist automatisiert und stützt sich auf Ihre Daten, um daraus detaillierte Reportings zu erstellen. Microsoft BI mit Power BI ist ebenfalls eine Software zur Datenanalyse. Für Neulinge ist Vizzboard mit seinem Quickstart-Paket ebenfalls eine gute Alternative.
Die Bereitstellung guter Excel-Dashboards für Ihr Unternehmen ist unerlässlich, um zu verhindern, dass Sie auf Sicht steuern. BI-Software mit einer dynamischeren Übersicht als Excel hilft Ihnen, die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen. Entscheiden Sie sich bereits jetzt für einen Ansatz, der auf Ihr Unternehmen und seine Entwicklung zugeschnitten ist, denn so verschwenden Sie keine unnötige Energie.
Artikel übersetzt aus dem Französischen