Steuerungsinstrumente: Die besten Dashboards für Ihr Unternehmen

Ein gutes Steuerungsinstrument trägt dazu bei, die Gesamtheit der Probleme eines jeden Unternehmers zu lösen. Welche Kennzahlen (KPIs - Key Performance Indicators) haben Sie, um die Entwicklung Ihres Geschäfts tagtäglich zu verfolgen? Worauf können Sie Ihre Entscheidungen stützen? Wie können Sie die Ergebnisse über einen Zeitraum hinweg bewerten? Und vor allem: Woher wissen Sie, was Sie tun müssen, um sie zu verbessern?

Bevor Sie die verschiedenen Dashboards miteinander vergleichen, sollten Sie zunächst klären, wie sie auf die Probleme reagieren, die Sie betreffen könnten.

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Projektsteuerung auf Sicht

Ohne Managementinstrumente hat man den Kopf im Nacken.

Ihr Unternehmen auf Sicht zu steuern, wird Sie nicht weiterbringen. Sind Sie ein frisch gestarteter Unternehmer? Oder Führungskraft an der Spitze einer kleinen Struktur? Sie wissen, was Dringlichkeit bedeutet und was es heißt, "unter Wasser" zu sein, Sie jonglieren zwischen den Terminen. Ein heißes Dossier jagt das nächste und lässt Ihnen weder Zeit zum Atmen noch zum Analysieren. Sie reagieren ohne jede Strategie auf das, was am dringendsten ist, wie ein junger Unternehmer. Und dieses Dringlichkeitsmanagement, das eigentlich nur einmalig sein sollte, dauert nun schon eine ganze Weile an.

Leistungsindikatoren: Alles andere ist nur Schein.

Das Verräterische am Kopfstand ist, dass man sich auf ein trügerisches Gefühl verlässt. Sie ersticken in Arbeit, die Kunden werden immer zahlreicher. Von außen betrachtet sieht das positiv aus. Denn wenn es eine Nachfrage gibt, haben Sie Ihren Markt gefunden. Die Warnlampen scheinen grün zu sein und das Barometer steht gut. Aber das sind keine Leistungsindikatoren, sondern nur Äußerlichkeiten, und sie beweisen nicht, dass Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist.

Unter Leistungsindikatoren oder KPIs versteht man z. B. :

• Finanzielle Leistungsindikatoren: Rentabilitätsrate, Cashflow, Zahlungsfristen für Kunden und Lieferanten usw.
• organisatorische Leistungsindikatoren: Produktionskapazität, Bedarf an Unteraufträgen, Fehlzeitenquote usw.
• Indikatoren für die geschäftliche Leistung: Umsatz, Wettbewerbsforschung usw.
• Indikatoren für die gesellschaftliche Verantwortung des Unternehmens: Energie- und Rohstoffverbrauch, aber auch das Wohlbefinden der Beschäftigten.

Nur die Messung der Leistung zählt

Von innen heraus kann die Analyse ganz anders aussehen. Die Zahl der Kunden kann gestiegen sein, während die Kundenzufriedenheit sinkt. Wie sieht es mit der durchschnittlichen Bearbeitungszeit für eine Anfrage aus? Vielleicht hat sie sich verdoppelt, was den Rückgang der Kundenbindung erklären würde. Es ist also riskant, sich auf Äußerlichkeiten zu verlassen. Um die Zukunft zu sehen, brauchen Sie greifbarere Elemente. Sie müssen Ihre Stärken mithilfe von Leistungsmessungsinstrumenten messen, wie z. B. einem Audit, das intern durchgeführt werden kann, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen gesund ist und die richtige Richtung einschlägt.

Wie kann man eine bessere Kontrolle über sein Management haben?

Eine langfristige Vision haben

Um den Gesamtkurs beurteilen zu können, muss man zunächst das Ziel kennen. Noch bevor man einen Einstellungsprozess beginnt, muss man wissen, wohin die Reise geht. Ein Matrose sticht nie in See, ohne seinen Kurs zu kennen. Für Ihr Unternehmen gilt das Gleiche. Legen Sie einen Kurs fest, damit Sie später beurteilen können, wo Sie stehen. Ansonsten ist es zu verlockend, die Windfahne zu spielen. Wenn Sie sich von den Wellen treiben lassen, werden Sie zum Ausgangspunkt zurückgebracht, drehen sich im Kreis oder treiben in die Ferne.

Gute Regierungsführung ist ohne strategisches Management nicht möglich.

Einen Kurs festzulegen ist nichts Endgültiges. Sie sollten keine Angst vor Veränderungen haben und nicht zögern, eine Entscheidung zu revidieren, wenn sie falsch ist. Und wie Sie verstehen, ist Agilität nicht nur eine Managementmethode, sondern das wesentliche Prinzip eines guten Managers. Er muss abprallen können und sein Marketing- und Finanzkonzept an den jeweiligen Kontext anpassen.

Dies erfordert mehrere Kompetenzen, im Bereich des Managements, aber auch in Bezug auf die Kenntnis der wirtschaftlichen Herausforderungen. Das ist die Definition einer guten Führungskraft, die ihre Effizienz ausmacht: Sie stellt sich ihrer Verantwortung, scheut weder Investitionen noch Personalkosten, sucht nach Innovationen, zögert nicht, ihre Ideen zu kommunizieren, und verfolgt ein einziges Ziel, die kontinuierliche Verbesserung. Das ist die berühmte iterative Methode, auch Lean genannt, die besonders von Startups geschätzt wird: sich auf das Wesentliche konzentrieren, investieren, und das mit null Verschwendung.

Der Agilist

Behalten Sie einen strukturierenden Rahmen bei.

Sie werden umso schneller die richtigen Entscheidungen treffen, je besser Sie den Kontext verstehen. Ihre ursprüngliche Route wird sich weiterentwickeln. Sie wird jedoch weiterhin als Bezugsrahmen dienen, der die einzelnen Schritte Ihrer Reise miteinander verbindet. Mit anderen Worten: Ihre ursprüngliche Konzeption, die Idee, die Sie zu Ihrer Gründung veranlasst hat, sollte sich nicht zu sehr verändern. Ihr Marktansatz sollte offen für Entwicklungen sein, aber Sie sollten einen strukturierenden Rahmen, eine von Anfang an umgesetzte Strategie, beibehalten. Wenn Sie sich beispielsweise dazu entschlossen haben, eine neue Anwendung zu verkaufen, passen Sie sich dem Markt an, entwickeln Sie sich weiter, aber verlieren Sie nie Ihr Ziel aus den Augen: Ihre Anwendung und ihre Funktionen.

Ausarbeitung Ihres Informationssystems

Ihr Informationssystem ist all Ihre Ressourcen, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Unternehmen zu verwalten und den Kurs zu halten, den Sie sich gesetzt haben. Es setzt die Installation geeigneter Werkzeuge voraus.

Bauen Sie Ihre ersten Dashboards auf.

Die Gestaltung eines Management-Dashboards ist zunächst ein persönliches Problem. Ihre Erstellung ist genauso wichtig wie das Management selbst, sie erfolgt nicht blind. Das erste Managementinstrument, das Sie brauchen, sollte eine Balanced Scorecard sein, aber um sie zu erstellen, müssen Sie Ihren Bedarf ermitteln und Ihre Ziele definieren. Diese Einschätzung erfolgt in Form von Fragen: Was sind Ihre kurz-, mittel- und langfristigen Ziele? Wohin möchten Sie "Ihr Geschäft" bringen? Wie soll sie sich weiterentwickeln? Sobald diese Elemente feststehen, müssen sie in Metriken übersetzt werden, d. h. in Zahlen: Anzahl der Kunden, Marktabdeckung, Kundenbindungsquote, generierter Umsatz (Umsatz).

Lernen Sie, das Tool zu beherrschen

Mit diesen ersten Elementen können Sie loslegen. Bauen Sie Ihre Tabelle auf. Für den Anfang reicht Excel aus. Es ermöglicht Ihnen, eine erste Beziehung zu dieser Art von Werkzeug aufzubauen. Das Wichtigste ist, diesen ersten Entwurf zu formalisieren. Einige Raster, die das Tool vorschlägt, werden Ihnen helfen, Zeit zu sparen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Ihre Besonderheiten nicht aus den Augen verlieren, wenn Sie versuchen, sie in eine zu allgemeine Form zu pressen.

Die Grenzen von Excel

Excel erweist sich schnell als begrenzt. Das Tool ist zwar leistungsstark, was Berechnungen und Möglichkeiten angeht, aber es gibt immer noch einen großen Anteil an manuellen Einstellungen. Sie müssen Formeln eingeben und Verbindungen von einem Blatt zum anderen herstellen. Die Daten sind statisch und lassen sich nicht einfach aktualisieren.

Steuerungsinstrumente für kleine Strukturen

Um das Wachstum von kleinen bis mittleren Unternehmen zu unterstützen, kann die Dashboard-Funktionalität in den Gesamtumfang Ihres ERP-Tools (Enterprise Ressource Planning) integriert werden.

Dies wird von Axonaut angeboten. Eine seiner Stärken ist die ergonomische Benutzeroberfläche, mit der Sie Ihre Aktivitäten überwachen können.

Sie ist ideal für Kleinstunternehmen und kleine KMU und fördert die Steuerung Ihres Cashflows durch die direkte Verbindung zu Ihrem Bankkonto und die intuitiven Dashboards zur Verbesserung Ihres Organisationsmanagements (Urlaub, Termine, Aufgaben, Spesenabrechnungen usw.).

Business Intelligence für mittlere bis große Strukturen.

Ein vernetztes und personalisiertes Business-Dashboard

Verschiedene Anbieter von SaaS-Software (Software as a Service) bieten Dashboards an, die sich mit Ihren anderen Geschäftstools synchronisieren können. Mittels APIs (Applications Programming Interface) fließen Ihre Buchhaltungsströme direkt in Ihre Dashboards ein. Diese Software ersetzt keinen guten Buchhalter, sondern hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Buchhaltung. So haben Sie stets alle aktuellen Informationen zur Hand, um schnell Entscheidungen treffen zu können.

Module für das Berichtswesen

Unter den SaaS-Programmen gibt es einige, die isolierte Module sind: wie MyReport, das aus Ihren Daten Reportings erstellt. Microsoft hat auch seine Power BI-Lösung. Das Quickstart-Programm von Vizzboard ist eine gute Alternative. Und für den Fall, dass Ihre Datensätze sehr groß sind, ist Bime mit seiner Fähigkeit, Big Data zu manipulieren, sehr gut geeignet.

Eine Lösung zur Steuerung und Verwaltung der Leistung.

EMAsphere ist ein gutes Beispiel dafür und speziell auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtet. Mit intuitiven und dynamischen Dashboards ausgestattet, ermöglicht sie es Ihnen, die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen, um Ihr Unternehmen optimal zu verwalten. Diese kollaborative Lösung lässt sich nahtlos in Ihre bestehende Software integrieren, z. B. EBP Compta, Sage 100, Exact usw.

Businessplan, Budget, Liquidität, Prognosen, operative Abläufe... EMAsphere kann sich schnell als unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung Ihres Unternehmens etablieren.

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Analyse im Dienst Ihrer Unternehmensführung

Wir sind so oft mit der Zeit beschäftigt, dass wir die Analyse vergessen. Dabei haben uns Zahlen viel zu sagen. Um sie zum Sprechen zu bringen, sollten Sie sich mit Dashboards ausstatten, die für die Steuerung Ihrer Projekte geeignet sind. Und behalten Sie sie im Auge, um zu verhindern, dass Sie auf Abwege geraten.

Artikel aktualisiert, ursprünglich erschienen im April 2018.