Die Buchung des Prorata-Kontos: Wie ist vorzugehen?

In Bezug auf die Buchhaltung weist die Baubranche einige Besonderheiten und besondere Techniken auf.

Eine davon ist das Pro-rata-Konto. Es wird eingerichtet, wenn sich mehrere Unternehmen eine Baustelle teilen, und ermöglicht es, die gemeinsamen Ausgaben (Wasser, Strom, Wachdienst usw.) auf die Beteiligten zu verteilen.

Wann muss er eingerichtet werden und wie funktioniert er? Hier sind die wichtigsten Informationen, die Sie über die Verbuchung des Prorata-Kontos wissen sollten.

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Buchung des anteiligen Kontos: Definition und Funktionsweise.

Was ist das Prorata-Konto?

Das Prorata-Konto ist ein spezielles Konto im Kontenplan eines Bauunternehmens. Es wird eingerichtet, sobald eine Baustelle von mehreren Beteiligten betreut wird. Seine Einrichtung ist keine Pflicht, wird aber dringend empfohlen, um Konflikte zwischen den Unternehmen zu vermeiden.

In der Buchhaltung dient die Anteilsrechnung dazu, die gemeinsamen Ausgaben auf der Baustelle zu erfassen, d. h. die Aufwendungen, die für den reibungslosen Ablauf der Arbeiten erforderlich sind. Diese Kosten sind unvorhersehbar und lassen sich vor dem Bauablauf nur schwer berechnen.

Wie funktioniert das Prorata-Konto?

Das Prorata-Konto dient dazu, alle erhaltenen Aufwendungen und Anzahlungen aufzulisten und die Mehrwertsteuer zu verbuchen. Es wird meist anteilig nach der Zeit gespeist, die jedes Unternehmen auf der Baustelle verbracht hat, daher der Begriff "Anteilskonto".

Es funktioniert sowohl bei öffentlichen als auch bei privaten Bauaufträgen und kann auch Subunternehmer betreffen.

👉 Zu Beginn der Baustelle wird ein vorläufiges Budget erstellt und jedes Unternehmen leistet eine Abschlagszahlung.

Verbuchung des Prorata-Kontos: Wie wird es eingerichtet und verwaltet?

Die Organisation des Prorata-Kontos

Das Anteilskonto muss vor Beginn der Arbeiten eingerichtet werden. Es gibt keine gesetzlichen oder behördlichen Bestimmungen zu seiner Einrichtung. Es entspringt dem gemeinsamen Willen der Bauunternehmen und ist Gegenstand einer Verwaltungsvereinbarung zwischen allen an der Baustelle Beteiligten.

Mit dieser Vereinbarung einigen sich die Beteiligten auf die Einrichtung des Anteilskontos, seine Organisation, die Aufteilung der Ausgaben und die Zahlungsmodalitäten.

☝️ Die Vereinbarung zur Führung des Anteilskontos ist wichtig, da sie eine rechtliche Bindung zwischen allen beteiligten Unternehmen schafft.

• Bei öffentlichen Aufträgen wird das Baustellenanteilkonto im Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) Travaux nicht erwähnt. Seine Einrichtung ergibt sich also allein aus der Vereinbarung der Unternehmen.
  
  
• Bei Privataufträgen verweist die AFNOR-Norm NF P03-001 in Artikel 14 sowie in den Anhängen A, B und C explizit auf Ausgaben von gemeinsamem Interesse und das Prorata-Konto. Sie schlägt Bestimmungen vor, die die Einrichtung und Verwaltung des Prorata-Kontos erleichtern.

Wer muss das Prorata-Konto verwalten?

Die Verwaltung des Anteilskontos wird einem Verwalter anvertraut, der Inhaber des größten Loses (meist des Rohbaus) ist.

Dieser Verwalter kümmert sich um die Erstellung der Rechnungen für das anteilige Konto oder die Zahlungsaufforderungen. Sehr häufig streckt er auch die Mittel für die gemeinsamen Ausgaben vor.

☝️ Die Buchungen werden von einem Kontrollkomitee bestätigt.

Die Verbuchung des anteiligen Kontos

Die gemeinsamen Kosten der an derselben Baustelle beteiligten Bauunternehmen, die auch als Ausgaben von gemeinsamem Interesse bezeichnet werden, werden ab der Preisübergabe verrechnet.

Die von der Pro-rata-Rechnung betroffenen Ausgaben

Die Kosten der Anteilsrechnung in der Buchung stellen gemeinsame Verbrauchsausgaben dar, zu denen u. a. gehören :

• die Reinigung und Instandhaltung der Räumlichkeiten ;
• die Ausgaben für Wasser, Strom und Gas ;
• die Reinigung des Baustellenbüros und der Hygieneeinrichtungen ;
• die Sicherung des Ortes...

☝️ Lieferungen oder Arbeiten, die dazu bestimmt sind, vom Bauherrn in Empfang genommen zu werden, sowie Kosten, die nicht in den Auftragsunterlagen festgelegt wurden, stellen keine Ausgaben von gemeinsamem Interesse dar.

Die Verteilung der Kosten eines Anteilskontos.

Der Verwalter listet alle Ausgaben auf und verteilt sie auf alle Beteiligten gemäß den zuvor festgelegten Aufteilungsmodalitäten.

Die gemeinsamen Ausgaben können auf diese Weise entweder pauschal oder nach Abrechnung verteilt werden. Letztere Option ist die am weitesten verbreitete.

• Wenn die Kosten nach Abrechnung verteilt werden, erstellt der Verwalter eine Tabelle zur Überwachung des anteiligen Kontos. Er trägt die tatsächlichen Ausgaben ein und verteilt sie anteilig auf die Teilnehmer im Verhältnis zu ihrer Auftragssumme. Er erstellt die Endabrechnung am Ende der Baustelle und legt sie jedem Unternehmen vor. Die Kosten werden dann anteilig vom Rechnungsbetrag jedes Unternehmens einbehalten. Je nachdem, welche Anzahlungen die Unternehmen geleistet haben und wie die Endabrechnung ausfällt, werden die überschüssigen Beträge zurückerstattet.
  
  
• Wenn die Aufteilung pauschal erfolgt, werden die von der Anteilsrechnung betroffenen Kosten zu Beginn der Baustelle angegeben. Jeder Beteiligte zahlt seinen Anteil. Der Verwalter muss die auf dem Anteilskonto verbuchten Ausgaben nicht begründen.

Verbuchung der Anteilsrechnung: Wie wird eine Rechnung verbucht?

Die Verbuchung der anteiligen Rechnung hängt vom Status des Unternehmens ab (Verwalter oder Nutzer).

• Für den Verwalter werden die Ausgaben in das übliche Aufwandskonto aufgenommen. Die Mittelabrufe werden in einem Konto der Klasse Erlöse (701) verbucht.
  
  
• Für die Nutzer werden die Mittelabrufe in einer Untergliederung des Kontos 604000 (Käufe von Studien und Dienstleistungen) verbucht.

💡 Tipp: Die Verwendung einer speziellen Software für den Bausektor wird empfohlen, um das Pro-rata-Konto einfach zu buchen.

Ein Beispiel dafür ist Graneet, eine Lösung zur kaufmännischen und finanziellen Verwaltung für kleine und mittlere Unternehmen im Baugewerbe. Mit dieser Lösung haben diese Fachleute einen besseren Überblick über alle mit der Baustelle verbundenen Kosten, um die auf Gegenseitigkeit beruhenden Ausgaben genau zu verfolgen. Darüber hinaus integriert Graneet das Pro-rata-Konto in die automatische Berechnung der verschiedenen Rechnungen. Kurz gesagt: Eine Software, die Ihre Finanzprozesse zuverlässiger macht!

Der Abschluss des Anteilskontos beim Buchen

Nach der Abnahme der Arbeiten schließt der Verwalter das Prorata-Konto ab. Er sendet jedem Gewerbetreibenden die in diesem Zusammenhang zu zahlenden Kosten zu. Die beteiligten Unternehmen verfügen dann über eine Frist von 15 Tagen, um ihre Bemerkungen zu übermitteln.

Um das Prorata-Konto in der Buchung auszugleichen, ist es notwendig, dass die Einnahmen vor Steuern (HT) den Ausgaben vor Steuern (HT) entsprechen. Der Prüfungsausschuss (oder Verwaltungsausschuss) prüft und bestätigt den Saldo des Anteilskontos sowie die Aufteilung der Kosten.

Sobald das Prorata-Konto genehmigt ist, stellt der Verwalter die Rechnungen für jedes Unternehmen aus. Er kümmert sich um die Eintreibung der ausstehenden Beträge oder die Rückgabe der überschüssigen Gelder.

Andere buchhalterische Besonderheiten des Hoch- und Tiefbaus

Neben der Verbuchung des Anteilskontos gibt es im Hoch- und Tiefbausektor noch weitere Besonderheiten bei der Rechnungsstellung.

• Anzahlungen sind Geldvorschüsse, die vor der Durchführung der Maßnahme angefordert werden. Sie können bis zu 40 % der Gesamtkosten betragen.
  
  
• Die Zwischenstände der Arbeiten werden entsprechend dem Fortschritt der Arbeiten ausgestellt.
  
  
• Je nach Art der Arbeiten sind drei Sätze anwendbar. Es ist möglich, dass auf einer Rechnung zwei verschiedene Steuersätze ausgewiesen werden:
• Die reduzierte Mehrwertsteuer von 5,5 % gilt für Arbeiten zur Verbesserung der Energieeffizienz ;
• der mittlere Mehrwertsteuersatz von 10 % betrifft Renovierungsarbeiten ;
• der normale Mehrwertsteuersatz von 20 % gilt für Bauarbeiten im Neubau.
  

• Bei der Abnahme der Arbeiten hat der Kunde das Recht, einen Betrag vom Gesamtrechnungsbetrag einzubehalten. Dies wird als " Garantieeinbehalt " bezeichnet. Mit diesem Betrag, der in der Regel 5 % der Bausumme entspricht, kann er sicherstellen, dass die Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt werden. Der Sicherheitseinbehalt ist nach einem Jahr zurückzuzahlen, wenn keine Mängel festgestellt wurden.

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Pro-rata-Konto und Verbuchung: Wir fassen zusammen.

Das Prorata-Konto wird eingerichtet, sobald mehrere Unternehmen auf derselben Baustelle tätig sind. Es dient dazu, die mit dem reibungslosen Ablauf der Arbeiten verbundenen Ausgaben (Strom, Wasser, Reinigung der Räumlichkeiten...) auf alle Beteiligten zu verteilen, entweder nach Abrechnung oder nach Pauschale und im Verhältnis zu ihrer Einsatzzeit. Es wird von einem Verwalter (in der Regel das Rohbauunternehmen) verwaltet, der die Kosten auflistet und die Rechnungen ausstellt, und es wird von einem Kontrollgremium bestätigt.

Die Verbuchung des Pro-rata-Kontos ist eine Besonderheit des Hoch- und Tiefbausektors, ebenso wie Anzahlungen, Zwischenstände der Arbeiten, Mehrwertsteuersätze und Sicherheitseinbehalt.