Verständnis von Staffing und der Notwendigkeit, es zu digitalisieren

Staffing ist der Lebensnerv der digitalen Dienstleistungsunternehmen (ESN) und Beratungsfirmen.

Es ist eine ständige Herausforderung, schnell die Kompetenzen zu finden, die ein Unternehmen benötigt, und die Covid-Krise hat diese Herausforderung noch verschärft, da die Zahl der verfügbaren Aufträge tendenziell abnimmt, und das auf einem bereits sehr angespannten und wettbewerbsintensiven Markt.

Um die Definition von Staffing sowie die verschiedenen Herausforderungen und Probleme, denen sich diese Unternehmen gegenübersehen, zu verstehen, sollten Sie also sofort mit der Lektüre dieses Artikels beginnen. Wir erklären Ihnen auch, wie wichtig es ist, sich zu digitalisieren und ein Tool zu verwenden, das für Staffing geeignet ist.

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Was ist Staffing? Definition

Staffing ist definiert als die Handlung, einem Projekt eine Person zuzuweisen, deren Fähigkeiten es ermöglichen, eine oder mehrere Aktionen dieses Projekts durchzuführen.

Es ist ein Prozess, der im Zentrum der Tätigkeit von Dienstleistungsunternehmen steht, die damit beauftragt sind, die besten Profile für die Projekte von Kunden zu finden, die nicht über die richtigen Kompetenzen verfügen. Dabei handelt es sich in der Regel um :

• Beratungsunternehmen,
• ESN,
• Ingenieurbüros,
• Ingenieurgesellschaften,
• und Zeitarbeitsfirmen.

Sie werden in der Regel von den Geschäftsführern der Agenturen, Managern oder Staffing-Managern verwaltet. Manchmal werden die zu besetzenden Stellen den Beratern transparent mitgeteilt, damit sie zu Akteuren ihres Staffing werden.

Die Herausforderungen des Staffing

Die wichtigste Herausforderung für diese Dienstleistungsunternehmen besteht darin, erfolgreich Verträge abzuschließen, um die Rentabilität ihrer Aktivitäten zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, ist die Beherrschung des Staffing von entscheidender Bedeutung.

Es gilt, so gut wie möglich zu vereinbaren:

• ✅ die Bedürfnisse des Kunden, der die seltene Perle so schnell wie möglich bekommen möchte, um ein bestimmtes Projekt erfolgreich abzuschließen,
• ✅ ihre eigenen Rentabilitätsbedürfnisse, indem sie versuchen, eine möglichst hohe Auslastung ihrer Teams (TACE) zu erreichen und neue Aufträge an Land zu ziehen,
• ✅ und idealerweise die beruflichen Bestrebungen der Berater befriedigen, indem sie ihnen Aufträge erteilen, die ihren Erwartungen entsprechen.

Darüber hinaus müssen sie die Einschränkungen des Kunden berücksichtigen, indem sie :

• sein Budget,
• und seine Timing-Beschränkungen (Anfangs- und Enddatum des Auftrags).

Die Problematik des Staffing

Dienstleistungsunternehmen, deren Kerngeschäft das Staffing ist, sind in der Regel gut für die Abwicklung von Verwaltungsprozessen ausgestattet:

• ein CRM für die Betreuung ihrer Kunden und die Akquise neuer Kunden,
• ein HRIS zur Verwaltung der Personalressourcen,
• ein ERP-System, um Rechnungen zu stellen, Zeiten zu erfassen usw.

Wenn es jedoch um die Verwaltung des Personalbestands geht, begnügen sich viele von ihnen mit Excel-Dateien, dem manuellen Verfassen von Anforderungskarten und zahlreichen Besprechungen mit anderen Managern.

Dabei sehen sie sich mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert, die weitaus zahlreicher sind, als man annehmen könnte, und die eine effektive Verwaltung des Personalbestands erschweren.

Hier eine nicht erschöpfende, aber dennoch vollständige Liste der aufgetretenen Schwierigkeiten:

• Kein Überblick über die verfügbaren Kompetenzen,
• Jonglieren zwischen verschiedenen Softwareprogrammen und Excel-Dateien,
• mangelnde Reaktionsfähigkeit, die dazu führen kann, dass Chancen nicht wahrgenommen werden,
• Rentabilitätslecks aufgrund von Beratern in Interkontrakten oder einer falschen Einschätzung der Rentabilität eines Projekts,
• Kundenunzufriedenheit aufgrund schlechter Erfahrungen mit einem angebotenen Profil,
• turn over aufgrund von Beratern, die mit den ihnen anvertrauten Aufträgen unzufrieden sind, weil diese nicht ihren Erwartungen entsprechen,
• unzuverlässige, starre Prognoseindikatoren, die zu Fehlentscheidungen führen können,
• menschliche Fehler (Planungsanomalien, Löschen von Daten, Rechenfehler usw.),
• Mangelnde Sichtbarkeit der kommenden Monate, die es nicht erlaubt, vorausschauend zu handeln.

Digitalisieren und optimieren Sie Ihr Geschäft mit einem Staffing-Tool.

Staffing ist ein komplexer Prozess, und der harte Wettbewerb zwingt Manager, sehr schnell Entscheidungen zu treffen, ohne alle Karten in der Hand zu haben, um sie richtig zu treffen. Genau hier liegt der Vorteil der Digitalisierung ihres Geschäfts mit einem leistungsstarken Staffing-Tool.

▶ ︎ Warum sollte man eine Staffing-Software statt einer Excel-Datei verwenden? 6 gute Gründe für die Digitalisierung :

• ✅ S chnelleres Arbeiten durch automatisierte Prozesse, insbesondere das Vorschlagen relevanter Matchings unter Berücksichtigung von Dutzenden von Kriterien ;
• ✅ bessere, feinere und schnellere Entscheidungen treffen dank intelligenter und visueller Dashboards, um wichtige Indikatoren zu verfolgen, die in Echtzeit aktualisiert werden (TACE, Verfügbarkeitsrate usw.) ;
• ✅ menschliche Fehler beseitigen (Planungskonflikte, versehentliches Löschen von Daten usw.) ;
• ✅ Daten durch ihre Zentralisierung, Vollständigkeit, Aktualisierung in Echtzeit und ihren höheren Schutz als in einer Excel-Datei aufwerten und zuverlässiger machen ;
• ✅ die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Berater durch die allgemeine Optimierung Ihres Geschäfts zu maximieren;
• ✅ das Staffing aus der Ferne zu verwalten ist mehr als wichtig in Zeiten, in denen Telearbeit weit verbreitet ist und potenzielle Einschließungen Ihr Geschäft nicht gefährden sollten.

▶ Es gibt verschiedene Lösungen, mit denen Sie diese Vorteile nutzen können. auf dem Markt. Nehmen wir ein Beispiel, um die Funktionen und Stärken einer Staffing-Software zu veranschaulichen.

Whoz ist eine der wenigen Lösungen auf dem Markt, die eine Optimierung der Personalbesetzung ermöglicht. Mit Hilfe seiner KI-Engine ermöglicht Whoz Beratungsunternehmen, Ingenieurbüros und NSEs, ihr Kerngeschäft zu beherrschen und ihre Ergebnisse (Marge, TACE, Umsatz) zu maximieren, insbesondere durch :

• eine 360°-Sichtbarkeit der intern und extern verfügbaren Kompetenzen (vertrauenswürdige Partner, Freelancer usw.) bieten , damit die Teams schneller auf die Kundenbedürfnisse reagieren können,

• dank der Berücksichtigung aller vorhandenen und aktuellen Daten (Kompetenzen, Verfügbarkeit, Tagessätze, Seniorität, Auftragswünsche usw.) schnell die besten Staffing-Optionen vorschlagen ,

• die Zukunft vorbereiten dank vorausschauender Dashboards, die die Marge, den Aktivitätsgrad (TACE) und den Umsatz auf die kommenden Wochen und Monate projizieren und dabei die Anrechnungen und den Staffingbedarf von Geschäften und Chancen berücksichtigen.

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Haben Sie auch an die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter gedacht?

Wie wir gesehen haben, ist es eine große Herausforderung, Ihren Kunden die bestmöglichen Kompetenzen zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie sich mit einem spezialisierten Staffing-Tool ausstatten, setzen Sie alle Hebel in Bewegung, um dies besser als Ihr Konkurrent zu tun und alle Aufträge an sich zu reißen!

Achten Sie aber dennoch darauf, dass Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden nicht auf Kosten der Karrierewünsche Ihrer Mitarbeiter priorisieren. Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter Ihre wertvollsten Ressourcen sind.

Die Berücksichtigung ihrer Wünsche kann sich daher langfristig als vorteilhaft erweisen und es Ihnen ermöglichen, ihre Fähigkeiten zu erhalten und weiterzuentwickeln.