Die 6 Schritte des Qualiopi-Audits, der Weg zur Exzellenz!

Sie sind ein Bildungsanbieter und möchten Zugang zu öffentlichen Geldern erhalten? Dann können Sie sich dem Qualiopi-Audit nicht entziehen, dem obligatorischen Durchgang, um die berühmte Qualiopi-Zertifizierung zu erhalten.

Doch diese Prüfung kann durchaus Angst machen, vor allem, wenn Sie mit dieser Art von Prüfung nicht vertraut sind. Eine der besten Möglichkeiten, sich auf die Prüfung vorzubereiten? Sie sollten genau wissen, was bei diesem Audit zu beachten ist.

Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen und Ihnen einige wertvolle Tipps geben, wie Sie sich am besten vorbereiten können.

Alle E-Learning Software ansehen

Was ist ein Qualiopi-Audit?

Seit dem 1. Januar 2022 ist es für alle Anbieter von Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung zwingend erforderlich, die Qualiopi-Zertifizierung zu erhalten, wenn sie öffentliche und auf dem Gegenseitigkeitsprinzip beruhende Mittel in Anspruch nehmen möchten. Diese Verpflichtung betrifft also verschiedene Arten von Maßnahmen:

• Ausbildung,
• die Berufsausbildung,
• die Kompetenzbilanz,
• die Validierung von erworbener Erfahrung.

Um das wertvolle Sesam-öffne-dich zu erhalten, müssen Sie jedoch die Prüfung des Audits ✅ bestehen.

Dieses Audit, das von einem Zertifizierungsorganismus durchgeführt wird, der vom Cofrac (Comité français d'accréditation) akkreditiert oder autorisiert wurde :

• beinhaltet die Prüfung einer Reihe von Dokumenten und Nachweisen;
• mit dem Ziel, zu überprüfen, ob alle Qualiopi-Indikatoren gemäß dem Nationalen Qualitätsstandard (NQR) erfüllt werden.

💡 Wissenswert: Es gibt zwei Arten von Qualiopi-Audits:

• das Qualiopi-Erstaudit, das für den Erhalt des Zertifikats unerlässlich ist ;
• das Qualiopi-Überwachungsaudit, das zwischen dem 14. und dem 22. darauffolgenden Monat stattfindet und sicherstellen soll, dass die Konformität aufrechterhalten wird.

Wie läuft das Qualiopi-Erstaudit ab? Die 6 Schritte

Schritt 1: Die Zusammenstellung der Unterlagen und die Planung des Audits.

Zuallererst müssen Sie als Bildungsanbieter Ihren Auditor unter den von der Cofrac akkreditierten Stellen auswählen und mit ihm den Termin für das Audit vereinbaren.

Bis zum D-Day sollten Sie sich so gut wie möglich vorbereiten und alle Nachweise zusammenstellen, die Ihr Prüfer benötigt, um Ihre Übereinstimmung mit dem nationalen Qualitätsstandard zu bescheinigen.

Außerdem sollten Sie wissen, dass der Prüfer es oft vorzieht, bestimmte Dokumente vor dem Termin zu erhalten. So kann er besser einschätzen, mit wem er es zu tun haben wird. Dabei handelt es sich in der Regel um Dinge wie :

• Nachweis der rechtlichen Existenz der Tätigkeit des Gewerbetreibenden,
• die Beschreibung der durchgeführten Schulungen,
• die letzte pädagogische und finanzielle Bilanz oder andere Buchhaltungsunterlagen.

💵 Übrigens, wie viel kostet ein Qualiopi-Audit?

Die schlechte Nachricht: Sie müssen tiefer in die Tasche greifen!

Der Preis hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. von der Größe der Ausbildungseinrichtung, ihrer Komplexität und vor allem von der Dauer des Audits. Zur Veranschaulichung: Erstprüfungen kosten um die 1000 Euro, Überwachungsprüfungen etwa 500 Euro.

Schritt 2: Die Eröffnungssitzung

Der Audit-Tag beginnt mit einer Eröffnungssitzung mit allen Beteiligten, in der die Herausforderungen und die angewandte Methode erläutert werden.

Dieser Austausch bietet auch die Gelegenheit, mögliche Bedenken gegen die Prüfung zu klären. Denn ja, es ist besser, trotz des formellen Kontextes ein Klima des Vertrauens zwischen Prüfer und Geprüftem aufzubauen.

Schritt 3: Die Durchsicht der Dokumente

Es folgt die Durchsicht der vom Bildungsanbieter bereitgestellten Unterlagen.

Dazu führt der Prüfer Stichproben aus der/den bereitgestellten Akte(n) durch und stützt sich dann auf diese Nachweise, um zu überprüfen, ob die Prozesse den Qualitätskriterien des nationalen Bezugsrahmens entsprechen. Mit anderen Worten: Es geht darum, sicherzustellen, dass Sie das erwartete Niveau für jeden Qualiopi-Indikator anbieten.

💡 Zu wissen: zur Erinnerung: Die Qualiopi-Zertifizierung beruht auf Kriterien, die die allgemeinen Anforderungen des NQR beschreiben, sowie auf Indikatoren, die die konkreten und messbaren Elemente spezifizieren, die für die Bewertung der Konformität erforderlich sind. Diese Kriterien und Indikatoren beziehen sich auf Aspekte wie das Ausbildungsdesign, die Lehrmittel, die Qualität des Unterrichts, die Zufriedenheit der Auszubildenden usw.

Schritt 4: Die Interviews und Beobachtungen

Die Qualiopi-Prüfungen beinhalten auch Gespräche zwischen den Bildungsanbietern und dem Prüfer.

Um einen objektiveren Überblick zu erhalten, kann es jedoch sein, dass der Prüfer :

• Interviews mit anderen Mitarbeitern wie Ausbildern oder dem Verwaltungsteam durchführen ;
• Trainingseinheiten in Aktion beobachten, um die pädagogische Qualität sowie die Anwendung der Verfahren zu bewerten.

💡 Wissenswertes: Für jedes beobachtete Dokument oder Element gibt der Prüfer an, ob es :

• konform,
• starker Punkt,
• konformer Punkt, der überwacht werden muss,
• nicht konform (major oder minor).

Schritt 5: Die Abschlussbesprechung

Nach dem Studium aller Dokumente und dem Austausch erstellt der Prüfer schließlich sein Qualiopi-Prüfungsraster , in dem er seine Schlussfolgerungen zusammenfasst.

Der Tag endet mit einem Abschlusstreffen, bei dem der Prüfer Ihnen die Ergebnisse mitteilt. Er erläutert auch die Modalitäten sowie die Schritte, die zur Behebung eventueller Nichtkonformitätspunkte unternommen werden müssen.

Schritt 6: Die Behandlung der Nichtkonformität

Werden bei der Erstprüfung Nichtkonformitäten festgestellt? Dann haben Sie je nach Art der Abweichung 3 bis 6 Monate Zeit, um die erforderlichen Korrekturmaßnahmen umzusetzen und dem Prüfer die Nachweise für diese Verbesserungen vorzulegen.

Und wenn alles gut ist: Hurra! Sie erhalten endlich die lang ersehnte Zertifizierung 🥳!

Wie läuft das Qualiopi-Aufsichtsaudit ab?

Sie haben Qualiopi erhalten? Herzlichen Glückwunsch, aber ... Sie werden noch viel vom Audit hören!

Um Ihr Zertifikat zu behalten, müssen Sie zwischen dem 14. und 22. Monat nach der Zertifizierung ein Überwachungsaudit ansetzen.

Das Audit wird häufig aus der Ferne durchgeführt und soll sicherstellen, dass der Bildungsanbieter die Kriterien des nationalen Qualitätsstandards weiterhin erfüllt und seine Verpflichtungen einhält.

Er konzentriert sich also auf :

• Entwicklungen. In diesem Fall müssen alle möglichen Änderungen oder neuen Elemente (z. B. in der Art der ausgeübten Aktivitäten), die noch nicht geprüft wurden, gemeldet werden;
• die Überprüfung von Korrekturmaßnahmen. Der Prüfer achtet daher besonders auf die vorhergehenden Punkte der Nichtkonformität. Manchmal geht es auch darum, bestimmte Kontrollen im Anschluss an die bei Certifopac eingegangenen Beschwerden durchzuführen oder die ordnungsgemäße Verwendung des Qualiopi-Logos auf den verschiedenen Kommunikationsträgern des Dienstleisters zu überprüfen.

💡 Zu beachten ist: Der Qualiopi-Zyklus endet nicht hier! Die Zertifizierung ist nämlich nicht endgültig, und es ist zwingend erforderlich, nach drei Jahren ein Qualiopi-Erneuerungsaudit durchzuführen, auf das wiederum ein Überwachungsaudit folgt, und so weiter... 😵‍💫

Wie bereitet man sich richtig auf das Qualiopi-Audit vor?

Eine der besten Möglichkeiten, das Qualiopi-Audit erfolgreich zu bestehen? Sie müssen sich richtig darauf vorbereiten.

Zunächst einmal sollten Sie genau verstehen, was die Kriterien des nationalen Qualitätsstandards und die spezifischen Indikatoren für Ihren Tätigkeitsbereich bedeuten. Wir empfehlen Ihnen, sich auf den von der Regierung zur Verfügung gestellten Leitfaden zum Nationalen Qualitätsstandard zu stützen, der einige Erläuterungen zu den Prüfungsmodalitäten enthält.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, alle relevanten Dokumente wie Verfahren, Lehrmaterialien, Bewertungen der Zufriedenheit der Auszubildenden usw. sorgfältig zusammenzustellen.

Stellen Sie schließlich sicher, dass die gesamte Organisation über das bevorstehende Audit informiert ist, und briefen Sie gegebenenfalls die Mitarbeiter über die Qualitätsanforderungen.

💡 Wissenswert: Sie können sich auch von Spezialisten begleiten lassen! Wir denken zum Beispiel an e-parcours, eine Software, die von Axess mit dem Ziel entwickelt wurde, Bildungseinrichtungen bei der täglichen Steuerung ihrer Aktivitäten zu unterstützen (Bildungskatalog, Finanz-, Verwaltungs- und Vertriebsmanagement usw.). Die Lösung erfüllt die 7 Kriterien und 32 Indikatoren, die eingeführt wurden, um Sie bei Ihrem Qualiopi-Prozess zu unterstützen. Axess ist über ein spezielles Angebot auch in der Lage, Sie bei der Erlangung und Aufrechterhaltung der Zertifizierung zu begleiten (Analyse Ihrer Prozesse, korrigierender Aktionsplan usw.).

Alle E-Learning Software ansehen

Das Qualiopi-Audit: Wir fassen es zusammen!

Auf dem Papier sieht das Qualiopi-Audit beängstigend aus. Zu Recht, denn Ihre Methoden und Prozesse werden dabei bis ins kleinste Detail unter die Lupe genommen 😱 ! Genauer gesagt: An diesem Tag schaut sich der Auditor Ihre Dokumente an und tauscht sich mit den verschiedenen Beteiligten aus, um mögliche Punkte der Nichtkonformität mit dem Nationalen Qualitätsreferenzsystem zu erkennen. Sie müssen dann die notwendigen Korrekturmaßnahmen einleiten.

Mit einer guten Vorbereitung und der Begleitung durch einen spezialisierten Dienstleister wird das Qualiopi-Audit jedoch zum Kinderspiel. Und am besten treffen Sie Vorkehrungen, um diese Übung gut zu meistern, da sie sich mit den Überwachungs- und Erneuerungsaudits wiederholen wird 😉.