Reduzieren Sie Ihre DSO und erhöhen Sie Ihren Cashflow mit einer guten Verwaltung der Zahlungseingänge!

Jedes Unternehmen liebt es, wenn Geld in seine Kassen fließt 🤑. Doch bevor die Scheine fließen, muss verkauft werden (das überlassen wir unseren Freunden aus dem Vertrieb), und das Geld muss auch pünktlich eingesteckt werden. Letzteres erfordert einen gut eingespielten Prozess, bei dem Automatisierung, aber auch Inkasso eine wichtige Rolle spielen.

Dies wird als Inkassomanagement bezeichnet.

Was ist die Definition des Inkassoverfahrens? Wie erleichtert Technologie die Abläufe und steigert die Effizienz der Teams?

Folgen Sie dem Leitfaden und verringern Sie Ihre Liquiditätslücken 👉.

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Was ist ein Inkassoverfahren?

Verwaltung von Zahlungseingängen: Definition

Die Verwaltung von Zahlungseingängen, auch Inkassoverfahren genannt, besteht in der proaktiven Bearbeitung der Zahlungen Ihrer Kunden durch verschiedene Schritte:

• die Erstellung und Übermittlung von Rechnungen,
• die Überwachung der ausstehenden Zahlungen,
• die Entgegennahme von Zahlungseingängen, unabhängig davon, wie sie erfolgen (bar, Scheck, Bankkarte, Online-Zahlung usw.),
• die Lösung von Problemen,
• die Führung von Aufzeichnungen über finanzielle Transaktionen,
• die Durchsetzung von Kreditrichtlinien.

Das Ziel? Die von Ihren Kunden geschuldeten Zahlungen so schnell wie möglich zu erhalten, um die Liquidität des Unternehmens nicht zu gefährden.

In diesem Sinne sind die Verwaltung der Zahlungseingänge und die Eintreibung von Forderungen zwar getrennt, aber eng miteinander verbunden:

• wenn ersteres darauf abzielt, die Zahlungen allgemein zu bearbeiten und zu beschleunigen (Aufgaben im Zusammenhang mit dem Versand von Rechnungen z. B.) ;
• die zweite kommt zum Tragen, wenn die Zahlungen überfällig sind und ein Inkassoverfahren erforderlich ist.

☝️ Beachten Sie, dass es sich hierbei um das Verfahren des Kundeninkassos handelt. Die Frage stellt sich, denn in der Buchhaltung bezieht sich dieser Begriff des Zahlungseingangs auch auf andere Geldeingänge wie Kredite, Subventionen, Rückzahlungen von Steuergutschriften etc.

Wozu braucht man eine gute Verwaltung der Zahlungseingänge?

Zunächst einmal kristallisiert sich die Verwaltung der Zahlungseingänge als Kristallisationspunkt vieler Herausforderungen im Bereich der Liquidität heraus.

Je schneller Ihr Unternehmen bezahlt wird, desto geringer ist seine Zahlungsdauer. Und diese Verkürzung der durchschnittlichen Zahlungsdauer trägt zur Verbesserung des Betriebskapitalbedarfs bei. Mit anderen Worten: Das Unternehmen kann seine Ausgaben rechtzeitig finanzieren, bevor es in den negativen Bereich abrutscht.

Ein weiteres Ziel eines guten Inkassomanagements ist die Pflege guter Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden.

Wenn Sie methodisch arbeiten, können Sie klare Rechnungen ausstellen, flexible Zahlungsoptionen anbieten und einen effizienten und progressiven Inkassoprozess einleiten. Um Ihre Kunden zufrieden zu stellen, ist eine einvernehmliche Lösung immer vorzuziehen!

Wie können Sie das Inkasso optimal verwalten? Unsere 5 Tipps

#1 Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der Unternehmenssituation.

Sie planen, Ihr Inkassomanagement zu optimieren?

Um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln, müssen Sie Ihre Ausgangssituation genau kennen.

Beginnen Sie daher mit der Analyse :

• Wie effizient sind die derzeitigen Verfahren. Wie weit sind Sie zum Beispiel automatisiert?
  
  
• Das Verhalten Ihrer Kunden. Welche Zahlungsszenarien sind am häufigsten anzutreffen? Welche Zahlungsmethoden werden bevorzugt? Haben Sie problematische Kunden oder schlechte Zahler ausfindig gemacht?
  
  
• Ihre KPIs. Wenn Sie z. B. wissen möchten, ob Ihre Zahlungsfristen besorgniserregend sind, schauen Sie sich Ihre DSO an. Vergleichen Sie das Ergebnis dann mit den Durchschnittswerten in Ihrer Branche sowie mit den gesetzlichen Zahlungsfristen.

☝️ Das Ziel hinter diesen Beobachtungen? Einen konkreten Aktionsplan zu entwickeln, um Ihre Leistung zu steigern und Ihren Cashflow zu sichern.

#2 Verfolgen Sie aufmerksam den Status Ihrer Rechnungen.

Keine gute Verwaltung der Zahlungseingänge ohne eine sorgfältige Überwachung Ihrer Rechnungen.

Diese Überwachung dient dazu, Folgendes zu erkennen:

• Rechnungen, die bald fällig werden, um Verzögerungen zu antizipieren ;
• Zahlungsverzögerungen und Rechnungen, die angemahnt werden müssen, um das Inkassoverfahren einzuleiten;
• Rechnungen, die eingezogen werden müssen.

Gleichzeitig hilft Ihnen diese Arbeit, zukünftige Cashflows zu prognostizieren, damit Sie diese besser verwalten können.

💡Erleichtern Sie sich die Arbeit, indem Sie sich auf eine Software stützen, die die Daten in Echtzeit zentralisiert und die Vorgänge automatisiert!

#3 Segmentieren Sie Ihren Kundenstamm.

Eine weitere gute Praxis, um die Bearbeitung von Zahlungseingängen zu optimieren, ist es, Ihren Kundenstamm nach Zahlungsgewohnheiten zu segmentieren und dann verschiedene Szenarien zu erstellen.

Auf diese Weise finden Sie leichter heraus, welche Personen möglicherweise schlechte Zahler sind, und handeln entsprechend. Wie wäre es zum Beispiel, wenn Sie ihnen vor Ablauf der Frist für die Begleichung ihrer Rechnung eine präventive Erinnerung (E-Mail, Brief, Benachrichtigung usw.) schicken?

Kurz gesagt: Es geht darum, das Kundenrisiko zu managen.

#4 Erstellen und befolgen Sie ein gut geöltes Inkassoverfahren.

Wie wir gesehen haben, sind Inkasso und Forderungseinzug verwandte Begriffe. In beiden Fällen ist es wichtig, so schnell wie möglich bezahlt zu werden.

Viele Unternehmen haben jedoch noch kein systematisches Inkassoverfahren eingeführt. Je besser die Mitarbeiter bei der Ausübung dieser Aufgabe unterstützt werden und je schneller sie reagieren, desto kürzer werden die Zahlungsfristen.

Das Verfahren ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Jede Organisation muss das für sie geeignete Verfahren einführen. Im Allgemeinen werden jedoch folgende Schritte unterschieden:

• die gütliche Mahnung (per Post, E-Mail usw.),
• die Mahnung,
• gerichtlicher Forderungseinzug.

👉 Alle Einzelheiten finden Sie in unserem Artikel, der dem Rechnungsmahnwesen gewidmet ist.

In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, zunächst den Dialog zu suchen, bevor Sie den Rechtsweg beschreiten. Denken Sie daran, dass die Verwaltung der Zahlungseingänge auch die Kundenbeziehung beeinflusst!

#5 Automatisieren Sie es!

Natürlich lassen sich alle oben genannten Tipps besser umsetzen, wenn Sie Systeme verwenden, die :

• die verschiedenen Aufgaben, die mit der Verwaltung von Zahlungseingängen verbunden sind, automatisieren (z. B. Abgleich von Zahlungen und Rechnungen) ;
• Ihnen in Echtzeit Einblick in verschiedene Daten gewähren.

💡 Woher wissen Sie, ob Ihre Lösung für die Verwaltung von Zahlungseingängen wirklich Ihren Bedürfnissen entspricht? Sobald Sie sie ausgewählt und erprobt haben, sollten Sie die erzielten Ergebnisse messen. Beobachten Sie dazu Ihre zuvor definierten KPIs, wie den Automatisierungsgrad der Zahlungseingänge oder die DSO.

Mit welchen Tools können Sie Ihr Inkassomanagement vereinfachen und automatisieren?

Wie Sie sicher bemerkt haben, ist eine gute Verwaltung der Zahlungseingänge nur durch den Einsatz spezieller Lösungen möglich.

Es gibt verschiedene Arten von Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu vereinfachen, angefangen bei Rechnungssoftware. Diese ermöglichen :

• Rechnungen mit wenigen Klicks an Kunden zu versenden;
• den Status der Rechnungsstellung in Echtzeit zu verfolgen;
• das Mahnwesen zu automatisieren.

Wir denken auch an Plattformen zur Verwaltung von Zahlungen, die unter anderem nützlich sind, um :

• Online-Zahlungen zu bearbeiten ;
• verschiedene Zahlungsmethoden zu verwalten (praktisch, um dem Kunden die Wahl zu lassen und so schneller an Ihr Geld zu kommen!
• die Transaktionen zu sichern.

Schließlich gibt es auch Komplettlösungen zur Steuerung des Order-to-Cash-Prozesses, die von der Bearbeitung der Bestellung Ihrer Kunden über das Inkasso bis hin zur Eintreibung von Forderungen reichen.

🛠️ Dies ist der Fall beiEsker, einer umfassenden Software für die Digitalisierung des Order-to-Cash-Zyklus, die sich an mittelständische Unternehmen und Großunternehmen richtet. Mit Esker können Sie Ihr Inkassomanagement vollständig automatisieren (Empfang mehrerer Zahlungsquellen und -formate, Verfolgung von Zahlungseingängen usw.) und gleichzeitig Ausnahmen und Teilzahlungen verwalten. Und dank künstlicher Intelligenz werden die Zahlungsdaten automatisch extrahiert und mit den entsprechenden Rechnungen abgeglichen, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Flowie ist eine einheitliche Plattform für Einkaufs- und Finanzteams in Unternehmen mit komplexen Prozessen, unabhängig von der Größe. Flowie ist technologisch leistungsstark, unter anderem durch die Integration eines KI-Copiloten, und zentralisiert das gesamte Order-to-Cash-Management, insbesondere die Zahlungseingänge. Sie sparen wertvolle Zeit durch die Automatisierung zahlreicher Vorgänge, von der Erstellung Ihrer Rechnungen (gemäß den erhaltenen Bestellungen) bis hin zum Inkasso.

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Die Verwaltung von Zahlungseingängen in Kürze

Die Verwaltung der Zahlungseingänge gehört also zu den Schlüsselaktivitäten eines Unternehmens, da sie sich auf den genauen (und lang ersehnten!) Moment bezieht, in dem Sie die Kassen auffüllen.

Rechnungsstellung, Überwachung der Zahlungen, Entgegennahme von Zahlungseingängen, Inkasso... Es kann schnell zu Engpässen kommen, wenn Sie nicht alle diese Vorgänge reibungslos abwickeln. Und das kann Ihre gute finanzielle Gesundheit gefährden.

Zum Glück gibt es noch die Technologie, die den Unternehmen zu Hilfe kommt. Durch den Einsatz der richtigen Software automatisieren sie den Inkassoprozess und sparen Zeit. So können Sie Ihre DSO senken und Ihren Cashflow steigern.