Automatisierung der Buchhaltung: Warum darauf verzichten?

Ein Roboter, der die Buchhaltung für Sie erledigt oder Ihren Steuerberater ersetzt? Die Automatisierung der Buchhaltung ist ein Trend, der in den Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnt und durch die digitale Transformation gefördert wird.

Die Entwicklung des Berufsstandes der Buchhalter ist eine Realität, doch die automatische Buchhaltung ersetzt keinesfalls die Rolle des Buchhalters.

Sie macht lediglich die manuelle Dateneingabe überflüssig und nutzt die Datenanalyse, um den Unternehmen einen umfassenden Einblick in ihre finanzielle Gesundheit zu verschaffen.

Der Buchhalter hingegen wird mit einer Beratungsfunktion betraut: Er wird zum buchhalterischen Referenten bei der Entscheidungsfindung der Unternehmen.

Sie sehen also, dass das Ende der Buchhalter nicht auf dem Programm steht. Erfahren Sie, was bei der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen auf dem Spiel steht und wie Online-Buchhaltungssoftware Unternehmen bei ihrer Digitalisierung unterstützt.

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Automatisierung der Buchhaltung: Definition

Bei der Automatisierung der Buchhaltung werden manuelle Prozesse abgeschafft und durch automatische Prozesse ersetzt, die mithilfe von dedizierter und sicherer Software durchgeführt werden.

Die Automatisierung der Buchhaltung betrifft :

• die Erfassung der Buchhaltung: Erfassung von Rechnungen, Erfassung von Buchungsposten, Erfassung von Bankauszügen, Erfassung von Lohn- und Gehaltsbuchungen,
• die Erstellung von Angeboten und Rechnungen,
• die Entmaterialisierung von Rechnungen, die mittlerweile eine gesetzliche Verpflichtung darstellt,
• die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung,
• die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung,
• die Verwaltung der Mehrwertsteuer.

Man spricht auch von " Digitalisierung der Buchhaltung", " Robotik in der Buchhaltung " oder RPA (Robotic Process Automation, Automatisierung von Roboterprozessen). Dabei geht es darum, die technologischen Fortschritte in den Bereichen Robotik und künstliche Intelligenz (KI) zu nutzen, um sie für die Buchhaltung einzusetzen.

Durch die Automatisierung sich wiederholender Prozesse werden manuelle Eingabefehler vermieden und Zeit für wertschöpfende Aufgaben freigesetzt.

Beispiel: Der Roboter liest eine gescannte Rechnung, identifiziert nützliche Informationen wie Betrag, Kunde, Datum und Mehrwertsteuer, um die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren.

Warum sollte man seine Buchhaltung automatisieren und eine Software wählen?

Die Vorteile der Automatisierung der Buchhaltung für Unternehmen.

Warum sollten Sie Ihre Buchhaltung automatisieren? Welche Vorteile bietet eine Buchhaltungssoftware, die eine Automatisierung ermöglicht?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Online-Buchhaltungssoftware :

• automatisiert die Buchhaltungsprozesse ;
• optimiert die Kosten, indem sie sich wiederholende, zeitraubende und wenig wertschöpfende Aufgaben vermeidet ;
• reduziert die Anzahl der Fehler (Formeln, falsche Eingaben, Duplikate, Verwechslungen usw.) ;
• garantiert die Gesetzeskonformität durch regelmäßige und automatische Aktualisierungen des Tools: Sie können sicher sein, dass Sie Ihre Buchhaltung legal führen ;
• erleichtert den Austausch mit Ihrem Steuerberater, der direkten Zugriff auf das Tool hat, um Ihre Buchhaltung in Echtzeit zu verfolgen ;
• bietet bei einigen Programmen mobilen Zugriff auf die Buchhaltungsdaten über eine mobile Anwendung.

Die Vorteile der Automatisierung der Buchhaltung für Wirtschaftsprüfer

Laut Exact für Wirtschaftsprüfer bietet eine zu 100 % cloudbasierte Lösung zur Erstellung von Buchhaltungen fünf Vorteile:

• Mobilität und Freiheit: Zugriff auf aktuelle Daten, auch wenn Sie unterwegs bei einem Kunden sind ;
• Zusammenarbeit und Beratung: mehr Zeit für Beratung und eine bessere Kundenbeziehung, gemeinsame Nutzung einer gemeinsamen Benutzeroberfläche ;
• Produktivitätsgewinne durch automatisierte Aufgaben und Prozesse ;
• Steuerung der Kanzleiaktivitäten: gesicherte Buchhaltungsdaten, personalisierte Dashboards, Nachverfolgung von Akten.
• Interaktivität : Verbindung von Geschäftsanwendungen mit dem Produktionswerkzeug für die Buchhaltung.

☝️ Alles in allem ist eine Online-Buchhaltungssoftware für einen Unternehmensleiter genauso vorteilhaft wie für einen Steuerberater.

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Wie können Sie Ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren?

Software verfügt zunehmend über Funktionen zur Automatisierung der Buchhaltung, wie z. B. :

• Dokumenten- und Datenerkennung mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition),
• die Archivierung,
• die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften,
• Validierungsprozesse usw.

Da sich die Buchhaltung bereichsübergreifend auf fast alle Abteilungen eines Unternehmens auswirkt, werden die Vorteile der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen immer weiter verbreitet.

Hier sind einige Beispiele für Buchhaltungsprozesse, die automatisiert werden können.

Die Vorbuchhaltung

Dieser Begriff umfasst alle Arbeiten, die im Vorfeld der Buchhaltung erledigt werden, d. h. alles, was der Manager oder Buchhalter eines Unternehmens vorbereiten muss, bevor er sich an seinen Steuerberater wendet, sofern er einen solchen hat.

Zu den Aufgaben der Vorbuchhaltung gehört das Sammeln, Ordnen und anschließende Archivieren aller Buchhaltungselemente:

• Lieferantenrechnungen,
• Kundenrechnungen,
• Spesenabrechnungen,
• Bankauszüge,
• Gehaltsabrechnungen,
• Sozialabgaben usw.

🔎 Softwarebeispiele :

• Dext ist eine schlüsselfertige Software für die Vorbuchhaltung, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richtet und mit der Sie ein sehr großes Volumen an Einkaufsrechnungen verarbeiten können (unbegrenzte Anzahl von Lieferanten).
  Machen Sie ein Foto des Dokuments oder importieren Sie es aus Ihrer Mailbox, Dext kümmert sich um die Entfernung von Duplikaten, die Extraktion der Daten und die Konvertierung in Buchungssätze.

• Spendesk ist eine Software zur Verwaltung von Einkäufen in Unternehmen, die eine einzige Schnittstelle zur automatischen Zentralisierung all Ihrer Ausgaben und Reisekostenabrechnungen bietet. Profitieren Sie so von einer zuverlässigen Echtzeitübersicht über alle Ihre Daten. Die Software automatisiert Ihre Buchhaltungsprozesse, vom Abruf der Belege über die Eingabe der Konten bis hin zur Bankabstimmung und dem Mahnwesen für die Mitarbeiter.
  
  
• Sage Business Cloud Compta, die 100 % cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, erstellt Ihre Buchungen automatisch durch den Import aller Ihrer Bank-, Einkaufs- und Verkaufsdaten. Schluss mit Eingabefehlern! Dank der Synchronisation mit Ihrem Bankkonto und der automatischen Erstellung von Dashboards behalten Sie außerdem Ihren Cashflow in Echtzeit im Auge und können ihn besser kontrollieren.

Die Prozesse der Beschaffung

Die Tätigkeit des Einkaufs bei Lieferanten löst eine ganze Reihe von Informationsflüssen und Dokumenten aus, die verfolgt und archiviert werden müssen.

Sie können z. B. automatisieren:

• die Generierung von Bestellscheinen,
• die Aktualisierung der Lagerbestände in Echtzeit nach Erhalt der Waren,
• eine Einkaufsrechnung anhand des Bestellscheins generieren,
• die Erstellung von Buchungsposten aus den Rechnungen,
• die Archivierung der Rechnungen in der Buchhaltungssoftware,
• die Zahlung von Steuern berücksichtigen.

🔎 Softwarebeispiel: Azopio automatisiert das Abrufen von Rechnungen, Quittungen und Banktransaktionen, und zwar aus verschiedenen Quellen (mobile App, Foto einer Rechnung, E-Mail usw.). Dann klassifiziert es sie, bevor es sie in Ihren entsprechenden Cloud-Speicherdiensten ablegt. Diese Buchhaltungssoftware automatisiert den Abgleich mit Ihrer Bank und synchronisiert Ihre Konten automatisch mit der Plattform.

Die Verkaufsprozesse

Wie beim Einkauf entstehen auch bei Verkaufsprozessen eine Reihe von Schritten, Dokumenten und Buchungen.

Sie können zum Beispiel automatisieren :

• die Verfolgung eines Angebots bis zur Kundenfreigabe,
• die Erstellung eines Auftragsformulars auf der Grundlage eines Angebots,
• die Erstellung einer Kundenrechnung auf der Grundlage eines Auftragsformulars,
• die Erstellung von Buchungsposten aus den Rechnungen,
• die Archivierung von Rechnungen in der Buchhaltungssoftware,
• Warnungen für fällige, nicht beglichene Rechnungen.

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Tätigkeit, die nicht nur wiederkehrend und obligatorisch ist, sondern auch keinen Wert schafft. Sie zu automatisieren ermöglicht es daher, zahlreiche Vorteile zu erzielen.

Sie können zum Beispiel automatisieren :

• die Berechnung der Löhne und Gehälter (Brutto, Netto, Quellensteuer),
• die Erstellung der Gehaltsabrechnungen,
• die Erfassung der Buchungen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung,
• die Fernmeldung der Sozialabgaben dank der nominativen Sozialerklärung (DSN),
• Kontrolle der Konsistenz der Buchungen usw.

🔎 In unserem Verzeichnis finden Sie Beispiele für Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Die Finanzverwaltung

Unabhängig davon, ob Sie eine klassische Buchhaltung, eine Liquiditäts- oder eine Verbindlichkeitsbuchhaltung führen, kann es Ihnen eine große Hilfe sein, Ihre Buchhaltungssoftware mit Ihrem Bankkonto zu verbinden.

Sie können zum Beispiel automatisieren:

• Abruf von Bankauszügen,
• Buchungen in das Kassenjournal,
• die Überwachung der Liquidität in Echtzeit,
• die Bankabstimmung.

🔎 Softwarebeispiele :

• IPaidThat ruft automatisch Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach oder einem Kundenbereich ab und importiert die Daten direkt in die Software. Anschließend führt es eine Bankabstimmung durch, um Ihre Dokumente und Banktransaktionen abzugleichen. Sie erhalten eine detaillierteLiquiditätsüberwachung durch präzise Berichte und Grafiken in Echtzeit oder über einen bestimmten Zeitraum.
  
  
• Superindep.de ist die perfekte Buchhaltungssoftware, wenn Sie selbstständiger Unternehmer sind. Dank seiner maßgeschneiderten Funktionen greift es Verwaltungsproblemen wie verspäteten Zahlungen oder vergessenen Steuererklärungen vor und ermöglicht es Ihnen, sich in aller Ruhe voll und ganz auf Ihr Geschäft zu konzentrieren. Schluss mit den langen Stunden, die Sie mit der Verwaltung Ihrer Buchhaltung verbringen, die Plattform automatisiert Ihre Umsatz- und Mehrwertsteuererklärungen und sorgt so für noch mehr Effizienz!

Tools zur Automatisierung Ihrer Buchhaltung

Die digitale Transformation der Unternehmen macht auch vor der Buchhaltung nicht halt und führt nach und nach zu einer Veränderung des Berufsbildes des Buchhalters. Wie soll das gehen? Die lokal installierte Buchhaltungssoftware unterstützt Unternehmensleiter und Wirtschaftsprüfer schon seit langem, doch die Neuheit liegt woanders. Online- oder SaaS-Software ermöglicht :

• die Aktualisierung der Daten in Echtzeit,
• den Zugriff auf die Konten jederzeit und von überall mit einem einfachen Internetzugang oder einer mobilen Anwendung, alles dank der Cloud,
• eine bessere Gesamtüberwachung mithilfe von Dashboards zur Nachverfolgung.

Zahlreiche Online-Softwareprogramme unterstützen Unternehmen und ihre Buchhalter bei der Verwaltung ihrer Konten. Zusätzlich zu den Beispielen, die diesen Artikel illustrieren, lassen sich :

• Indy Buchhaltung richtet sich an Freiberufler mit BNC-Regelung: Beseitigen Sie die Bankeingabe und automatisieren Sie Ihre Buchhaltung in einem intuitiven und modernen Tool.
• Mister Compta bietet Ihnen Zeitersparnis und Seelenfrieden in einer sicheren Online-Lösung (für Kleinstunternehmen und Freiberufler).
• Sinao entfernt Überflüssiges in einem Tool, das sich auf die wesentlichen Funktionen für Startups, TPEs und KMUs konzentriert.