Welche Buchhaltungsunterlagen gibt es? Vollständige Liste und Pflichten, die Sie kennen sollten
Für eine ordnungsgemäße Buchführung muss jedes Unternehmen seine finanziellen Transaktionen aufzeichnen und nachvollziehbar machen.
Das ist der Sinn von Buchhaltungsunterlagen: Sie listen alle Finanzströme auf, sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden, und verbinden sie mit einem Nachweis.
Diese Dokumente sind Unterlagen, die Sie erstellen und aufbewahren müssen, damit Sie sie Ihrem Steuerberater, der Sozialversicherungsanstalt (Urssaf) oder dem Finanzamt auf Verlangen vorlegen können.
Lassen Sie uns einen Blick auf die wichtigsten Buchführungsunterlagen werfen, die Sie kennen müssen, ihre Besonderheiten und die Verpflichtungen, die Ihnen obliegen.
Die Buchführungsbücher
Zu den vorgeschriebenen Geschäftsbüchern, die als Register zur Aufzeichnung der Buchungssätze dienen, gehören das Journalbuch und das Hauptbuch.
Das Journalbuch
Das Journalbuch, auch Buchführungsjournal genannt, ist für Handelsunternehmen verpflichtend. Seine Hauptaufgabe besteht darin, alle Buchungsvorgänge des Unternehmens in chronologischer Reihenfolge in Soll und Haben aufzulisten. Es dient auch dazu, die Buchungen nach ihrer Art zu kategorisieren.
Das Hauptbuch
Das Hauptbuch stützt sich auf dieselben Informationen wie das Buchungsjournal, stellt sie aber anders dar. Es protokolliert alle Bewegungen des Unternehmens in chronologischer Reihenfolge und nach Konten geordnet.
ℹ️ Das Inventarbuch ist seit dem 1. Januar 2016 kein obligatorisches Buchführungsbuch mehr, aber alle Dokumente, die zuvor erstellt wurden, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Jahresabschlüsse
Der Jahresabschluss, der auch als Gesellschaftsabschluss bezeichnet wird, ist ein Dokument, das einmal im Jahr erstellt werden muss. Sie umfassen:
- die buchhalterische Bilanz,
- die Gewinn- und Verlustrechnung,
- und den buchhalterischen Anhang.
Die buchhalterische Bilanz
Die Buchhaltungsbilanz ist ein Dokument, das beim Abschluss des Geschäftsjahres erstellt wird und die Vermögenslage des Unternehmens wiedergibt. Sie wird in Form einer zweispaltigen Tabelle mit :
- auf der einen Seite die Aktiva, die alles bezeichnen, was das Unternehmen besitzt ;
- auf der anderen Seite die Passiva, die das bezeichnen, was das Unternehmen schuldet.
Die Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung listet die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens in einem Geschäftsjahr auf, deren Differenz das Nettoergebnis ist. Dieser gibt an, ob das Unternehmen einen Gewinn (positives Ergebnis) oder einen Verlust (negatives Ergebnis) erzielt. Mithilfe der Zwischensalden des Managements (GIS) kann es analysiert werden, indem es feiner aufgegliedert wird.
Der buchhalterische Anhang
Der buchhalterische Anhang enthält zusätzliche Informationen, die das Lesen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung erleichtern, und kann auch als verkürzter oder vereinfachter Anhang gestaltet werden. Kleinere Unternehmen sind davon befreit.
Die Datei der Buchführungsunterlagen (FEC)
Die Buchführungsdatei (FEC) ist ein computergestütztes Buchführungsdokument, in dem alle Bewegungen des laufenden Geschäftsjahres aufgelistet sind. Sie wird von den Steuerbehörden verlangt, wenn Ihnen eine Mitteilung über eine Buchprüfung oder eine Mitteilung über eine Buchprüfung zugestellt wird, und muss daher genauestens auf dem neuesten Stand gehalten werden.
Belege in der Buchhaltung
Belege in der Buchhaltung sind eine Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses eines Unternehmens.
Sie sind obligatorisch und umfassen alle Dokumente, die eine finanzielle Transaktion bestätigen, sowohl Ausgaben als auch Einnahmen:
- Rechnungen (für Einkäufe und Verkäufe),
- Kontoauszüge von Banken,
- Quittungen,
- Lohn- und Gehaltsjournale,
- Spesenabrechnungen,
- Sozialversicherungserklärungen usw.
☝️ Jede Buchung muss mit ihrem Buchungsbeleg verknüpft sein, der ihre Existenz in den Büchern belegt. Ohne Beleg können Sie keinen Vorgang in Ihrer Buchhaltung verbuchen.
Welche Verpflichtungen bestehen in Bezug auf die Buchführungsunterlagen?
Die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen
Ihre Buchhaltungsunterlagen müssen nach bestimmten Regeln aufbewahrt werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Geschäftsbücher wie auch für die Belege beträgt 10 Jahre, gerechnet ab dem Abschlussdatum des Geschäftsjahres.
Die Ablage der Buchführungsunterlagen
Für das Ablagesystem der Buchführungsunterlagen und ihre Form (Originaldokumente oder ihre papierlose Version) gibt es keine Anforderungen.
Die einfache und gute Praxis ist es daher, ein logisches System zu verwenden, mit dem Sie jedes beliebige Buchführungsdokument leicht finden können. Sie müssen nämlich in der Lage sein, die geforderten Belege der Steuerbehörde oder der Urssaf auf Verlangen jederzeit vorzulegen.
Wenn Ihre Buchführung papierlos ist oder Sie sich im Übergang zur papierlosen Buchhaltung befinden, stehen Ihnen zahlreiche Softwarelösungen zur Verfügung. Warum schauen Sie sich also nicht um bei :
- Buchhaltungssoftware,
- oder Online-Buchhaltungsexperten?
Mit all diesen Tools können Sie Ihre Buchhaltung leichter verwalten. Zögern Sie nicht, sich anzusehen, was jedes von ihnen zu bieten hat!