Buchprüfung: Was zu erwarten ist und wie man sich vorbereiten sollte

Der Gedanke an eine Buchprüfung treibt Ihnen den Angstschweiß auf die Stirn? Sie haben eine Mitteilung über eine Buchprüfung erhalten und möchten wissen, was zu tun ist?

Keine Panik, wir erklären Ihnen, worum es geht, damit Sie den Ablauf dieses Verfahrens so gut wie möglich verstehen.

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Was ist eine Buchprüfung? Definition und Ziele

Buchprüfung: Definition

Kurz gesagt ist die Buchprüfung eine Überprüfung aller Buchhaltungsunterlagen und Belege, die sich auf die Tätigkeit Ihres Unternehmens beziehen, für das ausgewählte Jahr (oder die ausgewählten Jahre).

Ort der Buchprüfung:

Sie wird von der Steuerbehörde direkt in den Räumlichkeiten des Unternehmens durchgeführt.

Ziele

Dieses Verfahren soll sicherstellen, dass die tatsächliche Buchhaltungssituation eines Unternehmens mit den gemeldeten Elementen übereinstimmt, indem verschiedene Elemente gegenübergestellt werden. Im Einzelnen wird Folgendes überprüft:

• die Führung einer vollständigen oder vereinfachten Buchhaltung gemäß ihren Pflichten ;
• die Richtigkeit der erfassten Buchungen, indem sie sich auf Belege, die materiellen Daten des Unternehmens und andere Informationen stützt,
• die Übereinstimmung zwischen den Steuererklärungen und den Daten aus der Buchhaltung.

Die Überprüfung ermöglicht es, die Steuerveranlagung gegebenenfalls nach oben oder unten anzupassen. Man spricht dann jeweils von einer Berichtigung oder einer Entlastung.

☝ Was ist eine erweiterte Buchprüfung?

Die erweiterte Buchprüfung bezeichnet die Fortsetzung des Prüfungsverfahrens eines Unternehmens mit der persönlichen Steuersituation des Leiters oder der Leiterin des Unternehmens, zur gleichen Zeit oder im Anschluss daran.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Alle Unternehmen, die zur Führung von Buchführungsunterlagen verpflichtet sind und diese vorlegen können müssen, sind von der Buchprüfung betroffen.

Nach der Definition der Buchprüfung im Bofip (Bulletin officiel des finances publiques) ist dieses Verfahren :

"(...) hat zum Ziel, vor Ort die Buchführung eines Einzelunternehmens, eines Unternehmens in Form einer Gesellschaft oder einer Person des öffentlichen Rechts zu prüfen, die der Körperschaftsteuer (...) oder der Mehrwertsteuer (...) unterliegt".

Bofip-impots.gouv.fr

Dauer der Buchprüfung

Die Buchprüfung darf bei kleinen Unternehmen nicht länger als drei Monate dauern. Dies gilt für Unternehmen, deren Umsatz unterhalb der Schwelle für die vereinfachte Besteuerung liegt, d. h. :

• 818 000 Euro für Ankaufs-/Verkaufstätigkeiten,
• 247 000 Euro für die Erbringung von Dienstleistungen.

Eine Verlängerung des Verfahrens auf bis zu 6 Monate kann erfolgen, wenn schwerwiegende Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung festgestellt werden.

Wie ist der Ablauf einer Buchprüfung? 12 Schritte.

Im Vorfeld der Prüfung

1) Vorbereitung der Unterlagen (Geschäftsbücher, Rechnungen, Bankkontoauszüge, Verträge usw.) im Vorfeld der Überprüfung: Die mit dem Verfahren beauftragte Person versucht, möglichst viele Informationen über das Unternehmen zu sammeln.

2. Erhalt der Ankündigung der Buchprüfung in der Regel 15 Tage vor dem Termin. In der Ankündigung muss unbedingt angegeben werden :

• Welche Jahre Gegenstand der Prüfung sein werden,
• die Möglichkeit für das Unternehmen, sich von einem Berater unterstützen zu lassen.

Während der Prüfung

3. Durchführung der Maßnahmen der Buchprüfung :

• Prüfung der Buchführungsunterlagen, sowohl inhaltlich als auch formal,
• Analyse von Rechtsdokumenten,
• Untersuchung der Buchungsvorgänge,
• materielle Feststellungen.

4. Besichtigung der Geschäftsräume des Unternehmens.

5. Zusammenfassende Sitzung mit dem Prüfer, dem Unternehmensvertreter und ggf. seinem Berater. Dieser Austausch bietet die Möglichkeit, Argumente vorzubringen, und die geplanten Erhöhungen können fallen gelassen werden.

Am Ende des Verfahrens

6. Erstellung eines Berichts durch den Prüfer, der an seine Vorgesetzten weitergeleitet wird. Das Dokument enthält die festgestellten Fehler und Anomalien sowie die Vorschläge für Berichtigungen, die dem Unternehmen mitgeteilt wurden.

7. Abschluss und Erhalt der endgültigen Mitteilung durch das Unternehmen :

• Entweder eine Mitteilung, dass keine Berichtigung vorgenommen wird, wenn kein Berichtigungsverfahren in Betracht gezogen wird,
• oder ein Berichtigungsvorschlag, der mit den Bemerkungen des Prüfers begründet wird.

Nach Abschluss der Prüfung

8. Antwort des Unternehmens innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt des Schreibens. Bei einer Berichtigung kann das Unternehmen seine Bemerkungen vorbringen und die vorgeschlagenen Berichtigungen anfechten. Ohne Antwort des Unternehmens gilt seine Zustimmung als stillschweigend erteilt.

9. Zweite begründete Antwort der Steuerverwaltung: Anhand der Anmerkungen des Unternehmens entscheidet die Verwaltung, ob sie diese annimmt oder ablehnt; sie schickt dann ein neues Schreiben mit dem Berichtigungsvorschlag.

10. Möglichkeit der Anrufung der Kommission auf Departement- oder Landesebene zur Prüfung der Akte, wenn das Unternehmen das geplante Berichtigungsverfahren anficht.

11. Eintreibung der zusätzlichen Steuer: Trotz eventueller Anfechtungen ist das Unternehmen verpflichtet, die geforderten Beträge zu begleichen.

12. Klage vor dem Verwaltungsgericht, wenn der Streit zwischen der Verwaltung und dem Unternehmen nicht beigelegt werden konnte.

Welche Folgen hat die Nichtvorlage von Unterlagen?

Wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, die für das Prüfungsverfahren erforderlichen Unterlagen vorzulegen, erstellt der Prüfer ein Protokoll, in dem er über die fehlende Vorlage der Buchhaltung berichtet.

Es kann ein kontradiktorisches Berichtigungsverfahren angewandt werden.

Im Falle einer Zurückweisung der Buchhaltung, d. h. wenn die Buchhaltung als nicht beweiskräftig angesehen wird, kann ein Verfahren zur Schätzung von Amts wegen eingeleitet werden. Dabei übernimmt der Rechnungsprüfer selbst die Schätzung des Umsatzes.

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Setzen Sie alle Chancen auf Ihre Seite.

Um böse Überraschungen zu vermeiden, hier noch einige letzte Tipps:

• Bereiten Sie sich sorgfältig auf den ersten Besuch des Prüfers vor: Stellen Sie mit Hilfe Ihres Steuerberaters alle Buchhaltungsunterlagen und Belege zusammen, die dem Prüfer vorgelegt werden sollen; dies zeigt Ihren guten Willen, sich an die Spielregeln zu halten.
  
• Stellen Sie sicher, dass Sie mit den richtigen Hilfsmitteln für die Führung und Überwachung Ihrer Buchhaltung ausgestattet sind, insbesondere wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst führen.

  Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware stellt sicher, dass Sie Ihre Buchhaltung während des gesamten Geschäftsjahres streng und vorschriftsmäßig führen und Ihren Buchführungspflichten nachkommen. Vergleichen Sie zum Beispiel :

  • Compta.com: sehr umfassend, mit Funktionen für Wirtschaftsprüfer,
  • Itool Buchhaltung: geeignet für verschiedene Berufe, für TPE und KMU,
  • Sage 100c Buchhaltung: ein sicherer Wert für KMU,
  • Zefyr: auf Buchhaltung und Management ausgerichtet, mit erweiterten Funktionen.
    
• Bewahren Sie jederzeit eine professionelle Haltung und vermeiden Sie es, dem Inspektor/der Inspektorin gegenüber feindseliges Verhalten oder eine trotzige Haltung zu zeigen. Dies könnte als Widerstand gegen eine Steuerprüfung gewertet werden und zu einer Strafe von 100 % führen.
  
• Erleichtern Sie die weitere Vorgehensweise. Vereinbaren Sie mit dem Steuerprüfer einen Zeitplan für die Besuche und kooperieren Sie so gut wie möglich, damit das Prüfungsverfahren nicht zu lange dauert.