Das ABC des Buchungsjournals
Sie fragen sich, was genau das Buchhaltungsjournal oder Journal Ihres Unternehmens enthalten muss?
Die Buchhaltung ist eine Disziplin, die es ermöglicht, die Buchungsvorgänge, die täglich im Rahmen der Geschäftstätigkeit getätigt werden, zu kodifizieren und aufzuzeichnen. Und das Buchungsjournal stellt sicher, dass alle diese Vorgänge nachvollziehbar sind.
Aus diesem Grund ist es für die meisten Unternehmen ein obligatorisches Buchführungsdokument. Schauen wir uns also im Detail an, was es damit auf sich hat.
Was ist ein Journal in der Buchhaltung?
Journal in der Buchhaltung: Definition
Das für Unternehmen und Handelsgesellschaften obligatorische Buchungsjournal (auch Journalbuch, Generaljournal oder Zentraljournal genannt) ist ein Dokument, mit dem :
- alle Buchungsvorgänge des Unternehmens chronologisch zu erfassen, sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite,
- die Buchungen des laufenden Geschäftsjahres nach ihrer Art (Kauf, Verkauf, Cashflow usw.) zu ordnen.
Buchjournal: Soll und Haben
Das Journalbuch wird in Form einer Tabelle geführt, in der u. a. Folgendes steht:
- Die Soll-Spalte 👉 Soll entspricht dem, was geschuldet wird, den Geldausgängen. Für das Unternehmen bedeutet dies zum Beispiel:
- die an Lieferanten zu zahlenden Beträge,
- das bei der Bank aufgenommene Darlehen.
- Die Kreditspalte 👉 Im Gegensatz dazu wird der Kredit als Geldeingang definiert. Auf Unternehmensseite betrifft dies insbesondere :
- eingezogene Kundenrechnungen,
- Anlagevermögen oder Vorräte, die sich noch in seinem Besitz befinden.
☝️ Wichtig: Um das Prinzip der doppelten Buchführung zu gewährleisten, müssen die Transaktionen ausgeglichen sein: die Summe der Belastungen = die Summe der Gutschriften.
Beispiel für ein Buchungsjournal
Wie sieht ein Journalbuch konkret aus?
Um Ihnen zu helfen, hier ein Beispiel:
Anhand dieses Beispiels für ein Buchungsjournal erhalten Sie einen Überblick über die erwarteten Pflichtangaben, d. h. :
- die Nummer des von der Transaktion betroffenen Kontos,
- das Datum, an dem die Buchung getätigt wurde,
- den Wortlaut des Vorgangs bzw. der Buchungsbuchung ☝️ Beachten Sie, dass damit die Nummer des entsprechenden Buchungsbelegs verbunden werden muss,
- den Betrag (in der Landeswährung des Landes, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat), in der Soll- oder Habenspalte.
Die verschiedenen Arten von Hilfsbuchhaltungsjournalen
Um die Buchungen festzuhalten und die dazugehörigen Belege zu registrieren, kann das Unternehmen je nach Art der Buchführung verschiedene Journale verwenden. Diese werden als Hilfsjournale bezeichnet und anschließend im Zentraljournal zusammengefasst.
Einige Unternehmen entscheiden sich für diese Vorgehensweise, um insbesondere die Verwaltung des Informationsflusses zu erleichtern, der in das Hauptjournalbuch einzutragen ist.
Im Folgenden werden die verschiedenen Arten von Hilfsbuchhaltungsjournalen erläutert:
- Die Buchungsjournale in der Kassenbuchhaltung. In der Cash-Buchhaltung gibt es maximal zwei verschiedene Arten von Journalen:
- das Kassenjournal, das aus dem Kassen- und Bankjournal besteht ;
- das Journal für verschiedene Transaktionen (für andere Transaktionen, die nicht in das Kassenjournal gehören).
- Die Buchungsjournale in der Verpflichtungsbuchhaltung. In der Verbindlichkeitsbuchhaltung werden in der Regel mehrere Hilfsjournale eingerichtet, die wichtigsten davon sind:
- das Einkaufsjournal, das die Buchungssätze der von Lieferanten und Anlagenlieferanten erhaltenen Rechnungen umfasst ;
- das Verkaufsjournal, das die Buchungssätze der an Kunden gesendeten Rechnungen enthält ;
- das Kassenjournal, für die Buchungen im Zusammenhang mit Bank- und Kassenbewegungen ;
- das Journal der verschiedenen Transaktionen (oder OD-Journal), für die Buchungen, die nicht in den zuvor genannten Journalen erfasst wurden.
Wie führe ich ein Buchungsjournal?
Um Ihr Buchungsjournal korrekt zu führen, sollten Sie die folgenden bewährten Methoden in Betracht ziehen!
💡 Entscheiden Sie sich je nach der Menge der zu verarbeitenden Informationen für die geeignetste Methode. Mit anderen Worten: Überlegen Sie sich, ob Sie nur ein einziges Buchungsjournal führen oder stattdessen Hilfsjournale in Betracht ziehen wollen.
💡 Wählen Sie das Medium, auf dem Sie Ihr Journalbuch führen wollen. Das Gesetz erlaubt nämlich, dass die Buchungsjournale in digitaler Form oder in Papierform (z. B. in einem Register) geführt werden. Aber Vorsicht: Sie dürfen weder Leerstellen noch Streichungenenthalten . Sie sollten daher eine Computerdatei vom Typ Excel oder sogar eine spezielle Software verwenden:
- Indy automatisiert und vereinfacht die Buchführung für Selbstständige, indem es sich in Echtzeit mit Ihrer Bank synchronisiert, um Ihre Daten abzurufen, sie in Buchungszeilen umzuwandeln und sie in die richtigen Buchungskonten einzuordnen. So profitieren Sie von einem Buchungsjournal, das von Indy im Laufe des Jahres automatisch vervollständigt wird! Beim Steuerabschluss führt Sie Indy Schritt für Schritt und ermöglicht es Ihnen, Ihre Steuererklärung ganz einfach an das Finanzamt oder Ihre AGA fernzuübermitteln.
- Sellsy Fakturierung & Verwaltung vereinfacht die Vorbuchhaltung von Klein- und Mittelbetrieben, indem die Erstellung von Buchungen über verschiedene Buchungsjournale (Einkauf, Verkauf usw.) automatisiert wird. So sparen Sie garantiert Zeit! Ihr Buchhalter oder Steuerberater hat anschließend Zugriff auf Ihr Konto und diese Informationen, um komplexere Vorgänge zu verwalten.
💡 Vergessen Sie keine Pflichtangaben. Zur Erinnerung handelt es sich um :
- die Nummer des Kontos, das von der Buchungsbuchung betroffen ist,
- das Datum des Buchungsvorgangs,
- den Wortlaut der Buchungsbuchung,
- die Nummer des zugehörigen Buchungsbelegs,
- der Betrag des Vorgangs, im Haben oder im Soll.
💡 S chließlich dient das Buchungsjournal der Kontrolle der Buchungsbuchungen. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass Sie es mindestens 10 Jahre lang aufbewahren, beginnend mit dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres.
Wenn Sie mehr über das richtige Führen des Buchungsjournals erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel, der sich ausführlich damit befasst, wie man in der Buchhaltung ein Journal anlegt.