Die Registrierung in der Buchhaltung? Sie sind dazu in der Lage! Folgen Sie den 10 Schritten

Alle Unternehmen müssen die Vorgänge, die sich auf ihr Vermögen und ihre Geschäftstätigkeit auswirken, buchhalterisch erfassen.

Jede Buchungsbuchung ist notwendig, um die Geschäftsabläufe nachzuvollziehen, aber auch um ein normiertes, zuverlässiges und wahrheitsgetreues Bild der Finanzlage des Unternehmens zu zeichnen.

Ganz gleich, ob dies bereits zur Gewohnheit geworden ist oder Sie es zum ersten Mal tun: Wenn Sie hier sind, gehört die buchhalterische Erfassung zu Ihren Aufgaben und Sie sind auf der Suche nach Ratschlägen für die Buchhaltung. Wie erfasst man also Buchungsvorgänge? Wie füllt man das Buchungsjournal aus und wie erfasst man eine Rechnung?

Folgen Sie diesem Leitfaden, der gemeinsam mit Raphael Berguig, Buchhalter und Wirtschaftsprüfer bei Nexco, verfasst wurde!

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Buchmäßige Erfassung: Definition

Eine Buchungsbuchung besteht darin, dass Sie in Ihrer Buchhaltung jeden Strom, der in das Unternehmen ein- oder ausgeht, mit einer Buchung in einem der Buchungsjournale festhalten.

Die Gesamtheit der Buchungssätze, die die buchhalterische Erfassung darstellt, dient später als Grundlage für die Berechnung des Ergebnisses und der buchhalterischen Bilanz.

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, wer die Buchführungsaufzeichnungen vornehmen muss. Es ist zwar nicht unbedingt erforderlich, einen Abschluss in Buchhaltung zu haben, aber es ist dennoch hilfreich, einige Grundkenntnisse der Buchhaltung zu besitzen.

Dennoch wird diese Aufgabe je nach Art des Unternehmens in der Regel entweder von :

• dem Unternehmensleiter, im Falle einer sehr kleinen Struktur,
• dem Buchhalter oder der Buchhaltungsabteilung,
• einem Buchhaltungsexperten.

Wie werden Buchungsvorgänge erfasst?

Schritt 1: Sammeln Sie die Belege.

Für jeden Kauf oder Verkauf muss eine Rechnung ausgestellt werden, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Und wenn man eine Buchung in der Buchhaltung vornimmt, muss man im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt jede Buchung mit dem entsprechenden Beleg belegen können.

Neben der Verkaufs- und der Einkaufsrechnung unterscheidet man auch :

• die Soll-Rechnung, bei der es sich um eine Gutschrift handelt, die eine Schuld feststellt, die der Kunde gegenüber seinem Lieferanten hat,
• und die Gutschriftsrechnung, bei der es sich um eine Gutschrift handelt, die eine Schuld feststellt, die der Lieferant gegenüber seinem Kunden hat.

Mit diesen Rechnungen können potenzielle Abweichungen zwischen Rechnung und Wirklichkeit berichtigt werden, entweder im Fall eines nachträglich gewährten Handelsrabatts (z. B. bei Lieferverzug) oder im Fall einer Warenrücksendung.

👉 Es gibt jedoch einige Ausnahmen, was Sie nicht davon befreit, jedes Dokument vorzulegen, mit dem Sie einen Kauf oder Verkauf im Falle einer Steuerprüfung belegen können: Gewichtszettel, Ausgangszettel, Bordereau, Bankauszüge, Kassennebel usw.

Das Wort des Experten

Die sorgfältige Sammlung von Belegen ist entscheidend, um die Transparenz und Nachprüfbarkeit jedes Buchungssatzes zu gewährleisten. Dazu gehören nicht nur Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, sondern auch andere Dokumente wie Bankbelege und -auszüge, die im Falle einer Steuerprüfung von entscheidender Bedeutung sind.

Raphael Berguig,

Schritt 2: Wählen Sie das Journal aus

Wenn Sie sich für das Einheitsjournal, auch Zentraljournal genannt, entscheiden, können Sie alle Ihre Transaktionen, unabhängig von ihrer Art, in ein und demselben Journal erfassen. Sie tragen also alles ein, was mit Käufen, Verkäufen, Bank- oder Kassengeschäften usw. zu tun hat.

Die am häufigsten gewählte Option ist jedoch die Verwendung verschiedener Hilfsjournale, um die Vorgänge nach ihrer Art zu trennen:

• Das Verkaufsjournal, für den Verkauf von Waren, Fertigprodukten und Dienstleistungen.
• Das Einkaufsjournal, für den Einkauf von Waren, Rohstoffen und bestimmten Gemeinkosten.
• Das Kassenjournal, um die Geschäftsvorgänge im Zusammenhang mit der Registrierkasse aufzuzeichnen. Es ist für den Einzelhandel und den Verkauf an Endverbraucher unerlässlich.
• Das Bankjournal für die Bewegungen auf Ihrem Bankkonto. Es ist insbesondere am Monatsende für die Erstellung der Bankabstimmung nützlich.
• Das Journal der verschiedenen Vorgänge (OD), für Vorgänge, die nicht mit Verkäufen, Einkäufen oder dem Cashflow zusammenhängen.

Das Wort des Experten

Die Wahl des Buchungsjournals beeinflusst die Organisation und die Effizienz der Transaktionsverfolgung. Die Verwendung spezifischer Journale für verschiedene Kategorien von Transaktionen, wie Verkäufe oder Einkäufe, ermöglicht eine bessere Segmentierung und eine genauere Analyse der Finanzaktivitäten.

Raphael Berguig,

Schritt 3: Tragen Sie die Bestandteile der Buchungsbuchung ein.

Aber woraus besteht eigentlich eine Buchungsbuchung? Es müssen folgende Elemente eingetragen werden:

• das Datum,
• den Betrag im Soll,
• den Betrag auf der Habenseite,
• die Bezeichnung des Vorgangs,
• die Nummer des bewegten Kontos,
• die Nummer des Belegs.

Wenn Sie eines dieser Elemente vergessen, kann sich dies erheblich auf Ihre Buchführung auswirken. Um sicherzugehen, dass Sie nichts übersehen , sollten Sie sich mit einer Buchhaltungssoftware ausstatten: Sie automatisiert nicht nur Ihre Buchführung, sondern spart Ihnen auch wertvolle Zeit bei Ihrer Buchhaltung und Verwaltung.

• Indy zum Beispiel ist die führende Buchhaltungssoftware für Selbstständige . Sieist ultraeinfach zu erlernen und vollständig anpassbar, synchronisiert sich mit Ihrer Bank und analysiert und klassifiziert Ihre Transaktionen automatisch in den richtigen Buchhaltungskonten; sie garantiert Ihnen somit eine konforme und klare Buchhaltungsaufzeichnung und Gewinn- und Verlustrechnung.Außerdem profitieren Sie von Steuererklärung und vorausgefüllter Mehrwertsteuer , die automatisch an Ihre AGA oder CGA und an die Steuerbehörde weitergeleitet werden, sodass Sie mit einem Klick einen Steuerabschluss erstellen können.
  
  
• Erwähnenswert ist auch Regate, , die führende Finanz- und Buchhaltungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen und Steuerberater. Regate ist als echtes Finanzcockpit konzipiert und ermöglicht Ihnen die Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung, das einfache Abrufen von Belegen und die Durchführung von Bankabstimmungen mit wenigen Klicks. Regate ist zu 100 % in Ihre übliche Produktionssoftware integriert und generiert automatisch die richtigen Buchungen.

Das Wort des Experten

Jede Buchung muss eindeutig das Datum, die Beträge in Soll und Haben, die Bezeichnung des Vorgangs und die Nummer des Belegs enthalten. Die Genauigkeit hier ist entscheidend, um die Integrität der Buchhaltung zu wahren und Prüfungen zu erleichtern.

Raphael Berguig,

Schritt 4: Befolgen Sie die Grundsätze der Buchführung.

Das Buchen einer Buchung ist ein relativ einfacher Vorgang. Es gibt jedoch einige Buchhaltungsgrundsätze, die Sie beachten sollten:

1. die Vorgänge in chronologischer Reihenfolge verbuchen ;
2. die doppelte Buchführung befolgen, was bedeutet, dass sich die Soll- und Habenspalten ausgleichen müssen ;
3. die Umkehrbuchung verwenden, um eine Buchung zu stornieren und dann bei Bedarf eine neue Buchung einzutragen ;
4. jede Buchungsbuchung muss auf einen nummerierten Beleg verweisen, um ihre Existenz zu belegen.

Das Wort des Experten

Die Einhaltung der Grundsätze der doppelten Buchführung und die chronologische Aufzeichnung von Transaktionen sind grundlegend für eine genaue und zuverlässige Buchführung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Konten ausgeglichen sind und die Aufzeichnungen die wirtschaftliche Realität des Unternehmens wahrheitsgetreu widerspiegeln.

Raphael Berguig,

Schritt 5: Buchen Sie eine Einkaufsrechnung.

Wie verbuche ich eine Einkaufsrechnung?

1. Achten Sie auf folgende Angaben auf der Rechnung: Betrag ohne Mehrwertsteuer, Betrag mit Mehrwertsteuer, Betrag mit Mehrwertsteuer (und eventuell andere Kosten wie z. B. Versandkosten).
   
   
2. Buchen Sie sie in den entsprechenden Konten:
   • Dem Konto "Lieferanten" den Betrag inkl. MwSt. gutschreiben.
   • Das Konto 4456 Vorsteuer mit dem Betrag der Mehrwertsteuer belasten,
   • Das Aufwandskonto Einkauf (Klasse 6) mit dem Betrag ohne Steuern belasten.
     
     
3. Dann die entsprechende Bankbewegung buchen, wenn die Schuld beglichen ist :
   • Das Konto 401 Lieferanten mit dem Betrag inkl. MwSt. belasten,
   • dem Konto 512 Bank den Betrag inkl. MwSt. gutschreiben.

Schritt 6: Eine Verkaufsrechnung eingeben

Wie gebe ich eine Verkaufsrechnung ein?

1. Ermitteln Sie die folgenden Elemente auf der Rechnung: Betrag ohne Mehrwertsteuer, Mehrwertsteuerbetrag, Betrag inklusive Mehrwertsteuer (und eventuell andere Kosten wie z. B. Versandkosten).
   
   
2. Buchen Sie sie in den entsprechenden Konten:
   • Das Erlöskonto (Klasse 7) mit dem Betrag ohne Mehrwertsteuer belasten,
   • Das Konto 4457 Einbehaltene MwSt. mit dem MwSt.-Betrag belasten,
   • dem Kundenkonto den Betrag inkl. MwSt. gutschreiben.
     
     
3. Dann die entsprechende Bankbewegung buchen, wenn die Schuld beglichen wird:
   • Dem Konto 411 Kunden den Betrag inkl. MwSt. gutschreiben,
   • das Konto 512 Bank mit dem Betrag inkl. MwSt. belasten.

Schritt 7: Einen Skonto buchen.

Damit der Kunde einen Skonto bucht, den er von einem Lieferanten erhalten hat, müssen Sie :

1. das Konto 401 Lieferanten belasten,
2. dem Konto 765 Erhaltene Skonti gutschreiben,
3. dem Konto 44566 Umsatzsteuer auf andere Waren und Dienstleistungen gutschreiben.

Damit der Lieferant einen Skonto verbucht, der einem Kunden gewährt wurde , muss man :

1. dem Konto 411 Kunde gutschreiben,
2. das Konto 665 Gewährte Skonti belasten,
3. das Konto 44571 Ausgangssteuer belasten.

Schritt 8: Eine Lieferantengutschrift buchen.

Eine Gutschrift zu erstellen, um die Differenz zu korrigieren, ist also eine gängige Praxis. Aber wie wird diese Lieferantengutschrift gebucht?

Im Laufe des Geschäftsjahres

Verbuchung eines Rabatts

1. Debitorenkonto 4011 Lieferanten - Käufe von Waren und Dienstleistungen,
2. dem Konto 44566 Vorsteuer auf andere Waren und Dienstleistungen gutschreiben,
3. dem Konto 609 Rabatte, Rückvergütungen und Preisnachlässe auf Einkäufe gutschreiben,
4. am Ende des Haushaltsjahres sicherstellen, dass das Konto 609 ausgeglichen ist und der Betrag auf das Einkaufskonto überwiesen wurde.

👉 Im Fall einer Anlage ist das Konto 4041 zu belasten und den Konten 44562 und dem betreffenden Konto der Klasse 2 gutzuschreiben.

Verbuchung einer Rückgabe

Die Gutschrift ist dem Aufwandskonto gutzuschreiben, das beim Kauf belastet wurde.

Beim Abschluss eines Geschäftsjahres

Mit anderen Worten, wenn die Gutschrift erst im nächsten Rechnungsjahr empfangen wird.

Verbuchung eines Rabatts oder einer Retoure

1. Soll das Konto 4098 Rabatte, Nachlässe und Rückvergütungen, die noch zu erhalten sind, und andere noch nicht erhaltene Gutschriften,
2. dem Konto 44 586 Umsatzsteuer auf noch nicht eingegangene Rechnungen gutschreiben,
3. dem entsprechenden Konto der Klasse 6 gutschreiben.

Schritt 9: Eine Kundengutschrift buchen

Wie verbucht man eine einem Kunden gewährte Gutschrift?

Im Laufe des Geschäftsjahres

Verbuchung eines Rabatts

1. Das Konto 709 Vom Unternehmen gewährte Rabatte, Preisnachlässe und Rückvergütungen belasten,
2. Das Konto 44571 Einbehaltene Mehrwertsteuer belasten,
3. dem Konto 4111 Kunden - Verkauf von Waren oder Dienstleistungen gutschreiben,
4. am Ende des Geschäftsjahres sicherstellen, dass das Konto 609 ausgeglichen ist und der Betrag auf das Einkaufskonto überwiesen wurde.

👉 Im Fall einer Anlage sind die Konten 775 und 4571 zu belasten und das Konto 4111 gutzuschreiben.

Verbuchung einer Rückgabe

Das Konto 672 Außergewöhnliche Belastungen aus früheren Geschäftsjahren ist zu belasten.

Beim Abschluss eines Geschäftsjahres

Verbuchung eines Preisnachlasses oder einer Rückgabe

1. Das entsprechende Konto der Klasse 7 belasten,
2. das Konto 44587 Umsatzsteuer auf ausstehende Rechnungen belasten,
3. dem Konto 4198 Zu gewährende Rabatte, Nachlässe und Rückvergütungen und sonstige noch zu erstellende Gutschriften gutschreiben.

👉 Wenn die Kundenkonten am Ende des Geschäftsjahres ein Guthaben aufweisen, ist eine Berichtigung vorzunehmen, indem das Konto 4111 belastet und das Konto 4197 kreditiert wird.

Schritt 10: Buchen Sie die Gewinnverwendung.

Verbuchung eines negativen Ergebnisses

Wenn Sie am Jahresende mit einem negativen Ergebnis konfrontiert sind, müssen Sie den Verlust auf das nächste Jahr übertragen, indem Sie einen Vortrag auf neue Rechnung vornehmen.

1. Belasten Sie das Konto 119 Sollvortrag auf neue Rechnung,

2. dem Konto 129 Verlust des Geschäftsjahres gutschreiben.

Verbuchung eines gewinnbringenden Ergebnisses

Wenn das Unternehmen am Ende des Geschäftsjahres einen Gewinn erwirtschaftet, muss es diesen zuweisen :

• Obligatorisch in die gesetzliche Rücklage (mindestens 5 % des Gewinns),

• in andere Rücklagen auf freiwilliger Basis (wie z. B. die satzungsmäßige Rücklage),

• den an die Aktionäre auszuschüttenden Dividenden.

Dabei gehen Sie wie folgt vor:

1. 1. Konto 120 Ergebnis des Geschäftsjahres belasten,
   2. dem Konto 1061 Gesetzliche Rücklage gutschreiben,
   3. kreditieren (je nach Fall) das Konto 1068 Andere Rücklagen,
   4. Gutschrift (je nach Fall) auf das Konto 457 Auszuschüttende Dividenden,
   5. (falls im Jahr N-1 ein debitorischer Gewinnvortrag vorliegt) dem Konto 119 Debitorischer Gewinnvortrag gutschreiben.

Beispiel für einen Buchungssatz

Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen, das im Bereich An- und Verkauf tätig ist. Dies ermöglicht uns, sowohl die Buchungen im Zusammenhang mit dem Kauf als auch die Buchungen im Zusammenhang mit dem Verkauf festzustellen:

• Sie kauft von ihrem Lieferanten einen Warenbestand im Wert von 5.432,89 € (ohne MwSt.),

• dann verkauft sie jede Einheit für 49,90 € (inkl. MwSt.) an ihre Kunden.

💡 Sind Sie manchmal unsicher, in welchen Konten Sie Ihre Aufwendungen und Erträge verbuchen sollen? Lesen Sie unseren Artikel zum allgemeinen Kontenplan und laden Sie unseren GKP herunter.

Buchungsbuchung des Kaufs

Buchhaltung der Bankbewegung, die dem Kauf entspricht

Buchungsbuchung eines Verkaufs

Buchhaltung der Bankbewegung, die dem Verkauf entspricht

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Eine Software zur Automatisierung der Buchführung

All diese Mechanismen der Buchhaltungseinträge erscheinen Ihnen etwas kompliziert? Wir können Sie verstehen!

Warum also nicht eine Software verwenden, um diese lästige Aufgabe zu erleichtern? Durch die Automatisierung von Prozessen wie der Buchungsbuchung oder der Bankabstimmung können Sie :

• sparen Sie Zeit,
• begrenzen Sie die Anzahl der Fehler,
• erleichtern Sie die Arbeit der Überprüfung und Kontrolle.

Das Wort des Experten

Die Automatisierung von Buchhaltungsaufzeichnungen durch Software wie Indy oder Regate vereinfacht die Dateneingabe, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz. Diese Tools erleichtern auch die Einhaltung der Steuervorschriften und die Bankabstimmung, wodurch die Monats- und Jahresabschlüsse reibungsloser ablaufen.

Raphael Berguig,

Hier einige Beispiele für Software :

• Dext ist eine Software für die Vorbuchhaltung, die das Sammeln und Zentralisieren Ihrer Einkaufsrechnungen ermöglicht, aber auch die Umwandlung aller Daten in Buchungssätze, um Ihre Buchungen zu erleichtern. Sie kann ein sehr großes Volumen an Eingangsrechnungen verarbeiten und lässt sich nahtlos in Ihre Buchhaltungslösung integrieren.
  
  
• iPaidThat ist eine Software zur Verwaltung und Automatisierung der Buchhaltung, die Ihnen den Alltag erheblich erleichtern wird. Mithilfe von künstlicher Intelligenz und Machine Learning sammeltsie Ihre Rechnungen, führt die buchhalterische Erfassung und die Bankabstimmung durch - alles automatisch. So gewinnen Sie an Effizienz und Zuverlässigkeit mit einem beängstigend einfach zu bedienenden Tool.
  
  
• Macompta.de ist eine Online-Lösung, die für Selbstständige und Kleinstunternehmen entwickelt wurde. Sie bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, ist einfach zu bedienen und ermöglicht die Automatisierung zahlreicher Vorgänge, einschließlich der Buchführung und der Bankabstimmung. Die Plattform ist sehr umfassend und verfügt über erweiterte Funktionen (z. B. die Erstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen) und unterstützt auch die Kassenführung und Steuererklärungen.
  
  
• Pennylane ist eine umfassende Buchhaltungssoftware, die perfekt auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen und ihren Buchhaltern zugeschnitten ist. Was die Buchhaltung betrifft, so automatisiert das Tool Ihre Vorgänge weitestgehend und reduziert die manuellen Aktionen. So können Sie sich mehr auf Ihre wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren! Pennylane geht aber noch weiter, indem es die gesamte Verwaltung (Rechnungsstellung, Einkaufsverwaltung usw.) und die Steuerung des Cashflows übernimmt. So sparen Sie wertvolle Zeit und treffen bessere Entscheidungen für Ihre Finanzen.
  
  

• QuickBooks wird Ihnen bei Ihrer Buchhaltung Zeit sparen! Diese Software, die speziell für Selbstständige, kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde, automatisiert Ihre Buchhaltungsprozesse: von der Erfassung der Ausgaben über wiederkehrende Zahlungen und die Bankabstimmung bis hin zur Überwachung des Haushaltsvoranschlags. Profitieren Sie von einem kostenlosen Kundensupport, damit Sie das volle Potenzial des Tools ausschöpfen können.
  
  

• Sage Business Cloud Compta ist eine 100%ige Cloud-Software, die auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten ist. Sie profitieren nicht nur von der soliden Expertise von Sage, sondern sparen mit der Lösung auch wertvolle Zeit. So automatisiert sie beispielsweise die Erstellung von Einkaufs-, Verkaufs- und Cashflow-Buchungen (Import Ihrer Rechnungen und Bankauszüge) sowie deren Kontrolle und Validierung. Und das alles mithilfe eines modularen und sehr einfach zu bedienenden Tools.
  
  

• Spendesk ist eine Lösung, die das gesamte Ausgabenmanagement eines Unternehmens zentralisiert. Sie automatisiert die Eingabe von Informationen, das Sammeln von Rechnungen, den Bankabgleich und lässt sich mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden, um Ihre Daten mit einem Klick zu exportieren, mit dem beruhigenden Gefühl, über zuverlässige Daten und alle mit Ihren Ausgaben verbundenen Belege zu verfügen.

Schauen Sie sich auch unseren Vergleich der besten Buchhaltungssoftware an, um das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget zu finden.

Sie sollten wissen, dass es auch möglich ist, einen Online-Buchhalter zu beauftragen, eine Online-Buchhaltungslösung , die sowohl ein Automatisierungstool als auch die persönliche Betreuung durch einen Experten umfasst.