Buchhaltung eines gemeinnützigen Vereins nach dem Gesetz 1901: Welche Verpflichtungen bestehen?
Die Buchhaltung eines gemeinnützigen Vereins nach dem Gesetz von 1901: Wo soll ich anfangen?
Diese Frage kann man sich berechtigterweise stellen, wenn man einen Verein nach dem Gesetz von 1901 gründet oder Schatzmeister wird und alles richtig machen möchte.
Was sind also die Buchhaltungspflichten eines Vereins? Welche Buchhaltungsunterlagen sind verpflichtend? Müssen Sie den Kontenplan für Vereine befolgen ?
Alle Antworten, unsere Ratschläge und eine Auswahl an Hilfsmitteln finden Sie in diesem Artikel!
Die Buchführungspflichten eines gemeinnützigen Vereins
Zwar müssen alle Vereine eine Buchhaltung führen, der gemeinnützige Verein nach dem Gesetz von 1901 schreibt jedoch kein bestimmtes Format für die Rechnungslegung vor. Sie können also frei entscheiden, ob sie eine Buchhaltung führen wollen oder nicht.
Ein Verein nach dem Gesetz von 1901 kann sich also dafür entscheiden, eine sogenannte Kassenbuchhaltung zu führen, entweder :
- in einfacher Form: Der Verein trägt dann die Ein- und Auszahlungen des Jahres in ein Journalbuch ein,
- oder in doppelter Form: Die Ein- und Auszahlungen werden ebenfalls in ein Journalbuch geschrieben, aber mit sogenannten Gegenkonten.
Einige Vereine sind hingegen trotzdem zur Rechnungslegung verpflichtet, je nach :
- der Art der Tätigkeit,
- der Höhe der erhaltenen Finanzierungen,
- der Größe der Struktur.
Warum sollte man die Bücher eines Vereins führen?
Wenn man ein kleiner Verein ist, kann man schnell versucht sein, die Buchhaltung als lästige Pflicht zu betrachten und möglichst wenig Zeit dafür aufzuwenden.
Aber nur weil die Aufgabe Ihres Vereins nicht gewinnorientiert ist, heißt das nicht, dass eine gut geführte Buchhaltung Ihnen nicht auch Vorteile bringen kann - ganz im Gegenteil!
Hier sind einige der Vorteile:
- Mehr Transparenz gegenüber den Mitgliedern, die ein Recht auf Einsicht in die Bücher des Vereins haben, dem sie angehören.
- im Falle einer Kontrolle durch die Behörden muss der Verein eine aktuelle und vorschriftsmäßige Buchführung vorlegen können ;
- eine bessere Verwaltung des Vereins, um seine Entwicklung zu steuern , dank der umfassenden und klaren Übersicht über die Finanzlage, die es ermöglicht, fundierte Entscheidungen zu treffen ;
- Anträge auf Zuschüsse stellen, die die Vorlage der Buchhaltung und des Jahresabschlusses erfordern, um die Verwendung der Ressourcen zu belegen.
Die Stellen, die die Rechnungsprüfung durchführen.
Wer kann die Bücher eines Vereins prüfen? Es gibt mehrere Stellen, die die Buchführung eines Vereins prüfen können:
- die Generalinspektion der Finanzen, wenn Ihr Verein Zuschüsse vom Staat, von der EU oder von einer öffentlichen Einrichtung erhalten hat,
- die territorialen Delegierten, wenn Ihr Verein Zuschüsse von einer Gebietskörperschaft erhalten hat,
- eine Regionalkammer, wenn Ihr Verein Zuschüsse von mehr als 1500 € von einer öffentlichen Einrichtung oder einer Gebietskörperschaft erhalten hat,
- der Rechnungshof, wenn Ihr Verein eine Subvention vom Staat oder von der Europäischen Union erhalten hat,
- die URSSAF, für alle Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge,
- die Steuerbehörde, wenn der Verein der Körperschaftsteuer (IS) unterliegt.
Lesen Sie auch: Umfassender Leitfaden für eine gute Verwaltung Ihres Vereins.
Die Zertifizierung der Abschlüsse eines Vereins
Muss Ihr Verein seinen Jahresabschluss zertifizieren lassen?
Sie müssen Ihren Jahresabschluss von einem Rechnungsprüfer bestätigen lassen, wenn Ihr Verein :
- diese Verpflichtung in seiner Satzung vorsieht,
- mehr als 153.000 € an öffentlichen Zuschüssen pro Jahr erhält,
- mit der Überwachung der Luftqualität beauftragt ist,
- mit der Verwaltung eines Fonds für Wohnungssolidarität betraut ist,
- eine Einrichtung für berufliche Weiterbildung ist und zwei der drei folgenden Schwellenwerte überschreitet,
- 228.000 € Bilanzsumme
- 153.000 € an Ressourcen
- 3 Beschäftigte
- eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt und zwei der drei folgenden Schwellenwerte überschreitet.
- 1 500 000 € Bilanzsumme
- 3 100 000 € an Ressourcen
- 50 Beschäftigte
Wenn Sie nicht zur Zertifizierung verpflichtet sind, können Sie trotzdem auf freiwilliger Basis einen Rechnungsprüfer beauftragen.
Wie läuft die Zertifizierung des Abschlusses eines Vereins ab?
Zunächst müssen Sie einen Rechnungsprüfer auswählen, der bei der Erstellung der Satzung oder bei der Hauptversammlung, wenn der Verein bereits besteht, ernannt wird.
Dieser wird die Bücher am Ende des Jahres kontrollieren, indem er ein Audit durchführt, um zu überprüfen, ob alles vorschriftsmäßig gemacht wurde und ob die vorgelegten Dokumente der Realität entsprechen. Wenn der Schatzmeister oder ein Wirtschaftsprüfer diese Prüfung bereits durchgeführt hat, kann er sie an den Rechnungsprüfer weiterleiten, um dessen Aufgabe zu erleichtern.
Welche Buchhaltung für einen Verein nach dem Gesetz von 1901?
Die Kassenbuchführung eines Vereins
Bei der Kassenbuchführung werden nur die Ausgaben und Einnahmen verbucht und verfolgt.
Jede Ein- oder Auszahlung führt zu einer Buchungsbuchung, die über :
- das Datum der Transaktion,
- die Art der Transaktion,
- den Betrag der Transaktion,
- ob es sich um eine Ausgabe oder eine Einnahme handelt.
Am Ende eines jeden Monats ergibt sich aus der Differenz zwischen Ausgaben und Einnahmen ein vereinfachtes Ergebnis.
🤔 Für welche Vereine?
Diese Buchführung ist ausreichend für neu gegründete Vereine oder kleine Strukturen, die keine Schulden und Forderungen verwalten müssen.
✅ Vorteile
Sie erfordert keine besonderen Kenntnisse in der Buchhaltung und nimmt nur wenig Zeit in Anspruch.
❌ Nachteile
Sie ermöglicht es nicht, die Schulden und Forderungen zu verfolgen, die Verwaltung und Entwicklung des Vereins gut zu steuern, und sie erlaubt es nicht, z. B. Zuschüsse zu beantragen oder Mitarbeiter einzustellen.
Lesen Sie auch: Wie verwaltet man die Liquidität eines Vereins? Tipps und Werkzeugkasten!
Die Buchhaltung der Verpflichtungen
Die Verbindlichkeitsbuchhaltung verbucht nicht nur den Cashflow, sondern auch die Verbindlichkeiten und Forderungen zum Zeitpunkt des Eingangs oder der Ausstellung einer Rechnung.
Um zu überprüfen, ob die Buchungen mit den Geldflüssen genau übereinstimmen, müssen regelmäßig Bankabstimmungen durchgeführt werden. Dazu muss man jede Buchungsbuchung, die mit dem Bankkonto verbunden ist, mit den tatsächlichen Bewegungen vergleichen, die auf den Kontoauszügen festgestellt werden.
🤔 Für welche Vereine?
Ein Verein wird die Verbindlichkeitsbuchhaltung verwenden, wenn :
- seine Satzung dies vorsieht,
- sie Zuschüsse beantragen möchte,
- sie Personal einstellen will,
- er eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben will,
- seine Berufung kommerziell ist und er Körperschaftssteuer zahlt,
- ihre Tätigkeit erfordert ihre Schulden und Forderungen,
- sie trifft schlicht und einfach eine Wahl.
✅ Vorteile
Sie gibt einen vollständigen Überblick über die finanzielle Situation und ermöglicht eine bessere Steuerung des Vereins.
❌ Nachteile
Sie ist komplexer als die Kassenbuchführung, zeitaufwändig und kann für eine Person, die nicht mit der Buchführung vertraut ist, schwierig zu führen sein, insbesondere wenn sie nicht mit einer Buchhaltungssoftware ausgestattet ist oder nicht von einem Buchhalter begleitet wird.
Kontenplan Verein 2020: neue Regeln
Je nach Fall ist die Buchführung eines Vereins nach dem Gesetz von 1901 also alles andere als trivial. Insbesondere für Vereine, die der Rechnungslegung unterliegen, kann sich diese als komplex erweisen.
Zu diesem Zweck wurde Anfang der 2000er Jahre der Kontenplan für Vereine eingeführt. Dieser dient als Referenzrahmen für die Buchführung.
Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine geänderte Version.
Eine Buchhaltungssoftware, um Ihre Buchhaltung zu automatisieren?
Nur weil Sie ein Verein sind, heißt das nicht, dass Sie sich nicht mit einer guten Buchhaltungssoftware ausstatten können. Sie bieten nämlich mehrere Vorteile wie :
- die Begrenzung manueller Fehler,
- eine Übersicht über den Cashflow in Echtzeit dank Dashboards,
- die Automatisierung bestimmter Aufgaben (z. B. Buchungen, Bankabstimmung),
- und eine erhebliche Zeitersparnis.
Hier eine Auswahl an Software, die für Sie nützlich sein kann:
- Itool von EBP aktualisiert Ihre Daten dynamisch und erinnert Sie an Ihre Fristen für die Steuererklärung.
- Sage 100c seinerseits informiert Sie in Echtzeit über verspätete Zahlungen. Gut zu wissen, dass die Sage Foundation zwei kostenlose Lizenzen für förderfähige gemeinnützige Organisationen anbietet.
- Mit Zervant können Sie Ihre Zahlungseingänge leicht nachverfolgen und automatisch Finanzberichte erstellen. Diese Lösung ermöglicht es Ihnen sogar, Ihre Website zu erstellen.
- memboGo ist auf die Verwaltung von Vereinen spezialisiert und ermöglicht die Verwaltung des Buchungsjournals, der Abonnements, der Verlängerungen und der finanziellen Beteiligungen über eine einzige Schnittstelle.
Finden Sie mithilfe dieses Quiz die richtige Verwaltungssoftware für Ihren Verein:
Sind Sie also bereit, Ihre Buchhaltung ordentlich zu führen?