Was ist ein Kundenkonto in der Buchhaltung und wie wird es in Ihre Buchhaltungsbilanz aufgenommen?

Was ist das Debitorenkonto in der Buchhaltung? Unter den vielen Begriffen, die in diesem Bereich verwendet werden, tauchen häufig die Debitorenkonten auf, die in der Buchhaltungsbilanz unter dem Konto 411 erfasst werden.

Aber wie funktionieren Debitorenkonten und wie sind sie in den Kontenplan eingebunden? Was muss man dort verbuchen, um den Grundsätzen der Buchführung zu entsprechen? Und wie behält man den Überblick über seine Debitorenkonten? Wir erklären Ihnen alles in diesem Artikel.

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Was ist ein Debitorenkonto in der Buchhaltung?

Kundenkonto in der Buchhaltung: Definition

Das Debitorenkonto ist eines der Konten in Klasse 4 der Bilanzkonten des allgemeinen Kontenplans.

Es zeichnet alle Kosten auf, die Sie Ihren Kunden infolge eines Warenverkaufs oder einer Dienstleistung in Rechnung stellen, z. B. :

• Er umfasst die ausgestellten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen ;
• Er ermöglicht es, den genauen Rechnungsbetrag genau nachzuvollziehen.

💡 Sie können so viele Konten anlegen, wie Sie möchten; ein Konto für jeden Kunden ist gängige Praxis.

Mithilfe dieser Konten können Sie sich einen Überblick über die Geldströme von Ihren Kunden verschaffen und alle ausstehenden Forderungen identifizieren. Ein wichtiges Instrument also, um Ihre Buchhaltung auf dem Laufenden zu halten.

Unterschiede zwischen Debitoren- und Kreditorenkonten.

Was sind Debitoren und Kreditoren in der Buchhaltung? Ganz einfach gesagt, unterscheidet man innerhalb eines Debitorenkontos zwei Spalten:

• Die Spalte "Soll" bezieht sich auf die den Kunden in Rechnung gestellten Beträge, die noch nicht beglichen wurden. Die Idee dahinter ist, dass Sie die von Ihren Kunden geschuldeten Beträge innerhalb der vorgegebenen Fristen einziehen. Dies ermöglicht Ihnen unter anderem, Ihre laufenden Verbindlichkeiten zu begleichen.
• In der Spalte "Guthaben" werden die von den Kunden bezahlten und somit von Ihrem Unternehmen vereinnahmten Beträge erfasst. Die Idee dahinter ist, den genauen Betrag in der Soll-Spalte mit dem genauen Betrag in der Haben-Spalte abzugleichen.

Debitoren- und Kreditorenkonten im Jahr 2024: Ein tieferes Verständnis.

Mit den jüngsten Änderungen in der Buchhaltung ist es noch wichtiger geworden, die Unterscheidungen und Zusammenhänge zwischen den Konten für Kunden (411) und Lieferanten (401) klar zu verstehen.

Grundlegende Unterscheidungen:

• Art der Konten:
  • Kundenkonto (411): Stellt die Forderungen des Unternehmens gegenüber seinen Kunden dar. Wird auf der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen, da es sich um eine potenzielle Liquiditätsquelle für das Unternehmen handelt.
  • Kreditorenkonto (401): Stellt die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber seinen Lieferanten dar. Erscheint auf der Passivseite der Bilanz und gibt die Beträge an, die das Unternehmen begleichen muss.

Ähnlichkeiten und gemeinsame Verwaltung:

• Interdependenz im Cashflow: Im Jahr 2024 bieten Buchhaltungsprogramme eine integrierte Sicht auf diese Konten, die ihre Interdependenz und ihren gemeinsamen Einfluss auf den Cashflow des Unternehmens hervorheben.
• Automatisierte Verwaltung: Erweiterte Funktionen ermöglichen eine gleichzeitige und konsistente Verwaltung dieser Konten und erleichtern die Überwachung der ein- und ausgehenden Finanzströme.

Auswirkungen von technologischen Innovationen:

• Genaue und vorausschauende Analy sen: Moderne Buchhaltungstools bieten detaillierte Analysen dieser Konten und ermöglichen es, den Bedarf an Betriebskapital vorauszusehen und die Zahlungs- und Inkassostrategien zu optimieren.

Was ist das Konto 411 im Kontenplan?

Fokus auf das Kundenkonto 411

Auf der Ebene der Buchhaltung werden die Kundenkonten dem Konto 411 der Buchhaltungsbilanz unter der Bezeichnung " Kunden und verbundene Konten" zugeordnet.

Das Konto 411 ist eigentlich ein Hilfskonto, d. h. eine Unterkategorie der Konten der Klasse 4 in der Bilanz. Diese Konten der Klasse 4 werden als Personenkonten bezeichnet.

💡 Beachten Sie: Das Konto "Lieferanten" gehört in der Buchhaltung ebenfalls zu den Drittkonten. Es ist das Konto 401 "Lieferanten und verbundene Konten".

Im Gegensatz dazu erscheinen das Konto "Kunden" und das Konto "Lieferanten" nicht in denselben Teilen der Buchhaltungsbilanz :

• Kundenkonten erscheinen auf der Aktivseite der Buchhaltungsbilanz im Teil Forderungen :

© Dougs

• die Lieferantenkonten erscheinen auf der Passivseite der Buchhaltungsbilanz, im Teil Betriebsschulden:

Das Kundenkonto in der Buchhaltungsbilanz.

ℹ️ Zu beachten: Die Bilanz besteht aus :

• den Konten der Klassen 1 bis 5, die den Bilanzkonten entsprechen,
• den Konten der Klassen 6 bis 7, die den Aufwands- und Ertragskonten entsprechen .
• den Konten der Klasse 8, die den Sonderkonten entsprechen.

👉 Um die im Kontenplan aufgelisteten Konten zu verstehen, schlagen Sie im Plan Comptable Général, besser bekannt als PCG, nach. Der PCG fasst sowohl die in Frankreich angewandten Rechnungslegungsstandards zusammen als auch formalisiert die Buchführung von Unternehmen und Organisationen.

Wie verfolgt man Kundenkonten?

Buchen Sie Rechnungen im Kundenkonto.

Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass der Verkauf von Dienstleistungen oder Waren ohne Steuer (HT) in Rechnung gestellt wird, wenn Ihr Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist.

Wie wird eine Rechnung buchhalterisch erfasst?

1. Stellen Sie eine Verkaufsrechnung aus.
2. Belasten Sie das Konto 4181 in Ihrem Rechnungsbuch. Dieses Konto 4181 entspricht dem Konto "Kunden - ausstehende Rechnungen", das mit dem Betrag ohne Mehrwertsteuer der gelieferten Waren oder Dienstleistungen belastet wird,
3. Schreiben Sie den Rechnungsbetrag dem Konto 44 587 mit der Bezeichnung "Umsatzsteuer auf auszustellende Rechnungen" sowie einem der beiden folgenden Konten gut:
   • dem Konto 706 "Dienstleistungen".
   • oder das Konto 707 "Warenverkäufe".

Die buchhalterische Erfassung erfolgt :

• entweder manuell, wenn Sie Ihre Buchhaltung mit einer Excel-Tabelle erstellen,
• oder automatisch, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden.

👉 Nicht alle Unternehmen dürfen ihre Buchhaltung in Excel durchführen. Gehören Sie dazu?

Ein Kundenkonto beschriften

Wie wir bereits gesehen haben, besteht der Zweck eines Debitorenkontos darin, den Haben-Betrag mit dem Soll-Betrag abzugleichen. Genau diesem Zweck dient die Lettering-Funktion in der Buchhaltung.

Die Lettering-Technik ist eine Technik, bei der ein Buchstabe des Alphabets einer einzelnen Transaktion zugeordnet wird. Dabei wird der Transaktion in der Soll-Spalte und der in der Haben-Spalte eingetragenen Transaktion derselbe Buchstabe zugewiesen.

Beispiel:

• Eine Rechnung wurde an einen Kunden ausgestellt.
• Der Betrag erscheint nur in der Spalte "Soll". Dieser Betrag entspricht der vom Kunden geschuldeten Forderung.
• In dem Moment, in dem die Zahlung erfolgt, wird automatisch eine weitere Zeile mit einem Betrag erstellt, der in der Spalte "Haben" erscheint.

Das Lettering-System ermöglicht es dann, die beiden Zeilen mit den entsprechenden "Soll"- und "Haben"-Beträgen zu verknüpfen.

Das Lettering hat mehrere Vorteile:

• potenzielle Fehler erkennen,
• wissen, ob ein Kunde mit seinen Zahlungen auf dem Laufenden ist,
• Nachverfolgung und eventuelle Mahnung der Kunden vornehmen.

Gut zu wissen: Im Jahr 2024 hat die Abschrift von Debitorenkonten dank weitgehender Automatisierungstechnologien erhebliche Fortschritte gemacht. Die meisten heutigen Softwareprogramme sind in der Lage, die Buchführung automatisch durchzuführen, indem sie den Transaktionen Buchstaben zuweisen und Debitoren und Kreditoren genau abgleichen.

Die Debitorenbuchhaltung mit der richtigen Software sichern: Die Entwicklung im Jahr 2024

Wenn Sie Ihre Buchhaltung ohne Steuerberater führen und die Überwachung Ihrer Debitorenkonten automatisieren möchten, könnten Ihnen einige Buchhaltungsprogramme im Alltag nützlich sein.

Mit Buchhaltungssoftware können Sie unter anderem :

• die Forderungen Ihrer Kunden und die Bezahlung der Rechnungen zu verfolgen,
• Kunden bei Bedarf zu mahnen,
• alle Rechnungen Ihrer Lieferanten von Ihrem E-Mail-Postfach, Ihren Kundenbereichen oder auch Slack aus zu sammeln,
• die Bankabstimmung in Echtzeit durchzuführen,
• die Buchungen zu automatisieren und die Eingabe und damit verbundene menschliche Fehler zu begrenzen.

Einige Beispiele für Software :

• iPaidThat
• ISACOMPTA - AGIRIS
• Sinao
• SumUp Rechnungen

Im Jahr 2024 ist die Einführung einer hochmodernen Buchhaltungssoftware kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das sein Finanzmanagement optimieren und mit Zuversicht in die Zukunft blicken möchte. Es ist entscheidend, sich anzupassen und diese Veränderungen zu umarmen, um eine effiziente und aktuelle Debitorenbuchhaltung aufrechtzuerhalten.

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Die Schlüsselrolle des Kundenkontos

Das Kundenkonto ist also ein echtes Schlüsselkonto in Ihrer Buchhaltung. Es verschafft Ihnen einen genauen Überblick über die Forderungen Ihrer Kunden, aber auch über die eingehenden Zahlungsströme, mit denen Sie insbesondere Ihre laufenden Verbindlichkeiten finanzieren können.

Es liegt nun an Ihnen, die in diesem Artikel aufgelisteten Best Practices zu nutzen, um Ihre Debitorenkonten täglich im Blick zu behalten.