Welche Buchführungspflichten hat Ihr Unternehmen? Unkomplizierte Erklärungen!
Als Unternehmensleiter/in unterliegen Sie den Buchführungspflichten , die mit Ihrem Unternehmen verbunden sind. Das Gesetz und das Handelsgesetzbuch schreiben Ihnen vor, dass Sie Ihre Bücher nach bestimmten Regeln führen müssen, um die Aktivitäten Ihres Unternehmens zu verfolgen und Behörden und externen Partnern darüber Bericht zu erstatten.
Aber keine Panik, wir helfen Ihnen in diesem Artikel, den Durchblick zu behalten! Die Buchführungspflichten werden zunächst erläutert und dann in Hauptgruppen eingeteilt, wobei zu beachten ist, dass sie sich je nach Größe und Steuerregelung des Unternehmens unterscheiden. Lesen Sie in dem für Sie relevanten Abschnitt nach, um sie zu entdecken!
Und am Ende des Artikels wird die berühmte Frage nach der Inanspruchnahme eines Steuerberaters beantwortet und es werden Ihnen Tools vorgestellt, auf die Sie sich verlassen können! 😉
Was ist eine Pflicht in der Buchhaltung?
Die Pflicht in der Buchhaltung bezieht sich auf die Einhaltung ganz bestimmter Regeln bei der Buchführung.
Alle Unternehmen sind von der Buchführung betroffen, die :
- ordnungsgemäß,
- aufrichtig sein,
- und repräsentativ für die Realität des Unternehmens sein.
Die Buchführung ist eine gesetzliche Pflicht, die Sie dazu verpflichtet :
- alle Bewegungen, die sich auf das Vermögen Ihres Unternehmens auswirken, chronologisch zu erfassen (Einkäufe, Verkäufe, Kosten ...),
- mindestens einmal im Jahr eine Inventur durchzuführen, um die Existenz und den Wert der Elemente, die Ihre Aktiva und Passiva bilden, beobachten zu können,
- Ihren Jahresabschluss zu erstellen,
- die Buchhaltungsunterlagen und alle Belege über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufzuzeichnen, zu archivieren und aufzubewahren. Dies dient im Falle einer Kontrolle oder wenn Sie Ihre Zahlen nachweisen müssen.
Ist es Pflicht, Bücher zu führen?
Die Buchführung ist für die meisten Unternehmen in Frankreich eine gesetzliche Pflicht. Es gibt jedoch Ausnahmen und Schwellenwerte, die zu beachten sind.
Zu denken ist hier insbesondere an Kleinstunternehmen, die nicht der Pflicht unterliegen, eine vollständige Buchhaltung zu führen.
Darüber hinaus unterscheiden sich die Rechnungslegungsvorschriften und -pflichten für Organisationen je nach :
- ihrer Tätigkeit oder ihrem Tätigkeitsbereich,
- der Kategorie, der sie angehören (BIC, BNC, IS),
- von ihrem Steuersystem, wie im Folgenden erläutert wird.
Die wichtigsten Buchführungspflichten
Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, seine Tätigkeit einem obligatorischen Jahresabschluss zu unterziehen. Anschließend muss es ein Exemplar des Jahresabschlusses vorlegen, das von der Geschäftsstelle des Handelsgerichts registriert wird.
Der Jahresabschluss erfolgt am Ende eines jeden Geschäftsjahres und muss Folgendes enthalten :
- Die buchhalterische Bilanz: Sie hebt alle Passiv- und Aktivposten Ihres Unternehmens hervor. Sie informiert über :
- den Bestand an Vorräten,
- die finanziellen Verbindlichkeiten,
- die Forderungen.
- Die Gewinn- und Verlustrechnung: Sie erfasst die Aufwendungen und Erträge Ihres Geschäftsjahres. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ergibt das Ergebnis des Geschäftsjahres. Die Gewinn- und Verlustrechnung enthält z. B. den Umsatz, die Einkäufe oder die Personalkosten.
- Der allgemeine Anhang: Er ist obligatorisch und gewährleistet einen besseren Einblick in das Unternehmen. Sie fügen hier Informationen hinzu, die das Verständnis der Gewinn- und Verlustrechnung und der buchhalterischen Bilanz erleichtern.
Pflichten im Zusammenhang mit den Geschäftsbüchern
Um die Konten Ihres Unternehmens nachvollziehen zu können, sind Sie verpflichtet, Buchführungsbücher zu erstellen und auf dem neuesten Stand zu halten. Sie haben folgende Form:
- Das Journalbuch: Es informiert über Bewegungen, die Ihr Vermögen betreffen. Sie müssen alle Veränderungen tagesaktuell eintragen. Jede durchgeführte Transaktion muss genau mitgeteilt werden.
- Das Hauptbuch: Es basiert auf den im Tagebuch enthaltenen Buchungen, gliedert diese aber nach dem von Ihrem Unternehmen angewandten Kontenplan.
- Das Inventarbuch: Es ist für Geschäftsjahre, die am 1. Januar 2016 beginnen, nicht mehr vorgeschrieben.
- Wie viele Dokumente in Unternehmen unterliegt es jedoch der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
- Da das Inventar weiterhin Pflicht ist, empfiehlt es sich, dieses Inventarbuch zu erstellen, um einen klaren Überblick über Ihre Aktiva und Passiva zu erhalten.
Buchführungspflichten je nach Besteuerungssystem
Unternehmen, die der Regelung für Kleinstunternehmen unterliegen.
Bei den Unternehmen im System des Mikrounternehmens (früher Autoentreprise) wird unterschieden zwischen :
- diejenigen, die unter die Kategorie der Industrie- und Handelsgewinne (BIC) fallen,
- und diejenigen, die unter die Kategorie der nichtkommerziellen Gewinne (BNC) fallen,
deren Jahresumsatzschwelle festgelegt ist :
- auf 188 700 € für den Verkauf von Waren, Gegenständen, Lieferungen von Lebensmitteln zum Mitnehmen oder zum Verzehr an Ort und Stelle oder für die Bereitstellung von Unterkünften,
- auf 77 700 € für Dienstleistungen und freie Berufe.
Sie sind verpflichtet, Folgendes zu führen:
- ein Journal über die Einnahmen, unabhängig von der Tätigkeit, wobei für jede Einnahme der Name des Kunden, die eingenommene Summe und das Datum anzugeben sind,
- ein Einkaufsbuch, wenn es sich um eine Handelstätigkeit handelt.
☝ Diese Unternehmen unterliegen nicht der Pflicht, eine vollständige Buchhaltung zu führen. Die Buchführung kann daher schlanker gestaltet werden, muss aber alle Finanzbewegungen (Einnahmen und Ausgaben) chronologisch und unveränderbar aufzeichnen.
Unternehmen, die unter das Régime réel normal fallen
Zu den Unternehmen, die dem Régime réel normal unterliegen, gehören :
- diejenigen, die unter die Kategorie der Industrie- und Handelsgewinne (BIC) fallen,
- und diejenigen, die im Rahmen der Körperschaftsteuer (IS) besteuert werden,
deren Jahresumsatz höher ist als :
- 818.000 € für den Verkauf von Sachgütern, Gastronomie oder die Bereitstellung von Unterkünften,
- 247.000 € für die Erbringung von Dienstleistungen.
Die Verpflichtungen dieser Unternehmen sind wie folgt:
- Führung einer vollständigen, über das gesamte Geschäftsjahr reichenden Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten) mit Erstellung :
- einer Bilanz,
- einer Gewinn- und Verlustrechnung,
- eines Anhangs,
- ein Journalbuch und ein Hauptbuch erstellen,
- ein jährliches Inventar erstellen.
Unternehmen, die unter das Régime réel simplifié fallen.
Zu den Unternehmen, die dem vereinfachten realen System unterliegen, gehören :
- diejenigen, die unter die Kategorie der Industrie- und Handelsgewinne (BIC) fallen,
- und diejenigen, die im Rahmen der Körperschaftsteuer (IS) besteuert werden,
deren Jahresumsatz weniger als :
- 818.000 € für den Handel und die Bereitstellung von Unterkünften,
- 247.000 € für die Erbringung von Dienstleistungen.
Die Verpflichtungen dieser Unternehmen sind wie folgt:
- eine vereinfachte vollständige Buchführung (Periodenabgrenzung, mit der Möglichkeit, im Laufe des Geschäftsjahres zu einer Cashflow-Buchführung zu wechseln) mit Erstellung :
- einer Bilanz,
- einer Gewinn- und Verlustrechnung,
- und eines Anhangs,
- ein Journalbuch und ein Hauptbuch erstellen,
- ein vereinfachtes Jahresinventar erstellen.
Unternehmen, die der kontrollierten Deklaration unterliegen
Zu den Unternehmen im System der kontrollierten Steuererklärung gehören insbesondere Freiberufler, die unter die BNC fallen und deren Einnahmen 77 700 € übersteigen.
Diese Unternehmen müssen über das gesamte Geschäftsjahr hinweg eine Liquiditätsbuchhaltung führen, können sich aber auch für eine Verpflichtungsbuchhaltung entscheiden.
Die ihnen obliegenden Pflichten:
- Eine vereinfachte Buchhaltung führen,
- die Ergebnisse jedes Jahr melden,
- ein Journalbuch über die Geschäftseinnahmen und -ausgaben führen,
- ein Verzeichnis der Anlagewerte und der Abschreibungen führen,
- eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen (jedoch keinen gesetzlich vorgeschriebenen Anhang).
Buchführungspflichten je nach Organisationsform
Die Buchführungspflichten des Gewerbetreibenden
- Als im Handels- und Gesellschaftsregister (RCS) eingetragenes Unternehmen eine Buchhaltung führen,
- die Regeln des Kontenplans einhalten,
- die Bewegungen, die sich auf das Vermögen des Unternehmens auswirken, in chronologischer Reihenfolge festhalten,
- Rechnungen unter genau festgelegten Bedingungen ausstellen,
- mindestens einmal im Jahr eine Inventur durchführen,
- den Jahresabschluss am Ende eines jeden Geschäftsjahres erstellen,
- ein eigenes Bankkonto für die Geschäftstätigkeit besitzen,
- die Buchhaltungsunterlagen mindestens 10 Jahre nach Abschluss jedes Geschäftsjahres aufbewahren,
- in einigen Fällen den Jahresabschluss bei der Geschäftsstelle des Handelsgerichts hinterlegen.
☝ Je nach Größe und Buchführungssystem des Unternehmens sind auch andere, spezifischere Pflichten zu beachten. So können z. B. kleine und mittlere Unternehmen, die bestimmte Kriterien erfüllen, die buchhalterische Darstellung vereinfachen.
Die Buchführungspflichten eines Vereins
- Eine Buchhaltung in Übereinstimmung mit dem Kontenplan für Vereine führen,
- den Jahresabschluss erstellen.
Dies ist insbesondere für Vereine verpflichtend :
- als gemeinnützig anerkannt oder zugelassen sind,
- mit einer wirtschaftlichen Tätigkeit, die der Gewerbesteuer unterliegt,
- die öffentliche Unterstützung in Höhe von mehr als 50 % ihres Budgets erhalten, unter anderem.
Für andere können die Buchführung und die Erstellung eines Jahresabschlusses gewählt werden, wenn sie nicht obligatorisch sind, und sind dann in der Satzung des Vereins enthalten.
Die Buchführungspflichten von Freiberuflern
Die Buchführungspflichten der freien Berufe hängen ab von :
- von der für die Ausübung der freiberuflichen Tätigkeit gewählten Struktur,
- von der gewählten Steuerregelung .
Ebenso unterscheiden sie sich, je nachdem, ob der Beruf ausgeübt wird :
- als Einzelunternehmen,
- in einer Handelsgesellschaft (SAS, SASU, SARL, EURL) für nicht reglementierte Berufe,
- in einer Handelsgesellschaft und/oder einer Gesellschaft zur freien Berufsausübung(SEL), bei reglementierten Berufen.
Ist es verpflichtend, einen Wirtschaftsprüfer zu beauftragen?
Das Gesetz zwingt Unternehmen nicht dazu, einen Wirtschaftsprüfer zu beauftragen. Als Geschäftsführer/in können Sie entscheiden, Ihre Buchhaltung selbst zu führen.
Es wird jedoch dringend empfohlen, die Buchhaltung von einem Fachmann führen zu lassen.
Ein Wirtschaftsprüfer begleitet Sie bei der Verwaltung Ihres Unternehmens und in allen wichtigen Phasen (Gründung, Entwicklung, Änderung usw.) und übt dabei eine beratende Funktion aus.
Die Inanspruchnahme dieses Zahlenexperten wird Ihnen nicht nur für die ordnungsgemäße Buchführung, die Veröffentlichung von Abschlüssen oder die genaue Berechnung Ihrer Steuern wertvoll sein, sondern auch für die sichere Abwicklung Ihrer Buchführungs- und Steuergeschäfte.
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Wie kann man die Verwaltung der Buchführungspflichten erleichtern?
Auch wenn die Buchführungspflichten schwerfällig und einschränkend erscheinen mögen, regen sie doch dazu an, Dokumente und Zahlen zu erstellen, die :
- das Ablesen Ihres Umsatzes,
- die Bewertung Ihres Vermögens,
- und die Entwicklung Ihres Unternehmens.
Um sicherzustellen, dass Sie Ihren Buchführungspflichten nachkommen, sollten Sie nicht zögern, Experten zu Rate zu ziehen oder Buchhaltungssoftware zu verwenden. Es wird sich bestimmt eine Lösung finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
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Wir fassen zusammen
So ist es nun einmal, Sie werden nicht darum herumkommen! Auch wenn Sie als Unternehmer/in nicht viel mit Buchhaltung am Hut haben, ist eine ordnungsgemäße Buchführung für alle Unternehmen (außer Kleinstunternehmen) gesetzlich vorgeschrieben.
Erstellen Sie Ihren Jahresabschluss oder nicht? Wie wir gesehen haben, hängen Ihre Buchführungspflichten von der Größe und Art Ihrer Organisation, der Kategorie, der sie angehört, und der Steuerregelung ab. Weitere Informationen finden Sie in unseren anderen Artikeln über die Buchführungspflichten für verschiedene Arten von Unternehmen.
Um Ihren Buchhaltungspflichten mit mehr Gelassenheit zu begegnen, sollten Sie den Blickwinkel umkehren. Sagen Sie sich, dass der genaue Blick auf den Zustand Ihres Vermögens auch eine Möglichkeit ist, die Realität der Gesundheit Ihres Unternehmens zu berücksichtigen! 💸.
Artikel übersetzt aus dem Französischen