E-Commerce-Buchhaltung: Rechnungsstellung, Umsatzsteuer, Software ... folgen Sie unserem Leitfaden, um alles richtig zu machen!

Wie verwaltet man die E-Commerce-Buchhaltung? Wenn Sie eine E-Commerce-Website einrichten möchten oder Ihren Online-Shop bereits gestartet haben, ist dies eine Frage, die Sie sich stellen werden.

Denn ja, Sie wollen alles richtig machen, und die Buchhaltung ist ein wichtiger Teil Ihres Geschäfts. Aus rechtlicher Sicht gibt es gesetzliche Verpflichtungen, die Sie einhalten müssen, wie die Eröffnung eines Bankkontos, die Ausstellung von Rechnungen für Kunden und die Führung einer Buchhaltung für bestimmte Unternehmen.

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche verschiedenen Punkte Sie nicht vernachlässigen dürfen, um die Buchhaltung Ihres E-Commerce-Geschäfts richtig zu führen.

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Die Eröffnung eines Bankkontos

Dies ist der Ausgangspunkt für den Online-Verkauf. Alle Unternehmen unterliegen der Verpflichtung, für ihre Tätigkeit ein Bankkonto zu eröffnen. Denn Sie werden die Zahlung für die Bestellungen, die Ihre Kunden bei Ihnen aufgeben, entgegennehmen müssen.

Sind Sie nun verpflichtet, ein geschäftliches Bankkonto zu eröffnen? Das wird von der Rechtsform Ihres Unternehmens abhängen:

• für Unternehmen mit Stammkapital ist es obligatorisch ;
• für Selbstständige und Einzelunternehmen ist ein herkömmliches Bankkonto ausreichend, solange es ihrer Tätigkeit gewidmet ist und von den persönlichen Konten getrennt ist.

Verwaltung der Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung: ein unverzichtbarer Schritt.

Rechnungen sind die Grundlage Ihrer Buchhaltung im E-Commerce. Das Gesetz ist eindeutig:

"Jeder Kauf von Produkten oder jede Erbringung von Dienstleistungen für eine berufliche Tätigkeit muss Gegenstand einer Rechnungsstellung sein" Art. L441-3 des Handelsgesetzbuchs.

Ihr Online-Shop ist also keine Ausnahme von dieser Regel! Außerdem muss im E-Commerce die Rechnung bei Versand der Bestellung ausgestellt werden und nicht erst bei Zahlungseingang.

"Der Verkäufer ist verpflichtet, die Rechnung ab der Durchführung des Verkaufs oder der Erbringung der Dienstleistung auszustellen" - Art. L441-3 des Handelsgesetzbuchs.

Sie muss alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten.

Um dieser Verpflichtung nachzukommen, können Sie :

• zum Zeitpunkt der Bestellung eine elektronische Rechnung erstellen, die Ihre Kunden per E-Mail im PDF-Format und/oder über ihren Kundenbereich erhalten ;
• die Rechnung generieren und ausdrucken, um sie beim Versand dem Paket beizulegen ;
• oder sich für beides entscheiden, solange die beiden Rechnungen strikt identisch sind.

Wenn Sie die Ausstellung von Rechnungen automatisieren möchten, um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu vermeiden :

• Schauen Sie, ob die E-Commerce-Plattform oder der Marktplatz, auf dem Sie verkaufen, dies nativ oder durch Zusatzmodule unterstützt;
• verwenden Sie eine Rechnungssoftware, die sich mit Ihrer E-Commerce-Plattform verbinden lässt.

💡 Laden Sie regelmäßig (wöchentlich oder monatlich) die Ausgangsrechnungen hoch, um die Belege für Ihre Buchhaltung zu sammeln, falls Ihre Lösung dies nicht automatisch erledigt.

Ausstellung einer Gutschrift

Im Online-Verkauf haben Kunden 14 Tage Zeit, um aus beliebigen Gründen vom Kauf zurückzutreten. Eine Situation, mit der Sie zwangsläufig früher oder später konfrontiert werden.

In diesem Fall können Sie Ihrem Kunden eine Gutschrift anbieten, die er annehmen kann oder auch nicht. Sie müssen dann eine Rechnung über die Gutschrift erstellen, die die erste Rechnung, die er erhalten hat, korrigiert.

💡 Auch hier können Sie die Ausstellung einer Gutschriftsrechnung in Ihrer Rechnungssoftware oder über Ihre E-Commerce-Plattform automatisieren, wenn diese die direkte Verwaltung ermöglicht.

Die Verwaltung der Mehrwertsteuer

Rechnungsstellung und Erhebung der Mehrwertsteuer: Wer ist betroffen?

Die Mehrwertsteuer ist eine Steuer, die von allen oder fast allen Unternehmen geschuldet wird.

Einige von ihnen unterliegen nämlich von Rechts wegen der Umsatzsteuerbefreiung, während andere unter bestimmten Bedingungen dafür optieren können :

• mit dem Status des "auto-entrepreneur" gilt die Umsatzsteuerbefreiung automatisch ;
• Einzelunternehmen (EI, EIRL, ...) können sich für das Mikrounternehmenssystem und damit für die Befreiung entscheiden ;
• alle Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 85 800 Euro aus dem Verkauf von Waren können sich ebenfalls für die Franchise entscheiden.

In diesem Fall dürfen Sie sie also Ihren Kunden nicht in Rechnung stellen und eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen, auf der deutlich der Vermerk "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" (nicht anwendbare Umsatzsteuer, Art. 293 B des CGI) zu lesen ist.

Umsatzsteuer bei Verkäufen auf französischem Staatsgebiet

Für Unternehmen, die mehrwertsteuerpflichtig sind, bedeutet dies, dass sie die Mehrwertsteuer auf den Verkaufspreis aufschlagen müssen, um sie einziehen und an die Steuerbehörden weiterleiten zu können. Der Satz variiert je nach Art der verkauften Ware.

Der in Frankreich geltende allgemeine Satz beträgt 20 %, unabhängig davon, ob Sie im B2B- oder im B2C-Bereich verkaufen. Ermäßigte Mehrwertsteuersätze von 10 %, 5,5 % und sogar 2,1 % gelten für bestimmte Arten von Waren, z. B. :

• Bücher,
• Lebensmittel,
• Futtermittel für Tiere,
• Medikamente,
• Kunstwerke,
• Geräte für Menschen mit Behinderungen usw.

Weitere Informationen finden Sie in der vollständigen Liste der verschiedenen Mehrwertsteuersätze, die im Jahr 2024 gelten.

💡 Denken Sie also daran, den richtigen Mehrwertsteuersatz für jedes Ihrer Produkte in Ihrer E-Commerce-Lösung einzustellen.

Die Umsatzsteuer für E-Commerce-Verkäufe in der EU.

Das zuvor sehr komplexe System der innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer wird ab dem 1. Juli 2021 vereinfacht.

Hier die Regel: Wenn Sie Waren im Wert von mehr als 10.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) in ein EU-Land verkaufen, dann schulden Sie die Mehrwertsteuer nach den im Empfängerland geltenden Regeln.

Um den geschuldeten Betrag zu entrichten, gehen Sie zum One-Stop-Shop für die Umsatzsteuer (OSS).

Hier ein illustriertes Beispiel, damit Sie sich zurechtfinden:

Ein französisches Unternehmen vertreibt über seinen Online-Shop Bademode und muss die Mehrwertsteuer einziehen. Es liefert nur nach Frankreich und Spanien, wo seine Kunden ansässig sind. Im Jahr 2024 hat sie in Spanien einen Umsatz von 45 000 EUR (ohne MwSt.) erzielt und am 1. Juli den Schwellenwert von 10 000 EUR überschritten.

Sie muss daher :

• Auf den Umsatz von 10 000 Euro in Spanien die französische Mehrwertsteuer von 20 % in Rechnung stellen, einziehen und abführen,
• für die 35.000 Euro über dem Schwellenwert die spanische Mehrwertsteuer zu 21 % in Rechnung stellen, einziehen und zahlen (an die zentrale Anlaufstelle).

Fall der Umsatzsteuer bei Verkäufen in Großbritannien

Wie Sie wissen, ist Großbritannien seit dem 1. Januar 2021 nicht mehr Teil der Europäischen Union. Folglich ist jeder Verkauf mit Ihrem E-Commerce nun ein Export, der mit einer Reihe von Formalitäten einhergeht.

Sie müssen eine EORI-Nummer beantragen und sicherstellen, dass Sie sich beim HMRC registrieren, um die britische Umsatzsteuer zu erklären und abzuführen.

Hier sind die Formalitäten:

• Wenn Ihr Verkauf nicht mehr als 135 Pfund beträgt: Sie müssen die britische Mehrwertsteuer direkt bezahlen;
• wenn Ihr Verkauf 135 Pfund übersteigt: Sie müssen keine Umsatzsteuer zahlen, genauso wie bei Exporten aus der EU.

💡 Prüfen Sie, ob Ihre E-Commerce-Plattform diese britische Besonderheit berücksichtigt oder ob ein Plug-in, ein Modul oder eine Software dies tun kann.

Rüsten Sie sich mit Software für Ihre E-Commerce-Buchhaltung aus.

Sie können Ihre Rechnungen und Ihre Buchhaltung natürlich auch mit einer Excel-Datei verwalten. Das ist perfekt, wenn Sie Ihr Geschäft gerade erst starten und noch nicht so viele Verkäufe getätigt werden. Aber sobald der Bestellrhythmus anzieht (und das ist das Schlechteste, was man Ihnen wünschen kann), kann es schnell zeitraubend werden, diese Aufgaben manuell zu erledigen.

Viele E-Commerce-Lösungen ermöglichen die Erstellung von Rechnungen und Gutschriften, eventuell auch den Export Ihrer Verkäufe, aber nicht die buchhalterische Erfassung der Finanzströme Ihres Geschäfts.

Es ist daher mehr als empfehlenswert, dass Sie sich für eine kaufmännische Software mit integriertem Buchhaltungsmodul wie Lundi Matin Business oder eine professionelle Buchhaltungssoftware entscheiden.

Sie sparen nicht nur Zeit, sondern ermöglichen Ihnen auch :

• Abläufe zu automatisieren,
• Wiederholungseingaben und menschliche Fehler zu vermeiden,
• die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten,
• Ihre Ausgaben zu verfolgen, um Ihren Cashflow und Ihre Rentabilität zu kontrollieren.

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Ist die Beauftragung eines Buchhalters Pflicht?

Ist es eine Pflicht, einen Buchhalter mit der Buchführung für Ihre E-Commerce-Website zu beauftragen? Die Antwort lautet: Nein.

Häufig zögern Sie aufgrund mangelnder Liquidität beim Start Ihres Unternehmens, ob Sie Ihre Buchhaltung auslagern sollen. Das ist verständlich, aber Sie sollten wissen, dass dies aus verschiedenen Gründen sehr oft eine lohnende Investition darstellt (kluge Ratschläge zur Optimierung der Kosten, Zeitersparnis, Vermeidung von Bußgeldern wegen Nichteinhaltung der Steuergesetze usw.).

Wir empfehlen Ihnen daher, sobald Sie über genügend Barmittel und ein recht hohes Verkaufsvolumen verfügen, einen Steuerberater zu beauftragen, um Ihre E-Commerce-Website auf die nächste Stufe zu heben.