FEC Gebrauchsanweisung: Keine Angst mehr vor der Steuerprüfung!

Im Rahmen der Digitalisierung der Praktiken gibt es auch die Digitalisierung der Steuerprüfung. Unternehmen haben verschiedene Verpflichtungen, denen sie nachkommen müssen. Dazu gehört auch die Erstellung eines FEC, einer computergestützten Datei, in der alle Buchungen erfasst werden und die im Falle einer Betriebsprüfung den Steuerbehörden übermittelt werden muss.

Aber was genau ist das FEC, wozu dient es und wie erstellt man es in Übereinstimmung mit den Vorschriften? Wann und wie ist es bei der Behörde einzureichen?

Wir beantworten alle Ihre Fragen, damit das FEC zu einer reinen Formalität wird.

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Was ist das FEC?

Wozu dient das FEC?

Das FEC, fichier des écritures comptables, ist ein elektronisches Dokument, das alle Aufzeichnungen des Buchhaltungssystems Ihres Unternehmens in Bezug auf seine Geschäftstätigkeit zusammenfasst.

Im Rahmen Ihrer papierlosen Buchführung können Sie einer Kontrolle durch die Steuerbehörden unterliegen. Die Generaldirektion für öffentliche Finanzen (DGFiP) kann Ihnen :

• eine Mitteilung über die Überprüfung der Buchführung (Kontrolle auf der Website Ihres Unternehmens),
• oder eine Mitteilung über die Prüfung der Buchführung (Prüfung aus der Ferne),

auf die Sie mit dem FEC antworten müssen. Diese Datei muss alle Buchungen in den Buchungsjournalen für die Geschäftsjahre wiedergeben, die in dem Bescheid, den Sie erhalten haben, angegeben sind.

☝️ Sie muss außerdem bestimmten Standards entsprechen, die seit dem 1. Januar 2014 in Kraft sind und am 1. Januar 2017 aktualisiert wurden.

Die Informationen, die im FEC enthalten sein müssen

Die Buchungsdatei muss alle vorhandenen Journale einschließlich des Gewinnvortrags und der Inventuren ausweisen, d. h. :

• Abschreibungsbuchungen,
• die Buchungen für die Veräußerung von Anlagevermögen,
• die Buchungen für Wertminderungen,
• die Buchungen für Lagerbestände,
• die Buchungen für Rückstellungen,
• die Vorgänge der Rechnungsabgrenzung.

Zum besseren Verständnis sind hier die spezifischen und standardisierten Felder aufgelistet, die in Ihrer Buchungsdatei enthalten sein müssen:

Es können weitere Felder hinzugefügt werden, z. B. das Zahlungsdatum und die Zahlungsmethode.

💡 Gut zu wissen: Bei unbekannten Daten ist es wichtig, dass Sie die Felder innerhalb Ihrer Buchungsdatei (BBD) leer lassen. Füllen Sie sie weder mit Nullen noch mit Leerzeichen.

Beispiel einer FEC-Datei

Hier ein Beispiel für eine Buchungsdatei:

FEC: Buchführungspflichten, um die Vorschriften einzuhalten.

Welche Unternehmen sind vom FEC betroffen?

Das FEC betrifft alle Unternehmen, die einem realen Steuersystem unterliegen, d. h. Unternehmen, die :

• die der IS (l'Impôt sur les Sociétés) oder der IR (Impôt sur le Revenu) unterliegen,
• dem BIC-System (Bénéfices Industriels et Commerciaux),
• dem BNC-System (Bénéfices Non Commerciaux),
• oder auch landwirtschaftlich.

☝️ Die einzigen Akteure, die von der Buchführungspflicht befreit sind, sind Kleinstunternehmer.

Welche Strafen drohen?

Wenn ein Unternehmen die Abgabe seines FEC nicht einhält, muss es mit einer Geldstrafe von 5.000 € rechnen.

Und wenn es eine nicht konforme Buchführungsdatei einreicht, muss es 10 % der dem Steuerpflichtigen auferlegten Abgaben zahlen. Diese 10 % werden auf einen Mindestbetrag von 5 000 € gesenkt.

Wann und wie ist die Buchführungsdatei einzureichen?

• Bei einer Vor-Ort-Prüfung ist die Buchführungsdatei dem Prüfer bei seinem Besuch vor Ort in papierloser Form auf einem physischen Datenträger vorzulegen: USB-Stick, externe Festplatte, DVD oder CD.
  
• Bei einer Fernprüfung sendet das Unternehmen dem Prüfer das FEC innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt der Prüfungsmitteilung auf elektronischem Wege oder per Einschreiben, z. B. auf einem USB-Stick, zu.

ℹ️️ Die Verwaltung hat drei Monate Zeit für die Überprüfung und schließt mit der Feststellung, ob eine Berichtigung erforderlich ist oder nicht. Im Falle einer Berichtigung wird eine Einziehung der Geldbuße eingeleitet.

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Tipps zur normgerechten Erstellung des FEC

• Führen Sie die Erstellung des FEC am Ende jedes Geschäftsjahres zusammen mit der Einreichung des Steuerberichts durch, unabhängig davon, ob Sie dazu aufgefordert werden oder nicht. Da die Fristen im Falle einer Prüfung recht kurz sind, haben Sie diesen Stress weniger.
  
  
• Testen Sie die Konformität Ihres FEC, d. h. analysieren Sie Ihre Datei vor der Kontrolle oder der Prüfung durch den Prüfer. Zu diesem Zweck gibt es Tools:
• Die DGFiP bietet mit Test Compta Demat eine Software zum kostenlosen Download an, mit der Sie die Gültigkeit Ihres FEC und seine Übereinstimmung mit den in Artikel A.47 A-1 des Buchs der Steuerverfahren kodifizierten Normen überprüfen können.
  
  
• Das FEC kann auch von einer Software zur Buchungskontrolle wie Alto 2 gescannt werden, um alle Anomalien aufzuzeigen. Es ist wichtig, dass Sie sich strikt an das geforderte Format halten, um das Risiko einer Geldstrafe wegen einer nicht konformen Datei auszuschließen.
  
  
• Einige Buchhaltungs- und ERP-Programme ermöglichen es, einen " Nebelmodus" zu verwenden, um interne Überprüfungen vorzunehmen. Das Prinzip dahinter? Eine "vorläufige" Buchhaltung durch die Eingabe von "vorläufigen" Datensätzen (und damit die Extraktion eines FEC) zu erstellen. Dies ist ein gutes Mittel für das Unternehmen, um buchhalterische Anomalien im Vorfeld zu kontrollieren und zu korrigieren.
  
• Erfüllen Sie alle möglichen Anforderungen, die mit der CFCI (Steuerprüfung der computergestützten Buchführung) einhergehen:
  • Dokumentation des Informationssystems,
  • Identifizierung der kritischen Datenflüsse,
  • Aufbewahrung von Daten usw.
    
• Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Buchhaltungstool in der Lage ist, das FEC auf erste Anforderung zu erstellen, oder, falls dies nicht möglich ist, dass der Buchhalter es bei Bedarf erstellt. Zu den geeigneten Lösungen gehören:
  • Sage 50cloud Ciel erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und ist auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet. Die Lösung ermöglicht die Kontrolle der EDV-gestützten Buchführung, die Erstellung des FEC und die Einhaltung des sogenannten Mehrwertsteuerbetrugsbekämpfungsgesetzes.
  
  
  

Fehler sind menschlich, also lassen Sie Ihre Buchhaltung von einer geeigneten Software erledigen!

Und verbringen Sie die gewonnene Zeit damit, Ihr Geschäft auszubauen, Ihre Kunden zu treffen und das Potenzial Ihrer Mitarbeiter/innen für wertschöpfende Aufgaben zu nutzen.