Automatisierung, Vorhersage, Analyse: Wie künstliche Intelligenz die Buchhaltung revolutioniert

Künstliche Intelligenz ist zweifellos die letzte technologische Revolution, die die Arbeitswelt tiefgreifend beeinflusst hat und Unternehmen dazu veranlasst, ihre Prozesse neu zu erfinden.

Dank der Integration von KI in Business-Tools, aber auch dank der Entwicklung von ChatGPT und seinen Konkurrenten, verfügen die verschiedenen Abteilungen von Organisationen nun über echte Assistenten, die bestimmte Aufgaben für sie erledigen können. Dies ist ein Segen, der jedoch auch einige Bedenken aufwirft.

Das gilt auch für die Buchhaltung, die sich mit dieser neuen Realität auseinandersetzen muss.

Wie wirkt sich die künstliche Intelligenz angesichts der zahlreichen Herausforderungen und Besonderheiten auf die Buchhaltung aus? Welche Vorteile ergeben sich daraus, aber auch welche Herausforderungen sind zu bewältigen?

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Was genau ist künstliche Intelligenz?

Definition von künstlicher Intelligenz

Bevor wir über künstliche Intelligenz in der Buchhaltung sprechen , sollten wir uns zunächst darüber verständigen, was unter künstlicher Intelligenz zu verstehen ist.

Künstliche Intelligenz, oft mit der Bezeichnung " KI " abgekürzt, bezeichnet Technologien, die bestimmte kognitive Fähigkeiten des Menschen simulieren können. Beobachten, verstehen, lernen, argumentieren, vorhersagen... Es geht darum, Algorithmen anstelle von Neuronen arbeiten zu lassen.

In diesem Sinne unterscheidet sie sich von der klassischen Informatik (man weiß bereits von Anfang an, wie man vorgehen muss), da sie sich auf der Grundlage von Daten weiterentwickelt und anpasst.

Eine sich ständig weiterentwickelnde Technologie

Obwohl die Anfänge der künstlichen Intelligenz (zumindest als eigenständiger Forschungsbereich) 1956 mit der von John McCarthy und Marvin Minsky inszenierten Dartmouth-Konferenz gelegt wurden, hat sie sich in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt.

Mit der Explosion von Big Data und der steigenden Leistung von Prozessoren wurde in den 2000er Jahren eine neue Ära eingeläutet: die Ära des maschinellen Lernens oder Machine Learning. Von nun an lernten die Algorithmen direkt aus den Daten.

Dann kam die Revolution des Deep Learning. Dieses Modell, das von der Funktionsweise des menschlichen Gehirns inspiriert ist, nutzt künstliche neuronale Netze, um riesige Datenmengen zu verarbeiten (maschinelle Übersetzung, Spracherkennung, Bildanalyse usw.).

Es ist ganz natürlich, dass sich die künstliche Intelligenz heute in allen Berufsfeldern durchsetzt, also auch im Bereich Finanzen und Vereinbarkeit.

☝️ Natürlich hat ChatGPT von OpenAI, eine generative KI, die die menschliche Sprache verstehen und Wörter vorhersagen kann, um Texte zu erstellen, zu dieser Demokratisierung der KI beigetragen.

Wie kann Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung eingesetzt werden?

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen hat sich in den letzten Jahren stark demokratisiert, wo er früher nur mächtigen Gruppen vorbehalten war. Dies ist auf folgende Gründe zurückzuführen:

• der Industrialisierung und der höheren Rechenleistung der Maschinen, die den Einsatz dieser KI ermöglichen ;
• die Entwicklung der Cloud, die den massiven Zugang zu Daten fördert.

Die Entwicklung von Software mit künstlicher Intelligenz für die Buchhaltung und das Finanzwesen dient vor allem zwei Zwecken:

• Automatisierung ;
• Analyse und Vorhersage.

Automatisierung

Historisch gesehen beruht die Buchhaltung auf manuellen, sich wiederholenden und besonders zeitaufwändigen Aufgaben. Rechnungen erfassen, Buchungen abgleichen, Belege abheften... all diese Tätigkeiten sind unerlässlich, aber mit geringem Mehrwert verbunden.

Künstliche Intelligenz verändert die Situation, indem sie diese Aufgaben mit beispielloser Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit automatisiert.

👉 Nehmen wir als Beispiel das Lesen von Lieferantenrechnungen. Dank der optischen Zeichenerkennung (OCR), die mit Lernalgorithmen gekoppelt ist, kann eine Software automatisch die Schlüsselinformationen extrahieren: Name des Lieferanten, Betrag ohne MwSt., MwSt., Zahlungsdatum ... Diese Elemente müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden, die KI erledigt das in Sekundenschnelle.

Dieselbe Logik gilt für die Bankabstimmung. Der Algorithmus vergleicht die Bankauszüge mit den Buchungen der Buchhaltung und matcht die entsprechenden Bewegungen.

In diese Kategorie fallen auch :

• die intelligente Ablage von Buchungsbelegen ;
• die automatische Vorbereitung von Umsatzsteuererklärungen ;
• die Konformitätsprüfung durch Anwendung aktueller Steuervorschriften.

Was steht auf dem Spiel? Zeit sparen, das Fehlerrisiko senken und die Buchhalter für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung entlasten.

💡 Die Automatisierung ist insbesondere die große Stärke von Lösungen zur Digitalisierung von Rechnungen wie Yooz. Dank KI sowie einer leistungsstarken Big-Data-Datenbank ermöglicht Ihnen diese Software, den gesamten Prozess der Bearbeitung von Kunden- und Lieferantenrechnungen ohne menschliche Eingriffe zu industrialisieren. Dazu gehören die automatische Datenerfassung, die Kontierung und der Abgleich von Daten - alles ohne Eingabe.

Analyse und Vorhersage

Die Automatisierung ist nur die Spitze des Eisbergs. Dahinter offenbart die künstliche Intelligenz eine noch wertvollere Fähigkeit für die Buchhaltung: ihre Fähigkeit zur Analyse und Vorhersage.

Traditionell arbeiten Buchhalter und Finanzmanager mit einer retrospektiven Sicht, indem sie Finanzdokumente erstellen, die das Bestehende widerspiegeln. Doch KI verändert dieses Paradigma. Indem sie massive Mengen an historischen Daten analysiert und Trends erkennt, hilft sie, die Zukunft zu antizipieren.

Wie funktioniert das konkret? Die künstliche Intelligenz kreuzt mehrere Informationsquellen:

• Buchhaltungsinformationen aus der Vergangenheit (die KI kann z. B. die Buchhaltungsbilanz analysieren ) ;
• ausstehende Rechnungen ;
• wiederkehrende Bankbewegungen ;
• wirtschaftliche oder branchenspezifische Indikatoren.

Dank ihrer prädiktiven Algorithmen ist die Künstliche Intelligenz dann in der Lage :

• den kurz- und mittelfristigen Cashflow durch die Simulation verschiedener Szenarien vorherzusagen;
• Buchhaltungsanomalien zu erkennen, indem sie ungewöhnliche Muster aufspüren;
• die Kreditwürdigkeit von Kunden oder Lieferanten durch die Kombination von Zahlungshistorie, wiederkehrenden Verhaltensmustern und externen Daten zu bewerten;
• intelligente Dashboards zu erstellen, die nicht nur Zahlen anzeigen, sondern auch Trends erläutern und Korrekturmaßnahmen vorschlagen.

Mit dieser Vorhersagekompetenz wird der Buchhalter zu einem mächtigen strategischen Partner, der viel relevantere Einsichten liefert.

Wie steht es mit ChatGPT und der Buchhaltung?

Natürlich stellen sich viele von Ihnen die Frage: Kann ChatGPT auch Buchhaltung machen?

In der Tat ist es schwierig, das Thema künstliche Intelligenz anzusprechen, ohne ChatGPT zu erwähnen. Obwohl es sich hierbei nicht um ein Buchhaltungstool im eigentlichen Sinne handelt, wäre es schade, wenn Sie auf seinen größten Vorteil verzichten würden: seine Fähigkeit, natürliche Sprache zu verstehen und Buchhaltungsinformationen sofort zu verarbeiten.

Das bedeutet, dass es auch kleineren Unternehmen dabei helfen kann, Begriffe, Prozesse usw. zu verstehen. Natürlich mit einem kritischen Geist verwenden! Vergessen Sie nicht, stets Überprüfungen vorzunehmen 😉.

Darüber hinaus kann man ChatGPT nutzen, um :

• Kunden-E-Mails zu verfassen (Mahnungen zu Rechnungen, Erklärungen zu Konten usw.) ;
• Checklisten für den Jahresabschluss oder die Umsatzsteuerprüfung zu erstellen;
• Zahlenmaterial zu analysieren und in verständliche Berichte umzuwandeln ;
• das Verfassen von Finanzkommentaren, die auf Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen basieren, zu automatisieren;
• Buchungen zu überprüfen oder Musterbuchhaltungsschemata vorzuschlagen.

Indem ChatGPT Ihre Buchhaltungsdaten mit seinem enzyklopädischen Wissen abgleicht, hilft es Ihnen, Zeit zu sparen und bestimmte Analysen zuverlässiger zu machen ... aber es ersetzt deswegen noch lange nicht das menschliche Fachwissen!

Was sind die 4 Vorteile von künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung?

In der Buchhaltung und im Finanzwesen verspricht künstliche Intelligenz, wie in vielen anderen Unternehmensbereichen auch, eine ganze Reihe von Vorteilen.

Lassen Sie uns diese kurz durchgehen. 👉

#1 Eine spürbare Zeitersparnis

Die Automatisierung zahlreicher manueller Aufgaben (Eingaben, Kontierungen, Validierungen usw.) führt zwangsläufig zu einer Zeitersparnis und Leistungssteigerung für die Finanz- und Buchhaltungsabteilung des Unternehmens oder für die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.

Durch die Eliminierung dieser wenig wertschöpfenden Vorgänge wird Bandbreite frei, die für strategischere Aufgaben wie Beratung oder Finanzanalysen genutzt werden kann.

#2 Eine Senkung der Kosten

Diese Zeitersparnis geht mit einer Kostensenkung einher, insbesondere mit einer Senkung der Betriebskosten (Kosten für die Zeit, die für die Eingabe oder Überprüfung aufgewendet wird).

Darüber hinaus vermeidet künstliche Intelligenz durch die Begrenzung von Fehlern und Steuerberichtigungen Ausgaben für Korrekturen oder andere Rechtsstreitigkeiten.

#3 Die Sicherung der Prozesse

Das Fehlerrisiko ist nach wie vor das Sorgenkind von Buchhaltungsfirmen und Finanzabteilungen.

Hier greift erneut die künstliche Intelligenz ein, um Ihre Prozesse zu sichern und Ihre Daten zuverlässiger zu machen. Und das aus gutem Grund: Die Maschine ermüdet nicht, verwechselt keine Zeilen und verliert keine Dokumente.

Aber die KI geht noch weiter!

Wir denken da vor allem an alles, was mit der Betrugserkennung zu tun hat, die durch Technologien wie :

• Graphometrie (die Analyse der Handschrift mit dem Ziel, Anomalien zu erkennen) ;
• Frequenzanalyse (Untersuchung der Wiederholung bestimmter Beträge, der Verteilung von Zahlen oder der Häufigkeit bestimmter Transaktionen).

#4 Fundierte Entscheidungsfindung

In der Buchhaltung beruht die Entscheidungsfindung oft auf der Beobachtung historischer Finanzdaten. Mithilfe von künstlicher Intelligenz werden diese Analysen schneller, feiner und vor allem prädiktiver.

Denn durch die Verknüpfung von Buchhaltungsströmen, Leistungsindikatoren und externen Wirtschaftsdaten erkennt die KI Trends, die für das bloße Auge unsichtbar sind. Sie ist sogar in der Lage :

• bei Liquiditätsrisiken zu warnen ;
• die Auswirkungen einer Entscheidung (Einstellung, Investition usw.) zu simulieren ;
• alternative Szenarien vorzuschlagen.

Das Ergebnis: Der Buchhalter, CFO oder Geschäftsführer steuert nicht mehr nur aus dem Bauch heraus, sondern auf der Grundlage von zuverlässigen, quantifizierten und in Echtzeit aktualisierten Informationen.

Herausforderungen und Grenzen von KI in der Buchhaltung

Aber auch wenn KI ein Segen für Buchhalter und Finanzmanager ist, muss sie mit Vorsicht implementiert werden!

Ihre Integration in die Buchhaltung und den Finanzbereich setzt die Mobilisierung echten Know-hows in diesem Bereich voraus: Künstliche Intelligenz ist nur dann wirksam, wenn sie richtig eingesetzt wird. Daher müssen Sie möglicherweise :

• Experten mit genauen Kenntnissen im Umgang mit dieser Technologie zu beauftragen;
• die Qualität der eingespeisten Daten zu verbessern (KI kann zwar intelligent sein, aber sie hängt von den Daten ab, die man ihr gibt).

Darüber hinaus stellt sich die Frage nach der Sicherheit der Daten, mit denen Ihr KI-System gefüttert wird, vor allem, wenn Sie mit sensiblen Informationen arbeiten. Sie müssen besonders auf die Daten achten, die Sie an die Tools liefern, insbesondere an ein Gerät wie ChatGPT.

Schließlich denkt man nicht überraschend an die Risiken für Berufstätige, da sich einige von dieser Technologie bedroht fühlen. Aber in Wirklichkeit, und vor allem in der Buchhaltung und im Finanzwesen, muss die künstliche Intelligenz richtig angeleitet werden . Eine menschliche Überprüfung ist immer erforderlich. Wir erleben also eher eine Transformation der Buchhaltungs- und Finanzabteilungen, die mit einem gefügigen KI-Copiloten zusammenarbeiten - eher als mit einem Ersatz!

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Künstliche Intelligenz und Buchhaltung und Finanzwesen: Was ist zu beachten?

Man könnte dazu neigen, zu glauben, dass die Funktion der Buchhaltung aufgrund der ihr obliegenden Verantwortung nicht in der Lage ist, einer Maschine zu vertrauen. Dennoch beweist die künstliche Intelligenz immer wieder, dass sie eine wertvolle Hilfe für diese Berufsgruppe darstellt, da sie Aufgaben mit geringer Wertschöpfung automatisiert.

Künstliche Intelligenz geht sogar noch einen Schritt weiter, denn sie ist ein hervorragendes Analysewerkzeug, das Buchhaltern bei der Entscheidungsfindung hilft. Und gute Nachrichten, oftmals ohne zusätzliche Kosten, denn KI gewinnt ganz natürlich an Boden in den meisten Lösungen, die von Unternehmen und Kanzleien verwendet werden: Buchhaltungssoftware, Software zur Rechnungsverarbeitung , Cash-Management-Software usw.

Diese durch Künstliche Intelligenz erweiterten Lösungen bieten dem Berufsstand der Buchhalter noch mehr Wert, der sich dann in Richtung mehr Beratung und Strategie weiterentwickelt.