Wie stelle ich die Mehrwertsteuer richtig in Rechnung? Der umfassende Leitfaden für Selbstunternehmer

Wenn Sie ein Kleinstunternehmen gründen, kann der Verwaltungsaufwand sehr hoch sein, da so viele Erklärungen abzugeben sind.

Sobald alles geregelt ist, beginnen Sie mit Ihrer Tätigkeit und ein erster Kunde nimmt Ihre Dienste in Anspruch. Und dann passiert das Drama. Sie müssen eine Rechnung ausstellen, aber Sie haben keine Ahnung, was Sie tun sollen. Wie stelle ich als selbstständiger Unternehmer eine Rechnung aus? Welche Angaben sind erforderlich? Welcher Mehrwertsteuersatz ist anwendbar? Sind Selbstunternehmer von der Steuer befreit ? Wie wird der Mehrwertsteuerbetrag berechnet?

Auch wenn diese Worte Angst machen können, sind wir weit entfernt von einer Reise, die dem Passierschein A-38 von Asterix und Obelix würdig wäre.

Mit unserem umfassenden Leitfaden, den wir gemeinsam mit Charlène Serayet, Geschäftsführerin von Dasmind und Expertin für Verwaltungsmanagement , verfasst haben, werden Sie sich nicht mehr fragen, wie Sie als Kleinstunternehmer die Mehrwertsteuer in Rechnung stellen sollen.

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Die Mehrwertsteuer, was ist das?

Definition der Mehrwertsteuer

Die MwSt. oder Mehrwertsteuer ist eine indirekte Steuer, die wir alle beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen zahlen und die im Endpreis des Verkaufs enthalten ist. Aus diesem Grund sind auf allen Rechnungen und Kassenzetteln diese beiden Angaben zu finden:

• HT, oder Hors Taxes, was der Vergütung des Verkäufers entspricht ;
• TTC, oder Toutes Taxes Comprises, was dem Preis ohne Steuern mit dem Betrag der Mehrwertsteuer entspricht.

Wenn Sie zum Beispiel Ihr Brot bei Ihrem Lieblingsbäcker kaufen, zahlen Sie auch die Mehrwertsteuer. Ihr Bäcker muss dann seinerseits die von ihm eingenommene Mehrwertsteuer bezahlen. 🥖

Nun, als Selbstunternehmer müssen Sie das Gleiche tun!

Die verschiedenen anwendbaren Mehrwertsteuersätze

In Frankreich gibt es verschiedene anwendbare Mehrwertsteuersätze. Natürlich steht die Höhe der Mehrwertsteuer nicht zur freien Wahl des Händlers, jeder Satz wird durch die Dienstleistung definiert, die Sie als Selbstunternehmer anbieten.

• Der Normalsatz beträgt 20 % und gilt für die meisten Verkäufe von Waren und Dienstleistungen. Wenn für Ihre Tätigkeit kein spezieller Satz vorgesehen ist, dann ist es automatisch dieser.
  
  
• Der ermäßigte Steuersatz von 10 % gilt für bestimmte Tätigkeiten, die häufig von Selbstunternehmern angeboten werden:
  • Friseur- und Kosmetikdienstleistungen,
  • Umsätze mit geistigen Werken, z. B. literarische Übersetzungen,
  • bestimmte künstlerische Tätigkeiten,
  • der Verkauf von Lebensmitteln und das Gaststättengewerbe,
  • die Beförderung von Personen,
  • Dienstleistungen im Bereich der Beherbergung,
  • Umzugsdienstleistungen,
  • Arbeiten zur Verbesserung von Wohnungen und Gartenpflege,
  • die Fotografie,
  • die Übersetzungsdienste,
  • die häusliche Kinderbetreuung,
  • Verkauf von landwirtschaftlichen Erzeugnissen, die vom Landwirt verarbeitet werden...
    
    
• Der ermäßigte Steuersatz von 5,5 % gilt ebenfalls für sehr spezifische Kontexte:
  • Catering zum Mitnehmen,
  • Einrichtungen und Dienstleistungen für Menschen mit Behinderungen,
  • der Verkauf von Büchern,
  • Arbeiten zur Verbesserung der Energiequalität von Wohnungen,
  • Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Zugang zu kulturellen Aktivitäten wie Museen oder historischen Denkmälern,
  • Reitsport.
    
    
• Der besondere Steuersatz von 2,1 % gilt für eine kleine Anzahl von Dienstleistungen:
  • Verkauf von lebenden Schlachttieren und Wurstwaren an Nichtsteuerpflichtige,
  • bestimmte Aufführungen (Theater, Konzerte),
  • Presseveröffentlichungen, die bei der paritätischen Kommission für Presseveröffentlichungen und -agenturen eingetragen sind.
    
    
• Für die Überseedepartements gilt ein anderer Mehrwertsteuersatz. In diesem Fall sinkt der Normalsatz von 20 % auf 8,5 %.

Dies sind nur Beispiele, und der tatsächliche Betrag hängt natürlich von Ihrer Tätigkeit und der angebotenen Dienstleistung ab.

Auch wenn der gängigste Steuersatz 20 % beträgt, sollten Sie den tatsächlichen Prozentsatz unbedingt überprüfen, um keinen Fehler zu machen. Auf der Website des Wirtschafts- und Finanzministeriums sind die geltenden Sätze genau aufgelistet.

Eine Buchführungspflicht für Selbstunternehmer?

Als Selbstunternehmer müssen Sie bei der Erstellung Ihrer Buchhaltung bestimmte Verpflichtungen einhalten. Unabhängig davon, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind oder nicht, müssen Sie streng Buch führen.

Wenn Sie Ihre Bücher lesen, muss es möglich sein, den Betrag aller eingenommenen Transaktionen sowie deren Einzelheiten zu erkennen (z. B. Zahlungsweise, Herkunft der Einnahmen, Datum, Einzelheiten der Leistung, Referenzen der gekauften und verkauften Produkte usw.).

Bei Selbstunternehmern, die Mehrwertsteuer zahlen, muss diese ebenfalls angegeben werden.

💡 Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung hinsichtlich der Methode, mit der Sie Ihre Buchhaltung erstellen.

Wann müssen Sie als Selbstunternehmer Mehrwertsteuer in Rechnung stellen?

Die verschiedenen Höchstgrenzen

Wir haben gesehen, dass es verschiedene Mehrwertsteuersätze gibt, und als ob das nicht genug wäre, gibt es auch verschiedene Höchstgrenzen für Selbstunternehmer.

Sie werden für einen Dreijahreszeitraum festgelegt, d. h. die derzeit geltenden gelten für die Jahre 2023, 2024 und 2025.

💡 Für Ihr erstes Jahr als Selbstunternehmer wird die Schwelle für Ihren Umsatz entsprechend Ihrer Betriebszeit angepasst. Dies wird als prorata temporis bezeichnet.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Obergrenzen werfen :

Handelstätigkeiten oder Beherbergungsleistungen

Um von der Umsatzsteuergrundregelung für Selbstunternehmer zu profitieren, müssen Sie sich in einer dieser Situationen befinden:

• Für das Jahr N-2 beträgt die Obergrenze für die Inanspruchnahme der MwSt.-Basisschwelle 91 900 €.
• Für das Jahr N-1 bleibt die Obergrenze gleich, d. h. 91 900 €. Wenn die Obergrenze für das Jahr N-2 eingehalten wird, profitieren Sie von einer Toleranzschwelle von 101.000 €.
• Für das laufende Jahr N müssen Sie Ihren Umsatz unter der Toleranzschwelle halten, um im nächsten Jahr weiterhin von der Umsatzsteuer-Grundfreigrenze profitieren zu können.

👉 Wenn Ihr Umsatz im Jahr 2022 beispielsweise 85 000 € beträgt, sind Sie im folgenden Jahr steuerbefreit. Im Jahr 2023 beträgt Ihr Umsatz 95 000 €, Sie haben die Obergrenze überschritten, bleiben aber dennoch unter der Toleranzgrenze. Sie profitieren also im Jahr 2024 immer noch von der Umsatzsteuergrundfreigrenze.

Dienstleistungen oder freiberufliche Tätigkeiten

Ähnlich wie im vorherigen Fall müssen Sie sich in einer dieser Situationen befinden:

• Für das Jahr N-2 beträgt die Obergrenze für die Inanspruchnahme der Umsatzsteuergrundregelung 36 800 €.
• Für das Jahr N-1 bleibt die Obergrenze gleich. Wenn Ihr Umsatz im Jahr N-2 diese Grenze nicht überschreitet, profitieren Sie außerdem von der Toleranzgrenze, d. h. 39 100 €.
• Im laufenden Jahr N müssen Sie Ihren Umsatz unter der Toleranzschwelle halten, um im nächsten Jahr weiterhin von der Umsatzsteuergrundfreigrenze profitieren zu können.

👉 Wenn Ihr Umsatz im Jahr 2023 beispielsweise 35 000 € beträgt, sind Sie im Jahr 2024 steuerbefreit. In diesem Jahr erzielen Sie aber einen Umsatz von 102 000 €, sodass Sie für das Jahr 2025 nicht mehr von der Umsatzsteuergrundregelung profitieren können.

Rechtsanwälte und Urheber eines geistigen Werkes

Um in der Umsatzsteuer-Grundfreigrenze zu bleiben, müssen Sie sich in einer der folgenden Situationen befinden:

• Für das Jahr N-1 darf Ihr Umsatz 47.700 € nicht überschreiten .
• Für das laufende Jahr N darf Ihr Umsatz 58.600 € nicht überschreiten .

👉 Wenn Ihr Umsatz im Jahr 2023 beispielsweise 37 760 € beträgt, profitieren Sie 2024 immer noch von der TA-Grundregelung.

Nicht reglementierte Tätigkeiten

Ähnlich wie in unserem vorherigen Fall haben Sie hier nur zwei Möglichkeiten:

• Für das Jahr N-1 muss der Umsatz weniger als 19 600 € betragen.
• Für das laufende Jahr N darf der Umsatz 23 700 € nicht überschreiten.

👉 Wenn Ihr Umsatz im Jahr 2023 beispielsweise 24 673 € beträgt, sind Sie 2024 nicht steuerbefreit.

Die Befreiung mit der Umsatzsteuer-Grundfreigrenze

Die Umsatzsteuer-Grundfreigrenze ist die erste Regelung für Kleinstunternehmen. Sie befreit die Selbstunternehmer automatisch von der Erklärung und Zahlung der Mehrwertsteuer. Sie müssen also ihre Rechnungen ohne die Steuer ausstellen.

Nicht alle Selbstunternehmer können diese Regelung in Anspruch nehmen. Die einzige Voraussetzung ist, dass Ihr Jahresumsatz (CA) den Basisschwellenwert nicht überschreitet. Je nach Art der Tätigkeit werden daher Höchstgrenzen festgelegt.

Dennoch gibt es eine Toleranzschwelle (außer für das erste Jahr der Tätigkeit), die es Ihnen ermöglicht, diese Regelung weiterhin in Anspruch zu nehmen, auch wenn Sie die Obergrenzen überschreiten. Beachten Sie jedoch, dass die Toleranzschwelle nur für zwei aufeinanderfolgende Jahre gilt.

💡Um herauszufinden, ob Sie von der Steuer befreit sind, müssen Sie den Umsatz des Vorjahres heranziehen. Für das Jahr 2024 wird zum Beispiel der Umsatz aus dem Jahr 2023 berücksichtigt.

Was passiert, wenn Sie den Schwellenwert überschreiten?

In jedem Fall müssen Sie ab dem ersten Tag des Monats, in dem die Grenze überschritten wird, Umsatzsteuer zahlen. Sie müssen dies dann bei Ihrem Finanzamt für Unternehmen (SIE) melden.

👉 Wenn Sie beispielsweise am 13. Dezember die Umsatzsteuerschwelle überschreiten, müssen Sie die Umsatzsteuer für den gesamten Monat Dezember in Rechnung stellen. Sie müssen dann die bereits ausgestellten Rechnungen ändern und die erforderlichen Vermerke hinzufügen (dazu kommen wir gleich).

💡Die Mehrwertsteuer kann von Ihren geschäftlichen Einkäufen abgezogen werden, das nennt man Mehrwertsteuerrückerstattung. Sie müssen dies bei der Steuerbehörde zum Zeitpunkt Ihrer Umsatzsteuererklärung für den ersten Monat der Überschreitung beantragen.

Anschließend müssen Sie eine neue Regelung für Ihr selbständiges Unternehmen wählen. 👇

Die vereinfachte Regelung

Bei der vereinfachten Regelung wird Ihr Kleinstunternehmen auf der Grundlage Ihrer Gewinne besteuert.

Sie kommen automatisch in den Genuss dieser Regelung, sobald Sie die Schwellenwerte für die Grundfreigrenze der Mehrwertsteuer überschreiten.

✅ Bei der vereinfachten Regelung müssen Sie die Umsatzsteuer nur einmal im Jahr anmelden, was Ihre Erklärungs- und Zahlungspflichten erleichtert. Dafür müssen Sie im Laufe des Jahres zwei Vorauszahlungen leisten, im Juli (55 %) und im Dezember (40 %), die auf dem Umsatz des Vorjahres basieren.

Für Selbstunternehmer ist dieses System am vorteilhaftesten, da es Ihnen eine vereinfachte Buchführung ermöglicht.

Die normale reale Regelung

Das normale System ist ein viel strengeres System der Umsatzsteuerbesteuerung, vor allem für Selbstunternehmer, und erfordert eine viel genauere Buchführung.

Sie profitieren davon, sobald die Obergrenzen des vereinfachten Systems überschritten werden.

✅ Sie müssen Ihre Umsatzsteuer monatlich gemäß dem für Ihr Unternehmen voreingestellten Datum erklären. Wenn der jährlich geschuldete Betrag jedoch unter 4 000 € liegt, können Sie sich für eine vierteljährliche Erklärung und Zahlung entscheiden.

Zu beachten ist, dass Sie sich durchaus für dieses System entscheiden können, auch wenn Sie für die Grundfreigrenze oder das vereinfachte System in Frage kommen.

Das Wort der Expertin

Der Übergang zum realen Mehrwertsteuersystem kann auch eine Chance zur Professionalisierung darstellen. Denn über den Verwaltungsaufwand hinaus ermöglicht dieser Schritt, die Mehrwertsteuer auf Einkäufe und Investitionen zurückzufordern und so die Kosten zu senken.

Ein praktischer Tipp für Unternehmer ist die Investition in eine Software, die die Überwachung der Schwellenwerte vereinfacht und automatisch Umsatzsteuererklärungen erstellt. Dies hilft nicht nur, die Vorschriften einzuhalten, sondern auch, die Liquidität besser zu verwalten und Belastungen vorauszusehen.

Wissenswert: Der zu berechnende Mehrwertsteuersatz ändert sich je nach Ihren Dienstleistungen, aber auch je nach dem Standort Ihres Kunden. Wenn Sie sich in Frankreich befinden, aber einem Unternehmen auf La Réunion eine Rechnung ausstellen, beträgt der Mehrwertsteuersatz je nach Ihrer Dienstleistung 8,5 % oder 2,1 %.

Charlène Serayet,

Wie berechnet man die Umsatzsteuer, wenn man ein Selbstunternehmer ist?

Die Berechnung des Mehrwertsteuerbetrags

Da Sie nun wissen, welcher Steuersatz für Ihre Tätigkeit gilt, müssen Sie nur noch den Mehrwertsteuerbetrag berechnen.

Wenn Sie richtig aufgepasst haben, wird sich die Berechnung der Mehrwertsteuer auf die Preise auswirken, denn es sind Ihre Kunden, die bezahlen. Ihre Preise werden also unzweifelhaft steigen.

Die Berechnungsmethode ist nicht sehr schwierig: HT × MwSt.-Satz.

Ein kleines Beispiel?

Sie sind ein Fotograf mit einem Steuersatz von 10 % und müssen die Mehrwertsteuer für eine Dienstleistung berechnen, für die Sie 100 € berechnen. Der Betrag Ihrer Mehrwertsteuer beträgt also 10 € (100 × 10 / 100 - 100 × 0,1).

Die erforderlichen Angaben auf Ihren Rechnungen

Als Selbstunternehmer, der keine Mehrwertsteuer schuldet, müssen Sie lediglich folgenden Vermerk anbringen: "TVA non applicable article 293B du Code général des impôts".

Bei umsatzsteuerpflichtigen Selbstunternehmern müssen Sie eine Reihe von Informationen angeben:

• die Einzelpreise HT,
• die Gesamtsumme H,
• den anwendbaren Mehrwertsteuersatz,
• den Betrag einschließlich Mehrwertsteuer,
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (für HT-Beträge über 150 €).

Fehler mithilfe von Software vermeiden

Auch bei bestem Willen ist niemand vor Fehlern gefeit. Aber bei einem so präzisen Vorgehen ist es besser, keine Fehler zu machen, um Probleme zu vermeiden.

👉 Bei Fehlern oder Versäumnissen müssen Sie einen Aufschlag von 10 % zahlen, wenn Sie Ihre Situation nicht innerhalb der nächsten zwei Monate unaufgefordert bereinigen.

Buchhaltungsprogramme sind besonders effizient, da sie keine Fehler machen. Sie unterstützen Sie bestmöglich bei Ihrer gesamten Buchhaltung, also auch bei der Buchhaltung im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer.

Abby ist eine Lösung für selbstständige Unternehmer, die eine einfache und vollständige Software suchen, mit der sie ihre gesamte Tätigkeit verwalten können:

• Rechnungsstellung,
• die Meldung der Sozialversicherungsbeiträge,
• die Führung der Buchhaltung.

Die Anwendung hilft Ihnen nicht nur bei der Erstellung Ihrer Rechnungen, sondern stützt sich auch auf Ihre Zahlungseingänge, um Ihnen automatisch die Beträge aller eingenommenen Mehrwertsteuern zu nennen . Sie müssen diese dann nur noch in Ihrer Steuererklärung angeben! Das spart Zeit und Energie.

Die Schritte zur Erklärung und Zahlung der Umsatzsteuer als Selbstunternehmer.

Nachdem Sie nun alle Schlüssel in der Hand haben, um alles nach den Spielregeln zu erledigen, ist es an der Zeit, Ihre Umsatzsteuer zu erklären.

Alle umsatzsteuerpflichtigen Selbstunternehmer müssen ihre Erklärung abgeben, wenn Sie also von der Umsatzsteuer-Grundfreigrenze profitieren, sind Sie von dieser Aufgabe befreit!

Für den Rest von Ihnen gilt: Keine Sorge, Sie haben den größten Teil schon erledigt.

Wir werden uns nun Schritt für Schritt ansehen, wie Sie vorgehen müssen.

#1. Überprüfen Sie, ob ich die Mehrwertsteuer schulde.

Zuallererst sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu überprüfen, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind. Wir haben die verschiedenen Höchstgrenzen, die Sie nicht überschreiten dürfen, bereits früher genannt.

• Für Ihr erstes Geschäftsjahr berechnen Sie Ihren Umsatz anteilig nach dem Datum, an dem Sie Ihre Tätigkeit aufgenommen haben. Daraus ergibt sich Ihre Regelung für das nächste Jahr.
• Für die folgenden Jahre sollten Sie sich Ihren Umsatz im Jahr N-1 ansehen.

Orientieren Sie sich an den Obergrenzen. ☝️

#2. Erstellen Sie ein Geschäftskonto.

Der gesamte Vorgang wird über die Website der Steuerbehörde abgewickelt. Sie müssen also ein Geschäftskonto einrichten und den angegebenen Schritten folgen.

#3. Erhalten Sie meine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Jede umsatzsteuerpflichtige Einheit muss eine individuelle Steuernummer besitzen, die sogenannte intrakommunale Nummer.

Um diese zu erhalten, müssen Sie sie bei dem für Sie zuständigen Finanzamt für Unternehmen beantragen.

💡Diese Nummer ist verpflichtend, Sie müssen sie auf Ihren Rechnungen angeben.

#4. Wählen Sie eine Steuerregelung

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, müssen Sie auch das gewünschte Besteuerungssystem auswählen, entweder das vereinfachte oder das normale System.

Wenn Sie richtig aufgepasst haben, bestimmt die Regelung, wie Sie die Umsatzsteuer erklären und zahlen müssen. Der Steuersatz ist derselbe, unabhängig davon, welche Regelung Sie wählen.

Wenn Sie hingegen nichts unternehmen, werden Sie automatisch der vereinfachten Regelung zugeordnet, sofern Sie wahlberechtigt sind.

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Die Mehrwertsteuer als Selbstunternehmer in Rechnung stellen, kurz gefasst.

Die Mehrwertsteuer gehört zu den Pflichten, um die Sie sich als Selbstunternehmer kümmern müssen.

Egal, was Sie tun und welche Dienstleistungen Sie anbieten, Sie müssen sich über alle Schritte in Bezug auf Ihre Situation auf dem Laufenden halten: Umsatz, Steuersatz, Regelung... Diese Begriffe sind nun kein Geheimnis mehr für Sie und Sie können Ihre Tätigkeit in aller Ruhe fortsetzen.