Wie macht man seine Buchhaltung online? Tipps und Software

Die Buchhaltung online erledigen: Sehen Sie darin keinen Widerspruch. Auch die Buchhaltung ist von der digitalen Transformation der Unternehmen betroffen. Kurz gesagt geht es darum, die Buchführung eines Unternehmens mithilfe einer Online-Buchhaltungssoftware zu modernisieren.

Warum sollte man seine Buchhaltung online erledigen? Um sie zu automatisieren, zu vereinfachen und letztendlich Zeit zu sparen!

Wie kann ich meine Buchhaltung online erledigen? Diese Frage wird in diesem Artikel beantwortet: Tipps, Auswahl der Software und Auswahl von Buchhaltungstools.

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Was ist eine Online-Buchhaltung?

Definition

Die Online-Buchhaltung nimmt einen immer größeren Platz auf dem Softwaremarkt ein. Es handelt sich einfach um ein Tool, das die Buchführung eines Unternehmens online im SaaS-Modus ermöglicht. Mit anderen Worten: Sie müssen keine Buchhaltungssoftware auf Ihrem Computer lokal installieren. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung, um darauf zugreifen zu können.

Die wichtigsten Funktionen einer Online-Buchhaltungssoftware.

Ein Online-Buchhaltungstool ermöglicht Ihnen :

• Ihren allgemeinen Kontenplan zu erstellen und zu parametrieren,
• Ihre Journale zu erstellen,
• Ihre Buchungssätze (Soll und Haben) zu erfassen,
• Ihre Liquidität zu überwachen,
• alle Ihre Buchungen zu zentralisieren,
• die Bankabstimmung mit Ihren Konten durchzuführen,
• Ihre Rechnungsstellung zu verwalten usw.

Die Online-Buchhaltung ist ideal für kleine Unternehmen.

Diese Lösungen für die Buchhaltung sind aus mehreren Gründen besonders bei Selbstständigen und Kleinstunternehmen beliebt:

• sie sind preisgünstig. Kostenlose Lösungen können sogar für Selbstständige ausreichen, da ihr Umfang gering ist ;
• sie sind sehr einfach zu bedienen und erfordern nicht unbedingt einen Abschluss in Buchhaltung, um sie zu nutzen ;
• Sie sind jederzeit mobil zugänglich, was für Unternehmer, die viel unterwegs sind, sehr angenehm ist;
• sie ermöglichen eine einfache und klare Berichterstattung;
• sie erleichtern die Kommunikation mit Ihrem Buchhalter.

Die Vorteile der Online-Buchhaltung

Die Nutzung einer Online-Software zur Buchführung hat viele Vorteile, sei es für CFOs, Steuerberater, Buchhaltungsfirmen oder Unternehmer.

Sparen Sie Zeit

Vergessen Sie die ständigen Eingaben, die eine Buchhaltung z. B. in Excel erfordert. Ihre Daten werden gespeichert und das Tool automatisiert die Aufgaben. Sie müssen nicht in jedem neuen Geschäftsjahr alle Ihre Daten erneut eingeben.

Schließen Sie das Risiko von Fehlern aus.

Weniger Eingaben bedeuten auch ein geringeres Fehlerrisiko. Sie entledigen sich all dieser zeitraubenden Mikroaufgaben, die das Risiko von Unregelmäßigkeiten in Ihren Büchern erhöhen. Kopieren und Einfügen sowie manuelle Eingaben werden beispielsweise nur noch eine entfernte Erinnerung sein.

Sichern Sie Ihre Daten

Online-Lösungen für die Buchhaltung garantieren das höchste Maß an Sicherheit für Ihre Daten. Mit einer SaaS-Lösung können Sie Ihre Buchhaltungstätigkeiten auf vereinfachte Weise fortsetzen, ohne sich um Sicherheitsfragen kümmern zu müssen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Buchhaltung den Vorschriften entspricht.

Buchhaltungssoftware integriert die geltenden Vorschriften und ermöglicht es Ihnen, zu arbeiten, ohne jemals den Rahmen des Gesetzes zu verlassen. Dies gilt insbesondere für das Betrugsbekämpfungsgesetz, das am 1. Januar 2018 in Kraft getreten ist.

Wie kann ich meine Buchhaltung online führen?

Schritt 1: Planen Sie Ihre Buchführung voraus.

Bei der Buchführung müssen Fristen eingehalten und die Kontensystematik des Allgemeinen Kontenplans (PCG) beachtet werden. Ihre Finanzkonten, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen oder auch Berichte müssen genauen Buchungsregeln folgen.

Wenn die Buchhaltung nicht Ihr bevorzugtes Fachgebiet ist, sollten Sie nicht bis zum letzten Moment warten, um sich mit dieser Frage zu befassen, da Sie sonst Gefahr laufen, gegenüber den Steuerbehörden in eine schlechte Position zu geraten.

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse, um die richtige Buchhaltungssoftware auszuwählen.

Nicht alle Unternehmen haben die gleichen Bedürfnisse ; das gilt auch für die Werkzeuge, die sie verwenden. Ihre Größe oder die Branche, in der sie tätig sind, sind zwei entscheidende Faktoren.

💡 Weiter unten im Artikel bieten wir eine Liste von Fragen an, die Sie beantworten sollten, um Ihre Suche zu verfeinern und die Software zu finden, die am besten zu Ihnen passt.

Schritt 3: Entscheiden Sie sich für eine Software, die sich an Ihr Unternehmen anpasst.

Einige Buchhaltungsprogramme sind speziell auf die Probleme von Kleinunternehmen oder Selbstständigen zugeschnitten. Sie können sich auch an Ihr Geschäft anpassen, um Sonderfälle zu berücksichtigen.

Die Anforderungen an Mobilität und Zusammenarbeit können ausschlaggebend für die Wahl des Tools sein, das Sie am besten unterstützt.

Schritt 4: Richten Sie Ihre Online-Buchhaltungssoftware ein und passen Sie sie an.

Um sie optimal nutzen zu können, muss Ihre Online-Buchhaltungssoftware Ihren Erwartungen entsprechen. Nicht nur in Bezug auf die gewählten Funktionen, sondern auch in Bezug auf die Benutzeroberfläche :

• Füllen Sie alle Felder aus, die Ihr Unternehmen betreffen: Firmenname, Rechtsform, SIRET-Nummer, Datum der Eröffnung und des Abschlusses des Geschäftsjahres, Steuersystem usw.
• legen Sie Ihren Kontenplan fest und passen Sie Ihre Buchungskonten an,
• definieren Sie Ihre Hilfskonten und passen Sie diese an,
• richten Sie Buchungsjournale ein, z. B. das Einkaufsjournal und das Verkaufsjournal,
• wählen Sie Ihren Erfassungsmodus: kilometergenaue Erfassung, klassische Erfassung, unterstützte und vorparametrisierte Erfassung, und sparen Sie Zeit,
• wenn das Tool es zulässt, richten Sie die Benutzeroberfläche ein, um z. B. auf Ihrer Startseite Zugriff auf personalisierte Dashboards zu haben und bei jedem Login einen klaren Überblick über Ihre Konten und Ihren Cashflow zu erhalten,
• erstellen Sie Benutzerprofile, indem Sie die Zugriffsrechte (Lesen, Schreiben, Kommentieren) bei Bedarf anpassen.

Schritt 5: Teilen Sie Ihre Buchhaltungsdaten mit Ihrem Steuerberater... oder nicht.

Unternehmen haben die Möglichkeit, die Buchhaltung an einen Wirtschaftsprüfer auszulagern. Dieser Schritt ist jedoch nicht verpflichtend.

Um diesen Kostenpunkt zu entlasten, erscheint die Online-Buchhaltung als ideale Lösung für Unternehmer und Kleinunternehmen, um den Kostenpunkt einer Steuerberaterpraxis zu vermeiden :

• Sie Ihre Buchhaltung selbstständig in einem Online-Tool verwalten ;
• Sie beauftragen einen Wirtschaftsprüfer nur mit der Vorlage Ihres Jahresabschlusses.

👉 Der Wirtschaftsprüfer tritt dann eher in einer beratenden Rolle auf, um Sie in steuerlichen, buchhalterischen oder auch strategischen Fragen zu beraten.

Online-Buchhaltungssoftware ermöglicht Ihnen einen direkten Zugang zu Ihrem Steuerberater, um die Kommunikation und den Austausch von Informationen und Dokumenten zu erleichtern.

Wie wählen Sie die richtige Buchhaltungssoftware, die Ihren Bedürfnissen entspricht?

Um Ihnen bei der Auswahl zu helfen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• welche Funktionen benötige ich?
  • nur die Kostenrechnung,
  • die Verwaltung von Angeboten und Rechnungen,
  • die Verwaltung von Spesenabrechnungen,
  • die Verwaltung des Kassenbestands,
  • die Erstellung des Jahresabschlusses, der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung usw.
• welchen Status hat mein Unternehmen? Selbstständige und Vereine mit unterschiedlichen Buchführungspflichten z. B.
• wie hoch ist mein Budget?
• Wie viele Benutzer verwenden das Buchhaltungsprogramm?
• benötige ich, dass sich mein Buchhaltungsprogramm mit anderen Tools (Rechnungsstellung, CRM, HRIS, ERP usw.) vernetzen kann?
• muss ich meinem Steuerberater Zugriff gewähren können?

Welche Online-Buchhaltungslösung ist für Ihre Bedürfnisse geeignet?

Kostenlose Online-Buchhaltungssoftware

• Azopio vereinfacht die Verwaltung von Buchhaltungsdokumenten: Sie können Ihre Buchhaltungsdokumente importieren, sortieren und klassifizieren, um Ordnung in Ihre Buchhaltung zu bringen. Die Entmaterialisierung von Dokumenten wird einfach.
• Compta.com bietet alle Buchhaltungsfunktionen, die Sie für die Verwaltung Ihres Unternehmens benötigen: Ausgaben der Buchhaltung mit möglichen Exporten in verschiedene Formate, schnelle Eingabe, Historisierung der Daten, Import und Export des Hauptbuchs usw.
• Kiwili ist eine 100%ige Online -Managementlösung zur Verwaltung Ihres Unternehmens, einschließlich der Buchhaltung: Hinzufügen von Ausgaben (einmalig und wiederkehrend), Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben, Verfolgung von Fälligkeiten und Liquidität, Verwaltung von Ausgabenposten, Angebot und Rechnung usw.

Professionelle Online-Programme für die Buchhaltung

• iPaidThat sammelt automatisch Ihre Rechnungen direkt in Ihrem E-Mail-Postfach und auf den Websites Ihrer Lieferanten, extrahiert die Daten (Datum, Betrag, MwSt. usw.), führt die Bankabstimmung dank der Synchronisierung mit Ihrem Konto durch, identifiziert unbezahlte Rechnungen oder Transaktionen, bei denen das Dokument fehlt.
• Itool Compta ist eine Online-Verwaltungs- und Buchhaltungssoftware, die Funktionen für die Hauptbuchhaltung (Verfolgung von Ausgaben und Einnahmen, Budget in Echtzeit usw.), die Verwaltung von Angeboten und Rechnungen sowie die Berechnung der Steuererklärung bietet.
• Numm ist ein mit Salesforce kompatibles Buchhaltungstool, das Folgendes verwaltet: buchhalterische Erfassung, Bankabstimmung, Prognosen dank Dashboards, Verwaltung der Liquidität und des Anlagevermögens usw.

Buchhaltungstools für Selbstständige und Freiberufler

Sie sind selbstständig und suchen nach einer günstigen oder sogar kostenlosen Online-Software, die Sie bei der Buchführung unterstützt? Hier sind zwei Alternativen zu Zefyr :

• Clic & Tag übernimmt die Buchhaltung, die Rechnungsstellung, Dashboards und Statistiken, um die Finanzen Ihres Unternehmens im Auge zu behalten.
• Indy macht die manuelle Eingabe überflüssig, synchronisiert sich mit Ihrer Bank und ordnet Ihre Bankbuchungen automatisch den richtigen Buchhaltungskonten zu; für Freiberufler mit BNC-Regelung.

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Software oder Online-Buchhalter?

Schwankt Ihr Herz noch zwischen einer Online-Buchhaltungssoftware und der Auslagerung der Buchhaltung an einen Steuerberater? Warum schneiden Sie die Birne nicht in zwei Hälften und entscheiden sich für einen Online-Buchhalter?

Dieser Service, der eine Mischung aus Software und Beratung darstellt, vereinfacht die Automatisierung der Buchhaltung zu geringen Kosten.