Das komplette Rezept, um seine Buchhaltung selbst zu machen

Ist es möglich, die Buchhaltung selbst zu machen, ohne einen Steuerberater zu beauftragen?

Aufgrund der vielen gesetzlichen Verpflichtungenkann diese Übung titanisch erscheinen. Deshalb geben wir Ihnen die Grundlagen, um Ihre Buchhaltung selbst zu führen, sowie eine Liste von Softwareprogrammen, die Ihnen im Alltag nützlich sein könnten. Folgen Sie dem Leitfaden!

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Warum sollte man seine Buchhaltung selbst machen?

Wenn es Dienstleistungen gibt, die für die Verwaltung Ihrer Buchhaltung gemacht sind, kann man sich fragen, ob es sich lohnt, sie selbst zu machen. In Wirklichkeit bietet eine selbstgemachte Buchhaltung viele Vorteile:

• Eine deutliche Kostensenkung , da die oft hohen Gebühren, die mit der Einstellung eines Buchhalters verbunden sind, vermieden werden,

• eine größere Kontrolle über die Finanzen des Unternehmens, die Ihnen einen umfassenden und kontinuierlichen Einblick in die Finanzlage des Unternehmens ermöglicht,

• sofortiger Zugang zu Finanzinformationen, besonders vorteilhaft, um die Leistung des Unternehmens genau zu verfolgen und schnell auf Marktveränderungen oder sich bietende Gelegenheiten zu reagieren.

Diese Vorteile sind für eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung. Mit einem direkten und tiefen Verständnis Ihrer Finanzen sind Sie besser gerüstet, um die Zukunft zu planen, Risiken zu managen und Wachstumschancen zu nutzen.

Die gesetzlichen Verpflichtungen, die Sie je nach Ihrem Status kennen müssen

Der Umfang der gesetzlichen Buchführungspflichten in Frankreich ist groß. Diese Verpflichtungen unterscheiden sich je nach Rechtsform Ihres Unternehmens und seinem Steuersystem ( normales oder vereinfachtes Realsystem usw.).

Machen Sie Ihre Buchhaltung selbst, wenn Sie ein Autoentrepreneur sind.

Wenn Sie von diesem Status abhängig sind, gelten für Sie erleichterte Buchführungspflichten.

👉 Einzige Pflicht: Führen Sie ein Einnahmenbuch und ein Einkaufsregister, wenn Ihre Tätigkeit unter den Verkauf von Waren fällt.

Die Buchhaltung selbst machen, wenn man ein Verein ist

Je nach Umfang seiner Aktivitäten muss ein Verein wählen zwischen :

• einer einfachen Buchführung, der sogenannten Cashflow-Buchführung, die auf Ein- und Auszahlungen basiert,
• einer weitergehenden Buchführung auf der Grundlage von Verpflichtungen.

Er kann also denselben Verpflichtungen unterliegen wie ein klassisches Unternehmen, je nach :

• der Art ihrer Tätigkeit,
• der Höhe der erhaltenen Finanzierungen,
• der Größe der Struktur.

Machen Sie Ihre Buchhaltung selbst, wenn Sie ein Einzelunternehmen sind.

In diesem Fall hängen Ihre Buchführungspflichten von Ihren Tätigkeiten ab.

Bei den nichtkommerziellen Gewinnen (BNC) müssen Freiberufler zum Beispiel :

• eine Kassenbuchführung,
• die Führung eines Journalbuchs,
• die Unterzeichnung eines Steuerberichts.

Bei gewerblichen Gewinnen (BIC) sind die Pflichten dieselben wie bei BNC-Tätigkeiten, aber Sie müssen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (mit Forderungen und Verbindlichkeiten) führen.

Die Buchhaltung selbst machen, wenn man eine SASU, SAS, SARL ist.

Ob Sie nun eine Handelsgesellschaft mit einem einzigen Gesellschafter (EURL, SASU) oder eine Handelsgesellschaft mit mehreren Gesellschaftern (SAS, SA, SARL usw.) sind, die Pflichten sind weiterreichend. Sie müssen :

• alle ein- und ausgehenden Finanzströme Ihres Unternehmens aufzeichnen ;
• mindestens einmal im Jahr eine Inventur durchführen ;
• einen Jahresabschluss erstellen, der Folgendes umfasst: die Bilanz,
• die Gewinn- und Verlustrechnung,
• den Anhang ;
• die Buchhaltungsunterlagen mindestens 10 Jahre lang aufbewahren.

Ist ein Buchhalter obligatorisch?

Es ist durchaus möglich, dass Sie sich für eine interne Verwaltung Ihrer Buchhaltung entscheiden:

• mithilfe von Excel, wenn Ihr Status dies zulässt,
• oder über eine Buchhaltungssoftware, wie im Folgenden näher erläutert wird.

Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, einen Steuerberater zu beauftragen, kann es dennoch sinnvoll sein, einen zertifizierten Buchhalter zu beauftragen, und sei es nur für die Prüfung Ihres Jahresabschlusses oder um sich von ihm beraten zu lassen.

💡 Insbesondere bei Unternehmen, die der Körperschaftsteuer (KSt) unterliegen, kann Ihnen der Wirtschaftsprüfer helfen, einige Steueroptimierungen vorzunehmen. Er ermöglicht Ihnen auch, Ihre Konten so aufzuschlüsseln, dass Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen reduzieren können.

Muss man eine Ausbildung in Buchhaltung absolvieren?

Für einen Unternehmer, der seine Buchhaltung verwalten möchte, ist die Teilnahme an einer Schulung empfehlenswert. Dabei geht es darum, die geltenden Buchführungspflichten und die bewährten Praktiken für die Nutzung des Buchführungsinstruments Ihres Unternehmens zu verstehen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten:

• sich für Schulungen zur Buchhaltung anmelden: Diese können von Ausbildungszentren oder einem Verwaltungszentrum angeboten werden, z. B. ;
• an Schulungen teilnehmen, die vom Hersteller der von Ihnen gewählten Buchhaltungssoftware angeboten werden ;
• ergänzend unsere Artikel Tutorials & Leitfäden zur Buchhaltung lesen 😉.

Wie wähle ich die richtige Buchhaltungssoftware?

Ist es eine gute Idee, die Buchhaltung mit Excel zu machen?

Seit dem 1. Januar 2014 müssen alle Unternehmen, mit Ausnahme von Selbstständigen und Einzelunternehmern, die unter das Mikrounternehmen fallen, über eine standardisierte elektronische Datei namens FEC verfügen, die Datei der Buchführungsunterlagen.

Diese Datei kann von nichts anderem als einer Buchhaltungssoftware (Ihrer eigenen oder der Ihres Steuerberaters) erstellt werden. Das bedeutet, dass es nicht mehr möglich ist, seine Buchhaltung ohne Software zu machen.

Unternehmer, die unter die Regelung für Kleinstunternehmer fallen, sind hingegen nicht an das FEC gebunden. Sie können also eine Excel-Buchhaltung führen, insbesondere für das Einnahmenbuch und das Einkaufsregister.

Beachten Sie jedoch Folgendes:

• dem Risiko von Fehlern: Die Buchhaltung manuell zu führen, erfordert viel Sorgfalt;
  
• Zeitverlust: Excel kann nicht alle Buchhaltungsprozesse optimieren, wie z. B. das Einscannen von Rechnungen oder die Synchronisierung der Bankdaten. Für diese Art von Manipulationen wird eine Buchhaltungssoftware benötigt ;
  
• fehlende Aktualisierung des Tools im Falle neuer Buchhaltungsregeln: Es liegt an Ihnen, sich zu informieren und Ihre Buchhaltung entsprechend zu aktualisieren.

💡 Im Falle einer Kontrolle und einer schlecht geführten Buchhaltung ist die Strafe für schlechte Verwalter oder Betrüger hoch: Unternehmensleiter/innen müssen mit einer Geldstrafe von 500 000 Euro rechnen und können fünf Jahre Gefängnis riskieren.

Kann man seine Buchhaltung online erledigen?

Ja! Es gibt viele professionelle Softwareprogramme im SaaS-Modus.

Aber wie wählt man die richtige Buchhaltungssoftware aus? Das hängt in erster Linie von der Größe Ihres Unternehmens und der Art seiner Tätigkeit ab.

Außerdem ist es wichtig zu wissen, zu welchen Zwecken die Software eingesetzt werden soll. Einige Tools gehen über die reine Verwaltung Ihrer Buchhaltung hinaus und bieten zusätzliche Funktionen.

Ein kurzer Überblick über die Tools, mit denen Sie Ihre Buchhaltung online erledigen können:

• Software für die " Vorbuchhaltung" ist nützlich, um Ihre Rechnungen zu verwalten, Ihre Bankkonten zu importieren, Ihre Buchungen zu erstellen, Ihre Ausgaben zu verfolgen und die Umsatzsteuererklärung zu automatisieren. Hier einige Beispiele für Lösungen :
  • Abby, eine strategische Wahl für kleine Unternehmen mit automatisierter Rechnungsstellung und Echtzeit-Verfolgung der Ausgaben, ideal für eine genaue und vereinfachte Buchhaltung ;
  • Dext, ein einfach zu bedienendes Tool, das Ihnen hilft, Ihren Zyklus der Eingangsrechnungen zu automatisieren ;
  • Evoliz, das sich durch seine einfache Bedienung und Konfiguration auszeichnet ;
  • Mister Accounting, das bis zu 100 % Ihrer Aktivitäten automatisiert ;

  • Odoo Accounting, die vollständig integrierte Lösung, die Ihre Bankauszüge automatisch mit Ihrer Bank synchronisiert.

• Mit "kompletter" Buchhaltungssoftware können Sie die Schritte verwalten, die nach den Buchungen kommen: Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, Abschluss des Geschäftsjahres, Übermittlung der Steuererklärung und Erstellung von Rechtsdokumenten. Unter diesen Lösungen sind zu nennen :
  • MaCompta.fr, eine ideale Komplettlösung für Kleinstunternehmen bis hin zu kleinen und mittelständischen Unternehmen, bei der bei Bedarf ein Support per Telefon und E-Mail zur Verfügung steht ;
  • Sage 100 c Buchhaltung ;
  • Zefyr.
    
• Spezialisierte Buchhaltungssoftware automatisiert die Buchhaltung für Ihr Unternehmen. Zu denken wäre hier unter anderem an :
  • Indy Buchhaltung, die Freiberuflern, die unter die BNC-Regelung fallen, eine Buchhaltung ohne Eingaben verspricht ;
  • iPaidThat, die auf das automatische Sammeln und Erfassen von Rechnungen für Kleinstunternehmen und Start-ups setzt.

💡 Sie sollten wissen, dass die Regierung in ihrem Haushaltsgesetz für 2016 eine Maßnahme verabschiedet hat, um dem Mehrwertsteuerbetrug ein Ende zu setzen. Mit dieser Maßnahme wurde ab dem 1. Januar 2018 die Verwendung einer zertifizierten Software zur Pflicht gemacht.

Sobald Sie Ihre Buchhaltungssoftware ausgewählt haben, müssen Sie sie so einrichten, dass sie Ihren eigenen Bedürfnissen entspricht und Sie sie optimal nutzen können.

Unsere 10 Tipps, wie Sie Ihre Buchhaltung wie ein Profi selbst erledigen können.

In der Theorie macht unser Leitfaden die Buchhaltung für Sie übersichtlicher. In der Praxis ist es jedoch für den Fortbestand Ihres Unternehmens wichtig, dass Sie die bewährten Praktiken der Buchhaltung im Auge behalten. Ohne große Spannung folgt hier die Zusammenfassung unserer 10 Tipps, die Sie sich merken sollten, um Ihre Finanzen besser zu verwalten.

1. Führen Sie regelmäßig Buch : Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Bücher auf dem neuesten Stand halten, am besten täglich, mindestens aber wöchentlich. So haben Sie einen besseren Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens und vermeiden gleichzeitig unangenehme Überraschungen bei der Bilanzierung und dem Jahresabschluss.

2. Erstellen Sie Budgets und Prognosen: Verwenden Sie Vorlagen, um alle Finanzbewegungen zu planen und zu verfolgen. So antizipieren Sie den zukünftigen Finanzbedarf und verwalten den Cashflow.

3. Absolvieren Sie eine Schulung in Buchhaltung: Warum investieren Sie nicht in eine Schulung, um die Grundlagen der Buchhaltung zu verstehen? So profitieren Sie von den Kenntnissen und Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung der Finanzen.

4. Verwenden Sie Buchhaltungssoftware: Mit Buchhaltungssoftware können Sie Ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren und vereinfachen.

5. Trennen Sie private und geschäftliche Finanzen: Halten Sie Ihre persönlichen Finanzen von denen des Unternehmens getrennt, um Verwirrung zu vermeiden.

6. Informieren Sie sich über Steuerpflichten : Halten Sie sich über die neuesten Steuergesetze und Buchhaltungspflichten auf dem Laufenden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Strafen zu vermeiden.

7. Archivieren Sie Ihre Unterlagen regelmäßig: Bewahren Sie alle Buchhaltungsunterlagen, Quittungen und Rechnungen sorgfältig auf, für den Fall der Fälle (leichte Nachvollziehbarkeit, Überprüfungsbedarf).

8. Analysieren Sie Ihre Finanzen: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Finanzen zu analysieren, um Trends, Chancen und eventuell Verbesserungen zu erkennen.

9. Planen Sie Ihre Liquidität: Stellen Sie durch Liquiditätsplanung sicher, dass Sie über genügend Mittel verfügen, um den laufenden Betrieb und zukünftige Investitionen zu decken.

10. Beraten Sie sich mit Experten: Ihre Buchhaltung selbst zu führen, hält Sie nicht davon ab, bei Bedarf Experten zu Rate zu ziehen. Sie geben insbesondere Ratschläge und können überprüfen, ob Ihre Bücher ordnungsgemäß geführt werden.

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Die selbstgemachte Buchhaltung in Kürze

Die Buchhaltung selbst zu führen ist ein pragmatischer und zugleich bereichernder Schritt. Sie erhalten dadurch ein tieferes Verständnis für die Finanzen Ihres Unternehmens.

Behalten Sie unsere 10 wichtigsten Tipps für eine konforme und vereinfachte Buchhaltung im Hinterkopf. Diese Praktiken werden Ihnen helfen, eine solide Finanzverwaltung aufrechtzuerhalten und häufige Stolpersteine zu vermeiden.