4 Schritte zur Auswahl Ihrer geschäftlichen Bankkarte und zur Gewährleistung eines optimalen Kostenmanagements!
Geschäftskarten werden von vielen Unternehmen eingesetzt, um ihre Ausgaben und die ihrer Mitarbeiter besser verwalten zu können. Über ihre Funktion als Zahlungsmittel hinaus sind Firmenkarten zu einem unverzichtbaren Instrument für die Verwaltung von Spesenabrechnungen geworden.
Sie erleichtern die Überwachung und Kontrolle der Unternehmensausgaben erheblich und sorgen für mehr Sicherheit im Zahlungsprozess. Ihre Mitarbeiter sind autonomer und Ihr Finanzmanagement ist optimaler.
Es gibt jedoch verschiedene Arten von Karten mit unterschiedlichen Merkmalen. Aber welche ist dann die richtige für Ihr Unternehmen? Und auf welche Kriterien sollten Sie sich stützen, um die richtige Wahl zu treffen?
In diesem Artikel stellen wir Ihnen alle Informationen vor, die Sie kennen sollten, um Ihre Wahl zu lenken und sich so für das Zahlungsmittel zu entscheiden, das Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitarbeiter am besten entspricht.
Was ist eine geschäftliche Bankkarte?
Eine geschäftliche Bankkarte, auch Firmenkarte genannt, ist ein Zahlungsmittel, das ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt, um die Kosten im Zusammenhang mit ihren beruflichen Ausgaben zu begleichen. Sie ist direkt mit dem Bankkonto des Unternehmens verknüpft.
👉 Aus rechtlicher Sicht sind die allermeisten Unternehmen verpflichtet, ein Geschäftsbankkonto zu eröffnen. Hier registrieren sie bei der Eintragung ihr Kapital. Es gibt jedoch einige Ausnahmen:
- Einzelunternehmen
- die freien Berufe.
Welche Arten von geschäftlichen Bankkarten gibt es?
Die Geschäftskarte oder Corporate Card
Diese Karte, die auch als "Mitarbeiter"-Debitkarte oder Geschäftskarte bezeichnet wird, wurde speziell für große internationale Unternehmen entwickelt, in denen den Mitarbeitern regelmäßig Kosten für Geschäftsreisen entstehen.
👉 Die Ausgaben erfolgen also in Fremdwährung, was die Mitarbeiter dazu zwingt, eine für den internationalen Einsatz geeignete Karte zu besitzen. Sie verringert den finanziellen Druck, der auf den Mitarbeitern lastet, und zentralisiert Ihre Ausgaben, um sie leichter nachvollziehen zu können.
Die virtuelle Karte
Die virtuelle Karte, auch E-Card genannt, ist ein papierloses Zahlungsmittel, mit dem Sie Ihre Geschäftsausgaben online begleichen können, was das Betrugsrisiko verringert. Sie besitzen die gleichen Merkmale wie eine physische Bankkarte, d. h. :
- Bankkartennummer,
- Ablaufdatum,
- CVV-Code
Die Business-Karte
Sie wird auch als Debitkarte für Unternehmen bezeichnet und ist für kleine und mittlere Unternehmen gedacht. Das Unternehmenskonto wird direkt belastet und diese Art von Karte ist häufig der Unternehmensleitung vorbehalten. Sie kann jedoch auch bestimmten Abteilungen zugewiesen werden, wie z. B. :
- der Einkaufsabteilung,
- die Finanzabteilung,
- die Abteilung, die für Zahlungen (z. B. von Reisebuchungen) zuständig ist.
Die Karte für die Unterkunft
Dieser Kartentyp dient dazu, die Kosten für Geschäftsreisen von Mitarbeitern über ein Zahlungskonto zu begleichen, das direkt im Informationssystem des jeweiligen Dienstleisters registriert ist.
👉 Sie gehört zu den wichtigsten zentralisierten Zahlungsmitteln, die auf dem Markt zu finden sind. Sie ermöglicht es, alle Transaktionen im Zusammenhang mit den Geschäftsreisen der Arbeitnehmer in Echtzeit und an einem einzigen Ort zu regeln und zu steuern.
Die Einkaufskarte
Die Einkaufskarte ermöglicht es den vom Unternehmen bevollmächtigten Arbeitnehmern , ihre Bestellungen von Waren, Dienstleistungen und anderen Betriebskosten bei zuvor gelisteten Lieferanten zu bezahlen.
Welche Vorteile bietet eine geschäftliche Bankkarte?
Eine erhebliche Zeitersparnis
Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist sehr oft gleichbedeutend mit zeitraubenden und sich wiederholenden Aufgaben, die die Fachabteilungen in Anspruch nehmen. Mit einer geschäftlichen Bankkarte werden alle Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeiter zentral auf einem einzigen Geschäftskonto geführt.
Jeder Inhaber einer Geschäftskundenkarte hat Zugriff auf eine mobile Anwendung zur Verwaltung von Spesenabrechnungen. Dies erleichtert die Schritte der :
- Arbeitnehmer, die nicht mehr Stunden damit verbringen müssen, Spesenabrechnungen in Excel zu erstellen. Alle Belege und Rechnungen für ihre Ausgaben werden auf der Plattform gespeichert.
- Manager, da die Plattform automatisch detaillierte Spesenberichte verwaltet und die Belege digital archiviert.
Sichere berufliche Ausgaben
Die geschäftliche Bankkarte bietet Ihnen mehr Sicherheit, da Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben behalten, wodurch Betrugsversuche erheblich eingeschränkt werden.
Denn alle Ihre sensiblen Informationen werden über eine sichere digitale Plattform geschützt. So können Ihre Daten verschlüsselt werden, um von einer noch höheren Sicherheit zu profitieren.
Außerdem kann die Karte im Falle eines Verlusts oder Diebstahls mit einem Klick gesperrt werden.
👉 Wir empfehlen Ihnen daher, Prepaid-Karten an Ihre Mitarbeiter zu verteilen, damit im Falle eines Verlusts oder Diebstahls nicht alle Mitarbeiter betroffen sind.
Persönliche Ausgaben werden vermieden.
Dank ihrer geschäftlichen Bankkarte müssen Ihre Mitarbeiter nicht mehr ihr privates Bankkonto nutzen, um Ausgaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Aufgaben zu finanzieren. Das klassische Modell zur Verwaltung von Geschäftsausgaben konnte nämlich wie folgt beschrieben werden:
- Die Mitarbeiter strecken die Kosten für ihre Geschäftsreisen und -aufträge vor,
- sie erstellen dann Spesenabrechnungen mit Zahlungsbelegen,
- sie warten darauf, dass ihnen die Kosten innerhalb von Tagen oder Wochen erstattet werden.
Diese Methode war in der Vergangenheit zwar effektiv, ist es heute aber nicht mehr. Denn mit der Digitalisierung der Unternehmen werden zeitraubende und sich wiederholende Aufgaben vermieden oder sogar abgeschafft und die Verwaltung der Ausgaben optimiert.
Mit einer geschäftlichen Bankkarte können Sie Ihren Mitarbeitern ganz bestimmte Beträge auszahlen, die Sie anhand Ihrer Budgetplanung festgelegt haben.
👉 Dadurch werden die Unannehmlichkeiten vermieden, die sich für Mitarbeiter ergeben können, die nicht genügend persönliches Budget haben, um ihre beruflichen Bedürfnisse zu befriedigen.
Schließlich können geschäftliche Bankkarten für Sie sehr vorteilhaft sein, wenn Sie beruflich ins Ausland reisen , wo oft hohe Ausgaben in Fremdwährungen anfallen.
Bessere Überwachung der Geschäftsausgaben
Alle Aktionen, die über eine geschäftliche Bankkarte getätigt werden, werden aufgezeichnet und über eine digitale Plattform direkt an die entsprechenden Stellen weitergeleitet.
👉 Dadurch wird die Verfolgung und Kontrolle der Ausgaben erheblich optimiert.
Diese Optimierung kann noch verstärkt werden, wenn Ihre Bankkarte mit einer Lösung für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen verbunden ist, um alle Ihre Berichte und Nachverfolgungen zu automatisieren.
Wie wählt man eine geschäftliche Bankkarte aus?
1 - Beurteilen Sie den genauen Bedarf Ihres Unternehmens.
Die Entscheidung für eine Geschäftsbankkarte ist eine Entscheidung, die aufgrund eines bestimmten Bedarfs getroffen wird. Dieser Bedarf kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Ihre Prioritäten und Erwartungen sind unterschiedlich, was dazu führen kann, dass Sie sich für verschiedene Arten von Karten entscheiden. Um Ihren Bedarf/Ihre Bedürfnisse am besten zu erfüllen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welches Problem versuche ich mit der Einführung eines neuen Zahlungsmittels zu lösen?
- Wie viele Mitarbeiter werden die Karten nutzen?
- Welche Arten von Ausgaben werden über diese Karten beglichen werden?
- Sind meine Mitarbeiter/innen im Rahmen ihrer beruflichen Aufgaben im Ausland unterwegs? (Bevorzugen Sie in diesem Fall eine internationale Karte oder eine Karte in Fremdwährung).
- Wie hoch ist das festgelegte Budget für jede Karte? (Abhängig von Ihren Budgetvorstellungen)
2 - Vergleichen Sie die Angebote auf dem Markt.
Je nach Ihren Bedürfnissen stehen Ihnen mehrere Angebote zur Verfügung. Dabei kann es sich um Banken, Online-Zahlungslösungen oder auch Neo-Banken handeln, die Ihnen Zugang zu einer Vielzahl von Angeboten bieten, die mit zahlreichen Vorteilen einhergehen:
- Reiseversicherungen,
- Treueprogramme,
- persönliche Betreuung,
- verschlüsselte Daten,
- Unterstützung rund um die Uhr ...
Es liegt an Ihnen, je nach Ihren Prioritäten und Ihrem Budget zu entscheiden, welche Dienstleistungen für Sie am vorteilhaftesten sind. Beeilen Sie sich nicht! Es ist wichtig, alle Angebote gründlich zu prüfen, damit Sie Ihren Mitarbeitern die optimale Zahlungskarte anbieten können.
👉 Achten Sie auf die von diesen Anbietern verlangten Gebühren, wie z. B. :
- Gebühren für Transaktionen im Ausland,
- Gebühren für die Erstellung von Karten,
- Gebühren, die für bestimmte Dienstleistungen erhoben werden, usw.
3 - Unterscheiden Sie zwischen Karten mit sofortiger oder späterer Belastung.
Bei Bankkarten gibt es zwei Zahlungsfristen:
- Karten mit sofortiger Belastung: Sie belasten das geschäftliche Bankkonto des Unternehmens automatisch am selben Tag der Zahlung mit einem Zeitpuffer von zwei Tagen. Sie werden in Echtzeit benachrichtigt.
- Karten mit verzögerter Abbuchung: Sie belasten Ihre gesamten Ausgaben am Monatsende.
Die Wahl zwischen diesen beiden Arten von Zahlungskarten ist entscheidend. Sie richtet sich nach Ihrer Budgetplanung und den verschiedenen Arten von Ausgaben, die Sie tätigen.
💡 Im Allgemeinen sind Karten mit sofortiger Belastung billiger als Karten mit späterer Belastung.
4 - Orientieren Sie sich an digitalen Hilfsmitteln.
Unternehmen digitalisieren sich und treten zunehmend in das digitale Zeitalter ein. Ein digitales Angebot wird all Ihren Bedürfnissen gerecht werden und gleichzeitig Ihren Alltag erleichtern. Intuitive Lösungen für das Spesenmanagement haben nämlich mehrere Vorteile:
- Entmaterialisierung von Reisekostenabrechnungen,
- die Prozesse der Spesenverwaltung automatisieren,
- die Formalitäten für die Arbeitnehmerinnen reduzieren,
- die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter kontrollieren,
- Ihre Ausgabenberichte automatisch exportieren.
Online-Software für Corporate Cards ist ebenfalls sehr relevant und ermöglicht Ihnen einen 360°-Blick auf alle Ihre Ausgaben, um Ihre Budgetplanung besser zu optimieren.
Diese neuen, intuitiven und ultra-personalisierbaren Lösungen sind ein echter Leistungshebel für Unternehmen, da zeitraubende Aufgaben automatisiert werden, sodass sie mehr Zeit haben, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Artikel übersetzt aus dem Französischen