Schluss mit Zahlungsfehlern: Entdecken Sie die Macht des 3-Wege-Matches!
Die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen stellt für Unternehmen eine echte Herausforderung dar. Eine effiziente Verwaltung des Cashflows erweist sich schnell als unerlässlich, um Zahlungsfehler, Betrug sowie nicht konforme Dokumente zu vermeiden.
Um dies zu erreichen, greifen viele Unternehmen auf die Methode des 3-Way-Match zurück.
Doch was genau ist das und warum ist dieses Verfahren so beliebt? Hier erfahren Sie alles, was Sie darüber wissen müssen!
Was ist 3-way match?
Auch als "3-way matching " oder " 3-Faktor-Abgleich " bezeichnet, definiert das 3-way match eine Methode zur Überprüfung der Buchhaltung, bei der drei Dokumente verglichen werden:
- den Bestellschein;
- den Wareneingangsschein;
- die Lieferantenrechnung.
Was ist das Ziel? Die Richtigkeit einer Rechnung vor ihrer Bezahlung zu gewährleisten. Dieser Prozess kann manuell oder automatisiert ablaufen.
3 way = 3 Dokumente aus dem Workflow zur Validierung von Lieferantenrechnungen
Wie der Name schon sagt, basiert das 3-Wege-Matching auf den drei Dokumenten, die am Prozess der Rechnungsbearbeitung und -freigabe beteiligt sind:
- Der Bestellschein: Die Einkaufsabteilung des Unternehmens erstellt eine Bestellung bei einem Lieferanten. Eine Kopie des Dokuments wird intern gespeichert.
- Der Wareneingangsschein: Das Unternehmen nimmt die Bestellung entgegen und erfasst die erhaltenen Produkte sowie die Informationen des Versandscheins im Verwaltungstool.
- Die Lieferantenrechnung: Die Buchhaltung überprüft, ob die Rechnung des Lieferanten mit dem Bestellschein und dem Empfangsschein übereinstimmt.
Wie funktioniert das 3-way-matching-Verfahren?
Die 3-Way-Matching-Methode kommt in der Regel zum Einsatz, wenn die Rechnung eines Lieferanten oder Dienstleisters eingeht.
Sie besteht darin, zu überprüfen, ob alle Informationen zwischen den Dokumenten übereinstimmen.
Welche Kontrollpunkte müssen festgelegt werden?
Für die Kontrolle werden in der Regel mehrere Punkte festgelegt (Menge, Preis, Produktbeschreibung usw.), um sie auf der Ebene des Bestellscheins, des Empfangsscheins und der Rechnung zu vergleichen.
👉 Die Kriterien für die Überprüfung der Angaben unterscheiden sich je nach Unternehmen erheblich, umfassen aber meist die folgenden Pflichtangaben:
- Rechnungsnummer ;
- Kontaktdaten des Lieferanten und des Kunden ;
- die Bezeichnung des Produkts oder der Dienstleistung ;
- den Preis pro Einheit ;
- den Mehrwertsteuersatz.
Sie beziehen sich auch auf die Menge (Vergleich zwischen bestellter, gelieferter und berechneter Menge) oder die Anzahl der Stunden, wenn es sich um eine Dienstleistung handelt.
Das Ergebnis des Verfahrens
Die 3-Way-Matching-Prüfmethode führt zu zwei Ergebnissen: die Genehmigung der Rechnung oder die Meldung einer Anomalie oder eines Mangels.
- Wenn die Kontrollpunkte in allen drei Dokumenten übereinstimmen, wird die Rechnung für konform erklärt und die Zahlung genehmigt.
- Wird eine Abweichung festgestellt, wird die Zahlung ausgesetzt. Dann muss der Fehler berichtigt oder die Abweichung behoben werden, bevor das Dokument erneut genehmigt und die Zahlung veranlasst werden kann. Die Rechnung kann an den Lieferanten zurückgeschickt werden, der die erforderlichen Änderungen vornimmt.
Welche Vorteile bietet das 3-Wege-Matching bei der Rechnungsverwaltung?
Für ein Unternehmen sind die Bearbeitung, Überprüfung und Freigabe von Lieferantenrechnungen entscheidende Schritte.
Die Einführung des Drei-Faktor-Matching-Verfahrens stärkt die Kontrollen und die Zuverlässigkeit des Genehmigungsprozesses. Mit diesem Verfahren schützen Sie sich vor dem Risiko von Fehlern (Tippfehler, verschobenes Komma, vergessene Pflichtangaben, falscher Empfänger usw.), die zahlreiche Folgen haben können, sowohl :
- auf die Rechtsgültigkeit des Dokuments ;
- auf die finanzielle Gesundheit des Unternehmens (wenn sich das Komma verschiebt, eine Null zu viel steht usw.) ;
- als auch auf die Beziehung zum Lieferanten.
Die Verwendung des Drei-Faktoren-Abgleichs rationalisiert den Prozess der Rechnungsfreigabe und hilft bei der Einhaltung von Zahlungsbedingungen. Er verringert auch das Risiko von nicht konformen oder betrügerischen Rechnungen sowie von doppelten oder unerwartet hohen Zahlungen. Denn dank der Überprüfung zahlen Sie den genauen Betrag dessen, was Sie bestellt und erhalten haben.
☝️ Der Nutzen und die Relevanz des 3-Wege-Matchings setzen jedoch eine sehr strenge Anwendung der Methode voraus!
Wo liegen die Grenzen des manuellen 3-way-matching-Verfahrens?
Wenn er manuell durchgeführt wird, stellt der 3-way match, wie jeder Rechnungsgenehmigungskreislauf, eine Reihe komplexer und zeitraubender Aufgaben mit geringer Wertschöpfung dar, die oft fehleranfällig sind.
Üblicherweise erhalten Unternehmen Rechnungen auf Papier oder per E-Mail, bevor sie die Ware erhalten, was die Bearbeitung und Freigabe der Dokumente verzögert, da der Drei-Faktor-Abgleich erst nach der Lieferung durchgeführt werden muss.
Häufig müssen in einem manuellen Prozess auch die Rechnungsinformationen eingegeben werden, um die Bestell- und Empfangsscheine zu finden, was bei Wiederholung zeitaufwendig und fehleranfällig ist.
Und wenn einer der vorangegangenen Schritte (Bestellung oder Wareneingang) nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde, kann dies zu einem Verlust an Zeit und Geld führen.e ordnungsgemäß durchgeführt wurde, wird der gesamte Abstimmungs- und Validierungsprozess, aber auch die Zahlung des Lieferanten beeinträchtigt und verzögert!
Glücklicherweise ist es heute möglich, den Drei-Faktor-Abgleich und den Genehmigungsprozess mithilfe spezieller Software zu automatisieren.
Warum sollte man seinen 3-Way-Match-Prozess entmaterialisieren?
Den Prozess des Rechnungsabgleichs zu digitalisieren und zu automatisieren, bietet viele Vorteile.
Reduzierung der Bearbeitungszeit und der Kosten.
Die elektronische Verarbeitung hilft, die Verwaltung von Dokumenten (Bestellschein, Empfangsschein usw.) und die Genehmigung von Rechnungen zu optimieren. Außerdem werden Zeit und Kosten für die Eingabe, Überprüfung, Freigabe, Zahlung usw. gesenkt.
Ein System zur Digitalisierung von Dokumenten bietet Ihnen noch weitere Vorteile. Durch den Einsatz einer solchen Software standardisieren und vereinheitlichen Sie Ihre Dokumente (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen usw.) und beschleunigen so den 3-way-match-Prozess.
Umfassende, zuverlässige und einfach zu bedienende Verarbeitungswerkzeuge.
Softwarelösungen für die Digitalisierung und Verarbeitung von Rechnungen sind oft einfach zu implementieren, einzurichten und zu verwenden. Sie werden entsprechend den vom Unternehmen definierten Anforderungen und Abstimmungsregeln parametrisiert.
Darüber hinaus sind diese Tools, die die Methode des 3-Wege-Matching integrieren, in der Lage, Abweichungen und Fehler zwischen den drei Dokumenten sofort zu erkennen. Sie weisen auf die Anomalie hin, um eine schnelle Lösung und eine fristgerechte Zahlung zu ermöglichen.
🛠️ Software-Beispiel :
Die E-Invoicing-Lösung Compleo Invoice Platform für KMU, Midcap-Unternehmen und große Konzerne nutzt das gesamte Potenzial der künstlichen Intelligenz , um die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen zu vereinfachen. Das Ergebnis: Sparen Sie Zeit bei Ihrem 3-Wege-Match und generell bei all Ihren Vorgängen. Außerdem können Sie Workflows einrichten, um Ihre Validierungsprozesse zu beschleunigen.
Compleo Invoice Platform
Einige gute Praktiken, die Sie kennen sollten
Damit die Softwarelösung ihren Zweck erfüllt, muss sie entsprechend Ihrem Geschäft und Ihren Bedürfnissen ausgewählt werden.
Auf dem Markt gibt es zahlreiche Tools, von einfachen bis hin zu hoch entwickelten. Nehmen Sie sich die Zeit, die Funktionen und Dienstleistungen zu prüfen und mehrere Softwareprodukte zu vergleichen, um dasjenige zu finden, das Ihren Anforderungen wirklich entspricht.
Ein großes Unternehmen, das mit einer Vielzahl von Lieferanten zu tun hat und eine große Anzahl von Rechnungen verwaltet, wird sich beispielsweise wahrscheinlich für eine umfassende und reaktionsschnelle Software entscheiden, die in der Lage ist, Dokumente schnell zu prüfen. Dies ist für ein KMU, das in erster Linie seine Finanzverwaltung optimieren möchte, nicht unbedingt interessant.
Darüber hinaus ist es entscheidend, das Personal im richtigen Umgang mit der gewählten Software zu schulen, damit der Prüfungsprozess, auch wenn er automatisiert ist, effizient und zuverlässig bleibt. Denn alles beginnt und resultiert aus drei Dokumenten: dem Bestellschein, der Warenquittung und der Rechnung. Wenn eines dieser Dokumente hinfällig ist, steht der gesamte Vorgang auf wackligen Beinen.
3-way match: Was ist zu beachten?
Der Drei-Faktor-Abgleich oder 3-way matching bezeichnet ein relevantes Verfahren zur Überprüfung der Buchhaltung, das Unternehmen dabei hilft, Zahlungsfehler und Betrug zu vermeiden und ihren Cashflow besser zu steuern.
Das Verfahren basiert auf drei Dokumenten, die für die Rechnungsbearbeitung wesentlich sind ( Bestellschein, Empfangsschein und Rechnung), und führt zu verschiedenen Kontrollpunkten (Preis, Menge, Bestellnummer usw.).
Wird dieser Prozess manuell durchgeführt, ist er mühsam und zeitaufwendig. Außerdem ist er fehleranfällig. Um Effizienz und Zuverlässigkeit zu gewährleisten, sollten Sie eine papierlose Lösung wählen, die den Vorgang automatisiert.
Artikel übersetzt aus dem Französischen