Abgleich von Rechnung und Lieferschein: Wenn Automatisierung der Schlüssel ist?
Sie sind Unternehmer und Ihnen ist durchaus bewusst, dass das reibungslose Funktionieren und der Fortbestand Ihrer Organisation von der Regelmäßigkeit und Konformität der Buchhaltungsprozesse abhängt.
Zu den verschiedenen unumgänglichen Buchführungsvorgängen gehört auch die Abstimmung von Rechnung und Lieferschein. Diese Aufgabe, die nach demselben Prinzip wie die Bankabstimmung abläuft, ist oft komplex und zeitraubend für Ihre Mitarbeiter, aber in vielerlei Hinsicht sehr wichtig.
Worin besteht sie? Wie kann der Abgleich von Rechnung und Lieferschein durchgeführt werden? Mit welcher Lösung können Sie dieses wichtige Verfahren automatisieren? Antworten in diesem Artikel.
Was ist der Abgleich einer Rechnung mit dem Lieferschein?
Worin besteht der Abgleich von Rechnung und Lieferschein?
Der Abgleich einer Rechnung mit dem Lieferschein bezeichnet einen Vorgang, der regelmäßig von der Buchhaltung eines Unternehmens durchgeführt wird. Sie besteht darin, sich zu vergewissern, dass das, was von einem Lieferanten in Rechnung gestellt wurde, in allen Punkten mit dem übereinstimmt, was geliefert wurde.
Erst nachdem die Übereinstimmung der verschiedenen Teile überprüft wurde, kann die Zahlung der Einkaufsrechnung unter den entsprechenden Bedingungen erfolgen.(z. B. bei Erhalt der Rechnung, 30 Tage nach Erhalt der Ware oder Erbringung der Leistung usw.).).
Ein wesentlicher Prozess
Der Abgleich einer Rechnung mit dem Lieferschein ist ein Schlüsselprozess für ein Unternehmen, da er dazu dient, die Übereinstimmung der Vorgänge mit dem ursprünglichen Bestellschein zu gewährleisten und somit die Zahlung der geschuldeten Beträge auszulösen.
Im Einzelnen stellen Sie durch diesen Abgleich sicher, dass :
- dass wichtige Informationen wie das Lieferdatum, die Einzelheiten der bestellten Artikel und ihre Menge, der Preis pro Einheit und der Gesamtbetrag übereinstimmen;
- die Einhaltung der Lieferbedingungen ;
- die Gültigkeit des Zahlungsbelegs oder die Ablehnung der Rechnung bei Abweichungen ;
- der Anwendung der ausgehandelten Geschäftsbedingungen ;
- der Konformität der Transaktion.
☝️ Der Prozess des Abgleichs der Rechnung mit dem Lieferschein erweist sich auch als unerlässlich, um :
- die Transparenz des Finanzmanagements des Unternehmens zu gewährleisten ;
- seine Liquidität in Bezug auf Zahlungsbeträge und -fristen zu optimieren;
- mögliche Streitigkeiten mit den Lieferanten zu vermeiden.
Die Komponenten des Abgleichs von Rechnung und Lieferschein
Zur Erinnerung: Ein Lieferschein (BL) definiert ein Handelsdokument, das vom Lieferanten zu dem Zeitpunkt ausgehändigt wird, an dem der Empfänger die Waren in Empfang nimmt. Dieses Dokument listet alle gelieferten Waren (Bezeichnung, Artikelnummer), die Menge jeder Artikelnummer sowie die Verpackung auf. Der Lieferschein enthält auch die Kontaktdaten des Lieferanten und des Empfängers.
Die Rechnung bezeichnet ihrerseits ein Handels-, Buchhaltungs- und Steuerdokument. Sie stellt einen rechtlichen Nachweis dar und wird vom Verkäufer nach der Lieferung einer Bestellung ausgestellt.
Ähnlich wie das BL enthält die Rechnung die Einzelheiten der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen sowie den Betrag jeder Referenz, um den Gesamtbetrag ohne Steuern, die Mehrwertsteuer, falls diese anfällt, und den Betrag inklusive Steuern zu ermitteln.
Kommen wir schließlich zum Bestellschein (BB). Dieser ist nicht obligatorisch, wird aber empfohlen. Es kann sich um ein eigenständiges Dokument handeln, das aus dem akzeptierten Angebot generiert wird, oder um das Angebot selbst, das unterschrieben und mit dem Vermerk "Einverstanden" versehen ist.
💡 Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Bestellschein mit dem Lieferschein übereinstimmen muss, der wiederum mit der Rechnung übereinstimmen muss. Diese Buchungsbelege sollten archiviert und sechs Jahre lang in papierloser Form aufbewahrt werden.
Wie gleicht man eine Rechnung mit einem Lieferschein ab? Die 6 Schritte
Das Verfahren zum Abgleich einer Einkaufsrechnung mit dem entsprechenden Lieferschein erfordert 6 Schritte.
Lassen Sie uns diese kurz durchgehen. 👉
- Die Sammlung. Sammeln Sie die BLs auf der einen und die Rechnungen auf der anderen Seite und ordnen Sie sie nach Ihrer Organisation und dem Belegvolumen pro Lieferant.
- Die Kontrolle. Überprüfen Sie die Dokumente auf das Vorhandensein der wichtigsten Informationen, wie z. B. :
- Name und Kontaktdaten des Lieferanten und des Empfängers ;
- die Bestellnummer ;
- Datum und Ort der Lieferung ;
- Einzelheiten zu den gelieferten Waren und deren Menge ;
- die Unterschrift des Empfängers auf dem BL, mit der der ordnungsgemäße Empfang bestätigt wird ;
- der Preis pro Einheit und der Gesamtbetrag.
- Der Vergleich/die Zuordnung. Vergleichen Sie sorgfältig die Übereinstimmungen zwischen Rechnungen und BLs.
- Die Benachrichtigungen. Notieren Sie Abweichungen bei der Abstimmung (Menge, Referenz usw.) und eventuelle Anomalien.
- Die Korrekturmaßnahmen. Kontaktieren Sie bei Abweichungen die internen Abteilungen, an die die Lieferung gerichtet ist, und den Lieferanten, um die notwendigen Erklärungen und eventuelle Anpassungen zu erhalten.
- Die Validierung. Wenn die Belege vollständig übereinstimmen, wird der Abgleich validiert und die Rechnung zur Zahlung angenommen. Andernfalls wird die Rechnung abgelehnt und an den Lieferanten zurückgeschickt, der dann eine neue Rechnung erstellen muss, die den eingegangenen Verpflichtungen entspricht.
Wo liegen die Grenzen einer manuellen Abstimmung?
Der manuelle Abgleich der Rechnung mit dem Lieferschein birgt Risiken, die sich erheblich auf die Buchhaltung und das Finanzmanagement des Unternehmens auswirken können.
Zu den gängigen Risiken gehören :
- Menschliches Versagen: Der Mitarbeiter kann eine Abstimmungsdifferenz übersehen oder bei der Eingabe der Belege einen Fehler in Bezug auf die Belegnummer, die Mengen, die Referenzen, den Betrag usw. machen;
- Betrug: Bei einer manuellen Abstimmung erhöht sich die Schwierigkeit, internen oder externen Betrug zu erkennen ;
- mangelnde Nachvollziehbarkeit im manuellen Abstimmungsprozess ;
- eine geringere Effizienz, wenn das Volumen der abzustimmenden Rechnungen und BL groß ist ... und die Fristen verkürzt werden;
- Verzögerungen bei der Bearbeitung der Vorgänge und damit bei den Zahlungen, die das Gleichgewicht der Liquidität schwächen, eine Verschlechterung der Beziehungen zu den Lieferanten bewirken und die Arbeitsbedingungen des Buchhaltungsteams verschlechtern.
Warum sollte der Abgleich von Rechnungen mit Lieferscheinen automatisiert werden?
Angesichts der Risiken, die der manuelle Abgleich von Rechnungen und Lieferscheinen für den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens birgt, wird Ihnen empfohlen, diesen Vorgang so weit wie möglich zu automatisieren.
Konkret werden folgende Vorteile durch die Automatisierung des Abgleichs versprochen:
- Zeitersparnisund höhere Produktivität ;
- eine Verringerung der Fehlerquote;
- eine schnelle und automatische Erkennung von Anomalien und Abweichungen bei der Abstimmung;
- eine Optimierung des Prozesses durch die Digitalisierung der Geschäfts- und Buchhaltungsbelege während des gesamten Prozesses;
- eine reibungslosere Beziehung zwischen Ihren Lieferanten und den internen Abteilungen Ihres Unternehmens.
🍒 Als Sahnehäubchen erhöht die automatisierte Abstimmung von Rechnung und Lieferschein, die mithilfe digitaler Tools und künstlicher Intelligenz erfolgt, die Sicherheit der Vorgänge. Die daraus resultierende Nachvollziehbarkeit verschafft Ihnen einen besseren Überblick, was wiederum zu einer optimalen Verwaltung Ihres Cashflows führt.
Welche Tools unterstützen Sie dabei?
Die Automatisierung des Abgleichs der Einkaufsrechnung mit dem Lieferschein erfolgt über spezielle Software, insbesondere über Lösungen zur Digitalisierung der Rechnungsstellung.
Diese Anwendungen enthalten Funktionen vom Typ Auto-Match, die sich auf Zeichenerkennungsalgorithmen (OCR) stützen, die :
- dematerialisierte Dokumente entschlüsseln ;
- die Schlüsselinformationen erkennen, die für den Abgleich verwendet werden sollen ;
- den gesamten Datensatz vergleichen.
Wenn die Dokumente übereinstimmen, wird der Abgleich validiert und die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
🛠️ Software-Beispiel :
Compleo Invoice Platform ist eine Online-Lösung für elektronische Rechnungen, die entwickelt wurde, um den Bedürfnissen von KMUs, ETIs und großen Konzernen gerecht zu werden. Durch die Automatisierung Ihrer Vorgänge zum Dokumentenabgleich spart sie Ihnen viel Zeit bei der Bearbeitung Ihrer Buchhaltung. Die Compleo Invoice Platform ist funktionsreich und absolut sicher, optimiert Ihre Validierungsprozesse (Einrichtung personalisierter Workflows) und lässt sich mit allen ERP- und Buchhaltungstools verbinden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Compleo Invoice Platform
Der Abgleich von Rechnungen und Lieferscheinen in Kürze
Die Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen und die Integration von künstlicher Intelligenz in Managementtools erleichtern und sichern die Ausführung mühsamer und oftmals wiederkehrender Aufgaben.
Dies ist der Fall beim Abgleich einer Rechnung mit dem Lieferschein.
Dieser komplexe, zeitraubende und mit vielen Risiken behaftete Vorgang, wenn er manuell durchgeführt wird, wird durch Automatisierung einfach, schnell und zuverlässig.
Durch den Einsatz von Tools der neuesten Generation können Ihre Buchhaltungsteams diese Vorgänge delegieren und sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren.
Außerdem erhalten Sie dank der Automatisierung nahezu in Echtzeit Einblick in den Status Ihrer Rechnungen und Zahlungen, was ein besseres Cash-Management und fundiertere finanzielle Entscheidungen ermöglicht.
Artikel übersetzt aus dem Französischen