In nur drei Schritten zum automatischen Rechnungsabruf wechseln: Doch, doch, das ist möglich!
Wenn Sie ein Unternehmen leiten, wissen Sie nur zu gut, wie zeitaufwendig es ist, Rechnungen aus E-Mail-Anhängen und verschiedenen Kundenbereichen zu sammeln und zentral zu verwalten. Ihr Tag ist bereits vollgepackt mit Terminen, also ist es höchste Zeit für den automatischen Rechnungsabruf!
Das ist alles andere als Zauberei (obwohl?), sondern wird vor allem durch den immer weiter verbreiteten Einsatz von papierlosen Rechnungen und künstlicher Intelligenz in Softwareprogrammen ermöglicht.
Wie funktioniert das? Welche Software kann Ihnen bei der Umstellung auf den automatischen Rechnungsabruf ohne Kopfzerbrechen helfen? Die Antworten in diesem Artikel.
Schritt 1 - Identifizieren Sie den Speicherort Ihrer Rechnungen.
Wenn Sie dies jeden Monat tun, wissen Sie allmählich, wo Sie hingehen müssen, um Ihre Lieferantenrechnungen abzuholen und zu sammeln. Das ist ein guter Anfang!
Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme der Orte, an denen Sie die Rechnungen finden, die Ihre Lieferanten Ihnen schicken, seien es die :
- die Sie in Papierform zusammen mit einer Lieferung erhalten,
- die im PDF-Format als Anhang einer E-Mail mit einer Auftragsbestätigung vorliegen,
- die Sie abrufen, indem Sie sich in Ihren Lieferantenkundenbereich (oder Webfaktura) einloggen.
💡 Wussten Sie schon? Eine Webfaktura ist ein Lieferantenportal, das ein Kundenkonto anbietet, auf dem Sie Ihre verschiedenen Rechnungen nicht nur einsehen, sondern auch herunterladen können.
👉 Machen Sie also eine Bestandsaufnahme dieser verschiedenen Rechnungen, die Sie automatisch zentralisieren möchten.
Schritt 2 - Entmaterialisieren Sie die Papierrechnungen.
Die Digitalisierung von Rechnungen ist ein Prozess, der darin besteht, Lieferanten- oder Kundenrechnungen in Papierform unter Einhaltung der Steuervorschriften in ein digitales Format umzuwandeln.
Es kann sein, dass Sie von einigen Ihrer Lieferanten noch einige Papierrechnungen erhalten, aber Sie sollten wissen, dass dies ab 2026 für die meisten Unternehmen verpflichtend sein wird.
➡️ In der Zwischenzeit können Sie Rechnungen, die Sie in Papierform erhalten haben, einscannen, um sie in digitaler Form zu erhalten. Aber Vorsicht: Eine gescannte Papierrechnung hat keinen rechtlichen Beweiswert. Auch sollten Sie den Papierbeleg für den Fall einer Kontrolle aufbewahren (es lebe die vollständige Digitalisierung!).
Schritt 3 - Die richtige Software für die Automatisierung kaufen
Der wichtigste Schritt ist schließlich die Anschaffung einer Software, sei es eine Buchhaltungs- und Finanzverwaltungslösung oder eine Plattform für die Digitalisierung. Diese Art von Tool wird insbesondere den Abruf Ihrer Rechnungen automatisieren.
⭐️ Die Vorteile dieser Software?
- Verzehnfachte Produktivität: Alle lästigen und wenig wertschöpfenden Aufgaben werden an die Software delegiert. Sie können mehr Zeit mit den wirklich wertschöpfenden Tätigkeiten verbringen.
- Geringere Kosten: Das Einsammeln von Rechnungen an eine Software zu delegieren, spart Geld (man weiß, dass Ihre Zeit kostbar ist und anderweitig besser investiert werden kann).
- Einhaltung von Zahlungsfristen: Dank der schnellen Verarbeitung durch künstliche Intelligenz können Sie schneller reagieren und Ihre Rechnungen schneller bezahlen (und gleichzeitig gute Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern aufrechterhalten).
- Ein Gewinn an Zuverlässigkeit: Durch die Automatisierung werden Fehlbedienungen oder Doppelerfassungen vermieden. Wenn Sie eine Software verwenden, können Sie beruhigter auf Ihre Compliance achten.
Hier einige Beispiele für leistungsfähige Software :
🛠 🛠 Mit der Rechnungssoftware Factomos war es noch nie so einfach und intuitiv, Ihre Lieferantenrechnungen zu verwalten. Die Lösung ermöglicht die Erfassung von Einkaufsrechnungen und Belegen für Spesenabrechnungen in Echtzeit direkt in Ihrem Bereich. Anschließend können Sie sie dank des kostenlosen Zugangs mit einem Klick von Ihrem Steuerberater abrufen lassen.
🛠 Die Software iPaidThat hat in ihrer Lösung künstliche Intelligenz und Machine Learning kombiniert, sodass sie automatisch eine E-Rechnung abholt, sobald sie in Ihren Posteingang gelangt oder in Ihrem Kundenbereich auf den Websites Ihrer Lieferanten hinterlegt wird. Die OCR-Videocodierungstechnologie ist in der Lage, jede beliebige Information auf Ihren Rechnungen (Betrag, Mehrwertsteuer, Datum usw.) zu lesen, um sie zu extrahieren und in Ihre Buchhaltung zu integrieren.
🛠Die Yooz-Software geht über das bloße Abrufen Ihrer Rechnungen hinaus, da es sich um eine vollständige Lösung für die Digitalisierung des Prozesses der Lieferantenfakturierung handelt . Sie ermöglicht daher auch die automatische Erfassung von Rechnungen mithilfe von KI, Machine Learning und RPA (Robotic Process Automation). Außerdem können Sie benutzerdefinierte Workflows einrichten, um die Freigabe der Rechnungen zu beschleunigen. Das Ergebnis: Sie sparen Zeit und senken Ihre Verwaltungskosten.
Wir fassen das automatische Abrufen von Rechnungen zusammen.
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie viel Zeit damit verbracht haben, alle Rechnungen selbst zu sammeln und zu zentralisieren. Wechseln Sie zum automatischen Abruf mithilfe einer Software!
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Posteingänge, in denen Sie Ihre Rechnungen per E-Mail erhalten, sowie der Online-Kundenbereiche bei Ihren Lieferanten ;
- Entmaterialisieren Sie die Rechnungen, die Sie noch in Papierform erhalten ;
- Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, um alle Ihre Rechnungen automatisch zu sammeln und die Daten einfach zu extrahieren, um sie in Ihre Buchhaltung zu integrieren.
Also, wann gehen Sie dazu über, Ihre Rechnungen automatisch abzurufen?