Der umfassende Leitfaden zur Digitalisierung von Lieferantenrechnungen

Die Verpflichtung zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung kommt für alle Unternehmen schrittweise zwischen 2024 und 2026.

Es ist also mehr denn je an der Zeit, über die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen für Ihr Unternehmen nachzudenken! Dabei geht es nicht nur um die einfache Digitalisierung von Rechnungen, bei der die Verwaltung von Kunden- und Lieferantenrechnungen auf digitale Medien verlagert wird, sondern um die digitale Transformation des gesamten Lieferantenzyklus, um die Produktivität zu steigern.

Unabhängig von Ihrer Rolle in der Kette, ob Operator, Validierer, Buchhaltung oder Finanzabteilung, möchten Sie mehr über die (zahlreichen) Vorteile der papierlosen Verwaltung von Lieferantenrechnungen für Ihr Unternehmen erfahren? Und was sagt das Gesetz dazu im Einzelnen?

In diesem Artikel haben wir das Wichtigste für Sie zusammengestellt, nämlich Softwarevorschläge und Tipps, wie Sie Ihr Umstellungsprojekt erfolgreich durchführen können!

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Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen: Welche rechtlichen Verpflichtungen gibt es?

Eine Dematerialisierung der B2B-Rechnungen ist ab 2024 Pflicht.

Der gesetzliche Rahmen entwickelt sich weiter und wird auf alle Unternehmen ausgeweitet :

• Im öffentlichen Sektor wurde die elektronische Rechnungsstellung in Frankreich durch die Verordnung vom 26. Juni 2014 eingeführt und ist seit dem 1. Januar 2017 für alle Lieferanten von Waren und Dienstleistungen an öffentliche Verwaltungen verbindlich vorgeschrieben;
  
  
• im Privatsektor wird die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Beziehungen infolge von Artikel 153 des Finanzgesetzes 2020 zur Pflicht. Eine Änderung dieses Artikels für das Finanzgesetz 2021 legt den Zeitplan für diese schrittweise Einführung zwischen 2024 und 2026 fest:

Die Umsetzung dieser Verpflichtung erfolgt über mehrere Jahre und betrifft Unternehmen je nach Größe und Branche.

Die weiteren Pflichten der Lieferantenrechnung

Neben der Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen unterliegt jede Ausstellung einer papierlosen Rechnung oder E-Rechnung auch rechtlichen Verpflichtungen.

Um ihre Beweiskraft zu gewährleisten, d. h. den gleichen rechtlichen Wert wie das Papierformat, muss das Dokument folgende Anforderungen erfüllen:

• Lesbarkeit der Informationen,
• Integrität des Inhalts (nicht veränderbar),
• Authentizität mit der zuverlässigen Identifizierung seines Ausstellers,
• sichere Aufbewahrung für 10 Jahre,
• gesetzlich vorgeschriebene Angaben.

💡 Um sich anzupassen, um diesen Verpflichtungen nachzukommen, erkunden wir die Lösungen, die den Unternehmen zur Verfügung stehen.

Wie führt man die Digitalisierung von Rechnungen ein? Grundsätze und Werkzeuge

1. Die Systeme zum Abrufen von Rechnungsdaten

Das einfache Scannen

Diese "einfache" Form der Digitalisierung basiert darauf, dass die Rechnungen gescannt werden, um sie zu verarbeiten. Dieses Verfahren ist nicht optimal, da es eine manuelle Bearbeitung der Rechnungen erfordert, die gescannt und dann per E-Mail versendet werden.

Die Verarbeitung durch optische Erkennung (OCR)

Die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) ist ein Gerät, mit dem Informationen auf dem Dokument erfasst und direkt in eine Datei übertragen werden können, die von der Buchhaltungssoftware gelesen werden kann.

Die Entmaterialisierung der gesamten Kette.

Dies ist die erfolgreichste Etappe des Prozesses der Digitalisierung von Lieferantenrechnungen. Sie umfasst alle Prozesse des Lieferantenzyklus, vom Kauf bis zur Zahlung der zugehörigen Rechnung. Dieser Aktivitätsfluss, der auch als Procure to Pay oder Purchase to Pay bezeichnet wird, profitiert von einer durchgängigen Digitalisierung, um eine höhere Produktivität zu gewährleisten.

In der Praxis werden die Rechnungsinformationen zwischen dem Lieferanten und dem Käufer in einem standardisierten elektronischen Format über ein EDI-System (Electronic Data Interchange) direkt von Computer zu Computer ausgetauscht. Dieses System wird mit dem ERP-System oder der Buchhaltungssoftware verbunden und integriert die Buchungen direkt in die Buchhaltung des Unternehmens.

2. Das EDM (elektronisches Dokumentenmanagement)

Ein EDM ist ein Werkzeug zur papierlosen Verwaltung von Dokumenten.

Ihr Ziel ist es, Dokumente so aufzubewahren und zu klassifizieren, dass sie von allen Beteiligten im Rahmen der verschiedenen Arbeitsprozesse leicht eingesehen und genutzt werden können.

Hier sind drei Problematiken, die damit behandelt werden können:

• Verwaltung der Rechte jedes Nutzers, von der einfachen Einsichtnahme bis hin zur Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, um die Teamarbeit zu fördern und gleichzeitig die Vertraulichkeit und Integrität der Dokumente zu schützen;
• die Speicherung, Archivierung, Historisierung und Klassifizierung von Rechnungen ;
• den reibungslosen Ablauf von Freigabe-Workflows nach Geschäftsregeln, die zuvor von jedem Unternehmen festgelegt wurden.

3. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Zwischen dem Erhalt einer Rechnung und ihrer tatsächlichen Bezahlung vergehen im Durchschnitt 2 Wochen. Es gibt eine ganze Reihe von Etappen, die durchlaufen werden müssen, bevor die Rechnung als bearbeitet betrachtet werden kann.

Durch die Automatisierung kann die Abfolge der einzelnen Schritte beschleunigt werden, da möglichst viele manuelle Schritte entfallen. Ein automatisierter Prozess zur Bearbeitung von Lieferantenrechnungen sieht in der Regel wie folgt aus:

• Eingang der Rechnungen im System dank künstlicher Intelligenz und Automatisierung, unabhängig vom Eingangskanal:
  • Papierrechnung,
  • PDF in einer E-Mail,
  • PDF in einem Kundenbereich auf der Website des Lieferanten ;
• Automatisches Lesen und Extrahieren von Informationen:
  • Rechnungsnummer,
  • Beträge,
  • MWST,
  • Name des Lieferanten usw. ;
• Abgleich mit den Dokumenten und Bankinformationen des Lieferanten ;
• Freigabe-Workflow, bei dem jede Person, die berechtigt ist, eine Freigabe zu erteilen, eine Benachrichtigung mit der zu genehmigenden Rechnung erhält und nur noch zustimmen oder ablehnen muss ;
• automatische Bezahlung der Rechnung wird durch die letzte Validierung am Ende der Kette ausgelöst, die die endgültige Genehmigung erteilt.

💡 Wenn es zwischen dem Anfang und dem Ende des Prozesses nur schwer vorangeht, kann ein automatisches Mahnsystem den Prozess beschleunigen.

4. Die beweiskräftige Archivierung von Dokumenten.

Die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Belegen im Falle einer Prüfung werden bei der Digitalisierung immer verlangt.

Die beweiskräftige Archivierung hat zum Ziel, wie bei Papierrechnungen eine dauerhafte und authentische Aufbewahrung zu gewährleisten, und zwar mithilfe verschiedener Systeme, die als fälschungssicher gelten, wie :

• der Zeitstempel versieht ein Ereignis mit einem Datum und einer Uhrzeit, sodass alle an dem Dokument vorgenommenen Handlungen sicher nachvollzogen werden können,
• indem die Änderung von validierten Daten dauerhaft blockiert wird, usw.

Es ist daher wesentlich, sicherzustellen, dass die gewählte Software über die geeigneten Technologien verfügt, um diese gesetzliche Archivierung vorzunehmen.

Warum sollten Sie Ihre Lieferantenrechnungen entmaterialisieren?

Abgesehen von den künftigen gesetzlichen Verpflichtungen bietet die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen zahlreiche Vorteile, die viele Unternehmen dazu veranlassen, den Schritt zu wagen.

Eine gesteigerte Produktivität

Die Digitalisierung beschleunigt die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, einschließlich des Validierungskreislaufs, wodurch die Bearbeitungszeiten um das Fünffache reduziert werden können (laut einer Studie der Firma EY).

Wie funktioniert das? Sie beseitigt sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben, um Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert zu schaffen. So können bei gleicher Arbeitszeit bis zu 15-mal mehr elektronische Rechnungen als Papierrechnungen bearbeitet werden.

Dadurch wird die Buchhaltung und Finanzabteilung effizienter, und der Umsatz des Unternehmens kann um 1 bis 2 % steigen (laut REL).

Eine Senkung der Kosten und Zahlungsfristen

Die Entmaterialisierung ermöglicht eine Senkung der Kosten für die Bearbeitung, den Druck, den Versand von Briefen (Briefmarken, Umschläge usw.) und die Archivierung. Man kann die Verwaltungskosten laut der Kanzlei EY bis zu dreimal teilen.

Infolgedessen wird bei der Bearbeitung von Rechnungen Zeit eingespart, die zu schnelleren Zahlungsfristen und weniger Verzögerungen führt.

Mehr Zuverlässigkeit

Die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen ermöglicht dank der Automatisierung des Prozesses die Vermeidung von :

• Eingabefehler,
• doppelte Rechnungen,
• Zahlungsfehler,
• Betrugsrisiken,
• oder den Verlust von Dokumenten.

Sie gewinnen dadurch an Zuverlässigkeit und erleichtern die Durchführung interner und externer Audits.

Eine effiziente Rechnungsbearbeitung verringert zudem Verzögerungen und trägt zu guten Geschäftsbeziehungen bei, was wiederum ein besseres Image bei Ihren Lieferanten zur Folge hat.

Eine Software zur Digitalisierung für den gesamten Lieferantenzyklus

Eine optimale Digitalisierung Ihrer Kreditorenrechnungsprozesse setzt eine Softwarelösung für die Digitalisierung von Rechnungen voraus.

Eine spezielle Software im SaaS-Modus bietet Ihnen die Flexibilität, Sicherheit und Automatisierung, die Sie zur Optimierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung suchen. Sie ist über eine einfache Internetverbindung vollständig verfügbar und ermöglicht insbesondere :

• die nützlichen Informationen aus Ihren Rechnungen zu lesen und zu extrahieren ,
• ganz einfach Validierungskreisläufe einzurichten,
• Lieferantenrechnungen sicher und konform zu archivieren,
• mit Ihrem ERP-System zu kommunizieren, um die Buchungen zu integrieren,
• die Rückverfolgbarkeit aller Dokumente im Zusammenhang mit Ihren Lieferantenbestellungen zu gewährleisten, um die Einhaltung des zuverlässigen Prüfpfads (PAF) zu gewährleisten.

Die Entscheidung für solche Lösungen ermöglicht es Ihnen schließlich, alle Ihre betroffenen Mitarbeiter (CFO, CIO, Vertriebsmitarbeiter, Verwaltungsabteilung usw.) und nicht zuletzt die Lieferanten einzubeziehen . Sie gewinnen an Transparenz und Effizienz während des gesamten Prozesses.

Sie sind einfach zu implementieren und garantieren Ihnen einen schnellen Return on Investment (ROI) und eine leichtere Akzeptanz.

Hier sind einige Beispiele für Software, die Sie verwenden können :

Dokmee

Dokmee ist eine Lösung für das elektronische Dokumentenmanagement (EDM) für KMU und ETI. Die Software ist über einen Webbrowser zugänglich und bietet Ihnen erweiterte Funktionen, um alle Ihre Dokumente, einschließlich Ihrer Lieferantenrechnungen, zu digitalisieren. Mit wenigen Klicks sind Ihre Rechnungen direkt verfügbar und anotabel, um die Überwachung und die gute Verwaltung Ihres Unternehmens zu erleichtern. Ein weiterer Bonus ist die moderne und benutzerfreundliche Oberfläche, die eine klare und optimale Übersicht über Ihre Dokumente bietet.

Esker

Esker ist eine Plattform für die Digitalisierung des gesamten Procure-to-Pay-Prozesses, die sich an mittelständische Unternehmen und Großkunden richtet. Sie bietet :

• die Erkennung und Erfassung von Rechnungsdaten mithilfe von KI-Funktionen,
• die Automatisierung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, insbesondere mithilfe von Validierungs-Workflows,
• die elektronische Archivierung mit Beweiswert,
• die Bereitstellung eines Lieferantenportals, damit sie einfach auf ihre Daten zugreifen können,
• eine mobile Anwendung, um Rechnungen zu validieren und Ihre Prozesse zu kontrollieren, egal wo Sie sich befinden.

Streamline for Invoices

Streamline for Invoices ist eine Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung von Lieferantenrechnungen, sie ermöglicht :

• die automatische Erfassung der Daten Ihrer Rechnungen nach einer fortschrittlichen Technologie, unabhängig vom Format,
• eine zu mehr als 85 % automatisierte Verarbeitung,
• die ständige Einhaltung der Vorschriften und die Beachtung der regulatorischen Entwicklungen,
• eine Anpassung der Prozesse an alle geschäftlichen Anforderungen dank einer BPM-Engine,
• Betrugserkennung, um sich gegen Risiken zu wappnen.

SY by Cegedim

SY by Cegedim gewährleistet die Digitalisierung Ihrer Lieferantenrechnungen sowie die Automatisierung Ihres Procure-to-Pay-Prozesses. Die Lösung für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern ermöglicht :

• den Empfang Ihrer Rechnungen auf mehreren Kanälen und deren Zentralisierung (E-Mail, Papier, EDI, Lieferantenportal...),
• die Anwendung gesetzlicher Kontrollen und das Vorhandensein von Geschäftsdaten zur Vermeidung von Streitrisiken,
• die Anreicherung Ihrer Rechnungen mithilfe von OCR- und LAD/RAD-Technologien,
• die Automatisierung Ihrer Validierungskreisläufe, Zahlscheine und Buchungsbearbeitungen,
• die steuerrechtliche Entmaterialisierung von Rechnungen und die elektronische Archivierung mit Beweiswert.

Yooz

Yooz ist eine 100 %ige Cloud-Software, die speziell für die Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses entwickelt wurde. Sie bietet :

• eine automatische Erfassung all Ihrer elektronischen Datenströme (EDI, Scan, E-Mail, Factur-X usw.),
• eine automatische Datenextraktion mithilfe von KI-, Deep-Learning- und Big-Data-Technologien,
• die Erkennung von Betrugsversuchen bei der Rechnungsstellung,
• Workflows für die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen, um wertvolle Zeit in Ihren Prozessen zu sparen,
• eine Integration mit über 250 ERP- und Buchhaltungsprogrammen.

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Tipps für die Umsetzung Ihres Entmaterialisierungsprojekts

Um den Erfolg Ihres Digitalisierungsprojekts zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, folgende wichtige Aspekte zu berücksichtigen:

• Denken Sie an den elektronischen Empfang Ihrer Lieferantenrechnungen als Ergänzung zur automatischen Verarbeitung, um die Verarbeitungskette zu homogenisieren und Unterbrechungen zu vermeiden;
  
  
• analysieren Sie Ihren Bedarf, um den Umfang des Projekts festzulegen: Volumen der zu verarbeitenden Rechnungen, Versandverfahren, Vorschriften, Anzahl der betroffenen Standorte usw. Sie können Ihr Projekt zunächst in einem begrenzten Umfang umsetzen, bevor Sie es auf die gesamte Organisation ausweiten;
  
  
• Sorgen Sie für die Begleitung des Wandels für alle Beteiligten: Kommunikation, Schulung Ihrer Mitarbeiter (und der Hauptnutzer) oder sogar einen speziellen Berater, der diese Rolle übernimmt;
  
  
• Wählen Sie Ihre vorrangigen Lieferanten aus und berücksichtigen Sie dabei ihre buchhalterischen, organisatorischen und technologischen Besonderheiten. Kommunizieren Sie mit ihnen, um sie davon zu überzeugen, dass sie ihre Rechnungen in elektronischer Form einreichen. So erleichtern Sie ihnen den Einstieg!