Steuerliche Entmaterialisierung: Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung
Mit der steuerlichen Digitalisierung können Sie Ihre elektronischen Rechnungsprozesse in Unternehmen auf eine neue Stufe heben!
Erfahren Sie mehr über die zahlreichen geschäftlichen Vorteile, die rechtlichen Rahmenbedingungen, die wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Einführung und welche Softwarelösung Sie für die konforme Digitalisierung von Rechnungen wählen sollten!
Was ist die steuerliche Dematerialisierung?
Steuerliche Dematerialisierung: Definition
Von steuerlicher Dematerialisierung spricht man, wenn der Prozess des Rechnungsaustauschs ausschließlich auf elektronischem Wege erfolgt.
Mit anderen Worten exit die Papierrechnung. Aus diesem Grund unterscheidet sich die steuerliche Entmaterialisierung von der einfachen elektronischen Rechnungsstellung (oder einfachen steuerlichen Entmaterialisierung), bei der nur die Papierrechnung, die vor der Umstellung auf elektronische Medien ausgestellt wurde, die Dimension eines rechtlichen Beweises hat.
Darüber hinaus beinhaltet die steuerliche Digitalisierung die Integration mehrerer hochentwickelter Sicherheitsvorkehrungen, die sicherstellen, dass die erstellten elektronischen Dokumente den gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen entsprechen.
Was sind die Vorteile?
Die Vorteile der steuerlichen Entmaterialisierung sind vielfältig :
- Eine Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen und eine höhere Produktivität Ihrer Organisation. Es ist z. B. nicht mehr notwendig, die Verfolgung der Umsatzsteuer physisch zu verwalten.
- Eine erhebliche Senkung der Kosten, die mit dem Druck, dem Porto, der Lagerung und der Handhabung von Papierdokumenten verbunden sind.
Es wird geschätzt, dass die Entmaterialisierung die Ausstellung einer Rechnung auf weniger als zehn Euro reduziert.
- Die Möglichkeit, Steuerrechnungsdaten problemlos in andere Informationssysteme der Organisation zu integrieren, wodurch die betriebliche Transparenz und das Kundenwissen verbessert werden.
- Die Unterstützung der Nachhaltigkeitsziele Ihres Unternehmens durch eine deutliche Reduzierung des CO2-Fußabdrucks der Supportfunktionen.
Welche rechtlichen Verpflichtungen bestehen bei der steuerlichen Entmaterialisierung?
Die 3 Regeln der steuerlichen Entmaterialisierung
Unabhängig davon, ob die elektronische "Steuer"-Rechnung die Form einer strukturierten Datei (XML, EDI usw.) oder einer unstrukturierten Datei (PDF, Bild usw.) annimmt, muss sie die in den französischen und europäischen Vorschriften festgelegten Merkmale erfüllen.
Während die eIDAS-Richtlinie ihre Lesbarkeit für den Empfänger betont, erinnern die Artikel 289 bis und 289V der französischen Abgabenordnung auch an die folgenden drei Verpflichtungen:
- Nachweis der Authentizität seiner Herkunft, in der Regel durch die elektronische Signatur des Ausstellers ;
- garantieren, dass ihr Inhalt nicht verändert werden kann;
- langfristig in einem "elektronischen Tresor" von jeder der Parteien aufbewahrt werden können.
Folglich bedeutet eine normgerechte steuerliche Dematerialisierung, dass die folgenden Verfahren eingesetzt werden müssen.
Die Arten der steuerlichen Dematerialisierung im Privatsektor
Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, lässt die Steuerverwaltung 3 Arten der Entmaterialisierung von Rechnungen zu:
- EDI, oder Échange de Données Informatiques. Hierbei handelt es sich um ein Verfahren, das den physischen Austausch von Dokumenten durch eine strukturierte und standardisierte Computerdatei ersetzt, die den geltenden Steuervorschriften entspricht.
- Die signierte PDF mit einer fortgeschrittenen, zertifizierten elektronischen Signatur, die die Authentizität und Integrität des Dokuments garantiert.
- Die einfache PDF und der zuverlässige Prüfpfad (PAF): Letzterer ermöglicht es, die Gültigkeit der Rechnung zu belegen und mittels einer im Unternehmen eingesetzten ständigen Kontrolle eine Verbindung zu den durchgeführten Transaktionen und Zahlungen herzustellen.
Die Modi der steuerlichen Dematerialisierung im öffentlichen Sektor
Seit dem 1. Januar 2020 sind alle Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen für den öffentlichen Sektor bereitstellen, verpflichtet, die betreffenden Rechnungen in elektronischer Form zu übermitteln.
Dazu müssen sie die entmaterialisierten Dokumente über das Portal Chorus pro einreichen und übermitteln.
Wie können Sie die papierlose Steuerabwicklung in Ihrem Unternehmen einführen?
Die Einführung der papierlosen Steuerabwicklung muss sich auf ein einheitliches System stützen, das von der Erstellung bis zur Speicherung die absolute Integrität der mit Ihrem Kunden oder Lieferanten ausgetauschten Dokumente gewährleisten kann.
Standardisierte und automatisierte Softwareanwendungen sind das Mittel der Wahl: Ihr Einsatz erfordert jedoch eine gemeinsame Entscheidung mit Ihren Geschäftsbeziehungen.
Wählen Sie das elektronische System, das Ihnen konforme Rechnungen garantiert.
Der Einsatz einer vollständig elektronischen Lösung für die Verwaltung Ihrer Rechnungen gewährleistet, dass Sie die oben genannten Schlüsselpunkte der steuerlichen Digitalisierung einhalten.
Denn ein solches Tool gewährleistet häufig einen Rechnungsaustausch :
- mit einem Zeitstempel versehen ist und somit rechtlich durchsetzbar und nachvollziehbar ist ;
- validiert durch Ihre zertifizierte elektronische Signatur ;
- nach der Norm NF Z42-013 archiviert wird, die drastische Anforderungen an die Sicherung (Redundanz usw.) und die digitale Aufbewahrungsdauer stellt.
Darüber hinaus ermöglicht es Ihnen, angesichts der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bereits einsatzbereit zu sein.
Holen Sie sich die Zustimmung der Geschäftspartner ein.
Denken Sie daran, dass die Entscheidung, Ihre Rechnungsströme gemäß den Anforderungen des Finanzamts zu digitalisieren, nicht allein getroffen werden kann!
In jeder Phase des Verfahrens ist die Zustimmung und Beteiligung Ihres Geschäftspartners (Kunde oder Lieferant) erforderlich, damit das Verfahren reibungslos funktioniert.
Die Auswahl, Installation und Nutzung des erforderlichen elektronischen Gateways zwischen Ihren beiden Unternehmen muss daher auf einem gemeinsamen Willen beruhen und, um den größtmöglichen Erfolg zu erzielen, Teil einer Win-Win-Partnerschaft sein.
In diesem Zusammenhang ist die Hilfe eines auf die elektronische Steuerabwicklung spezialisierten Beraters sehr zu empfehlen, wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Übertragungsprotokoll Sie verwenden sollen, oder wenn Sie Probleme mit der Interoperabilität zwischen Ihren Systemen bewältigen müssen.
Wie wählt man eine Software für die elektronische Steuerabwicklung aus?
Bei der Auswahl Ihres Tools zur steuerlichen Digitalisierung von Rechnungen sollten Sie sowohl technische als auch operative Kriterien berücksichtigen, damit Ihre Dokumentenverwaltung wirklich einfacher, sicherer, schneller und kostengünstiger wird.
Welche Kriterien sollten Sie berücksichtigen?
- Regulatorische Konformität der geplanten Anwendung. Zum Beispiel:
- die doppelte Genehmigung durch das französische Wirtschafts- und Finanzministerium und durch GS1,
- die elektronische Signatur auf RGS2-Niveau,
- und die ISO-Zertifizierung der IT-Einrichtungen,
stellen sehr beruhigende Elemente dar.
- Sicherheit und Anpassungsfähigkeit an Ihre Arbeitsumgebung: Dies sind wesentliche Parameter, die Sie bei der Wahl eines Tools zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen berücksichtigen sollten.
- Qualität der Archivierungsleistungen: Bevorzugen Sie Lösungen, die mindestens 10 Jahre lang Zugriff auf Ihre Datensicherungen bieten können.
In operativer Hinsicht sollten Sie bedenken, ob die Funktionen der Software mit :
- Ihren Arbeitsmethoden (manuelle Eingabe oder vollständige Automatisierung des Rechnungszyklus),
- dem Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit, um Ihre Investition und die Einführungszeit zu kontrollieren,
- der möglichen Komplexität Ihrer Kunden- oder Lieferantenbeziehungen (z. B. Versand von Rechnungen ins Ausland).
PDF oder EDI?
Wie bereits erwähnt, sind beide Methoden von den Steuerbehörden zugelassen. Und jede hat ihre Vorteile:
- PDF: Das PDF-Format ist leichter einzusetzen, selbst wenn es eine zertifizierte elektronische Signatur enthält. Die Dokumente können dann einfach per E-Mail übermittelt werden.
- EDI: Diese Option ist zwar komplizierter einzurichten (sowohl Sender als auch Empfänger müssen den elektronischen Datenaustausch praktizieren), eignet sich aber besonders für Organisationen, die eine große Anzahl von Rechnungen verarbeiten. Außerdem verlangen einige Kunden, dass sie ihre Dokumente nur auf diese Weise erhalten: Da EDI in ihrem Unternehmen bereits eingesetzt wird, ziehen sie es vor, die Rechnungen ihrer Lieferanten in einem einzigen Format zu erhalten, um die Verarbeitung zu vereinfachen.
☝️ Einige Kunden können ihre papierlosen Rechnungen nur im PDF-Format erhalten, da sie nicht für EDI ausgerüstet sind. Andere wiederum möchten nur den elektronischen Datenaustausch nutzen. Daher empfehlen wir Ihnen, sich für eine Lösung zur steuerlichen Entmaterialisierung zu entscheiden, die beide Verfahren kombiniert.
Beispiele für Software zur steuerlichen Entmaterialisierung
Die kollaborative Lösung, ein wesentlicher Vorteil bei der Erstellung Ihrer E-Rechnungen.
Mit dem von der Generix Group entwickelten Generix Invoice Services profitieren Sie von der technischen und rechtlichen Expertise eines der führenden europäischen Anbieter von Lösungen für die Digitalisierung von Dokumenten.
Vorteile von Generix Invoice Services :
- Kompatibilität mit allen signierten Dateien, Audit Trails oder EDI-Kanälen,
- Einfache Implementierung unabhängig von der Unternehmensgröße,
- Funktionen zur kollaborativen Steuerung und Überwachung, um die Qualität und Nachvollziehbarkeit der ausgetauschten Daten zu erhöhen,
- Unterstützung von mehr als 30 Übertragungsprotokollen in 20 Ländern, um eine maximale Interoperabilität zu gewährleisten,
- Einfachere Verwaltung von Updates und Wartung durch den Vertrieb als SaaS (Service on Demand).
Die Software für elektronische Signaturen, für die Konformität Ihrer elektronischen Rechnungen.
DocuSign ist ein unumgänglicher Akteur im Bereich der elektronischen Signatur.
Es bietet mehrere Pakete an, um alle Arten von Anforderungen an die Digitalisierung von Steuern zu erfüllen, unabhängig von der Größe des Unternehmens.
Vorteile von DocuSign :
- Vereinfachung der Prozesse für elektronische Signaturen, der Schwerpunkt liegt auf der Benutzererfahrung,
- Hohe Einhaltung von Sicherheitsstandards, insbesondere dank der Konformität mit der eIDAS-Verordnung,
- Leistungsfähigkeit des Tools, mit einem hohen Maß an Verfügbarkeit,
- Verwaltung der elektronischen Signatur über alle Arten von Medien (Tablet, Smartphone und Computer) und Umgebungen (iOS, Android, Windows),
- über 350 verfügbare Integrationen und APIs (Salesforce, Oracle, etc.),
- Dashboards, um den Status Ihrer Rechnungen auf einen Blick zu verfolgen.
Compliance und Effizienz bei Ihren steuerlichen papierlosen Prozessen!
Die steuerliche Digitalisierung bietet Ihnen neue Möglichkeiten zur Digitalisierung der Beschaffungs- und Absatzströme Ihres Unternehmens.
Die von der französischen Abgabenordnung und mehreren europäischen Richtlinien anerkannten Verfahren bieten Ihnen eine vollständig elektronische Verwaltung Ihrer umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen von der Erstellung bis zur gesetzlichen Archivierung.
Um die Integrität dieser Prozesse zu wahren und ihre Effizienz zu maximieren, ist der Einsatz einer speziellen B2B-Softwareanwendung unerlässlich.
Artikel übersetzt aus dem Französischen