Wie kann ich eine unbezahlte Rechnung ändern oder stornieren?
Eine Rechnung nach allen Regeln der Kunst zu schreiben, erfordert große Sorgfalt - aber Fehler sind menschlich. Deshalb kommt jeder Lieferant irgendwann in die Situation, eine unbezahlte Rechnung stornieren zu müssen. Auch wenn das Verfahren einfacher zu sein scheint als bei einer bereits bezahlten Rechnung, muss man dennoch so vorgehen, dass die französischen Gesetze eingehalten werden.
Wie kann man also eine Lieferantenrechnung in der Buchhaltung legal stornieren? Wir sagen Ihnen alles dazu.
Wann wird eine Eingangsrechnung geändert oder storniert?
Es gibt mehrere Gründe, die zur Stornierung oder Änderung einer Rechnung führen, die bereits an den Kunden gesendet wurde:
- ein Fehler beim Betrag gemacht wurde ;
- das Dokument entspricht nicht den Normen (z. B. fehlende Pflichtangaben ) ;
- die Rechnung doppelt verbucht wurde;
- Sie möchten dem Kunden nach Übermittlung des Dokuments schließlich einen Rabatt gewähren usw.
Die Stornierung einer Rechnung erfolgt hingegen nur, wenn der Rechnungsfehler zu Unklarheiten führt und erhebliche Auswirkungen hat. Es ist nicht sinnvoll, wegen eines einfachen Rechtschreibfehlers Änderungen vorzunehmen!
Wer storniert oder ändert die Rechnung?
Es ist Sache des Unternehmens, das den Fehler gemacht hat, die ursprüngliche Rechnung zu stornieren. Der Kunde kann sie nicht ändern, da das neu erstellte Dokument keine Auswirkungen auf die Steuerbehörden hat.
Wenn er jedoch Probleme feststellt, hat er die Möglichkeit, seinen Lieferanten mit einem Rechnungsstornierungsschreiben darüber zu informieren, damit dieser die notwendigen Schritte einleitet.
Wie kann ich eine Rechnung ändern oder stornieren?
Was sagt das Gesetz dazu?
Eigentlich können Sie eine Rechnung nicht im eigentlichen Sinne löschen. Ihr Kunde hat die ursprüngliche nämlich bereits in seine Buchhaltung aufgenommen.
Außerdem müssen seit dem Gesetz zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug von 2018 Rechnungs- und Kassensoftware die Unveränderbarkeit der aufgezeichneten Vorgänge gewährleisten. Mit anderen Worten: Sie dürfen eine mithilfe dieser Tools erstellte unbezahlte Rechnung nicht löschen oder ändern.
Schließlich müssen im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörden alle Ihre Transaktionen nachvollziehbar sein. Daher sind keine "Lücken" in der Nummerierung der Rechnungen zulässig: Jede diesbezügliche Unterlassung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar.
💡 Gut zu wissen: Bewahren Sie alle Ihre Rechnungen mindestens 10 Jahre lang auf, selbst wenn sie Fehler enthalten.
Welche Lösung bietet sich Ihnen unter diesen Umständen an?
Die Berichtigungsrechnung
Um eine unbezahlte Rechnung zu ändern oder zu stornieren, müssen Sie eine Berichtigungsrechnung ausstellen.
Diese Rechnung übernimmt dann die Originalrechnung und ergänzt sie, wenn Informationen fehlen, oder berichtigt gegebenenfalls Fehler.
Achten Sie jedoch darauf, dass Sie bei der Erstellung dieses Dokuments einen gewissen Formalismus einhalten:
- Die Berichtigungsrechnung muss eine eigene Nummerierung haben und darf nicht die Nummerierung des zu annullierenden Dokuments übernehmen. In der Tat ist das Gesetz :
- erlaubt nicht, dass zwei Rechnungen die gleiche Nummer haben,
- schreibt genaue Regeln für die Nummerierung vor: Sie muss fortlaufend und chronologisch sein.
- Die Berichtigungsrechnung muss sich ausdrücklich auf die zu annullierende Rechnung beziehen. Daher sollte im Hauptteil des Dokuments auf die Nummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung verwiesen werden, z. B. durch folgenden Vermerk: "Annulliert und ersetzt die Rechnung Nr. [Nummer der ersetzten Rechnung]".
- Die Berichtigungsrechnung muss alle Pflichtangaben einer herkömmlichen Rechnung enthalten. Dazu gehören Angaben zur Identität Ihres Unternehmens, aber auch zur Identität Ihres Kunden.
Wenn Sie feststellen, dass Sie eine Rechnung stornieren müssen, sollten Sie sich umgehend mit dem Kunden in Verbindung setzen:
- Sie vermeiden, dass er die Rechnung in der Zwischenzeit begleicht und Sie dann eine Gutschrift ausstellen müssen;
- Sie bestätigen ihm, dass die erste Rechnung null und nichtig ist.
Beispiel für eine Stornorechnung
Wie kann ich vermeiden, dass ich eine bereits ausgestellte Rechnung stornieren oder ändern muss?
Der einfachste Weg, um zu vermeiden, dass Sie eine berichtigte Rechnung ausstellen müssen, besteht darin, das Fehlerrisiko ganz einfach zu minimieren.
Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, eine Rechnungssoftware zu verwenden.
Und das aus gutem Grund, denn diese Tools bieten viele Vorteile:
- Sie automatisieren die Rechnungserstellung (Umwandlung von Angeboten in Rechnungen, automatische Berechnung des Betrags vor Steuern, der Mehrwertsteuer und des Betrags einschließlich Steuern usw.) und vermeiden die fehleranfällige manuelle Bearbeitung und Eingabe.
- Sie stellen Mustervorlagen für Rechnungen zur Verfügung: Sie brauchen nicht mehr nach den gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zu suchen, die Sie erwähnen müssen, sondern füllen das Dokument einfach mit den Daten Ihres Kunden aus.
- Sie sind so parametrisiert, dass sie stets mit den geltenden Gesetzen und Regeln übereinstimmen. Diese Besonderheit macht es insbesondere einfacher, die Grundsätze der Rechnungsnummerierung einzuhalten.
Artikel übersetzt aus dem Französischen