Welche rechtlichen Verpflichtungen bestehen für die elektronische Rechnung? [+ White Paper]

Müssen Sie auf elektronische Rechnungen umsteigen?

Bei der Beantwortung dieser Frage müssen zwei Parameter berücksichtigt werden: die Vorteile, die sich für Organisationen ergeben, und die damit verbundene Gesetzgebung.

Wir werden uns auf den letzten Punkt konzentrieren, da das französische Gesetz dazu tendiert, die elektronische Rechnungsstellung immer mehr zur Pflicht zu machen.

Welche Unternehmen sind davon betroffen? Was bedeutet dies für die Anpassung der Dokumente an die Vorschriften? Muss man spezielle Software einsetzen?

Dies sind alles Fragen, auf die wir antworten werden.

[Bonus] Was sind die wirklichen Vorteile eines Rechnungsstellungstools für Unternehmen? Und vor allem: Wie wählen Sie dasjenige aus, das am besten zu Ihrer Organisation und Ihrem Bedarf an papierlosen Rechnungen passt? Antworten in unserem Weißbuch zum Herunterladen.

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Elektronische Rechnung: Definition

Was ist eine elektronische Rechnung?

Die elektronische Rechnung ähnelt einer Standardrechnung auf Papier, mit dem Unterschied, dass sie in einem elektronischen Format (Word-, PDF-Format usw.) bearbeitet, ausgestellt und empfangen wird.

☝️ Die elektronische Rechnung genießt denselben Beweiswert wie die Papierrechnung. Vorausgesetzt, ihre Authentizität, Lesbarkeit und Integrität sind gewährleistet.

Was sind ihre Vorteile?

Wie wir sehen werden, dient die von der Regierung angestrebte Verbreitung der elektronischen Rechnung in erster Linie der Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs.

Wir möchten jedoch anmerken, dass auch die Unternehmen davon profitieren:

Erzielung von Einsparungen

Die elektronische Rechnung ist billiger als die Papierrechnung: weniger als 1 € gegenüber mehr als 10 € für eine Papierrechnung, wie Vie publique berichtet!

Diese Einsparungen werden besonders deutlich, wenn man die Kosten für die Bearbeitung der Rechnung selbst (Papier, Porto etc.) berücksichtigt.), aber auch die Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten.

Bessere Verwaltung und Produktivitätssteigerung

Die Automatisierung, die durch Rechnungssoftware ermöglicht wird, sorgt für eine bessere Nachverfolgung, insbesondere von unbezahlten Rechnungen. Dadurch werden Streitigkeiten reduziert und die Produktivität und Effizienz gesteigert, da Sie sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können.

Außerdem sind Dokumente leichter zugänglich, wenn sie in der Cloud gespeichert sind, und können nicht so leicht verloren gehen oder vernichtet werden.

Höhere Kundenzufriedenheit

Schließlich schätzen die meisten Kunden eine elektronisch ausgestellte Rechnung, weil sie keine Papierdokumente mehr erhalten, die sie archivieren oder für die Integration in ihre eigenen Systeme scannen müssen.

Und je besser Sie Ihre Rechnungen verwalten, desto besser ist auch das Image, das Sie Ihrem Unternehmen vermitteln.

Das Dekret über die elektronische Rechnungsstellung

Ist die papierlose Rechnungsstellung für Unternehmen verpflichtend?

In der Tat wird sie immer häufiger eingesetzt, da der Staat darin eine Möglichkeit sieht, Steuerbetrug im Zusammenhang mit der Umsatzsteuererklärung zu bekämpfen.

Aus diesem Grund wurde ein Dekret über die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung eingeführt, um Regeln für die öffentliche Auftragsvergabe festzulegen.

Folgen: Seit 2020 muss jedes Unternehmen, das sich an einer Ausschreibung bei öffentlichen Ausschreibungen beteiligt (Staat, Gebietskörperschaften und öffentliche Einrichtungen), zwingend elektronische Rechnungen verwenden.

💡 Dazu verwalten die betroffenen Organisationen ihre Rechnungsstellung über die öffentliche Plattform Chorus Pro.

Elektronische Rechnungen sind 2026 für B2B-Aktivitäten verpflichtend.

Eine weitere Regelung, die es zu beachten gilt: Bis 2025 möchte die Regierung die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen von B2B-Aktivitäten allgemein einführen. Dies ist eines der im Haushaltsgesetz von 2020 vorgesehenen Projekte und wird in verschiedenen Phasen in Kraft treten:

• 2023:
  • Alle betroffenen Unternehmen werden unabhängig von ihrer Größe verpflichtet sein , Rechnungen in elektronischem Format zu akzeptieren;
  • wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen für große Unternehmen verbindlich vorgeschrieben.
• 2024: Die Ausstellung elektronischer Rechnungen wird für mittlere und große Unternehmen verbindlich vorgeschrieben.
• 2025: Die Ausstellung elektronischer Rechnungen wird für KMU und TPE verpflichtend.

ℹ️ Update vom 8. Januar 2024: Die Frist wird auf 2026 verlängert! Lesen Sie unseren Expertenartikel, um sich vorzubereiten. Was ist zu beachten?

• Die allgemeine Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und des E-Reportings wurde verschoben :
  • Auf den 1. September 2026 für große Unternehmen und Midcap-Unternehmen,
  • auf den 1. September 2027 für TPE und KMU.
• Die Reform zielt darauf ab, die Meldepflichten im Bereich der Mehrwertsteuer zu vereinfachen, die Betrugsbekämpfung zu verbessern und die Echtzeitkenntnisse über die Wirtschaft der Unternehmen zu erhöhen. Sie soll den KMU einen jährlichen Gewinn von 4,5 Milliarden Euro bringen.
• Warten Sie nicht zu lange! Die Unternehmen werden ermutigt, mit den Vorbereitungen für den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung bereits jetzt zu beginnen und dabei die Auswirkungen auf ihre Prozesse und Tools zu berücksichtigen.

Wie erstellt man eine konforme elektronische Rechnung?

Garantieren Sie die Authentizität, Lesbarkeit und Integrität der Rechnung.

Es ist durchaus möglich, eine Rechnung auf Papier zu erstellen und sie dann zu scannen, um sie in elektronischem Format zu übermitteln. Ihr Beweiswert (sie kann als Beweismittel dienen) ist dann dadurch gewährleistet, dass es sich ursprünglich um ein Papierdokument handelt.

Wenn Sie Ihre Rechnung elektronisch ausstellen, müssen Sie jedoch eine Reihe von Verpflichtungen einhalten, um sicherzustellen, dass :

• die Authentizität ihrer Herkunft, d. h. die Identität des Ausstellers,
• die Lesbarkeit der Rechnung von der Ausstellung bis zur Aufbewahrung,
• die Integrität ihres Inhalts, d. h. die Tatsache, dass sie nicht verändert werden kann.

Um die drei oben genannten Aspekte zu gewährleisten, gibt es mehrere Verfahren:

• die Verwendung der elektronischen Signatur,
• die Verwendung von EDI(Electronic Data Interchange), die den im Code général des Impôts (Steuergesetzbuch) vorgesehenen Normen entspricht,
• der zuverlässige Prüfpfad: Er besteht darin, innerhalb des Unternehmens ein ständiges und dokumentiertes Kontrollsystem einzusetzen (Zahlungsbelege, Kostenvoranschläge, Bestellscheine usw.).

Alle Pflichtangaben eintragen

Damit eine elektronische Rechnung gültig ist, muss sie - ebenso wie eine Rechnung auf Papier - eine Reihe von Angaben enthalten:

• Das Ausstellungsdatum des Dokuments,
• die Rechnungsnummer,
• das Datum des Verkaufs oder der Erbringung der Dienstleistung,
• die Identität des Käufers (Name, Adresse und Lieferadresse, falls abweichend),
• die Identität des Verkäufers oder Dienstleisters (Name und Anschrift des Firmensitzes), mit :
  • für einen Einzelunternehmer: Name, Vorname und Handelsname,
  • für ein Unternehmen: Firmenname, Sirenennummer, NAF-Code, Rechtsform und Höhe des Kapitals,
  • für einen Kaufmann: Eintragungsnummer im Handelsregister (RCS) und Stadt der Geschäftsstelle, bei der er eingetragen ist,
  • für einen Handwerker: Sirenen- und Handwerksregister-Nummer sowie das Departement, in dem er eingetragen ist,
• die individuelle Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• die Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung und deren Einzelheiten in Bezug auf Menge und Preis,
• den Preis pro Einheit oder den Stundensatz ohne Mehrwertsteuer sowie etwaige Preisaufschläge,
• den gesetzlich geltenden Mehrwertsteuersatz, den geschuldeten Mehrwertsteuerbetrag, den eventuellen Rabatt und die zu zahlenden Gesamtbeträge ohne und mit Mehrwertsteuer,
• das Fälligkeitsdatum der Zahlung mit eventuell :
  • Skontobedingungen im Falle einer Vorauszahlung,
  • den Satz der Verzugszinsen, die fällig werden, wenn die Zahlung nicht bis zum Zahlungstermin erfolgt.

Beachten Sie die Vorschriften zur Aufbewahrung von Rechnungen.

Schließlich muss eine elektronische Rechnung bestimmte Aufbewahrungspflichten erfüllen :

• Elektronische Rechnungen müssen 3 Jahre lang in demselben Format aufbewahrt werden . Dann die nächsten 3 Jahre in einem anderen Medium nach Wahl (z. B. elektronisch oder auf Papier).
  
  

• Wenn die Authentizität der Rechnung durch die elektronische Signatur gewährleistet wird, müssen Sie sie im Originalformat sechs Jahre lang aufbewahren.
  
  

• Für die Buchhaltung müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

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[White Paper] Haben Sie genug von Excel? Warum und wie Sie eine Software für die Rechnungsstellung auswählen sollten

Angesichts der gesetzlichen Verpflichtungen scheint die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung in den kommenden Jahren unvermeidlich.

Wenn Sie diesen Schritt gehen wollen, werden Sie sich wahrscheinlich für eine Rechnungssoftware entscheiden müssen.

Sie kennen nun die Vorteile und Besonderheiten der elektronischen Rechnung sowie den rechtlichen Rahmen, in dem sie sich bewegt.

Wenn Sie die elektronische Rechnung einführen wollen, sollten Sie bedenken, dass es sich um eine Übergangsphase handelt. Daher sollten Sie Ihre Kunden über die bevorstehenden Änderungen informieren, damit sie sich nicht wundern, wenn sie keine Papierdokumente mehr erhalten.

Gleichzeitig empfehlen wir Ihnen, mit den betroffenen Mitarbeitern zu kommunizieren und sie aufzuklären. Auf diese Weise werden Sie alle Blockaden beseitigen, indem Sie Ihre Teams bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens angemessen unterstützen.