Warum Sie auf die Automatisierung von Kunden- und Lieferantenrechnungen nicht mehr verzichten können

Die Rechnungsstellung, sei es die Kunden- oder die Lieferantenfakturierung, stellt ein Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Und dies wird noch deutlicher, wenn das Geschäft und damit der Verwaltungsaufwand zunehmen.

Unternehmen wenden viel zu viel Zeit für bestimmte Aufgaben im Zusammenhang mit Rechnungen auf. Diese Aufgaben bringen jedoch kaum einen Mehrwert, während sie gleichzeitig die Verwaltungskosten stark belasten.

Es gibt nur eine Lösung für dieses Problem: Automatisierung.

Dank der heutigen Technologie können bestimmte Vorgänge von Maschinen oder Software ausgeführt werden, ohne dass der Mensch direkt eingreifen muss. Ist das nicht interessant?

Es gibt noch viele weitere Vorteile der automatisierten Rechnungsbearbeitung, die in diesem Artikel mit Charlène Serayet, Geschäftsführerin von Dasmind und Expertin für Verwaltungsmanagement , erläutert werden.Außerdem finden Sie hier einige Beispiele für Tools, die Ihnen dabei helfen können, den Schritt zu wagen.

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Was ist Rechnungsautomatisierung?

Rechnungsautomatisierung bezeichnet den Mechanismus, bei dem viele Schritte des Rechnungsstellungsprozesses digitalisiert und von Technologien ausgeführt werden.

Was ist das Ziel? Zeitersparnis bei den Buchungsvorgängen und Vermeidung zeitraubender Manipulationen.

Dieser Prozess geht zwangsläufig mit dem Einsatz einer dedizierten Technologie, meist Software, einher, unabhängig davon, ob es sich um Lösungen für :

• Rechnungsstellung;
• Buchhaltung;
• Digitalisierung von Rechnungen usw.

☝️ Die Automatisierung betrifft sowohl Kunden- als auch Lieferantenrechnungen und ist daher in die Zyklen procure to pay und order to cash eingebunden.

Wie funktioniert die Automatisierung von Rechnungen?

Automatisierungsmechanismen können in vielen Phasen der Prozesse funktionieren, je nachdem, welche Lösung Sie installieren.

Alles in allem ist fast alles automatisierbar 🤖.

Für die Lieferantenfakturierung

Der Prozess der Lieferantenfakturierung besteht traditionell aus den folgenden Schritten:

• Erhalt der Rechnung ;
• Eingabe der Daten in das Buchhaltungssystem ;
• Abgleich des Dokuments mit den Bestellungen oder Verträgen ;
• Genehmigung ;
• Zahlung an den Lieferanten.

Dank der Automatisierung erledigen Maschinen bei jedem der oben genannten Vorgänge die Arbeit für Sie.

💡 Zum Beispiel:

• Empfang von Rechnungen auf elektronischem Weg über E-Mail, Lieferantenportal, EDI-Integration usw. ;
• Konfiguration von Regeln zur Überprüfung, ob das Dokument alle Pflichtangaben enthält ;
• Datenerfassung mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition), bei der die Schlüsselinformationen extrahiert und dann direkt in die Buchhaltung übertragen werden ;
• Vergleich der Rechnungsdetails mit den Daten auf den Bestell- und Lieferscheinen und ggf. Meldung von Abweichungen zur Prüfung durch den Menschen ;
• Einrichtung von Workflows, um das Dokument nach vordefinierten Regeln an die entsprechenden Personen zur Genehmigung weiterzuleiten ;
• Einrichten von elektronischen Zahlungsberechtigungen für genehmigte Rechnungen mit Optionen wie automatische Banküberweisungen oder Kreditkartenzahlungen ;
• elektronische Archivierung der Dokumente.

Für die Rechnungsstellung an den Kunden

Auf der Kundenseite ist es ebenso möglich, Ihre Aufgaben einer Software anzuvertrauen, die sich dann an die spezifischen Schritte des Prozesses anpasst:

• Ausstellung der Rechnung ;
• Versand des Dokuments an den Kunden ;
• Überwachung und Abgleich von Zahlungen;
• Mahnungen bei verspäteten Zahlungen ;
• Aufzeichnung der erhaltenen Zahlungen ;
• Aktualisierung der Kundenakten.

Auch hier wird sich die Technologie auf unterschiedliche Weise als vorteilhaft erweisen.

💡 Zum Beispiel:

• Erstellung von Rechnungen mit wenigen Klicks anhand von Bestell- oder Kundeninformationen unter Anwendung vordefinierter Vorlagen ;
• Übermittlung des Dokuments per E-Mail oder über Online-Kundenportale nach einem bestimmten Zeitplan ;
• Identifizierung von ausstehenden oder überfälligen Zahlungen;
• Vergleich der eingegangenen Zahlungen mit den ausgestellten Rechnungen ;
• Automatisierte Mahnungen per E-Mail oder SMS gemäß Ihren eigenen Regeln und Szenarien (die Software ist insbesondere in der Lage, den Ton an die Typologie des Kunden anzupassen) ;
• Registrierung der eingegangenen Zahlungen und Aktualisierung der Kundenkonten.

Warum sollte man die Rechnungsstellung automatisieren? Die fünf wichtigsten Vorteile

#1 Zeitersparnis

Rechnungsstellungsprozesse, egal ob es sich um Kunden- oder Lieferantenrechnungen handelt, kosten die Mitarbeiter sehr viel Zeit. Dennoch ist es unmöglich, sie zu vernachlässigen, da sie enorme finanzielle, rechtliche und zwischenmenschliche Herausforderungen mit sich bringen.

Dank der Automatisierung müssen Sie nicht mehr stundenlang manuelle Aufgaben erledigen, wie z. B. :

• das Erstellen von Rechnungen per Hand ;
• die verschiedenen Überprüfungen und Validierungen;
• das Mahnen von Kunden ;
• die buchhalterischen Aufzeichnungen usw.

Eine Software übernimmt diese Aufgaben für Sie! Und das senkt die Personalkosten und schafft Freiräume, die Sie für strategisch wichtigere Tätigkeiten nutzen können.

😀 Mehr Effizienz bedeutet auch kürzere Bearbeitungszeiten. Das verbessert Ihre Beziehungen nach außen, vor allem zu Ihren Lieferanten, die sich über eine schnellere Bezahlung freuen werden!

#2 Verringerung des Fehlerrisikos

Es tut mir leid, Ihnen das sagen zu müssen, aber Ihr Gehirn ist fehlbarer als eine Maschine 🤯!

Mit anderen Worten: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist fehleranfällig, vor allem, wenn Sie eine große Menge an Dokumenten verarbeiten: Tippfehler, falsche Berechnungen etc.

Bei der Automatisierung fließen alle Daten zwischen den Systemen und werden ausgewertet , um ohne menschliches Zutun Aufgaben wie Eingabe, Überprüfung, Berechnung (z. B. Mehrwertsteuer) usw. durchzuführen.

☝️ Ein weiteres Problem, das bei Rechnungsstellungsprozessen häufig auftritt, ist der Verlust von Dokumenten zwischen verschiedenen Abteilungen oder bei der Archivierung. Dieses Problem gehört jedoch der Vergangenheit an, da es nun möglich ist, die papierlose Speicherung von Rechnungen zu automatisieren.

Das Wort der Expertin

Abgesehen von der Zeitersparnis, der Verringerung menschlicher Fehler und einer reibungsloseren Verwaltung des Cashflows ist es wichtig zu betonen, dass die Einführung von Automatisierungstools nicht nur auf technische Prozesse beschränkt ist, sondern auch eine bessere Beziehung zu den Kundenfördern kann .

Denn Rechnungen, die schnell und einheitlich versendet werden, stärken das Vertrauen und helfen, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Dasselbe gilt für die Beziehungen zu Lieferanten. Durch Automatisierung kann man sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren, z. B. auf die Finanzanalyse und die Expansionsstrategie.

Charlène Serayet,

#3 Einhaltung der Vorschriften

Durch die Verwendung einer Rechnungslösung wird es einfacher, die verschiedenen geltenden Regeln einzuhalten.

Bei der Erstellung einer Rechnung stellen Sie zum Beispiel sicher, dass :

• dass Sie keine rechtlichen Hinweise vergessen ;
• das Dokument korrekt zu nummerieren;
• dass Sie keine Fehler bei der Mehrwertsteuer machen usw.

Die Automatisierung sorgt auch dafür, dass die Buchungssätze konform sind und Ihre Finanzberichte nicht gefährden oder gar Betrugsvorwürfe verursachen.

Schließlich werden dank der Technologie alle Vorgänge nachvollziehbar. Man weiß genau, wer was an welchem Punkt des Prozesses getan hat, um bei Bedarf leichter korrigieren zu können.

💡Zu beachten : Die Gesetzgebung ändert sich ständig, und es scheint immer schwieriger zu werden, ohne Software auszukommen. Und es ist nicht die Reform der elektronischen Rechnungsstellung, auf die wir später in diesem Artikel zurückkommen, die etwas anderes vermuten lässt.

#4 Kostensenkung

Je weniger Zeit Sie für zeitraubende Aufgaben aufwenden, desto geringer sind die Ausgaben für Arbeitskraft. Und die von diesen lästigen Vorgängen befreiten Ressourcen widmen sich dann Aufgaben, die für das Unternehmen weitaus wertschöpfender (und damit geldbringender 🤑) sind, wie die Analyse von Finanzdaten oder die Umsetzung von Strategien.

Laut Studien der Aberdeen Group betragen die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung bei manueller Bearbeitung zwischen 13 und 15,60 US-Dollar, fallen aber bei elektronischer Bearbeitung auf 8,60 bis 9 US-Dollar zurück.

👍 Weitere finanzielle Vorteile durch Automatisierung :

• die oben erwähnte Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen vermeidet Ausgaben für die Beilegung von Rechtsstreitigkeiten ;
• das Risiko unbezahlter Rechnungen, das die Liquidität eines Unternehmens sehr stark belastet, wird durch die Straffung der Mahnverfahren verringert ;
• Einsparungen werden auch auf der Seite der Lieferantenrechnungen erzielt: Wenn Sie die Bearbeitung und Genehmigung von Lieferantenrechnungen beschleunigen, können Sie häufig von geldwerten Vorteilen profitieren, z. B. von Rabatten für schnelle Zahlungen oder von Handelsrabatten.

#5 Verstärkte analytische Vision

Die meisten Tools zur Rechnungsautomatisierung verfügen über analytische Funktionen mit Berichten, Dashboards und mehr.

Diese konsolidierte Sicht auf aktuelle Daten ermöglicht Ihnen einen genauen Einblick in die tatsächliche Situation Ihrer Organisation. Das bedeutet :

• Ihre Finanzprognosen zuverlässiger machen ;
• Ihre Rentabilität wirksam messen ;
• auf bestimmte Punkte aufmerksam machen (insbesondere auf unbezahlte Rechnungen).

Insgesamt trägt die Rechnungsautomatisierung dazu bei, Ihre Reaktionsfähigkeit auf mögliche Probleme zu erhöhen, aber auch zum Aufbau einer erfolgreichen Strategie bei.

Automatisierung der Rechnung: Rechtliche Herausforderungen und die Reform der elektronischen Rechnung 2026.

Wenn Sie all diese Vorteile lesen, wird Ihnen klar, wie wichtig es ist, sich mit Software auszustatten, um Ihre Prozesse zu automatisieren und damit zu beschleunigen und zuverlässiger zu machen...

... und viele rechtliche Herausforderungen effizient zu bewältigen!

Sie haben die Nachricht zweifellos gesehen, aber die elektronische Rechnung wird für B2B-Geschäfte nach folgendem Zeitplan zur Pflicht 📆 :

• 1. September 2026: Empfang von Rechnungen im elektronischen Format für alle Unternehmen ;
• 1. September 2026: Ausstellung von Rechnungen im elektronischen Format für große Unternehmen und Midcap-Unternehmen ;
• 1. September 2027: Ausstellung von Rechnungen im elektronischen Format für Kleinstunternehmen und KMU.

Auf diese Weise will der Staat Betrug (insbesondere im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer) bekämpfen, aber auch den Verwaltungsaufwand für Organisationen verringern, um deren Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.

💡Wissenswert : In diesem Zusammenhang ist es wichtig, ein System zu verwenden, das in der Lage ist, Dokumente im richtigen Format (insbesondere im Format factur-X) zu versenden und zu empfangen und die vorgeschriebenen E-Reportings durchzuführen.

Beachten Sie außerdem, dass der Empfang und die Ausgabe entweder über ein öffentliches Rechnungsportal oder über eine Partnerplattform für die elektronische Datenverarbeitung (PDP) erfolgen. Entscheiden Sie sich also am besten für eine kompatible Software!

Welche Lösungen gibt es für die Automatisierung Ihrer Kunden- und Lieferantenrechnungen?

Die erwarteten Funktionen

An diesem Punkt Ihrer Lektüre haben Sie bereits eine Vorstellung von den Funktionen, die von einer guten Software zur Automatisierung von Rechnungen erwartet werden - das Spektrum ist ziemlich breit!

💡 Kurze Zusammenfassung der relevantesten :

• Das Vorhandensein mehrerer Kanäle , die für die Übermittlung und den Empfang von Dokumenten bestimmt sind, sei es per E-Mail, über Kunden- oder Lieferantenportale usw. ;
• Die Vervollständigung von Ausgangsrechnungen anhand der in der Lösung verfügbaren Daten (Produkt- und Dienstleistungskatalog, aber auch Kundeninformationen) ;
• Die Verwaltung verschiedener zeitraubender Prozesse im Zusammenhang mit Kundenrechnungen wie wiederkehrende Rechnungen oder Mahnungen;
• Die OCR-Technologie;
• Die Automatisierung des 3-way-match, d.h. des Abgleichs von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen ;
• Die Einrichtung von konfigurierbaren Workflows für die Freigabeprozesse, mit Benachrichtigungen und Mahnungen bei Verzögerungen ;
• Die Integration mit den Zahlungssystemen für Kunden- oder Lieferantenrechnungen;
• Analytische Tools und andere Dashboards ;
• Schnittstellen zu Ihrer anderen Unternehmenssoftware, wie z. B. Ihrem ERP-System oder Ihrer Buchhaltungslösung ;
• Datensicherheit und Einhaltung der Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten (z. B. Funktionen zur Verwaltung von Zugriffen und Berechtigungen).

👉 Hinterfragen Sie schließlich bei der Wahl Ihrer Plattform Ihre tatsächlichen Bedürfnisse. Denn manche Software konzentriert sich auf die Bearbeitung von Kundenrechnungen, andere auf die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und wieder andere auf beides. Manche Tools gehen sogar noch weiter und bieten eine vollständige Unterstützung der Prozesse order to cash und procure to pay (z. B. mit Einkaufsmanagement oder Lieferanten-Sourcing).

Kurzum: Sie haben die Qual der Wahl!

Beispiele für Software zur Automatisierung von Rechnungen

Wenn Sie die Qual der Wahl haben, helfen wir Ihnen trotzdem weiter, indem wir Ihnen Beispiele für Lösungen geben, die an verschiedene Bedürfnisse und Unternehmenstypologien angepasst sind 😉.

• Compleo Invoice Platform richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, mittelständische Firmen und Großkonzerne und ist eine übergreifende Dokumentenverwaltungssoftware, die Ihren Prozess der Lieferantenfakturierung durchgehend digitalisiert. Die technologisch leistungsstarke Software ermöglicht unter anderem die Automatisierung der Datenerkennung, des 3-Wege-Matchings oder der Validierung über anpassbare Workflows. Als Betreiber der Digitalisierung bereitet Sie die Compleo Invoice Platform auch auf die Reform der elektronischen Rechnung vor: Sie verbindet sich mit Chorus Pro und konvertiert die Dokumente in die richtigen Formate (X-Factor, UBL, CII usw.).
  
  
• Sellsy Fakturierung ist eine Lösung für die Kundenfakturierung für TPE und KMU. Sein Ziel? Zeitersparnis für kleine und mittlere Unternehmen durch ein benutzerfreundliches Tool, das alle notwendigen Funktionen zur Automatisierung der wichtigsten Vorgänge enthält: Erstellung konformer Dokumente, Umwandlung von Angeboten in Rechnungen mit einem Klick, Verwaltung wiederkehrender Rechnungen, automatische Mahnung, Online-Zahlung... Sellsy wird Sie auch bei der Reform begleiten können, da es factur-X-kompatibel ist und so bald wie möglich Dienstleistungen als Dematerialisierungsbetreiber anbieten wird.
  
  
• Yooz ist eine komplette Software, die sowohl die Entmaterialisierung der Rechnungsprozesse von Lieferanten als auch von Kunden unterstützt. Dank fortschrittlicher KI- und Deep-Learning-Technologien oder auch der Leistungsfähigkeit seiner Big-Data-Datenbank verspricht es einen sehr hohen Automatisierungsgrad in Echtzeit, und zwar in allen Phasen: Kaufanfrage, Erfassung von Dokumenten, verschiedene Kontrollen und Validierungen mittels personalisierter Workflows, Verbuchung in der Buchhaltung, Bezahlung der Lieferanten usw. Alles in allem bedeutet die Verwendung von Yooz, dass Sie Ihre Verwaltungskosten um bis zu 80 % senken können. Darüber hinaus garantiert es die perfekte Sicherheit Ihrer Daten und setzt alles daran, Partnerplattform für die Digitalisierung zu werden.

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Die Automatisierung von Rechnungen in Kürze

Wie Sie sicher verstanden haben, ist es heute schwierig, wettbewerbsfähig zu bleiben, ohne Ihre Rechnungsprozesse für Kunden oder Lieferanten zu automatisieren. Zwischen Zeit- und Geldersparnis sowie Zuverlässigkeit sind die tatsächlichen Vorteile nicht mehr zu übersehen. Außerdem steht die Reform der elektronischen Rechnungsstellung kurz bevor!

Angesichts dieser Tatsache denken Sie wahrscheinlich ernsthaft darüber nach, sich mit einer geeigneten Software auszustatten, falls Sie das nicht schon getan haben.

Die gute Nachricht: Es gibt sie für jeden Bedarf und für jeden Geldbeutel. Jetzt liegt es an Ihnen, Ihre eigene zu finden 😉.