Welche Pflichtangaben müssen auf Ihrer Rechnung stehen? [+ konforme Vorlage]

Sie sind in Ihrem Unternehmen oder auf eigene Rechnung für die Rechnungsstellung zuständig und möchten sich darüber informieren, welche Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung stehen müssen?

Dieses Geschäftsdokument muss einige unverzichtbare Elemente enthalten, um den formalen und inhaltlichen Vorgaben zu entsprechen, die in offiziellen Texten wie dem Handelsgesetzbuch festgelegt sind.

Im Folgenden finden Sie die gesetzlichen Hinweispflichten, die Sie um keinen Preis auslassen dürfen, damit Sie nicht vor dem Gesetz in Schwierigkeiten geraten, wenn Sie eine Meinungsverschiedenheit mit einem Ihrer Kunden haben. Als Bonus gibt es eine Vorlage zum Herunterladen, mit der Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre Rechnungen konform ausstellen!

Alle Fakturierung Software ansehen

Die allgemeinen Pflichtangaben in jeder Rechnung

Zu den Pflichten im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung gehört auch die genaue Kenntnis der allgemeinen, unverzichtbaren Angaben, die alle Ihre Rechnungen enthalten müssen. Hier sind sie im Einzelnen aufgeführt:

Ausstellungsdatum

Das ist das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen.

Falls das Datum des Verkaufs oder der Dienstleistung von dem der Rechnungsstellung abweicht, muss es auch auf der Rechnung (in der Beschreibung) angegeben werden.

Nummerierung

Dies ist eine eindeutige Rechnungsnummer, d. h. sie ist für jedes erstellte Rechnungsdokument spezifisch. Sie müssen eine chronologische Reihenfolge wählen, die fortlaufend sein muss, d. h. eine aufeinanderfolgende und ununterbrochene Nummernfolge, um alle ausgestellten Rechnungen zu identifizieren.

Entscheiden Sie sich für eine Nummerierung nach Jahr (2021-01) oder Monat (2021-01-01) und schreiben Sie die ebenfalls obligatorische Bezeichnung "Rechnung". Dieser Titel, gefolgt von seiner Nummer, muss auf allen Seiten erscheinen, aus denen eine Rechnung besteht.

☝️Le Nummer des entsprechenden Bestellscheins muss ggf. ebenfalls angegeben werden, eine Verpflichtung, die seit dem 1. Oktober 2019 gilt.

Identifizierung des Käufers

Hierbei handelt es sich um alle Elemente, die sich auf die Identität des Käufers oder Kunden beziehen:

• Name des Kunden oder Firmenname,
• genaue Anschrift,
• Rechnungsadresse (falls abweichend),
• Nummer der innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer.

Identifikation des Verkäufers

Hierbei handelt es sich um alle Elemente, die die Identität des Verkäufers oder Dienstleisters angeben:

• Vollständiger Name des Verkäufers oder Firmenname des Unternehmens,
• Firmenname des Unternehmens (mit der SIREN- oder SIRET-Nummer),
• Eintragungsnummer im Handels- und Gesellschaftsregister (RCS) für einen Kaufmann,
• Eintragungsnummer im Handwerksverzeichnis (RM) für einen Handwerker,
• Adresse des Geschäftssitzes der Einrichtung,
• Rechtsform (SAS, SASU, SARL, EURL, SA usw.),
• Höhe des Stammkapitals,
• individuelle Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (wenn der Betrag über 150 € liegt).

Beschreibung der Ware oder Dienstleistung

Es ist verpflichtend, die verkauften Waren oder erbrachten Leistungen im Detail zu beschreiben. Sie müssen Folgendes angeben:

• Die genaue Bezeichnung jeder verkauften Leistung oder Ware,
• ihre jeweilige Menge,
• den Preis pro Einheit ohne Mehrwertsteuer,
• etwaige Preisaufschläge, falls zutreffend,
• das Datum des Verkaufs (das dem tatsächlichen Tag entspricht, an dem die Leistung erbracht wurde).

Angabe der Beträge und der Mehrwertsteuer

Jede Zeile, in der ein Produkt oder eine Leistung detailliert beschrieben wird, muss auch Angaben zu :

• den Betrag (ohne Mehrwertsteuer),
• den anwendbaren Mehrwertsteuersatz (20 %, 10 %, 5 % usw.), in jeder Zeile, wenn unterschiedliche Sätze gelten,
• ggf. die zum Zeitpunkt des Verkaufs oder der Leistung erworbene Preisminderung, Rückvergütung oder Ermäßigung, die direkt mit diesem Vorgang zusammenhängt,
• den Gesamtbetrag einschließlich aller Steuern.

Die Gesamtsummen aller Beträge müssen ebenfalls angegeben werden:

• die zu zahlende Gesamtsumme ohne Steuern (HT),
• der Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer,
• der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich aller Steuern (inkl. MwSt.).

💡Solltest du Zweifel an den mit deinem Kunden verbundenen Elementen haben, zögere nicht, mit ihm Kontakt aufzunehmen, damit du eine genaue und gültige Rechnung erstellen kannst.

Pflichtangaben in besonderen Fällen

Pflichtangaben für Gewerbetreibende

Wenn Sie als Gewerbetreibende/r (außer Kleinstunternehmer/in) eine Rechnung für Waren oder Dienstleistungen ausstellen, die an einen gewerblichen Kunden geliefert wurden, müssen Sie folgende Angaben hinzufügen:

• Zahlungsbedingungen,
• das Fälligkeitsdatum der Zahlung oder die Zahlungsfrist, d. h. das Datum, bis zu dem die Zahlung dieser Rechnung eingegangen sein muss ;
• Skontobedingungen (im Falle einer Vorauszahlung),
• der Satz der fälligen Vertragsstrafen (wenn der Kunde nicht bis zum geforderten Zahlungstermin zahlt),
• die pauschale Entschädigung für Einziehungskosten bei Zahlungsverzug, die sich auf 40 € beläuft,
• die gesetzlichen Angaben zur Mehrwertsteuer.

Pflichtangaben in einer Rechnung für Kleinstunternehmen

Wenn Sie ein Mikrounternehmer sind (früherer Status: auto-entrepreneur), profitieren Sie von der Umsatzsteuergrundfreigrenze und müssen auf Ihren Rechnungen den Vermerk "TVA non applicable, article 293 B du CGI" (nicht anwendbare Umsatzsteuer, Artikel 293 B des CGI ) anbringen.

Vereinfachte Pflichtangaben bei geringen Beträgen

Als Verkäufer oder Dienstleister sind Sie von bestimmten Pflichtangaben befreit, wenn der Rechnungsbetrag vor Steuern 150 Euro oder weniger beträgt, z. B. :

• Ihre individuelle Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Verweise auf die Bestimmungen des CGI oder der EU-Richtlinie, in denen angegeben ist, dass die Transaktion von der Steuer befreit ist.

☝️Notons Allerdings gelten diese Vereinfachungen nicht für steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen, innergemeinschaftliche Dienstleistungen und Lieferungen von Gegenständen, die unter die Regelung für Fernverkäufe fallen.

Weitere Beispiele für besondere Pflichtangaben

Je nach Art der erbrachten Dienstleistungen oder verkauften Waren oder in ganz bestimmten Fällen muss die Rechnung weitere besondere Pflichtangaben enthalten:

• Für Handwerker, Händler im Handelsregister und Kleinstunternehmer, die eine Berufshaftpflichtversicherung abschließen müssen: die Angabe der abgeschlossenen Versicherung, die Kontaktdaten des Versicherers und die geografische Abdeckung, auf die sich der Versicherungsschutz erstreckt;
• für Bauhandwerker: den Hinweis auf die zehnjährige Berufshaftpflichtversicherung (Referenznummer des Vertrags, Kontaktdaten des Versicherers und des Garantiegebers, geografische Abdeckung) ;
• für Mitglieder eines zugelassenen Verwaltungszentrums oder eines zugelassenen Verbands : den Vermerk "Akzeptiert die Zahlung der geschuldeten Beträge per Scheck und/oder Kreditkarte in seiner Eigenschaft als Mitglied eines zugelassenen Verwaltungszentrums" ;
• bei Pächter-Geschäftsführern oder bevollmächtigten Geschäftsführern: der Hinweis auf diese Eigenschaft;
• für EIRL: den Namen des Geschäftsführers, die Bezeichnung, die für die Ausübung der beruflichen Tätigkeit verwendet wird, zusammen mit dem Wortlaut "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" (Einzelunternehmer mit beschränkter Haftung) oder dem Zeichen EIRL.

Welche Strafen gelten?

Wenn Ihr Unternehmen diesen Verpflichtungen nicht nachkommt, droht ihm eine Geldstrafe von 15 € pro fehlendem oder falschem Vermerk auf einer Rechnung.

☝️À beachten Sie, dass jede Geldstrafe einen bestimmten Höchstbetrag nicht überschreiten darf, der auf 1/4 des Rechnungsbetrags festgelegt ist.

Für eine natürliche Person kann die Geldbuße bis zu 75.000 € betragen, für eine juristische Person bis zu 375.000 €.

Alle Fakturierung Software ansehen

Erleichtern Sie Ihre Rechnungsstellung mit den richtigen Tools.

✅ Um ganz einfach eine konforme Rechnung zu erstellen und Sanktionen zu entgehen, können Sie diese Rechnungsvorlage herunterladen. Sie ist sofort einsetzbar, konform und anpassbar und enthält bereits alle notwendigen Felder, die Sie mit Ihren eigenen Informationen ausfüllen können.

⚒️ Um noch einen Schritt weiter zu gehen und um Ihren gesamten Rechnungsstellungsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle rechtlichen Hinweise auf Ihren Dokumenten enthalten sind, warum kaufen Sie sich nicht eine Rechnungssoftware? Ein solches Tool garantiert Ihnen :

• eine automatisch erzeugte konforme Nummerierung,
• die Umwandlung Ihrer Angebote in Rechnungen mit wenigen Klicks,
• die Einhaltung der Pflichtangaben, die nur einmal ausgefüllt werden müssen, mit einer Datensicherung pro Kunde,
• die Berücksichtigung der verschiedenen Mehrwertsteuersätze, unabhängig davon, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind oder nicht,
• den Export Ihrer Daten direkt in Ihre Buchhaltung,
• mögliche Integrationen mit Ihren bestehenden Business-Tools usw.

Kurz gesagt, Sie sparen wertvolle Zeit durch die Automatisierung zahlreicher Aufgaben und sichern den gesamten Rechnungsstellungsprozess ab, ganz legal - und gelassen!

Und schließlich: Egal, ob es sich um E-Rechnungen oder Dokumente in Papierform handelt, vergessen Sie nie, diese Buchungsbelege 10 Jahre lang aufzubewahren und Backups Ihrer elektronischen Dokumente zu erstellen.