Rechnung: Definition, Angaben, Pflichten... unser Überblick!

Die Rechnung ist mehr als nur ein Buchungsbeleg, sie ist ein Dokument, das genauen Regeln unterliegt und einen doppelten Zweck erfüllt, nämlich den der Buchhaltung und den des Handels. Da sie personalisiert ist und das Logo Ihrer Marke trägt, kommt ihr in der Kundenbeziehung eine besondere Bedeutung zu. Sie sollten auch die Pflichtangaben kennen, die auf Ihren Rechnungen stehen müssen, damit sie gültig sind.

Wie wird eine Rechnung erstellt? Welche rechtlichen Verpflichtungen haben Sie als Gewerbetreibender in Bezug auf die Rechnungsstellung? Wir fassen das Wichtigste zusammen, was Sie über die Rechnungsstellung wissen müssen, von der Erstellung einer formgerechten Rechnung bis hin zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Als Bonus finden Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Herunterladen, um einen guten Start zu haben!

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Wie erstelle ich eine Rechnung manuell?

Eine Rechnung ist ein elektronisches Dokument oder ein Dokument in Papierform, das den Verkauf von Dienstleistungen oder Produkten durch eine juristische Person (Selbstständigerwerbender, Unternehmen, Verein) an eine andere Rechtsstruktur oder an eine Einzelperson dokumentiert.

Sie wird in zweifacher Aus fertigung bei der Erfüllung des Vertrags ausgestellt, wenn das Produkt geliefert oder die Leistung abgeschlossen ist.

Hier sind die rechtlichen Besonderheiten, die Sie kennen sollten, um eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen :

Die obligatorischen Angaben

• Das Ausstellungsdatum der Rechnung, das Datum des Verkaufs des Produkts oder der Fertigstellung der Dienstleistung ;
  
• Die Rechnungsnummer und ggf. die Nummer des Bestellscheins ;
  
• Die Identifizierung des Käufers : mit seinem Namen, seiner Anschrift, der Rechnungsanschrift (falls abweichend), der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bei Rechnungen mit einem Betrag von mehr als 150 € ohne MwSt.) ;
  
• Die Identifikation des Verkäufers, die wie folgt dekliniert wird:
  • Selbstunternehmer : Name, Vorname und Handelsname,
  • Unternehmen: Firmenname, Siren, NAF-Code, Rechtsform und Höhe des Stammkapitals,
  • Kaufmann : Nummer der Eintragung im Handelsregister (RCS) und die Stadt der Geschäftsstelle, in der das Unternehmen eingetragen ist,
  • Handwerker : Sirenen- und Handwerksregister-Nummern und das Departement, in dem er eingetragen ist,
  • zusätzlich zur Adresse des Firmensitzes ;
    
• Die Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung: genaue Beschreibung, detaillierte Angaben zu Menge und Preis ;
  
• Der Rechnungsbetrag und die Mehrwertsteuer: Preis pro Einheit oder Stundensatz ohne Mehrwertsteuer, gesetzlich anwendbarer Mehrwertsteuersatz, geschuldeter Mehrwertsteuerbetrag, die zu zahlenden Gesamtbeträge ohne und mit Mehrwertsteuer.

▶︎ Für jede Rechnung, die an Gewerbetreibende gerichtet ist, sind außerdem folgende Angaben verpflichtend:

• Zahlungsbedingungen, einschließlich des Fälligkeitsdatums der Zahlung,
• der Satz der Verzugszinsen,
• die pauschale Einzugsentschädigung bei Zahlungsverzug.

▶︎ Für den Selbstunternehmer, der keine Mehrwertsteuer in Rechnung stellt, muss der folgende Vermerk hinzugefügt werden: "Mehrwertsteuer nicht anwendbar gemäß Artikel 293 B des CGI".

Die Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer ist einmalig und muss eine fortlaufende Folge einhalten, chronologisch und ohne Unterbrechung. Sie muss auf allen Seiten des Dokuments stehen.

Zum Beispiel: Rechnung 01, 02, 03 usw. oder mit einem Präfix entsprechend dem Jahr oder dem Jahr und dem Monat: 2019-XX oder 2019-01-XX.

Die Besonderheiten der elektronischen Rechnung

Eine papierlose Rechnung oder elektronische Rechnung kann die Rechnung in Papierform in den folgenden beiden Fällen rechtlich ersetzen:

👉 Die Rechnung wird in einem nicht veränderbaren elektronischen Format wie PDF oder JPEG erstellt. Rechnungsversionen, die direkt in Tabellenkalkulationen oder Textdokumenten erstellt wurden, sollten nicht verwendet werden, da sie verändert werden können.

👉 Die Rechnung wird in einem Format erstellt, das den EDI-Standard (elektronischer Datenaustausch), XML oder andere ähnliche Formate mit computerinterpretierbaren Daten erfüllt .

Einige wichtige Elemente, die Sie kennen sollten :

• Die Authentizität der Herkunft und die Vollständigkeit des Inhalts müssen gewährleistet sein: Elektronische Speicher- oder Tresordienste sorgen für eine gesetzeskonforme Archivierung und Aufbewahrung Ihrer Rechnungen ;
• die Signatur dieser Dokumente muss den geltenden Normen entsprechen: Mit gesetzlich gültiger Software für elektronische Signaturen können Sie die Integrität Ihrer Rechnungen gewährleisten, z. B. oodrive_sign oder YouSign.

ℹ️ Ebenso wie Papierdokumente sind elektronische Rechnungen als Buchungsbelege zehn Jahre lang aufzubewahren (Artikel L 123-22 des Handelsgesetzbuchs).

Ein rechtsverbindlicher Speicherplatz wie LegalBox oder iExtranet ermöglicht es Ihnen, Ihre Buchungsbelege im PDF- oder JPEG-Format (nicht veränderbar) aufzubewahren. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Rechnungen in einem editierbaren Format wie XML zu archivieren, sofern es dem EDI-Standard (Electronic Data Interchange) entspricht.

Rechnung: Vorlage zum Herunterladen

Sie wünschen sich ein gebrauchsfertiges Beispiel für eine Rechnung? Wenn Sie Ihre monatliche Rechnungsstellung in Excel fortsetzen oder beginnen möchten, bietet Ihnen appvizer eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Ausdrucken an :

Sie können auf dieser Grundlage aufbauen und sie anpassen, um Ihre eigenen personalisierten Dokumente zu erstellen.

Erstellen Sie eine Online-Rechnung mit einem geeigneten Tool.

Eine kostenlose Software für Online-Rechnungen?

Als Unternehmer, Handwerker oder Selbstständiger ist das Budget, das Sie für die Rechnungsstellung ausgeben, manchmal begrenzt. Welche Software gibt es, um eine kostenlose Rechnung zu erstellen? Es gibt Tools mit einer kostenlosen Minimalversion oder zu sehr geringen Kosten :

• Henrri ermöglicht es kleinen Strukturen (Unternehmern, Kleinstunternehmen, KMU), ihre Rechnungsstellung einfach zu erstellen und zu verwalten (Angebote, Rechnungen, Gutschriften usw.) ;
  
• Zervant ist sehr gut für Kleinstunternehmen geeignet, da es die Erstellung von Angeboten und Rechnungen mit einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten anbietet, die in Papierform oder per E-Mail versendet werden können.

Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht mehr mit Excel verwalten möchten, ist eine kostenlose Angebots- und Rechnungssoftware ideal für diesen Übergang: Mit erweiterbaren Funktionen ist der Übergang zur nächsten Stufe reibungslos. Wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern, können Sie sich für Zusatzmodule entscheiden.

Wählen Sie eine Rechnungssoftware auf Abonnementbasis.

Wenn Sie sich für eine umfassendere Lösung entscheiden, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, können Sie Ihre Produktivität steigern und sich vor möglichen Eingabe- oder Rechenfehlern schützen - und das alles zu einem sehr günstigen Preis. Hier ist unsere Auswahl an Software :

Axonaut, die einfache und vollständige Rechnung

Axonaut ist eine sehr umfassende Software, die Ihre Rechnungsstellung automatisiert. Sie umfasst insbesondere die Verwaltung von Zahlungen, die Verfolgung Ihrer Zahlungen und die Verwaltung Ihrer Abonnements und Vorausrechnungen, die von der Plattform aus konfiguriert werden können. Durch die Integration eines CRM bietet Ihnen die Lösung eine umfassendere administrative und kaufmännische Verwaltung.

Warum sollten Sie sich für Axonaut Fakturierung entscheiden?

• die Beschleunigung Ihrer Zahlungen dank einer Partnerschaft mit Stripe und GoCardless,
• automatische Benachrichtigungen, die auf die Fälligkeit Ihrer Angebote und Rechnungen hinweisen,
• einen hochwertigen Kundenservice.

EasyFact, mehr als nur Fakturierung

Mit EasyFact erstellen Sie Ihre Rechnungen, Angebote und Geschäftsvorschläge und verwalten die gesamte Rechnungskette, einschließlich wiederkehrender Rechnungen und Inkasso für unbezahlte Rechnungen. Die Verwaltung der Rechnungsstellung wird durch die Automatisierung des Verkaufsprozesses mit integriertem Lead-Management und Tracking von Geschäftsvorschlägen ergänzt. Das erleichtert Ihnen die kaufmännische Verwaltung und sorgt dafür, dass Ihr Cashflow genauestens überwacht wird.

Warum sollten Sie sich für EasyFact entscheiden?

• eine vollständig skalierbare und anpassbare Lösung für Ihr Unternehmen,
• gemeinsame Dashboards mit Projektinformationen, einschließlich Angeboten, Rechnungen und Ausgaben,
• mehr als nur die Erstellung von Rechnungen, ein echtes CRM zur Verwaltung Ihrer Kunden und zur Beschleunigung der Entwicklung Ihres Geschäfts.

Evoliz, die spielerisch gestaltete Rechnung

Die speziell für Kleinstunternehmen konzipierte Software Evoliz eignet sich für alle Vorgänge im Bereich der Rechnungsstellung und der kaufmännischen Verwaltung. Neben der Erstellung und Verfolgung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Gutschriften bietet das Tool zahlreiche weitere Dienstleistungen wie: Verwaltung von Spesenabrechnungen ohne Eingabe, automatische Umwandlung von Rechnungen in Buchungen usw. bis hin zur vollständigen Steuerung und vorausschauenden Analysen für Ihr Unternehmen.

Warum sollten Sie sich für Evoliz entscheiden?

• Ein All-in-One-Betrieb, der die Verwaltung aller Ihrer Aktivitäten zentralisiert,
• skalierbare Tarife, die an Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget angepasst sind,
• eine gepflegte Ergonomie und eine sehr einfache Umsetzung und Nutzung.

Wity, Ihre Rechnungsstellung, die von einem Online-Buchhalter verwaltet wird.

Wity ist ein Online-Tool zur Verwaltung Ihrer Rechnungen, das alle erwarteten Funktionen enthält, insbesondere wiederkehrende Rechnungen, die automatische Verwaltung der Mehrwertsteuer, die Verwaltung von Rabatten, Gutschriften und Anzahlungen sowie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen zu personalisieren. Über die Rechnungsstellung hinaus ist Ihre gesamte Buchhaltung automatisiert und erspart Ihnen die manuelle Eingabe. Was ist der Bonus? Die Begleitung durch einen engagierten Buchhalter.

Warum sollten Sie sich für Wity entscheiden?

• einen Kundenbereich, in dem alle Leistungsindikatoren Ihres Unternehmens zusammengefasst sind,
• eine große Auswahl von über 300 Konnektoren für Ihre Buchhaltung (darunter EDF, La Poste, Ameli usw.),
• eine maßgeschneiderte Betreuung durch Experten, die sich an Ihren Bedürfnissen orientiert.

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Eine Rechnung bearbeiten - ganz einfach

Rechnungen müssen sorgfältig bearbeitet und erstellt werden, und Sie sollten sich über die damit verbundenen Verfahren (Formatierung, Versand, Unterschrift, Skonto, Zahlung und Mahnungen, um nur einige zu nennen) auf dem Laufenden halten.

Mit einem Online-Rechnungsprogrammkönnen Sie Angebote und Rechnungen einfach erstellen und verwalten, von der Erstellung über die Archivierung bis hin zur sicheren Bezahlung, z. B. per Lastschriftverfahren. Sie gewinnen wertvolle Zeit für die Entwicklung Ihres Geschäfts und können gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Dokumente den Vorschriften entsprechen. Als Bonus hinterlassen Sie bei Ihren Kunden einen positiven und professionellen Eindruck.

Und Sie? Haben Sie Ihre Angebots- und Rechnungssoftware so gewählt, dass sie Ihnen die Arbeit erleichtert?