Welche Arten von Rechnungen gibt es? Lernen Sie, sie zu unterscheiden
Welche Arten von Rechnungen gibt es?
Wenn Sie Ihren Kunden Rechnungen ausstellen möchten, erfahren Sie mehr über die verschiedenen Rechnungsarten und ihre Besonderheiten, damit Sie wissen, in welchen Fällen Sie sie verwenden können.
Dieser Artikel, der gemeinsam mit Charlène Serayet,Geschäftsführerin von Dasmind und Expertin für Verwaltungsmanagement, verfasst wurde, gibt einen Überblick über die verschiedenen Arten von Rechnungen. Außerdem finden Sie hier ein Beispiel für eine Musterrechnung zum Herunterladen, damit Sie es noch besser machen können als die Profis!
Definition einer Rechnung
Was ist eine Kunden- oder Lieferantenrechnung? Kurz gesagt handelt es sich um ein buchhalterisches und kaufmännisches Dokument, das mit einer Geschäftsaktion verbunden ist und die verkauften Leistungen und Waren auflistet.
Die verschiedenen Arten von Rechnungen
Die Anzahlungsrechnung
Eine Anzahlungsrechnung kommt zustande, wenn ein Teil des Endbetrags vor der Lieferung einer Ware oder der Erbringung einer Leistung gezahlt wird.
Diese Vorauszahlung muss auf der Schlussrechnung erscheinen, wenn diese ausgestellt wird.
Die Gutschriftsrechnung
Die Gutschriftsrechnung ermöglicht es, eine bereits ausgestellte Rechnung zu stornieren oder zu berichtigen.
Das Dokument dient dazu, die an einen Kunden gerichtete Schuld zu erkennen und die in der Buchhaltung des Unternehmens erfassten Beträge zu korrigieren.
Die Soll-Rechnung
Die Soll-Rechnung ist nichts anderes als das Dokument, das die Forderung des Verkäufers an den Käufer nach einem Verkaufsgeschäft belegt, also den Betrag, den der Käufer dem Verkäufer schuldet.
Die Zwischenrechnung
Hierbei handelt es sich um eine Vorschuss- oder Abschlagsrechnung, die dem Kunden mehrmals im Jahr übermittelt wird, um die Zahlung eines Jahresverbrauchs oder einer größeren Summe zu strecken.
Die Ausgleichsrechnung
Eine Ausgleichsrechnung wird in der Regel nach dem Ablesen eines Zählerstandes oder zur Anpassung eines Verbrauchs, der die Rückstellungen für Nebenkosten übersteigt, ausgestellt.
Die Abschlussrechnung
Die Abschlussrechnung beendet einen Verbrauchszeitraum und schließt einen Vertrag zwischen einem Dienstleister oder Lieferanten und einem Kunden ab.
Die Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Angebot in Form einer Rechnung. Sie dient dazu, einen Hinweis auf die Preise und die allgemeinen Geschäftsbedingungen zu geben. Diese "vorläufige Rechnung" ist ein Dokument, das zu Informationszwecken verschickt wird, aber keinen rechtlichen oder buchhalterischen Wert hat.
Die echte Rechnung
Diese Rechnung ist das endgültige Dokument, das nach der Erbringung einer Leistung oder der Lieferung einer Ware ausgestellt wird.
Wie sieht eine Rechnung aus?
Welche Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein?
Eine Rechnung ist nicht nur ein einfaches Dokument, sondern hat auch eine rechtliche Bedeutung.
Um einen offiziellen Charakter zu haben, muss sie bestimmte Anforderungen erfüllen. So muss sie den Begriff "Rechnung" enthalten, um als solche identifiziert zu werden, und eine Reihe gesetzlich vorgeschriebener Angaben.
Das Wort der Expertin
Es ist wichtig zu beachten, dass die Rechnung ein offizielles Dokument ist, das rechtlich bindend ist. Sie muss daher eine Reihe von Pflichtangaben enthalten, wie z. B. :
- das Ausstellungsdatum,
- die Rechnungsnummer,
- den Namen und die Anschrift des Kunden,
- Name und Anschrift des Verkäufers,
- die Bezeichnung der verkauften Waren oder Dienstleistungen,
- den Preis pro Einheit und die Menge,
- den Gesamtbetrag der Rechnung,
- den Mehrwertsteuersatz,
- die Zahlungsbedingungen.
Zu vermeidende Versäumnisse bei der Verwaltung von Rechnungen
Um finanzielle Fehler und das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften zu vermeiden, ist es entscheidend, dass Sie Ihre Rechnungen richtig verwalten. Hier sind einige Versäumnisse, die Sie bei dieser entscheidenden Verwaltung vermeiden sollten:
- ❌ Vergessen, Rechnungsinformationen wie Beträge, Daten, Steuernummern usw. auf ihre Richtigkeit zu überprüfen ;
- ❌ Vernachlässigen der Rechnungsprüfung bei Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Rechnungen authentisch sind und den geltenden Vorschriften entsprechen ;
- ❌ Nichteinhaltung von Zahlungsfristen oder Fälligkeitsterminen von Rechnungen, was zu Verzugsgebühren oder Rechtsstreitigkeiten führen kann ;
- ❌ Unsichere Methoden zur Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen verwenden, was zum Verlust wichtiger Dokumente oder zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen kann ;
- ❌ Rechnungskopien nicht für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahren, was zu Problemen bei einer Steuerprüfung oder späteren Rechtsstreitigkeiten führen kann.
Beispiel für eine Musterrechnung
Sie möchten ein gebrauchsfertiges Dokument verwenden? Wir bieten Ihnen zwei Rechnungsvorlagen, eine Version mit Mehrwertsteuer, die andere ohne Mehrwertsteuer, zum kostenlosen Download :
Rechnungen rechtskonform erstellen
Seit dem 1. Januar 2018 sind umsatzsteuerpflichtige Unternehmen gesetzlich verpflichtet, zur Bearbeitung ihrer Rechnungen eine zugelassene Software zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug zu verwenden. Hier finden Sie eine Auswahl an Tools, mit denen Sie Rechnungen konform und einfach erstellen können:
- ClicFacture: Das Online-Rechnungsstellungstool speziell für Selbstständige, Handwerker und Eigenunternehmer.
- Henrri: Die kostenlose Rechnungssoftware für Kleinstunternehmen.
- EBP Gestion Commerciale: Das Tool, das die Erstellung von Rechnungen automatisiert, die an das Image Ihres Kleinunternehmens oder KMU angepasst sind.
- Factomos: Die für KMU geeignete Lösung für die elektronische Rechnungsstellung.
- QuickBooks Fakturierung: Die führende Software für Angebote und Rechnungen für kleine Unternehmen.
- Sage 50 Buchhaltung & Fakturierung: Die Komplettlösung für kaufmännische Verwaltung und Buchhaltung für Kleinstunternehmen und KMU, die seit über 30 Jahren auf ihr Fachwissen vertraut.
- Sellsy Facturation & Gestion: Die französische Rechnungsstellungssoftware für Kleinstunternehmen und KMU, die sowohl umfassend als auch sehr einfach zu bedienen ist.
Diese Tools beinhalten die Erstellung verschiedener Rechnungsarten und ermöglichen u. a. die Verwaltung von Anzahlungen, Käufen, Gutschriften und Angeboten.
Diese Tools umfassen u. a. :
- die Erstellung verschiedener Rechnungsarten,
- die Verwaltung von Anzahlungen, Gutschriften und Angeboten.
Zögern Sie nicht, sich mit einer Softwarelösung auszustatten, um jeden Rechnungstyp entsprechend seiner Besonderheiten zu erstellen und Ihre Verpflichtungen im Bereich der Rechnungsstellung täglich zu erfüllen.