Rechnungssoftware für KMU

Die Erstellung von Rechnungen für Ihr Unternehmen kann eine echte Arbeitsbelastung sein und Sie dazu verleiten, Fehler zu machen, die Konsequenzen haben können. Es ist empfehlenswert, sich auf eine Rechnungssoftware zu verlassen, die den Anforderungen von KMU entspricht, um sicherzustellen, dass die Rechnungen auf legale Weise erstellt werden, und um Ihnen eine regelmäßige und genaue Nachverfolgung Ihrer Rechnungen zu ermöglichen. Erfahren Sie mehr über die Funktionen, die Ihnen diese Software bietet, und einige Beispiele für Lösungen, die für KMU geeignet sind.

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Die verschiedenen Funktionen von Rechnungssoftware

Rechnungssoftware stellt Ihnen mehr oder weniger fortgeschrittene Funktionen zur Verfügung und Sie müssen eine Auswahl treffen, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Die meisten Softwareprogramme beinhalten die folgenden Funktionen:

• Sie erstellt Angebote , die Sie individuell anpassen können. Die Parameter sind anpassbar, um Ihnen mehr Flexibilität zu bieten.
• Er verwaltet die Kundendateien. Wenn Sie die Daten regelmäßig aktualisieren, kann Ihre Software Rechnungen direkt erstellen, indem sie die Informationen aus den Kontaktdateien entnimmt.
• Er bearbeitet die Rechnungen und berücksichtigt dabei die rechtlichen Hinweise, die auf dem Dokument enthalten sein müssen, damit die Rechnung den Vorschriften entspricht. Er ist auch dafür zuständig, Mahnrechnungen zu erstellen und dabei ggf. Mahngebühren zu erheben, aber auch Rechnungen mit Handelsrabatt zu erstellen.

Einige weiterentwickelte Softwareprogramme geben Ihnen die Möglichkeit, die Zahlungen Ihrer Kunden zu verfolgen. So haben Sie immer einen klaren Überblick darüber, welcher Kunde seine Rechnung bezahlt hat und welcher Kunde noch zahlen muss. Es können auch Dashboards visualisiert werden, die eine klare und präzise Arbeitsunterstützung bieten.

Die richtige Wahl der Rechnungssoftware

Die Rechnungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen oder Kleinstunternehmen sollte mit Bedacht ausgewählt werden. Es ist nicht nötig, eine irrsinnige Investition zu tätigen, wenn Sie die sehr fortschrittlichen Funktionen mancher Software nicht benötigen. Zuallererst sollten Sie Ihre Bedürfnisse klar definieren und versuchen, sich die Nutzung Ihrer Software vorzustellen. Achten Sie dann auf :

• Die Ergonomie der Software: Sie brauchen nicht in ein Gaswerk oder eine Software zu investieren, die zu kompliziert zu erlernen ist. Sie haben keine Zeit für das mühsame Lesen von Bedienungsanleitungen. Der Einstieg muss daher einfach und schnell sein. Die Registerkarten sollten relevant sein und die Bedienung leicht von der Hand gehen. Wählen Sie außerdem eine einfache und ansprechende Benutzeroberfläche, denn Sie werden Ihre Software wahrscheinlich sehr regelmäßig verwenden und wenn sie nicht ansprechend ist, wird die Arbeit umso mühsamer.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Manche Software ist sehr teuer und für Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern nicht unbedingt empfehlenswert. Auch hier gilt: Versuchen Sie nicht, eine große Summe zu investieren, wenn die Software nur wenig genutzt wird. Wenn Ihre Buchhaltung von einem Steuerberater gemacht wird, reicht eine einfache Rechnungssoftware aus. Wenn Sie hingegen alles von A bis Z verwalten, ist es ratsam, sich für eine Software zu entscheiden, die sowohl die Rechnungsstellung als auch die kaufmännische Verwaltung umfasst.
• Die Möglichkeit zur Personalisierung: Das ist unverzichtbar! Sie sollten Ihre Rechnungen identifizieren können, indem Sie ein Logo hinzufügen, Farben verwenden, die an Ihr Unternehmen erinnern, oder auch die verwendete Schriftart ändern.
• Kundenservice oder nicht: Erkundigen Sie sich nach der Möglichkeit, einen Kundenservice zu haben, denn wenn Sie Schwierigkeiten oder Fehlfunktionen haben, kann das sehr nützlich sein, um zu vermeiden, dass Sie mehrere Tage ohne mögliche Rechnungsstellung feststecken!
• Sicherung Ihrer Daten: Wenn die KMU-Rechnungssoftware online gehostet wird, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass der Raum, in dem Ihre Daten untergebracht sind, wirklich sicher ist.

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Vergleichen wir einige Softwarepakete für KMU

• Sage One: Sie bietet Ihnen eine 30-tägige Testphase, bevor Sie sich mit einem Abonnement ab 10 € zzgl. MwSt./Monat binden. Sie können Dokumente mit oder ohne Mehrwertsteuer erstellen, Ihr Budget überwachen oder Verkaufsberichte erstellen. Es handelt sich um eine einfach zu bedienende und sehr intuitive Software. Sie ist leicht zu erlernen und Ihre Rechnungen werden mit wenigen Klicks versendet.
• Zervant: Es ist kostenlos zugänglich, um seine Buchhaltung als Selbstunternehmer zu machen. Für die Rechnungsstellung müssen Sie sich für ein Abonnement entscheiden, das zwischen 7 und 75 € pro Monat liegt. Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie die Software 30 Tage lang kostenlos testen. Ideal für die Rechnungsstellung von Kleinstunternehmen oder KMU. Die Buchhaltung erfolgt automatisch auf der Grundlage Ihrer Rechnungsstellung.
• Factomos: Sie ist je nach gewähltem Abonnement zugänglich (zwischen 5 und 22€). Sie können es auch 30 Tage lang kostenlos testen. Führen Sie die Nachverfolgung von Zahlungen und Ausgaben durch, aber auch sehr praktisch, Sie können Ihrem Steuerberater zur Vereinfachung Zugang gewähren.
• Articlic: Perfekt geeignet für Handwerksbetriebe. Sie kann 1 Monat lang kostenlos getestet werden und ist dann über ein Abonnement ab 29€/Monat zugänglich. Da es im Internet gehostet wird, ist es vollkommen sicher und ermöglicht Ihnen, Ihre Daten auf allen Medien abzurufen.

Rechnungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen ist eine echte Hilfe, wenn es um die Nachverfolgung, die Erstellung von Rechnungen und die Erstellung von übersichtlichen Dashboards geht. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Bedürfnisse zu messen und die Software auszuwählen, die am besten für Ihren Einsatz geeignet ist.